淺談項目監(jiān)理部與建設(shè)單位的溝通

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　　一、前言
　　監(jiān)理方作為建設(shè)工程的三大主體之一，在建設(shè)單位授權(quán)下承擔(dān)著對施工承包合同進(jìn)行全面管理，并對工程質(zhì)量、造價、進(jìn)度目標(biāo)進(jìn)行監(jiān)督管理，以確保工程目標(biāo)的全面實現(xiàn)。在工程建設(shè)過程中，監(jiān)理方處理好建設(shè)方、監(jiān)理方、承包方的關(guān)系，對整個工程建設(shè)的順利進(jìn)行起到極為關(guān)鍵的作用。
　　就三方關(guān)系而言，建設(shè)方分別與監(jiān)理方和承包方的關(guān)系是合同關(guān)系，而監(jiān)理方與承包方之間沒有合同關(guān)系。監(jiān)理方按照監(jiān)理合同中約定的監(jiān)理范圍、權(quán)力以及建設(shè)方的授權(quán)，開展對承包方的管理工作；承包方根據(jù)法律、規(guī)范的規(guī)定和它與建設(shè)單位簽訂的有關(guān)建設(shè)工程合同的規(guī)定接受工程監(jiān)理方對其建設(shè)行為進(jìn)行的監(jiān)督管理，接受并配合監(jiān)理其履行合同的一種行為。可見，監(jiān)理方在委托監(jiān)理的工程中擁有一定的管理權(quán)限，能夠開展管理活動，是建設(shè)單位授權(quán)的結(jié)果。因此說到監(jiān)理方與項目建設(shè)各方的溝通，建設(shè)單位應(yīng)是列在第一位的。只有讓建設(shè)單位充分了解監(jiān)理方的能力，對監(jiān)理服務(wù)可能達(dá)到的效果充滿信心，才可能對監(jiān)理方給予相應(yīng)的授權(quán)，并在過程中積極支持監(jiān)理方開展工作。要達(dá)到這樣的效果，除了監(jiān)理方認(rèn)真履行自己的職責(zé)，完成好本職工作以外，還要靠監(jiān)理方與建設(shè)方在整個建設(shè)過程中全方位的、不間斷的溝通。通過溝通，監(jiān)理方可以了解建設(shè)方的意圖、需要和關(guān)注焦點(diǎn)等信息，在分析信息的基礎(chǔ)上，向建設(shè)方提供專業(yè)的、有針對性的監(jiān)理服務(wù)；通過溝通，建設(shè)方可以了解監(jiān)理方在工程建設(shè)中做了些什么，提出了那些建設(shè)性意見等等，讓建設(shè)方感受到監(jiān)理方在工程建設(shè)中起到的作用，加強(qiáng)建設(shè)方對監(jiān)理方信任和支持，這樣的結(jié)果就是溝通的目的。
　　監(jiān)理方與建設(shè)方的溝通按時間段可分為服務(wù)提供之前，服務(wù)過程中及服務(wù)實現(xiàn)后三個階段，三個階段溝通的目的和內(nèi)容是相互聯(lián)系但有些區(qū)別的。在服務(wù)過程中的溝通主要是由項目監(jiān)理來實現(xiàn)的，監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量的水平如何，建設(shè)方是否滿意服務(wù)質(zhì)量就是在這個階段體現(xiàn)出來的。所以，提供服務(wù)過程中也就是項目監(jiān)理部與建設(shè)方的溝通就顯得特別重要。
　　下面就淺談一下項目監(jiān)理部與建設(shè)方的溝通。
　　二、溝通的形式
　　溝通的形式是多種的，但歸納起來可以劃分為書面形式的溝通、會議形式的溝通、日常工作中的交流溝通等。
　　1、書面形式的溝通
　　包括監(jiān)理規(guī)劃、參建各方工作制度、監(jiān)理月報、監(jiān)理工程師通知、業(yè)主意見調(diào)查表等等，不同的書面形式的溝通，代表著不同的作用。
　?、俦O(jiān)理規(guī)劃
　　監(jiān)理規(guī)劃是根據(jù)合同、監(jiān)理大綱、工程特點(diǎn)等內(nèi)容，由總監(jiān)組織編寫并經(jīng)公司技術(shù)負(fù)責(zé)人審核合格后，在開工后15天之內(nèi)提交給建設(shè)方的文件。監(jiān)理規(guī)劃是項目監(jiān)理部開展項目監(jiān)理工作的指導(dǎo)性文件，同時監(jiān)理方報送建設(shè)方的目的也是讓建設(shè)方全面了解項目監(jiān)理部的組織機(jī)構(gòu)、人員分工、崗位職責(zé)、工作內(nèi)容、工作方法和措施、工作程序、工作制度、監(jiān)理資源投入和管理等監(jiān)理任務(wù)的內(nèi)容。