如何管理好你的供應(yīng)商

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選擇合格供應(yīng)商是項(xiàng)目管理前期最重要的任務(wù)之一，而對供應(yīng)商進(jìn)行有效的過程管理，則是項(xiàng)目實(shí)施過程中的重心

僅一個(gè)上午劉立宏就接聽了20個(gè)電話，接洽了7位供應(yīng)商，向一位項(xiàng)目經(jīng)理詳細(xì)解釋了上周六一次關(guān)于模版的議標(biāo)過程，布置完了配合北京市建委今天的突擊施工檢查工作，并簽署了兩份采購合同，直到下午兩點(diǎn)鐘他才靠在椅背上稍作休息。而這對這位中建一局五公司物資部經(jīng)理來說只是再平常不過的星期一早晨。門外等待他的，還有來來往往的物資員、技術(shù)員、質(zhì)檢員以及上千家供應(yīng)商。

中建一局五公司實(shí)行采購權(quán)、財(cái)務(wù)權(quán)、人事權(quán)三權(quán)集中管理，劉立宏帶領(lǐng)的物資部負(fù)責(zé)著公司每一筆超過五萬元的建材設(shè)備采購業(yè)務(wù)。定期篩選、更新合格的供應(yīng)商名單、按月收集項(xiàng)目的需求報(bào)告、制定并審批具體的采購計(jì)劃、通過招投標(biāo)選擇合格的供應(yīng)商、簽訂合同并跟進(jìn)供貨過程等等都是他們的權(quán)責(zé)所在。在規(guī)律工作前提下，這個(gè)15個(gè)人的團(tuán)隊(duì)每天都很充實(shí)，卻極少加班。

在7月份，五公司共有20多個(gè)項(xiàng)目正在施工，物資部里的十個(gè)采購員每天到辦公室后的第一個(gè)任務(wù)就是和自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目部通電話，了解在建項(xiàng)目材料的使用、貯存情況，還要定期到工地檢查材料的堆放、搬運(yùn)是否合乎要求。五金化雜是建筑材料中品種最為繁多的一類，因而出現(xiàn)問題的可能性也最大。負(fù)責(zé)五金化雜采購的胥勁松自從1978年來到北京后，一直從事著這方面工作，憑借著10多年的工作經(jīng)驗(yàn)，胥不僅能夠看懂老工長們報(bào)上來的化學(xué)用品的俗名，還能夠熟練的報(bào)出所有材料的市場價(jià)格。

土木工程專業(yè)畢業(yè)的杜彬強(qiáng)是辦公室里唯一一個(gè)八十年代出生的采購員，他曾在工地上做過一年多的鋼筋工長，現(xiàn)在負(fù)責(zé)購買公司3個(gè)項(xiàng)目部的鋼材。除了常規(guī)鋼材、型材、連接件的采購之外，幫助施工人員尋找需求量小的特定槽鋼、工字鋼也是他一項(xiàng)重要的任務(wù)。就在上個(gè)星期，為了尋找一種能夠滿足甲方要求的噴塑圍擋板，他花掉了整整3天的時(shí)間。現(xiàn)在，在杜彬強(qiáng)手頭，已經(jīng)積累了10余家有合作基礎(chǔ)的鋼材供應(yīng)商，它們已成為滿足公司項(xiàng)目需求的主要鋼材來源。

像五公司物資部這樣的部門，在中建一局還有10多個(gè)。在北京市則有上千個(gè)，他們被冠以“物資部”、“材料部”、“采購部”、“建材設(shè)備部”等等不同的稱謂，分屬于不同的集團(tuán)，不同的層級，擁有不同的權(quán)限。他們的工作內(nèi)容和胥勁松、杜彬強(qiáng)每天所做的沒有什么不同：在成千上萬的供應(yīng)商中進(jìn)行選擇，并監(jiān)督他們把合格的材料送到工地上。

選擇權(quán)玄機(jī)

