項目管理之怎樣最大化BPM的價值

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業(yè)務流程管理系統(tǒng)可提供的效益是非常大的，然而，如何有效理解業(yè)務流程本身固有的復雜性與動態(tài)變化的本質(zhì)是一項相當艱巨的挑戰(zhàn)。為了適應不同的環(huán)境，工作流程也往往是不斷演變的。當IT與業(yè)務管理人員一同把BPM技術(shù)運用于不斷變化的業(yè)務流程時，常常舉步維艱。流程用戶常常感到被看起來很嚴格的工作流給束縛了，而IT經(jīng)理面臨的是流程用戶期望他們能支持無止盡的流程異常處理。
　　在啟動BPM項目時，企業(yè)通常都從詳細的流程圖開始著手，流程圖要真實的刻畫工作的流向或者導致不同路徑的業(yè)務規(guī)則。這些流程圖雖然最初有益于促進員工理解內(nèi)部活動，但是會隨著任務日益復雜而不斷失去價值。而且，在最初的流程部署之前，新的規(guī)則與問題常常會忽然出現(xiàn)。所以，我們可以看到因為變化無時不在，實際上我們永遠都完不成流程圖。
　　為了避免這些問題，許多公司正在采用一種新的具備適應性的流程發(fā)掘方法。這種方法使流程自動化的部署不需要完整的流程圖與定義。/考試大/收集/適應性的開發(fā)方法壓縮了流程發(fā)掘的前期工作量。企業(yè)業(yè)務流程管理團隊仍然包括策劃流程實際內(nèi)容的業(yè)務與IT代表。業(yè)務團隊也與流程專家緊密配合：業(yè)務管理人員提供流程、業(yè)務環(huán)境以及流程與規(guī)則所帶來的影響等詳細知識，而流程專家則在需要的情況下實時地定義流程走向、規(guī)則與確定工作的接收者。這個團隊負責確保流程能能夠快速變化調(diào)整以支持獨特的業(yè)務需要。
　　這種開發(fā)方法包括了對以下幾個要素概念的了解：
　　角色 使工作能動態(tài)分配的用戶職責定義。
　　規(guī)則 詳細說明流程中的日常工作或者特殊工作執(zhí)行的邏輯表達。
　　步驟 在流程中連續(xù)執(zhí)行的離散任務。
　　表單 用戶在一個流程中完成工作活動的用戶界面。
　　整合 與現(xiàn)有流程的應用軟件實現(xiàn)銜接的連接系統(tǒng)（發(fā)展中的趨勢是通過Web服務或者其他類似的軟件完成流程整合活動。）
　　數(shù)據(jù)模型 流程中使用的核心數(shù)據(jù)。
　　從業(yè)務發(fā)展的角度來看，上述要素按照從最靈活（角色）到最不可變（數(shù)據(jù)模型）的順序排列，因此，他們也反映了IT 與業(yè)務部門之間的責任分配邏輯。IT系統(tǒng)包括基礎(chǔ)設(shè)施，以及開發(fā)、實施、管理流程的協(xié)調(diào)技術(shù)方面，比如數(shù)據(jù)、表單與整合。/考試大/收集/業(yè)務經(jīng)理通過流程專家的指導來管理流程的動態(tài)業(yè)務部分，比如工作流向、規(guī)則、異常情形與用戶角色。其他要素（規(guī)則、步驟與表單）的責任基于流程的特定細節(jié)，所用的BPM產(chǎn)品的性質(zhì)，用戶環(huán)境與團隊的具體技術(shù)可能有很大的差別。
　　典型的BPM開發(fā)通常要求在任何自動化工作實施之前要詳細界定一切規(guī)則與決議。適應性的發(fā)掘方法只需要把很少的時間與精力放在流程的動態(tài)細節(jié)上面，比如異常情況的處理。采用了適應性的發(fā)掘技術(shù)，IT系統(tǒng)通常能夠把大約60%至70%的工作自動化處理，同時還讓業(yè)務經(jīng)理們能夠在BPM技術(shù)下修改流程。這樣，業(yè)務部門就獲得了更大的機動性，也讓IT部門有精力去集中關(guān)注更高層次的活動，而不是不斷地為流程建造模型。
　　企業(yè)只需簡單地對工作的流向與責任進行動態(tài)地調(diào)整，毋須變更核心流程的定義。這是BPM的一個關(guān)鍵性能指標。上述BPM方案的每一個要素都應該能夠獨立管理，改變其中一個而不會導致其他的發(fā)生變化。每個部分可能用法不同，順序不同，但是他們本身不會變化。這種方式降低了為管理變更重新分配職責的風險水平。
　　BPM系統(tǒng)在異常情況發(fā)生時，能夠自動進行調(diào)整或提前通知流程專家，而無須從IT部門要求額外的開發(fā)資源。即使BPM系統(tǒng)沒有獲得下一步將發(fā)生什么或者誰會操作下步工作的信息時，但是隨著流程的運行，系統(tǒng)會自己偵察到變化。在這些情況下，信息被送到流程專家那里去，/考試大/收集/他會運用他關(guān)于業(yè)務與事件前后關(guān)系的知識來制定一條規(guī)則，從而可以詳細說明下一步將發(fā)生什么并且會給出相應的理由。
　　他一旦制定出規(guī)則，就會運用到當前場合。規(guī)則既然已經(jīng)確定，就能在將來用來決定日常事務或者任務分配。隨著更多的異常情況由流程專家識別定義，系統(tǒng)就會吸收這些可能的規(guī)則與路線，使得實際上所有活動都能平穩(wěn)開展，不再需要流程專家的參與。通過這種方式，復雜的流程的處理不會阻礙整個BPM系統(tǒng)的開發(fā)與實施。
　　注意，一些貼著BPM標簽做廣告的系統(tǒng)并不一定具備我們前面談到的功能。開發(fā)者可能要在開發(fā)工具中對系統(tǒng)進行一部分或者整體的改造。這種情況下，企業(yè)會發(fā)現(xiàn)自己實際上是在傳統(tǒng)的開發(fā)模式下來運行BPM系統(tǒng)的。
　　通過運用這種非傳統(tǒng)的開發(fā)方式，一家很大的手機公司從BPM中受益匪淺。他們組建了一個10人的流程團隊，由二至三名傳統(tǒng)開發(fā)者集中處理系統(tǒng)整合，但是主要的團隊人員是業(yè)務分析師，他們管理規(guī)則、角色、工作的流向與報告但是不負責程序的編寫。僅在兩年多的時間，他們發(fā)布了40多支關(guān)鍵業(yè)務流程應用來解決所有問題：從管理合同履行到推動薩班斯—奧克雷法（Sarbanes-Oxley）的遵循活動?，F(xiàn)在他們積壓的工作不是對流程應用進行任何細微的修改——這些事情他們的業(yè)務分析員會快速地處理——而是公司的其它部門想要共享這個經(jīng)驗，需要新的流程。事實上，幾乎公司的每個人現(xiàn)在都在運用BPM，而對系統(tǒng)的評價也很正面。與他們交談，/考試大/收集/就會很清楚的知道他們都承認運用傳統(tǒng)的應用程序工具與方法根本就不可能取得現(xiàn)在的成就。
　　毋須受縛于每個工作流程的細節(jié)，許多公司運用這種新方法來提高運作效率。這個適應性的發(fā)掘模型使企業(yè)能夠在今天從BPM受益，根據(jù)需要調(diào)整流程活動。通過壓縮流程發(fā)掘時間，允許無需編程的流程變化，企業(yè)就可以從BPM技術(shù)中獲取最大的效益。