淺析采購(gòu)成本控制與績(jī)效管理

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  集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)作為事業(yè)法人,從事著規(guī)范財(cái)政性支出、節(jié)約財(cái)政資金的繁重任務(wù),而節(jié)約財(cái)政資金的一個(gè)重要組成部分就是采購(gòu)成本的控制,可以通過管理手段與技術(shù)處理達(dá)到控制的目的,處理得當(dāng)還可以間接地引導(dǎo)著潛在項(xiàng)目投標(biāo)人降低投標(biāo)報(bào)價(jià)金額,效果十分明顯。

     采購(gòu)成本控制是保持采購(gòu)效益的一個(gè)重要指標(biāo)，采購(gòu)成本包括采購(gòu)人成本、供應(yīng)商投標(biāo)成本、集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)成本，三者從不同的層面涉及到財(cái)政性資金的使用走向，以不同的方式?jīng)Q定著財(cái)政性資金使用效率,從而共同組成了采購(gòu)成本體系。

     從采購(gòu)成本所起作用的角度而言,還可以把采購(gòu)成本分為正成本與負(fù)成本，正成本是正常的采購(gòu)過程中應(yīng)該花費(fèi)的人力與物力資源，可以通過有效的途徑得到控制與管理，達(dá)到付出與績(jī)效的完全統(tǒng)一；而負(fù)成本是指采購(gòu)當(dāng)事人通過非正常渠道或人為因素浪費(fèi)的寶貴的人力物力資本，表現(xiàn)在國(guó)有資產(chǎn)的流失、付出的勞動(dòng)被漠視、相關(guān)人員權(quán)力尋租、行政亂作為等。負(fù)成本是采購(gòu)成本中的不和諧之音，但總會(huì)陰魂不散，干擾著政府采購(gòu)的正常秩序與財(cái)政資金的有效使用。采購(gòu)成本是一個(gè)綜合性很強(qiáng)的指標(biāo)，與采購(gòu)績(jī)效緊密相聯(lián)，不僅體現(xiàn)在采購(gòu)資金的合理利用方面，也表現(xiàn)在人力資源的最佳配置與高效使用上，值得重視與研究。 

     采購(gòu)成本的組成 

     一是集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)采購(gòu)成本。

       主要是指從事政府采購(gòu)活動(dòng)所花費(fèi)的資金與勞動(dòng)付出。一般來說集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)的資金來源有兩個(gè)渠道：財(cái)政性撥款；集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)自身收入，即標(biāo)書工本費(fèi)和按一定比例收取的中標(biāo)服務(wù)費(fèi)。節(jié)約與效益是績(jī)效管理的重要指標(biāo)之一，集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)的采購(gòu)成本核算要綜合體現(xiàn)這兩個(gè)指標(biāo)。采購(gòu)機(jī)構(gòu)資金成本主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： 

       1、評(píng)委評(píng)標(biāo)費(fèi)用，一般是一個(gè)標(biāo)100元，外地評(píng)委還要考慮差旅費(fèi)、住宿費(fèi)、招待費(fèi)等。 

       2、標(biāo)書論證成本，有聘請(qǐng)專家費(fèi)用，答疑成本，考察費(fèi)用等。 

       3、租用場(chǎng)地費(fèi)用。有些地方集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)無開標(biāo)大廳與評(píng)標(biāo)室，甚至有開標(biāo)場(chǎng)所時(shí)，當(dāng)?shù)卣畯?qiáng)令政府采購(gòu)進(jìn)入工程類的招投標(biāo)市場(chǎng)，當(dāng)然要給場(chǎng)地租用費(fèi)了。 

       4、網(wǎng)站維護(hù)費(fèi)，包括租用空間、域名注冊(cè)、年度審核費(fèi)用、應(yīng)用程序開發(fā)費(fèi)用、相應(yīng)的日常工作費(fèi)用等。 

       5、信息發(fā)布費(fèi)用。目前財(cái)政部規(guī)定的三個(gè)信息發(fā)布媒體是不收取信息刊登費(fèi)用的，這里所說的信息發(fā)布費(fèi)主要是指在當(dāng)?shù)貓?bào)紙、電臺(tái)、電視臺(tái)上發(fā)布諸如定點(diǎn)招標(biāo)與協(xié)議供貨招標(biāo)信息、中標(biāo)信息等，由于當(dāng)?shù)刂饕襟w把招標(biāo)信息歸入廣告經(jīng)營(yíng)范疇，且政府沒有此方面的優(yōu)惠政策，信息費(fèi)用還是比較高的。 