如何在眾多的供應(yīng)商中做出選擇？對于大多數(shù)長期接觸供應(yīng)商的管理者來說，這并不是件難事。每一家建筑企業(yè)發(fā)展至今都已經(jīng)積累下眾多有著良好合作經(jīng)歷的供應(yīng)商伙伴，在有意識地考察、評判、建檔之后，列出適合自己的合格供應(yīng)商名單，并在實(shí)際操作中不斷更新。這份名單往往被建筑企業(yè)視作管理供應(yīng)鏈中的重要商業(yè)秘密。

在需要選擇某種材料的供應(yīng)商的時(shí)候，只需視該項(xiàng)目的重要程度，根據(jù)已有名單通過指定、招投標(biāo)、加議標(biāo)的方式確定即可。而選擇權(quán)的問題在其中暗藏玄機(jī)。

一般而言，供應(yīng)商的選擇有3種模式 ：甲方購買（甲供）；乙方購買（乙供）；甲方指定（甲指）。而在項(xiàng)目中有權(quán)決定如何在這三種模式當(dāng)中作出選擇的多數(shù)是甲方。作為業(yè)主，更多的參與供應(yīng)商的選擇是控制成本的有效方法。最典型的例子就是西氣東輸工程所需的大量管材，整個(gè)工程管道全長為4200公里，管線途經(jīng)9個(gè)省市自治區(qū)，被劃分為100個(gè)施工段，工程質(zhì)量要求非常高，中國石油西氣東輸管道公司作為業(yè)主，不可能讓每個(gè)分包商都自行采購管材。在這種大型工程情況中，業(yè)主指定材料可以避免分包單位各自為政，出現(xiàn)因材料不統(tǒng)一引起的工程質(zhì)量下降等問題。

但并不是每種材料都要甲方指定。一個(gè)工程所涉及到的材料過于繁雜，甲方指定或購買齊全會(huì)浪費(fèi)掉很多人力和時(shí)間。這就為施工單位留下了選擇的余地。

中建八局中南公司黨委書記馬榮全回憶，在過去的幾年里，中南公司的項(xiàng)目中甲供或甲指的現(xiàn)象正在逐漸增多，但甲方指定的供應(yīng)商建材一般是設(shè)備多于材料、特定建材多于常規(guī)建材。除非是會(huì)影響到整個(gè)工程的關(guān)鍵材料，甲方才會(huì)將大部分的供應(yīng)商選擇權(quán)留給施工單位。

和中建一局對供應(yīng)商的集權(quán)管理方式相似，中建八局也通過物資設(shè)備部按地區(qū)集中采購，這種做法可達(dá)到降低成本、控制項(xiàng)目的目的。物資設(shè)備部在每季度一審的合格供應(yīng)商名單指導(dǎo)下，組織合同預(yù)算部、項(xiàng)目部的相關(guān)人員通過招標(biāo)加異標(biāo)的的方式確定供應(yīng)商，并通過匯總各個(gè)項(xiàng)目的需求計(jì)劃，在北京的大型建材超市統(tǒng)一采購零星材料，以便享受更低廉的價(jià)格。在中建八局，項(xiàng)目經(jīng)理只有推薦供應(yīng)商以及購買零星急用材料的權(quán)利，并且即使是他們推薦的供應(yīng)商也不能直接成為本項(xiàng)目供應(yīng)商，而是經(jīng)過審定后作為備選補(bǔ)充存入合格供應(yīng)商名單。

雖然同樣是為采購建筑材料而設(shè)置的部門，徐春雷所在的中谷成公司（中關(guān)村建設(shè)下屬企業(yè)）材料科就不像劉立宏的物資部那樣各種材料都要管。在科里，徐春雷和他的同事們會(huì)詳細(xì)搜集項(xiàng)目所需各種建材的供應(yīng)商資料，除了到北京市建委網(wǎng)站上查詢供應(yīng)商的備案號外，他們還負(fù)責(zé)對供應(yīng)商產(chǎn)品的質(zhì)量、供貨能力以及業(yè)內(nèi)口碑進(jìn)行考察，按月更新所有材料的合格供應(yīng)商的名單。但是，除了鋼材等主材必須由材料科負(fù)責(zé)采購以外，五金化雜等材料的采購，選擇供應(yīng)商的權(quán)利被下放到了項(xiàng)目本身。他們會(huì)提供項(xiàng)目需要的合格供應(yīng)商名單，以及這些供應(yīng)商提交到材料科的各種資料，由項(xiàng)目部通過招投標(biāo)的方式選擇供應(yīng)商，材料科只作為一個(gè)派出單位，監(jiān)督和協(xié)助項(xiàng)目部的招投標(biāo)。徐春雷認(rèn)為，對主材采購權(quán)的把握，已經(jīng)使公司能夠很好的進(jìn)行對項(xiàng)目的控制。

