項(xiàng)目管理中溝通的作用性

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　　[關(guān)鍵詞]項(xiàng)目管理；溝通；有效；信息

　　隨著經(jīng)濟(jì)的全球化,企業(yè)面對(duì)的環(huán)境日趨復(fù)雜,競(jìng)爭(zhēng)越發(fā)激烈,在重大機(jī)遇面前能否把握機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的發(fā)展戰(zhàn)略，項(xiàng)目化管理必將大行其道。在項(xiàng)目管理中，溝通與協(xié)調(diào)是進(jìn)行各方面管理的紐帶，是在人、思想和信息之間建立的聯(lián)系,它對(duì)于項(xiàng)目取得成功是必不可少的，而且是非常重要的。溝通與協(xié)調(diào)可使矛盾著的各個(gè)方面居于統(tǒng)一體中，使系統(tǒng)結(jié)構(gòu)均衡,使項(xiàng)目實(shí)施和運(yùn)行過程順利。所以，大多數(shù)的企業(yè)管理人和項(xiàng)目執(zhí)行者都將溝通、談判列為推進(jìn)項(xiàng)目進(jìn)程發(fā)展的首要步驟，而為此投入大量的精力。

　　每個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理都要了解項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)每位成員需要什么類型的信息，并在項(xiàng)目工作中根據(jù)不同的目的采用不同的溝通方式。對(duì)于目前來說，越來越發(fā)達(dá)的科技將引導(dǎo)著我們今后的生活方式向多元性發(fā)展，相對(duì)應(yīng)的，溝通的方式和途徑也會(huì)越來越多樣化。其中包括：書面材料、電子郵件、電話、短信、會(huì)議、實(shí)地溝通、正式的論壇、非正式溝通活動(dòng)等。其中：

　　一、書面材料

　　對(duì)于一些重要的、需雙方確認(rèn)的信息可以采取這種正式的方式進(jìn)行溝通。例如，在項(xiàng)目管理中，對(duì)溝通過的、認(rèn)可的、重要的事項(xiàng)需通過書面材料的形式予以備案留存。

　　二、電子郵件

　　通過這種方式可以及時(shí)、方便地傳遞與客戶、供應(yīng)商、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間、上層管理者之間的文件，比如項(xiàng)目計(jì)劃、備忘錄、會(huì)議紀(jì)要、工作報(bào)告、項(xiàng)目預(yù)算、項(xiàng)目文檔等等。

　　三、提供一個(gè)正式的論壇

　　在此上面可以公布用來溝通的政策和工作程序。

　　四、項(xiàng)目會(huì)議

　　通過項(xiàng)目會(huì)議可以比較直接地溝通項(xiàng)目狀況、存在的問題，并及時(shí)得以解決的方式等。項(xiàng)目管理論壇

　　五、電視電話網(wǎng)絡(luò)會(huì)議

　　為身處異地的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員提供一個(gè)參與溝通的方式，既快捷、直觀也可多方討論。

　　六、內(nèi)部網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)留言板

可與全體成員進(jìn)行正式地溝通項(xiàng)目狀況，進(jìn)展和目標(biāo)，并可及時(shí)發(fā)布最新通知。

　　七、實(shí)地溝通

　　與你的團(tuán)隊(duì)、客戶、供應(yīng)商等面對(duì)面地實(shí)地溝通并當(dāng)場(chǎng)解決問題。

　　八、非正式溝通活動(dòng)

　　如聯(lián)誼活動(dòng)、聚會(huì)、個(gè)別交流等，都可使其與項(xiàng)目相關(guān)方關(guān)系更加融洽，更利于及時(shí)、有效、順利地完成項(xiàng)目。

　　所有這些溝通方式，無論多復(fù)雜，實(shí)際上都可以簡(jiǎn)化成一對(duì)一的溝通形式，但是具體到溝通的最終形態(tài)都只是兩者之間的事情，即信息發(fā)出者和信息接收者。相對(duì)于項(xiàng)目管理當(dāng)中溝通起到的主要作用就是建立一個(gè)由信息發(fā)出者給出的參考和信息接收者獲得的思考的一個(gè)平臺(tái)，例如項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)于項(xiàng)目進(jìn)展之間的信息互動(dòng)。

