采購管理之將項目管理引入IT預算

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據有關方面預測09制造業(yè)嚴峻的經營環(huán)境不會有所緩解，因此企業(yè)對IT預算也提出了更高的要求，當然一味的壓縮預算，并不是出路，況且IT部門的主管大多明白，一旦預算確定，預算外再申請資金，可謂難上加難。企業(yè)老總面對CIO精心準備預算清單，會追問每一項開支的必要和合理性，若沒有充分的準備，預算自然是無法通過。筆者09年的預算略作調整后，即順利通過了各級領導的審核，以下是筆者做預算的心得，從以下八個方面分享給大家：
　　第一、了解項目生命周期與控制力曲線的意義；
　　第二、預算的原罪假設；
　　第三、依照聚焦，聚焦，再聚焦的2/8原則選擇合適的項目安排預算；
　　第四、預算的計劃是重點，但不是關鍵，需要在不同階段不斷完善預算的細節(jié)；
　　第五、做好預算工作的分解，以便提高預算的準確度；
　　第六、預算的范圍（目的、交付成果等）一旦確定，不能隨意更改；
　　第七、控制好風險；
　　第八、建立預算工作的團隊，并完善其團隊文化。
　　項目生命期與控制力曲線
　　第一、了解項目生命期與控制力曲線的意義
　　開始階段要控制好，中間要及時調整，最后要執(zhí)行好。
　　從項目生命期與控制力曲線可以清晰的看到，在開始階段控制最好，需要花費的成本也很低，中間階段資源投入最多，后面階段控制力最弱，一旦在后期才發(fā)現(xiàn)問題，考|試/大企業(yè)就會面臨項目失敗的風險，資產沉沒就在所難免。
　　因此最重要的階段在啟動與計劃階段，以便做好預防措施。
　　第二、預算的原罪假設
　　先假設所有預算的項目都是無利的，需要各業(yè)務部門配合，找到證據，證明預算的確是有利的。
　　第三、依照聚焦，聚焦，再聚焦的2/8原則選擇合適的項目安排預算
　　每個部門都會提出一大串的預算需求，也各自有自己的理由，讓人難以取舍。
　　組織大家認真學習公司經營方針、收集客戶之聲、企業(yè)之聲、收集企業(yè)的歷史資料、分析市場機會、分析技術的發(fā)展前景、分析企業(yè)生產管理的變革、分析企業(yè)資源分配情況、投入產出分析。
　　有了以上數(shù)據，采用流程圖分析、SWOT分析（態(tài)勢分析法）、SMART原則等工具,明確企業(yè)與客戶的需求、找出目前主要的問題，需要那些預算來解決問題。
　　SWOT分析法還可以導出四種對策：SO戰(zhàn)略(依靠內部優(yōu)勢;利用外部機會)、WO戰(zhàn)略(克服內部劣勢;利用外部優(yōu)勢)、ST戰(zhàn)略(依靠內部優(yōu)勢;回避外部威脅)、WT戰(zhàn)略(克服內部劣勢;回避外部威脅)
　　SMART原則：“S”是明確的（Specific）“M”是可衡量的（Measurable）"A"是可操作的(Attainable)“R”是相關的（Relevant）"T"是有時限的（Time-defined）大家一起來看看那個預算對公司的貢獻最大，就選擇哪個預算編入正式預算。
　　第四、預算的計劃是重點，但不是關鍵，需要在不同階段不斷完善預算的細節(jié)
　　無論做多好的計劃，但總是沒有變化快，因此，做預算不是需要多精準，而是正確，考|試/大容許有一定浮動，并符合公司整體發(fā)展要求。
　　在具體執(zhí)行的時候，要注意分析當前的情況，并及時通報各相關部門人員，共同做好應變措施，并調整相關預算項目。
　　第五、做好預算工作的分解，以便提高預算的準確度
　　每個預算涉及那些人、設備、無形資產等，需要找有能力的人進行分解，每種資源對應需要多少費用，一一列明，并交具備相應權利與責任的人進行審核，以確保預算總金額在合理范圍內波動。
　　第六、預算的范圍（目的、交付成果等）一旦確定，不能隨意更改