比起以上兩家建筑企業(yè)的材料部門，中國京冶建設(shè)工程承包公司鋼結(jié)構(gòu)分公司的項(xiàng)目經(jīng)理李克讓在供應(yīng)商的選擇上無疑享有更多的權(quán)利。一般的工程，往往是材料員聯(lián)系好后由李進(jìn)行考核，簽署意見，分項(xiàng)評價(jià)（質(zhì)量、價(jià)格、供貨時(shí)間、信譽(yù)保證等），只要按照項(xiàng)目要求走完程序，二級公司經(jīng)理以及公司采購部門簽完字后，即可確定供應(yīng)商。在這個(gè)過程中，二級公司經(jīng)理和采購部門是不參與實(shí)際考核的。

為什么建筑企業(yè)對供應(yīng)商的控制會(huì)采取如此不同的態(tài)度？希望通過大批量的集中購買降低成本只是一方面的考慮，建筑企業(yè)更希望的是，利用對供應(yīng)鏈的掌控達(dá)到控制項(xiàng)目本身的目的。對建材采購權(quán)的分配往往是企業(yè)對項(xiàng)目管理者激勵(lì)和控制兩種態(tài)度權(quán)衡后的結(jié)果。下放采購權(quán)的做法更容易刺激項(xiàng)目經(jīng)理的積極性，同時(shí)也有助于效率的提高，但卻也導(dǎo)致了企業(yè)對項(xiàng)目控制力的削弱。

天津大學(xué)管理學(xué)院教授陳勇強(qiáng)認(rèn)為：“完全收回項(xiàng)目采購權(quán)的管理模式，是出于將項(xiàng)目視為一個(gè)制造中心的認(rèn)識。就像工廠生產(chǎn)一樣，負(fù)責(zé)制造商品的車間不能同時(shí)擔(dān)負(fù)采購原料的任務(wù)。”

過程管理是重心

雖然物資材料部門管理建材供應(yīng)商的方法各不相同，但是他們遇到的問題卻驚人的相似。
如果說從眾多建材供應(yīng)商中選擇出適合本項(xiàng)目的供應(yīng)方是采購員們前期最重要的任務(wù)，那么跟蹤監(jiān)督已經(jīng)簽訂了合同的供應(yīng)商們按時(shí)按量按質(zhì)地供應(yīng)產(chǎn)品，則是他們在項(xiàng)目施工過程中的重心。
諸如首鋼一類注重品牌形象的大型供貨商的建材質(zhì)量一直以來都讓徐春雷很滿意。但在許多驗(yàn)收貨物的場合，他還是會(huì)發(fā)現(xiàn)各種各樣的問題?！傲坎粔虻囊皶r(shí)補(bǔ)，質(zhì)量不合格的當(dāng)場就要退，”徐春雷告訴記者，在接收訂單貨物時(shí)，對需要事后取樣化驗(yàn)才能判斷質(zhì)量的材料就先檢查外觀，沒有大紕漏就先行簽收，但在施工過程中或者取樣結(jié)果出來后，如果發(fā)現(xiàn)了存在質(zhì)量問題，公司照樣會(huì)退貨。對付在供貨過程中出現(xiàn)的問題，中谷成公司材料科自有一套規(guī)則，“在供貨過程中兩次出現(xiàn)問題的話，我們會(huì)拒絕合作下去。雖然每家公司的處罰程度不一樣，但是這種方式還是通用的?！?徐春雷介紹道，除了現(xiàn)場負(fù)責(zé)驗(yàn)收的材料員，領(lǐng)用者使用之前也要對材料進(jìn)行檢查。在灌注之前，甲方聘請的監(jiān)理還會(huì)針對所有材料的質(zhì)量做再一次的獨(dú)立檢驗(yàn)。有了現(xiàn)場層層驗(yàn)收環(huán)節(jié)的保護(hù)，劣質(zhì)的、與要求不符的建筑材料基本不可能混入合格材料中被使用。