通過該文件，建設(shè)方可以對監(jiān)理工作計劃有一個較全面的了解。內(nèi)容全面，針對性強(qiáng)的監(jiān)理規(guī)劃能夠讓建設(shè)方對監(jiān)理的工作能力充滿信心，并直接影響到建設(shè)方對監(jiān)理方的信任程度。監(jiān)理規(guī)劃編制內(nèi)容的深度、范圍、針對性等對項目監(jiān)理部開展監(jiān)理工作的指導(dǎo)作用是有直接關(guān)系的，也直接影響到監(jiān)理提供的服務(wù)質(zhì)量水平。因此，可以說監(jiān)理規(guī)劃是監(jiān)理方與建設(shè)方溝通過程中非常重要的書面文件，也是監(jiān)理方履行監(jiān)理合同的主要說明性文件，具體指導(dǎo)其履行監(jiān)理合同。業(yè)主通過其了解和確認(rèn)監(jiān)理單位執(zhí)行合同，完成監(jiān)理任務(wù)的情況。
　　②參建各方工作制度
　　該制度的建立本身就是一個溝通的過程，通過建設(shè)方、承包方、監(jiān)理方的溝通、交流、討論最終形成的參建各方工作制度，是規(guī)范參建各方行為的一種制度。建設(shè)方對工程建設(shè)工作中的主要要求都可以納入該制度中，通過這種溝通監(jiān)理方和建設(shè)方可以充分的意見交換，找到最佳結(jié)合點(diǎn)，制定既滿足項目要求和監(jiān)理管理規(guī)定，又能照顧到對方工作特性的業(yè)務(wù)程序，該制度作為規(guī)范參建各方相互往來工作關(guān)系的行為準(zhǔn)則，各方應(yīng)認(rèn)真執(zhí)行，使各方職責(zé)、權(quán)限及相互工作關(guān)系明確，做到相互配合，相互監(jiān)督，保證工作規(guī)范，有序地進(jìn)行，最終確保工程建設(shè)任務(wù)的圓滿完成。
　?、郾O(jiān)理月報
　　是由項目監(jiān)理部每月底提交給建設(shè)方的階段性文件，反映的內(nèi)容是當(dāng)月的施工及監(jiān)理情況，使建設(shè)方能夠掌握工程建設(shè)情況了解信息，做出下一步合理的布置和安排，如資金的布置監(jiān)理月報中所反映的對本工程建設(shè)的建議和意見，是讓建設(shè)方體會監(jiān)理方的責(zé)任感與專業(yè)性，是監(jiān)理方超前管理意識的一種體現(xiàn)，急工程所急，想工程所想的建議會使監(jiān)理方被建設(shè)方認(rèn)同并感激。
　?、鼙O(jiān)理工程師通知單
　　此種形式的交流是向建設(shè)方反饋一種監(jiān)理效果的信息，工程建設(shè)中發(fā)生了違反設(shè)計、規(guī)范規(guī)定的操作或發(fā)生了質(zhì)量事故、安全隱患，監(jiān)理方就向承包方下發(fā)監(jiān)理通知單并對整改結(jié)果進(jìn)行了驗證，此過程表現(xiàn)了監(jiān)理方的專業(yè)性、技術(shù)性以及責(zé)任心，也是監(jiān)理方發(fā)現(xiàn)問題，解決問題能力的體現(xiàn)?！侗O(jiān)理工程師通知》要有針對性、依據(jù)充分，用詞要準(zhǔn)確，同時要讓承包方有可回復(fù)性，將問題封閉。
　?、輼I(yè)主意見調(diào)查
　　每半年進(jìn)行的一次業(yè)主意見調(diào)查，是建設(shè)方對監(jiān)理服務(wù)質(zhì)量情況，監(jiān)理服務(wù)滿意情況的一種信息反饋，是建議方與監(jiān)理方就有關(guān)服務(wù)信息的溝通，最直接的反映了項目監(jiān)理部的工作效果及被建設(shè)方的認(rèn)同程度。
　　此外書面形式的溝通還包括備忘錄、報告、建議書、監(jiān)理總結(jié)等等，在此就不做一一列舉。
　　2、會議形式的溝通
　　會議形式包括監(jiān)理例會、專題會議以及技術(shù)交底會，圖紙會審等。
　?、俦O(jiān)理例會以及專題討論會：
　　一般都是由監(jiān)理方主持，參建各方參與的一種溝通形式。各方在會上提出相應(yīng)的要求、請示、意見等，是參建各方對工程建設(shè)進(jìn)行的一種或交心或針鋒相對或互相體諒的交流，通過交流溝通，大家取得一致意見，解決了問題。會議是一種高效的解決問題的溝通方式，監(jiān)理方在會議上不但要平衡各方意見，也要敢于表述自己的意見，做到公正、專業(yè)的評判和表述，掌握會議的議題和進(jìn)程是反映監(jiān)理方（特別是總監(jiān)）的一種組織協(xié)調(diào)能力、語言表達(dá)能力的體現(xiàn)。拖踏冗長的會議會使參會各方（含建設(shè)方）感到反感，相反，精煉的會議能取得良好的效果，建設(shè)方也很愿意接受并積極參與此種交流。