　　范圍定義是否恰當，關系到項目成敗。“凡預算范圍定義草率者，其項目最終成本較高在意料之中，因為不可避免的變更將打亂項目節(jié)奏、造成返工、延長項目工期、降低勞動生產率、挫傷員工的積極性”
　　預算范圍定義是將主要可交付成果進一步分解為較小、較易管理的組成部分，其目的是：
　　–提高資源成本估算的準確性。
　　–確定績效量度與控制的基準。
　　–便于提出明確的職責分派，責任到人
　　由于預算的分解是針對范圍進行的，一旦調整預算的范圍，那么費用就有機會出現(xiàn)很大的波動?？紎試/大確實有需要調整預算范圍時，需要得到方方面面的許可，特別是財務主管與公司相關負責人的許可。
　　第七、控制好風險
　　•遇到風險問題才去尋求辦法，不是最好的應對手段–最好的方法是是提前消除還未產生影響的風險
　　•不能100%的排除風險，但100%識別出風險是有可能的
　　•做好應對措施，提高處理風險問題的效率
　　首先是識別風險
　　識別風險要做好以下工作：
　　–確定那些風險會影響預算的執(zhí)行,并將其記載成文。
　　–參加風險識別的人通常應盡可能包括以下人員：風險管理班子、公司其他領域專家、顧客、最終用戶、外請專家。
　　–風險識別是一項反復過程，第一次可以由關鍵人員進行。第二次可以邀請關鍵用戶與利害干系人參與，以后可以不定期從各渠道收集后進行分析。
　　–風險一旦識別出來，往往可以制定簡單而有效的風險應對措施，并將其付諸實施。
　　–不忽略任何細小問題的反饋。任何風險都是有征兆的，人自身的素質和責任心，對反饋的任何信息進行迅速有效的觀察、研究、分析、處理，確保風險得到有效解除
　　其次是對風險進行定性、定量分析，特別是定量的分析。風險定量分析過程的目的是對每項風險的發(fā)生概率及其對項目目標的影響，考|試/大以及項目整體風險的程度進行數(shù)值分析，達到以下具體目的：
　　–確定實現(xiàn)具體項目目標的概率。
　　–量化項目蒙受風險的程度，并確定所需成本的大小并安排所需的應急儲備。
　　–通過量化各項風險對項目總體風險的影響，確定應特別重視的風險。
　　–確定實現(xiàn)的成本、進度或范圍目標。
　　最后是如何處置風險
　　回避改變項目計劃，以排除風險或條件，或者保護項目目標，使其不受到影響?？s小范圍、增加資源、增加時間、避免創(chuàng)新、使用實力強勁的供應商等
　　轉嫁通過合同將風險轉嫁出去，或通過分包將風險分散、或通過轉移責任人，轉移風險
　　減輕增加成本、或降低質量，以減輕風險產生的概率
　　接受為可能的風險準備資金、資源、時間、質量的彈性要求
　　第八、建立預算工作的團隊，并完善其團隊文化
　　團隊文化是通過共同的規(guī)范、信仰、價值觀將團隊成員聯(lián)系在一起，對事物產生共同理解的系統(tǒng)。團隊文化反映了團隊的個性，與人的個性一樣，團隊文化能使我們預算團隊成員的態(tài)度和行為，使其與其他團隊區(qū)別開來。人們從事項目工作，團隊文化就是他們工作的意義，以及在工作與生活中履行各自項目責任時所應遵循的原則和標準。歐洲項目管理認為：項目的關鍵在人，項目管理的關鍵在項目團隊文化這兩個關鍵都與人有關，核心在文化。
　　好的項目團隊文化管理，具備以下特點：
　　–執(zhí)行力強
　　–相互信任
　　–項目成員具備良好的行為準則，有統(tǒng)一的形象特征
　　–團結了一切需要團結的力量
　　–能夠依靠團隊克服個人難于逾越的困難
　　–團隊毅力堅強，工作有信心、有動力，能長期保持戰(zhàn)斗力
　　–項目團隊人員具有幸福、健康、高效三大特點
　　項目團隊文化重要程度
　　項目團隊文化是項目成功的基礎，一旦預算出現(xiàn)問題，出現(xiàn)失控或巨大偏差，可以停止學習、停止項目業(yè)務上的工作，來分析項目團隊文化是否有問題，并重建新的項目團隊文化，因此，項目團隊文化是預算管理中最重要的環(huán)節(jié)。
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