雖然說成熟的建筑企業(yè)都有自己相應(yīng)的應(yīng)急措施，但是因?yàn)楣?yīng)商供貨問題引起的施工計(jì)劃改變、還是會(huì)給在時(shí)間上本來就很有壓力的工程造成不小的麻煩，而不斷完善管理方法可能是解決這些問題的最好辦法。

在中建一局建設(shè)發(fā)展公司國家游泳中心的項(xiàng)目中，當(dāng)由商務(wù)部+技術(shù)部+甲方+監(jiān)理組成的供應(yīng)商選擇小組確定了供應(yīng)商名單后，過程管理隨即開始。包括分別負(fù)責(zé)土建材料和基建材料兩個(gè)部分的物資部在這時(shí)正式登場、它的使命就是通過一系列嚴(yán)格的程序和明確的責(zé)任人監(jiān)控供應(yīng)商的整個(gè)供貨過程。
作為物資部的一員，負(fù)責(zé)土建材料的蔣運(yùn)杰每天的工作都是在履行一套嚴(yán)格的程序。在這里，每一批要進(jìn)場的建材，都要經(jīng)過取樣、封樣、化驗(yàn)、核對與采購合同中的要求是否一致、查證材料配備的合格證和相關(guān)手續(xù)的環(huán)節(jié)，才能開始報(bào)驗(yàn)工作，所有的資料和檢測結(jié)果都會(huì)交到技術(shù)部和監(jiān)理手中，只有在技術(shù)部和監(jiān)理檢查完建材的資料和質(zhì)量、簽署相應(yīng)文件后，材料才能進(jìn)入施工現(xiàn)場。這一系列工作，對所有供應(yīng)商提供的建材來說都是必經(jīng)的程序，但是進(jìn)場前的檢驗(yàn)只是物資部所有控制手段中的一個(gè)環(huán)節(jié)。

在施工過程中，建材至少還要接受三個(gè)方面的突擊檢查：領(lǐng)取材料的工長負(fù)責(zé)檢查建材的使用情況，監(jiān)督分包商使用材料的過程中是否規(guī)范操作、有無浪費(fèi)現(xiàn)象進(jìn)行監(jiān)督，項(xiàng)目上的安全人員則會(huì)對每一批進(jìn)場建材進(jìn)行安全檢查，跟蹤相應(yīng)的安全標(biāo)語發(fā)放、防火設(shè)備的配置情況，在施工過程中，監(jiān)理會(huì)對比樣品，不定時(shí)的檢查所用材料的質(zhì)量。

雖然在招標(biāo)、選擇供應(yīng)商、與供應(yīng)商的溝通過程中項(xiàng)目管理人員都會(huì)按照程序向供應(yīng)商闡述供貨時(shí)間和供貨質(zhì)量的重要性，但是通過驗(yàn)收檢查，還是會(huì)發(fā)現(xiàn)建材質(zhì)量不符合要求的情況?！俺霈F(xiàn)建材質(zhì)量與樣品不符的情況，我們的處理辦法一共有三步，首先，當(dāng)場退貨，其次，責(zé)令該供應(yīng)商在限期內(nèi)解決問題，最后如果出現(xiàn)耽誤工期的情況，供應(yīng)商負(fù)責(zé)要賠償相應(yīng)的損失?！笔Y運(yùn)杰告訴記者。在供應(yīng)商的產(chǎn)品出現(xiàn)問題或者不能及時(shí)供貨的時(shí)候，物資部的工作人員會(huì)按照程序和工程部進(jìn)行溝通，及時(shí)改變施工計(jì)劃，將損失盡可能降到最低?！安贿^，這種缺乏誠信的供應(yīng)商，以后不會(huì)再成為我們合作的對象?！?BR>
在國家游泳中心的施工過程中，某品牌水泥出現(xiàn)了每袋實(shí)際重量與包裝袋所標(biāo)注的重量不符的情況，蔣運(yùn)杰發(fā)現(xiàn)了這個(gè)現(xiàn)象后迅速與供貨商聯(lián)系，供貨商來到現(xiàn)場檢查后發(fā)現(xiàn)情況屬實(shí)，隨即按照供貨量補(bǔ)償了缺少的水泥。“整個(gè)過程是環(huán)環(huán)相扣的，”蔣運(yùn)杰認(rèn)為，“只有嚴(yán)格遵照程序才能達(dá)到控制供貨過程的效果，這就是管理的力量。”

