安徽建筑工程檔案管理軟件

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 　　建筑工程檔案是指項目建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括項目準備階段的文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件。所有與工程建設主要活動有關的、記錄工程建設主要過程和現(xiàn)狀的文件以及具有保存價值的各種載體均應收集歸檔。煙草檔案管理要求“一卷一冊”，即以事件和問題為主線管理材料。相同的內(nèi)容可以合并到一個卷中，也可以形成多個文件。

　　一、工程檔案管理存在的問題

　　1、不重視施工材料的管理。我國逐步實施了一系列管理制度和質量管理法規(guī)，其目的是為了對建筑企業(yè)的信息化管理起到有力的推動作用，同時也在一定程度上促進了我國建筑業(yè)的更大發(fā)展。然而，從實踐的角度來看，檔案管理人員在實際工作過程中并沒有重視建設項目檔案的管理。部分企業(yè)在施工過程中沒有重視相應的監(jiān)理工作，沒有對施工環(huán)節(jié)和施工質量進行嚴格控制。

　　2、檔案管理流程缺乏標準化。在很多情況下，當檔案管理的信息完整時，由于沒有規(guī)范嚴格的管理流程，很難完整準確地記錄信息。在施工竣工文件編目過程中，沒有嚴格的操作要求，工作人員專業(yè)素質差，沒有按照標準要求分類成冊，導致編制的目錄不準確或缺失，部分項目原始圖紙缺失，無法在后續(xù)查詢中獲取。

　　3、檔案管理手段不夠先進，當今社會已經(jīng)進入信息技術時代，信息技術在各個行業(yè)和領域的應用越來越廣泛。建筑企業(yè)工程檔案管理的信息化建設步伐相對滯后。檔案館數(shù)字化檔案較少，檔案管理系統(tǒng)的先進性和協(xié)調(diào)性不強。這種情況不僅影響了工程檔案的完整性，也影響了檔案的查閱和利用，使得工程檔案的管理和利用效率低下。

　　二、建設項目檔案管理的有效策略

　　1、提高工程檔案管理意識

　　加強數(shù)據(jù)管理人員頭腦中的意識是非常重要的，這可以進一步提高工程數(shù)據(jù)。正因為如此，施工企業(yè)要制定科學、合理、有效的管理知識和制度，同時需要通過各種宣傳方式強化人們的工作思想和員工行為習慣的觀念，讓他們清晰深刻地認識到工程檔案管理的重要性。施工工作人員需要對相關檔案進行有效的保護，使其在后期和施工過程的各個階段發(fā)揮應有的作用，為后續(xù)的相關工作提供有力的事實依據(jù)。

　　2、加強建筑檔案管理隊伍建設

　　在城市的現(xiàn)代化建設中，具有較高綜合素質和專業(yè)能力的人是不可或缺的。為了實現(xiàn)高標準的建設檔案管理，必須加強建設檔案管理隊伍的建設。對內(nèi)要征集有專業(yè)檔案管理的人員，要求持證上崗，具備檔案管理資質。并加大對在職人員的培訓力度，要求他們定期學習檔案管理的理論知識和管理技能，提高他們的專業(yè)水平和熟練程度。將對建筑檔案管理進行集中業(yè)務培訓。

　　3、建設項目檔案管理的信息化管理

　　隨著時代的不斷發(fā)展進步，人們迎來了信息時代，信息技術對人們的日常生活和學習產(chǎn)生了巨大的影響。過去較為傳統(tǒng)的建設工程檔案管理在當今時代已經(jīng)很難適應時代的發(fā)展需要。因此，在進行建設工程檔案管理的過程中，必須與時俱進，實現(xiàn)檔案管理信息化，保證網(wǎng)絡信息技術與檔案管理的科學融合，這對建筑業(yè)的發(fā)展具有更積極的實用價值。

　　三、泛普軟件-檔案管理軟件的好處

　　1、提高工作效率

　　檔案管理軟件的發(fā)明，逐步替代了傳統(tǒng)單一的檔案歸檔模式，不用像以前過多編輯檔案的條目及內(nèi)容，完全可以在系統(tǒng)軟件的提示下一步一步進行建檔、歸檔等工作。節(jié)省了時間和資源;如發(fā)現(xiàn)漏輸?shù)臋n案信息，可直接插入補充，簡單易行，省去了對其他辦公軟件因不熟悉而造成的失誤，使用者也可以隨時隨地查閱檔案數(shù)據(jù)，直接進行關鍵字等方式搜索，一搜即可，不再需要查找翻閱等，極大地提高了工作效率。

　　2、更好的協(xié)作

　　借助檔案管理軟件，信息共享和協(xié)作將變得更加容易?？梢詮亩鄠€位置訪問從不同來源捕獲的文檔。電子成像使通過電子郵件或在網(wǎng)絡上共享文檔成為可能。檔案管理軟件提供了對業(yè)務流程的更大可見性，并且可以實現(xiàn)更好的工作流監(jiān)視?？梢栽试S和監(jiān)視外部用戶的授權訪問。檔案管理軟件還提供了版本控制功能，該功能允許在需要時恢復同一文檔的舊版本。

　　3、工作流程更加的規(guī)范

　　通過檔案管理系統(tǒng)可以在上面制定標準的規(guī)范工作程序，每一位參與人員根據(jù)里面提及到標準去執(zhí)行。在執(zhí)行的過程中，如果有發(fā)生差錯，也能及時的找到錯誤的源頭，并且去加以改正。在一定程度上，提高了工作效率以及節(jié)省時間。

　　4、工作內(nèi)容更加明確

　　檔案管理系統(tǒng)可以在上面直接設定一個項目的完整流程，在每一個環(huán)節(jié)中都會明確工作內(nèi)容，并且進行合理的人員分配。每一位員都能在軟件中看到自己的工作內(nèi)容以及實施的流程，將任務直接責任到人。

　　綜上所述，建設項目的檔案管理直接影響到項目的建設和企業(yè)的效益。施工企業(yè)應重視和加強工程檔案管理，結合實際情況采取有效策略，進一步提高施工檔案管理的實際效果，使其更好地實現(xiàn)價值。