　　因此作為一名項(xiàng)目經(jīng)理就要承擔(dān)起整個(gè)項(xiàng)目管理的溝通環(huán)節(jié)。項(xiàng)目經(jīng)理的溝通能力是影響管理和領(lǐng)導(dǎo)核心項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的主要因素，所以在項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)中項(xiàng)目經(jīng)理就不應(yīng)該埋在一大堆的技術(shù)、管理工作中，甚至可能需要花費(fèi)百分之九十或更多的時(shí)間去與項(xiàng)目干系人進(jìn)行溝通，所以他們應(yīng)站在較高的角度去審視整個(gè)項(xiàng)目，使自己既能準(zhǔn)確地把客戶的意圖傳遞給項(xiàng)目相關(guān)人員，同時(shí)又能及時(shí)正確地去理解項(xiàng)目相關(guān)人員的需求，達(dá)成一種共識(shí)，使他們可以更好的理解你、支持你、幫助你。

　　計(jì)劃和組織是項(xiàng)目管理中重要的兩個(gè)步驟，同樣，優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理還應(yīng)懂得如何計(jì)劃溝通工作，這就要要牢記5個(gè)“C”。

　　1.清楚(Clear)：說明主題;圍繞主題;幫助接收者理解信息;恰當(dāng)?shù)厥褂眯g(shù)語(yǔ)。

　　2.簡(jiǎn)潔(Concise)：抓住重點(diǎn);不讓信息漫無邊際。

　　3.禮貌(Courteous)：講禮貌，注意語(yǔ)調(diào)。

　　4.一貫(Consistent)：使用恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)調(diào)和媒介傳遞想要傳遞的信息;所有信息要素都應(yīng)傳達(dá)一樣的信息。

　　5.令人信服(Compelling)：讓他們有理由去注意。

　　項(xiàng)目管理的過程包括項(xiàng)目啟動(dòng)、需求確認(rèn)、計(jì)劃安排、項(xiàng)目實(shí)施、項(xiàng)目驗(yàn)收、項(xiàng)目收款等，在各個(gè)階段都需要有項(xiàng)目經(jīng)理圍繞項(xiàng)目的進(jìn)度、成本、質(zhì)量等要素與客戶、項(xiàng)目組成員、供應(yīng)商、上層管理者及其他相關(guān)項(xiàng)目經(jīng)理等進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)和控制。與項(xiàng)目各個(gè)相關(guān)方之間保持持續(xù)、有效的溝通，是促成項(xiàng)目成功的諸多因素中最重要的一項(xiàng)因素。作為項(xiàng)目經(jīng)理，為調(diào)動(dòng)項(xiàng)目組成員的的工作熱情、提高其效率，還應(yīng)充分了解項(xiàng)目成員的個(gè)性、喜好等，并采取不同的溝通方法，使項(xiàng)目組成員的工作協(xié)調(diào)一致，從而保證按時(shí)、按質(zhì)、按量完成預(yù)期的任務(wù)。項(xiàng)目經(jīng)理博客

　　溝通的目的是為了兩者之間的交流，交換信息、拓寬思路和統(tǒng)一認(rèn)識(shí)。在執(zhí)行項(xiàng)目的過程中因受到慣例時(shí)間、財(cái)政因素以及資源限制的影響，很容易在意見分歧當(dāng)中發(fā)生沖突。沖突大多是由錯(cuò)誤的認(rèn)知、缺乏信息或不存在的問題等因素引起的，歸根結(jié)底還是溝通無效導(dǎo)致的。即使發(fā)生沖突也要以整個(gè)項(xiàng)目為根本，用比較圓潤(rùn)易接受的溝通方式、積極和適當(dāng)?shù)姆椒ㄈソ鉀Q問題，保持和諧的氣氛。
　　任何作為都是有成本的，溝通亦然。最主要的溝通成本包括三方面：一是直接的時(shí)間成本，溝通所花費(fèi)的時(shí)間和精力;二是在溝通過程中，由于溝通不利，信息的失真和損失;三是溝通之于職場(chǎng)發(fā)展的價(jià)值。其中，在信息傳遞的過程中，成本的大小取決于表達(dá)能力、理解能力、觀點(diǎn)和思維的一致性以及表達(dá)成一致的意愿強(qiáng)烈程度等多種因素。而且，在很多情況下，即使是兩個(gè)同樣具有很強(qiáng)的表達(dá)和理解能力的人，他們進(jìn)行溝通要達(dá)成一致，所需要花費(fèi)的溝通成本也有可能是巨大的，而且很可能是沉沒成本。所以，在項(xiàng)目管理中，若項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)溝通不暢，很容易發(fā)生上令下不達(dá);若項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的溝通不到位，鏈接協(xié)調(diào)能力也就不會(huì)強(qiáng)。如此，溝通是學(xué)問，溝通是藝術(shù)，若能做到溝通和諧，自然也會(huì)成為贏家。