       6、辦公費(fèi)用。主要有電話費(fèi)、加班工資、福利費(fèi)用、辦公用品費(fèi)用，甚至還有主管局指派的不應(yīng)該由采購(gòu)機(jī)構(gòu)承擔(dān)的費(fèi)用等。集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)采購(gòu)人力成本物化的表現(xiàn)是指機(jī)構(gòu)工作人員付出的勞動(dòng)與工作成效的對(duì)應(yīng)程度，也可以用單位時(shí)間所完成的工作量與成效來考核。

      二是采購(gòu)人付出的采購(gòu)成本。

      此成本表面上看似乎很簡(jiǎn)單，其實(shí)也大有文章。主要包括采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算成本、技術(shù)參數(shù)確定成本、租用開標(biāo)場(chǎng)地成本（強(qiáng)令進(jìn)入招投標(biāo)市場(chǎng)的政府采購(gòu)活動(dòng)，不光是集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)要付場(chǎng)地租用費(fèi)，采購(gòu)人也要按一定比例承擔(dān)相關(guān)費(fèi)用），由于采購(gòu)單位專業(yè)技術(shù)人員的缺乏，必須花費(fèi)一定時(shí)間與精力去查詢相關(guān)信息，聘請(qǐng)專業(yè)人士參謀提供初步方案，甚至還要與潛在供應(yīng)商進(jìn)行接觸。在不能確定具體要求時(shí)，采購(gòu)人還會(huì)組織相關(guān)人員外出考察，考察成本也是總成本的一項(xiàng)重要內(nèi)容。當(dāng)然這里主要是指正成本或者說是良性成本，采購(gòu)人的負(fù)成本是指考察過程中或前期準(zhǔn)備階段存在利益尋租，指定或變相指定中標(biāo)人，驗(yàn)收時(shí)放低要求，個(gè)人漁利，坑害部門利益,造成財(cái)政性資金流失，招標(biāo)項(xiàng)目質(zhì)量折扣嚴(yán)重。

      三是供應(yīng)商投標(biāo)成本。

      根據(jù)投標(biāo)成本性質(zhì)可分為固定成本與非固定成本兩類。非固定成本主要是指由于采購(gòu)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)方式的不確定性、方便投標(biāo)人考慮程度上的差異性、規(guī)范操作理解上的誤差等原因，直接導(dǎo)致了供應(yīng)商要承擔(dān)的隱性的投標(biāo)成本,體現(xiàn)在采購(gòu)機(jī)構(gòu)標(biāo)書購(gòu)買方式、投標(biāo)市場(chǎng)環(huán)境、答疑方式、標(biāo)書條款限制、履約合作順暢程度、付款方式、整個(gè)采購(gòu)系統(tǒng)工作效率等方面。固定成本是指投標(biāo)人按照事先約定好的比例交納的一定費(fèi)用，具有顯性與公開性。主要包括標(biāo)書工本費(fèi)、公證費(fèi)、中標(biāo)服務(wù)費(fèi)、場(chǎng)地租用費(fèi)、招標(biāo)項(xiàng)目預(yù)決算費(fèi)用等。招標(biāo)項(xiàng)目預(yù)算費(fèi)用出自于沿用至今的工程招標(biāo)方式，政府采購(gòu)一般取消了類似于工程招標(biāo)的項(xiàng)目預(yù)算，由于政府采購(gòu)市場(chǎng)管理體制上的混亂，一些社會(huì)中介代理機(jī)構(gòu)違法強(qiáng)占集中采購(gòu)目錄內(nèi)必須由集中采購(gòu)機(jī)構(gòu)采購(gòu)的項(xiàng)目時(shí)，往往搞所謂的項(xiàng)目預(yù)算，中介機(jī)構(gòu)與采購(gòu)人難逃理論上的“尋租”行為，這是體制極端不順造成的。該費(fèi)用由預(yù)決算機(jī)構(gòu)先期測(cè)算，中標(biāo)人按中標(biāo)金額比例付費(fèi)。公證費(fèi)的收取標(biāo)準(zhǔn)，一般是小的項(xiàng)目按固定值收取，大的工程項(xiàng)目可以按中標(biāo)額的一定比例收取。場(chǎng)地租用費(fèi)其實(shí)是對(duì)財(cái)政性資金的一種浪費(fèi)，是強(qiáng)令政府采購(gòu)進(jìn)入招投標(biāo)市場(chǎng)或別的服務(wù)機(jī)構(gòu)違法行為的直接結(jié)果，甚至由計(jì)劃委主管的招投標(biāo)市場(chǎng)還越俎代庖地強(qiáng)占法律明確規(guī)定的財(cái)政局對(duì)政府采購(gòu)的監(jiān)管權(quán)，法律被恣意踐踏?？傮w說來有經(jīng)驗(yàn)的中標(biāo)人會(huì)把所有成本轉(zhuǎn)嫁到投標(biāo)報(bào)價(jià)中，因此節(jié)約了供應(yīng)商的采購(gòu)成本，就直接節(jié)省了財(cái)政性資金，管理空間很大。 

