項目管理過程中如何正確地進行范圍管理

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項目管理過程不從確定項目開始，也不隨著項目計劃完成而告終。你必須要在項目管理過程中使用范圍變化管理，如果你不善用此一技巧，那麻煩將是不可避免的。確定并計劃項目僅僅是成功的項目管理過程的第一步。在制定出計劃之后，你還必須要將計劃付諸實施。你必須要保證計劃任務(wù)在規(guī)定的時間內(nèi)完成，而且不能超出原有的預(yù)算。一旦項目開始進行，客戶可能會向你提出更多的或是與原計劃不同的要求。在這個時候范圍變化管理就可以派上用場了。如果你不善用此一技巧，項目小組就只能嘗試著在項目時間和預(yù)算不變的情況下去完成比原計劃多得多并且要耗費更多成本的任務(wù)。換句話來說，就是麻煩將是不可避免的。 

　　范圍管理從范圍界定開始

　　對項目范圍進行界定恐怕是確定項目的過程當(dāng)中最為重要的組成部分。事實上，如果你并不能確定項目的目標(biāo)任務(wù)，也不能確定項目的范圍，項目就根本不可能成功。范圍管理是項目管理過程當(dāng)中最為關(guān)鍵的組成部分之一。但是，如果不能對項目的范圍作出成功的界定，想要實施范圍管理也幾乎是不可能的。 

　　界定范圍的目的是清楚描述項目的邏輯范圍并在此問題上同有關(guān)各方達成一致。對項目范圍的陳述可以讓大家清楚的了解哪些工作是項目范圍之內(nèi)的事情，而哪些工作不屬于該項目范疇。對項目范圍的界定越明確，對項目就越有利。下面這些信息應(yīng)該能起到一些幫助作用。

　　范圍內(nèi)和范圍外的任務(wù)類型（業(yè)務(wù)需求、現(xiàn)狀評估）

　　范圍內(nèi)和范圍外的生命周期流程（分析、設(shè)計、測試）

　　范圍內(nèi)和范圍外的數(shù)據(jù)類型（財務(wù)、銷售、員工）

　　范圍內(nèi)和范圍外的數(shù)據(jù)來源或數(shù)據(jù)庫（賬單、公司總帳，薪水明細）

　　范圍內(nèi)和范圍外的部門（人力資源、制造商、供貨商）

　　范圍內(nèi)和范圍外的主要功能（決策支持、數(shù)據(jù)輸入、管理報告）

　　制定可行的范圍變化流程

　　項目經(jīng)理和項目小組的成員都必須意識到，項目范圍的變化本身并沒有錯。也就是說，在項目的進行過程中改變項目范圍并不是一件壞事。事實上，在很多情況下，這還是一件好事。首先，客戶通常都不能在項目開始之前明確所有的需求。其次，即使他們能夠做到這一點，整個的商業(yè)環(huán)境也是在不斷變化的，所以項目需求也可能會隨之而發(fā)生變化。

　　如果你不能夠適應(yīng)變化，項目的最終價值可能會受到影響，或者可能會使項目失去價值。因此，你需要具備在項目進行的過程當(dāng)中根據(jù)需要作出改變的能力。如果項目經(jīng)理不能夠在項目進行過程當(dāng)中積極的對變化進行管理，問題可能就會隨之而來。任何項目都應(yīng)該有一個有效的變化管理流程。這個流程應(yīng)該包括對變化的識別判斷，對變化的商業(yè)價值的判斷，對變化會給項目帶來的沖擊和影響的判斷，將相應(yīng)的信息提交項目投資人進行評估。項目投資人來最終決定是否將變化引入到項目當(dāng)中。如果變化被引入項目，項目投資人還應(yīng)該考慮變化對項目的影響程度，并且為之配備相應(yīng)的額外資源，如延長時間和追加資金預(yù)算等。

　　范圍變化管理常見問題

　　在范圍變化管理的過程當(dāng)中，項目小組可能會遇到很多常見的問題。

　　項目范圍蔓延：很多項目經(jīng)理都能夠意識到大的范圍變化，但是對小的范圍變化就不那么細心了。因此在實際工作當(dāng)中就往往有這樣一種趨勢，很多項目經(jīng)理沒有經(jīng)過太多的思考就把新的工作增加到了項目當(dāng)中。我們所說的項目蔓延就是指一個項目接受了很多小的變化的情況。當(dāng)這些小的變化都聚合到一起的時候，項目小組才意識到他們承擔(dān)了太多的超額任務(wù)，已經(jīng)無法按照原有的時間和預(yù)算框架來完成項目了。

　　得不到投資人的批準(zhǔn)：很多時候，項目經(jīng)理會面對來自終端用戶、股東或是客戶經(jīng)理的一系列變化要求。由于這些人都屬于客戶范圍，所以他們的要求通常都被認為是應(yīng)當(dāng)被接受的。實際上這是一種錯誤認識。終端用戶通常只能提出范圍變化的要求，但卻沒有批準(zhǔn)的權(quán)力。即使是客戶經(jīng)理也沒有批準(zhǔn)的權(quán)力。真正擁有這種權(quán)力的只有一個人，那就是這個項目的投資人（除非該資助人已經(jīng)授權(quán)給了他人）。很多項目會遇到麻煩，就是因為大家都以為項目范圍的變化能夠得到批準(zhǔn)，而事實上真正擁有決定權(quán)的投資人并不同意這樣做。

　　項目小組負的責(zé)任：項目小組的成員有很多的機會同客戶進行互動交流，他們所接到的范圍變化要求也就最多。因此，整個項目小組都必須理解范圍變化管理的重要性。所有小組成員都必須及時發(fā)現(xiàn)項目范圍的變化并將其報告給項目經(jīng)理。如果他們把所有的額外工作都自己承擔(dān)，就很可能造成無法按時完成任務(wù)的結(jié)果，從而危害到整個項目。

　　現(xiàn)在開始永遠不晚

　　如果你發(fā)現(xiàn)自己負責(zé)的項目正在日益偏離原有的時間和預(yù)算框架，那么趕緊找找原因。在很多情況下，你會發(fā)現(xiàn)問題僅僅在于你的項目小組承擔(dān)了比原計劃要多的任務(wù)。界定范圍變化管理過程的最佳時機就是在項目開始之前（作為項目管理流程的一個組成部分）。但是，如果沒有一個好的項目管理流程，也沒有關(guān)系，現(xiàn)在開始永遠都不會晚。

　　其實，在發(fā)現(xiàn)了問題之后再補救也有好的一面。因為問題已經(jīng)出現(xiàn)了，項目小組和客戶就已經(jīng)明白了沒有對范圍進行控制會對項目產(chǎn)生的不利影響。那么他們就能夠更好的理解范圍變化管理的目的和意義，能夠在今后的項目進行當(dāng)中給予更多更好的配合。