　　客戶是項(xiàng)目成果的使用者。因此，在項(xiàng)目的整個(gè)過程中，項(xiàng)目經(jīng)理都應(yīng)與其決策層、業(yè)務(wù)部門保持及時(shí)有效的溝通，以便獲得他們的支持、參與和推動(dòng)，特別是項(xiàng)目啟動(dòng)的前期更為重要。良好的溝通能使雙方對(duì)于項(xiàng)目目標(biāo)和范圍達(dá)成共識(shí)，保證項(xiàng)目健康的進(jìn)行。在與客戶的溝通中首先要培養(yǎng)客戶對(duì)項(xiàng)目的價(jià)值與戰(zhàn)略重要性的認(rèn)同感，形成雙向交流，以保持信息的一致性，增強(qiáng)項(xiàng)目進(jìn)度的透明度，并確保雙方了解項(xiàng)目的進(jìn)展。其次，必須通過良好的溝通就客戶的需求達(dá)成一致，否則會(huì)給項(xiàng)目帶來無窮的隱患，甚至?xí)鬼?xiàng)目前功盡棄。再次，還要與客戶在管理思想、管理理念上要達(dá)成一致，爭(zhēng)取客戶的理解和支持，如果項(xiàng)目初期就沒有得到客戶的支持和認(rèn)同，那么真不知道還有什么方式能夠推動(dòng)項(xiàng)目的啟動(dòng)和繼續(xù)。

　　項(xiàng)目經(jīng)理在與上層管理者的溝通還需要注意很多細(xì)節(jié)，上層管理者往往更加關(guān)心的是項(xiàng)目的工期、成本、質(zhì)量等等。作為項(xiàng)目經(jīng)理，就應(yīng)該經(jīng)常主動(dòng)地與上層管理者保持溝通，及時(shí)地反饋信息，特別是將可能會(huì)延期、將增加項(xiàng)目成本、會(huì)產(chǎn)生質(zhì)量問題的苗頭等等提早匯報(bào)，使上層管理者能及時(shí)并適時(shí)調(diào)整工作計(jì)劃，在人力、物力、財(cái)力等方面給予支持，保證項(xiàng)目的順利進(jìn)行。

　　項(xiàng)目經(jīng)理還需要保證溝通的有效性，任何經(jīng)過深思熟慮和充滿信心的計(jì)劃都有可能百密一疏，溝通也不例外，而要建立有效溝通的前提條件是需要樹立一定的威信，在解決和處理事物的能力中勝人一籌，得到別人的認(rèn)可。沒有這些先決條件，或許你的努力在對(duì)方的眼里就只是一出蹩腳的表演。

　　最后在項(xiàng)目管理的溝通過程當(dāng)中最為重要的一點(diǎn)就是要保證信息的正確傳遞，信息的傳遞一定是雙向。首先，必須保證你所傳遞的是正確的、有價(jià)值的信息，而不是給他們提供過量的、不相關(guān)的或是重復(fù)性的信息，也就是說傳遞的信息質(zhì)量要高。其次，必須保證信息被接收者可以準(zhǔn)確及時(shí)的收到。無論是通過哪一種溝通的形式都必須要有回饋的機(jī)制，以確保信息的及時(shí)性和有效性。再次，必須保證對(duì)收到信息的理解是正確的，以免給項(xiàng)目帶來或大或小的損失。對(duì)于一些重要的信息，在可行的情況下采用雙方會(huì)談的方式可能會(huì)更快更準(zhǔn)確地讓對(duì)方接收。

　　綜上所述，在項(xiàng)目管理中，溝通是關(guān)乎項(xiàng)目成功與否的重要因素而且是管理工作至關(guān)重要的組成部分。所有的項(xiàng)目都是在不斷的溝通與交流的過程中建立起來的，有效的溝通都是項(xiàng)目管理一個(gè)策略性過程，起著非常重要的作用。項(xiàng)目管理中涉及到眾多的項(xiàng)目干系人，為保證項(xiàng)目溝通的有效性，項(xiàng)目經(jīng)理只有建立項(xiàng)目溝通計(jì)劃、靈活運(yùn)用各種溝通形式、盡早和主動(dòng)的與項(xiàng)目干系人進(jìn)行溝通、保持暢通的溝通渠道、運(yùn)用溝通技巧等方法，才能保證信息傳遞的準(zhǔn)確、及時(shí)、理解無誤，以保證項(xiàng)目順利完成。