      采購(gòu)成本的控制措施 

      1、注意采購(gòu)方式的靈活運(yùn)用。 

      采購(gòu)辦下達(dá)采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，要從節(jié)約采購(gòu)成本的角度考慮問題。 

      一是要形成規(guī)模效應(yīng)，堅(jiān)決抵制應(yīng)急零星采購(gòu)行為，避免重復(fù)勞動(dòng)； 

      二是采購(gòu)方式的確定要合情合理。對(duì)于一些配置型號(hào)相對(duì)固定的產(chǎn)品，不要拘泥于限額的規(guī)定，刻意追求邀請(qǐng)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等采購(gòu)形式，其實(shí)只要詢價(jià)能夠達(dá)到時(shí)效高、價(jià)格低廉、節(jié)約采購(gòu)成本等多重效果時(shí)，就沒有必要邀請(qǐng)?jiān)u委來搞所謂的形式評(píng)標(biāo)，浪費(fèi)人力物力。

      2、便利采購(gòu)人招投標(biāo)行為。 

      一些采購(gòu)機(jī)構(gòu)受采購(gòu)人的委托對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)提出特殊要求，購(gòu)買標(biāo)書階段要求帶相關(guān)資質(zhì)原件參與驗(yàn)資，本身是出于規(guī)范采購(gòu)工作的考慮，合情合理，也可以說是一種經(jīng)驗(yàn)。但筆者認(rèn)為要結(jié)合實(shí)際情況，靈活運(yùn)用，要充分考慮到潛在供應(yīng)商的難處，如因報(bào)名時(shí)間有限、攜帶困難或法人代表外出相關(guān)手續(xù)不能及時(shí)辦理等原因，有些供應(yīng)商資質(zhì)原件不能攜帶至報(bào)名現(xiàn)場(chǎng)，假如一味死板操作，勢(shì)必造成供應(yīng)商來回奔波，浪費(fèi)嚴(yán)重。有些地方新登記的供應(yīng)商還要搞形式主義的廉政承諾與準(zhǔn)入通知書，報(bào)名前必須辦理，增加了投標(biāo)成本，也不能達(dá)到反腐倡廉的真正作用。因此在綜合考慮各項(xiàng)工作指標(biāo)規(guī)范性的前提下，可以采取一系列方便投標(biāo)人的行動(dòng)：如資質(zhì)原件在開標(biāo)前驗(yàn)看或評(píng)標(biāo)時(shí)由評(píng)委查驗(yàn)，標(biāo)書可以郵寄，也可以發(fā)E-MAIL、發(fā)傳真，暫不收取標(biāo)書工本費(fèi)，開標(biāo)時(shí)一并交納，這樣做可能在開標(biāo)前不能確知參與投標(biāo)的供應(yīng)商的數(shù)量，但其實(shí)就是每家供應(yīng)商都派人來現(xiàn)場(chǎng)購(gòu)買標(biāo)書，也有不來參加開標(biāo)的可能性，關(guān)鍵是機(jī)構(gòu)內(nèi)部要協(xié)調(diào)一致，崗位把關(guān)要嚴(yán)格，不必要耿耿于懷付出的勞動(dòng)得不到尊重，立意要有全局性，采購(gòu)機(jī)構(gòu)本身就是服務(wù)機(jī)構(gòu)，多付出一點(diǎn)，多方便供應(yīng)商一點(diǎn)，應(yīng)該是我們的本份。我們知道應(yīng)急采購(gòu)確實(shí)也是各地?fù)]之不去的客觀存在，太死板也不行，總體原則要方便客戶，對(duì)采購(gòu)時(shí)效性的要求應(yīng)該是采購(gòu)當(dāng)事人追求的共同目標(biāo)。由于非公開招標(biāo)方式信息的相對(duì)閉塞或者信息發(fā)布渠道的不規(guī)范，潛在投標(biāo)人有時(shí)事先不知投標(biāo)要求，或者由于電話通知的人為因素，潛在投標(biāo)人信息不對(duì)稱，冒昧前來購(gòu)買標(biāo)書，也有風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)然采購(gòu)機(jī)構(gòu)的職責(zé)還是要公開信息發(fā)布渠道，采購(gòu)程序與采購(gòu)人應(yīng)急需求有矛盾時(shí)，要耐心做好解釋工作，政府采購(gòu)只有符合了法定程序，才能保證采購(gòu)工作合法合理高效公正。 