對于中建一局建設(shè)發(fā)展公司來說，對供應(yīng)商的供貨過程管理，決不只是一個(gè)簡單的通知進(jìn)貨的問題，而是通過所有的參與的部門和人員履行自己的責(zé)任，組成一個(gè)嚴(yán)密的過程控制網(wǎng)絡(luò)，依靠對程序的尊重保證建材的質(zhì)量和數(shù)量滿足施工的要求。從八十年代開始，蔣運(yùn)杰所在的物資部就將自己供應(yīng)商管理、特別是過程管理中遇到的問題以及有效的解決方法進(jìn)行積累、總結(jié)，二十多年后的今天，這些從一線經(jīng)驗(yàn)中提煉出來的整套管理方法，已經(jīng)變成了一本厚厚的《物資管理手冊》。

看不到盡頭的三角債

跟乙方的付不清的工程款類似，供應(yīng)商們總也追不完的材料款似乎也已經(jīng)成了這個(gè)行業(yè)的通例。很多時(shí)候賣主在送出貨物的同時(shí)就非常清楚材料款項(xiàng)的落實(shí)遙遙無期，但還是不能不賣—在競爭激烈、資金緊張的供應(yīng)鏈環(huán)節(jié)里，不接受欠款幾乎意味著無法拿到訂單，這意味著死路一條，而拖著欠款至少還有繼續(xù)周旋的余地。

曾為神州5號提供過涂料的北京紅獅涂料有限公司曾經(jīng)想要挑戰(zhàn)這個(gè)潛規(guī)則的權(quán)威。這個(gè)國營大廠給自己的客戶定下的規(guī)矩是，要想購買紅獅油漆，必須在提貨前支付現(xiàn)金或支票，而支票必須在驗(yàn)過能夠即取。當(dāng)時(shí)全國的油漆廠商屈指可數(shù)，最高年生產(chǎn)量5萬噸的紅獅油漆在這個(gè)強(qiáng)勢的規(guī)矩下依然保持當(dāng)時(shí)北京市場的搶手貨地位。但隨著越來越多的廠家涌入油漆市場，為了爭取訂單紛紛降低姿態(tài)接受買方欠款。如今，固執(zhí)的紅獅油漆漸近沒落，成為供應(yīng)商們難以想象的神話。

曾經(jīng)購買過紅獅油漆的項(xiàng)目經(jīng)理李克讓至今仍對它的產(chǎn)品贊不絕口，質(zhì)量好、性能穩(wěn)定、不會(huì)給施工帶來任何瑕疵。但是被問及其選擇供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，他還是坦言：除了對比價(jià)格和質(zhì)量外，能否接受融資（延期支付）也是他必須考慮問題之一。

難以及時(shí)支付材料款的原因要上溯到甲方?！斑@里平均每個(gè)人都欠著供應(yīng)商一千萬的貨款?！痹谥薪ㄒ痪治骞疚镔Y部的辦公室里，負(fù)責(zé)木材采購的李書杰指著幾個(gè)采購員說，但他隨即反問記者，“已經(jīng)完工十多年的工程，甲方到現(xiàn)在還沒有給我們結(jié)清尾款，我們能拿什么錢給供應(yīng)商呢？”