      3、采購(gòu)機(jī)構(gòu)要想方設(shè)法降低采購(gòu)成本。

       一是減少業(yè)務(wù)費(fèi)用。

      電話可以使用磁卡式的，各崗位核算費(fèi)用，節(jié)約有獎(jiǎng)，超支自付，自律很重要；辦公設(shè)備購(gòu)買設(shè)專人負(fù)責(zé)，減少浪費(fèi)，購(gòu)買清單與領(lǐng)用人簽字清單要相符合；盡量避免租用開標(biāo)場(chǎng)地，采購(gòu)機(jī)構(gòu)的現(xiàn)有開標(biāo)場(chǎng)地完全可以用于開標(biāo)，不必要?jiǎng)诿駛?cái)，要以適當(dāng)?shù)姆绞较虍?dāng)?shù)刂饕I(lǐng)導(dǎo)解釋清楚，法律是要切實(shí)遵守的，要敢于和善于頂住領(lǐng)導(dǎo)壓力，抵制不必要的場(chǎng)地租用花費(fèi)，努力降低采購(gòu)成本；可以請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)出面協(xié)調(diào)信息發(fā)布費(fèi)用問題，出于支持政府采購(gòu)工作考慮，力爭(zhēng)做到在當(dāng)?shù)孛襟w發(fā)布招標(biāo)信息零收費(fèi)。公開招標(biāo)且預(yù)算超過一定金額時(shí)再邀請(qǐng)公證處參加現(xiàn)場(chǎng)公證，公證費(fèi)雖有中標(biāo)人出，但最好不要按一定比例收取，可以采用固定值，如500元、600元不等。

      4、人力資本的節(jié)約措施。

      針對(duì)出工不出力的情況，要嚴(yán)格崗位責(zé)任，分工負(fù)責(zé)，內(nèi)部協(xié)調(diào)機(jī)制要完善，敢于動(dòng)真格的，克服軟、散、嬌、橫等不良習(xí)氣，關(guān)鍵時(shí)可以開除內(nèi)部不良分子，決不能姑息養(yǎng)奸。

       5、未有法定理由不得廢標(biāo)。

     廢標(biāo)意味著采購(gòu)當(dāng)事人前期的一切工作化為烏有，浪費(fèi)的不僅僅是人力物力的付出，也直接打擊了采購(gòu)機(jī)構(gòu)工作積極性與信心。因此廢標(biāo)一定要慎行，要符合采購(gòu)法規(guī)定的廢標(biāo)理由，即符合專業(yè)條件的供應(yīng)商或者對(duì)招標(biāo)文件作實(shí)質(zhì)性響應(yīng)的供應(yīng)商不足三家的；出現(xiàn)影響采購(gòu)公正的違法、違規(guī)行為的；投標(biāo)人的報(bào)價(jià)超過了采購(gòu)預(yù)算，采購(gòu)人不能支付的；因重大變故，采購(gòu)任務(wù)取消的。至于評(píng)委評(píng)標(biāo)有難度、怕承擔(dān)責(zé)任、監(jiān)督者意愿、采購(gòu)機(jī)構(gòu)主觀感覺等等都不能作為廢標(biāo)的直接理由。評(píng)標(biāo)是由評(píng)委根據(jù)招標(biāo)文件與投標(biāo)材料，依據(jù)評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)綜合評(píng)定的，只有符合廢標(biāo)的充分理由時(shí)才能執(zhí)行，隨意廢標(biāo)將會(huì)增加采購(gòu)成本，浪費(fèi)有限的采購(gòu)資源，因此一定要慎重。