外貿(mào)管理軟件如何正確使用?

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        外貿(mào)管理軟件是外貿(mào)企業(yè)不可缺少的重要工具，因?yàn)橥赓Q(mào)的業(yè)務(wù)需求和內(nèi)貿(mào)不同，需要特定的軟件才能完成，這些軟件的功能比較多，那么外貿(mào)管理軟件有哪些基本的功能呢?

　　一、泛普軟件—外貿(mào)管理軟件的功能

　　1、客戶管理

　　對客戶資料進(jìn)行精細(xì)化的服務(wù)和跟蹤，信息一條線，全程一目了然。

　　2、郵件管理

　　基于數(shù)據(jù)庫的客戶端郵件系統(tǒng)技術(shù)，從根本上克服了企業(yè)海量郵件無法集中統(tǒng)一管理的弊端，從而使企業(yè)管理層能方便地查閱每一個業(yè)務(wù)員或每一個客戶的每天往來郵件，并進(jìn)行有效監(jiān)督。

　　3、傳真管理

　　擯棄傳統(tǒng)傳真機(jī)收發(fā)功能，直接通過系統(tǒng)收發(fā);節(jié)省紙張墨粉等辦公成本。

　　4、快件管理

　　系統(tǒng)自帶30多家快件公司快件單模板，自動調(diào)取客戶基礎(chǔ)檔案填寫信息，不用手工填寫快件單，即可直接打印，整潔方便效率高。

　　二、企業(yè)如何正確使用外貿(mào)管理軟件呢?

　　—在使用外貿(mào)管理軟件的時候，需要對業(yè)務(wù)流程和管理方法等進(jìn)行重組。因?yàn)橥赓Q(mào)企業(yè)在管理過程中，會出現(xiàn)很多不太合理的環(huán)節(jié)，我們在使用軟件之前，就需要把這些不合理的環(huán)節(jié)去除掉，這樣才能讓企業(yè)和管理軟件進(jìn)行有效的結(jié)合，從而讓軟件發(fā)揮它的優(yōu)勢。

　　—在使用該管理軟件之前，建議對員工做下培訓(xùn)。要讓員工了解該軟件主要是做什么的，它的業(yè)務(wù)流程是如何進(jìn)行的，如果想讓該管理軟件得到全 面的實(shí)施，不僅需要技術(shù)層面的支持，也需要全體員工的樂于參與和支持。

　　三、如何選擇外貿(mào)管理軟件?

　　1、考慮開發(fā)商的持續(xù)服務(wù)和升級能力

　　管理軟件不同于殺毒軟件之類的工具軟件，管理軟件已成為越來越重要的企業(yè)工作平臺，軟件開發(fā)商能否持續(xù)提供良好的維護(hù)和升級，是購買管理軟件時首先要考慮的問題。

　　2、了解該軟件的實(shí)際使用情況

　　軟件公司一般會公布部分客戶名單，如果一款軟件有較多業(yè)內(nèi)領(lǐng)先的企業(yè)正常使用5年以上，則該軟件一般不會太差;如果只有少數(shù)客戶在使用，并且使用時間都較短，則要謹(jǐn)慎，一款成熟的管理軟件，需要經(jīng)過最少3年以上的眾多用戶的實(shí)際使用考驗(yàn)并不斷優(yōu)化和升級，才可能有良好的使用效果。

　　3、選擇有行業(yè)針對性的外貿(mào)軟件

　　不同的行業(yè)，對數(shù)據(jù)管理的要求差別很大，如經(jīng)營化工、機(jī)械的，跟經(jīng)營裝飾品、禮品的，對產(chǎn)品數(shù)據(jù)的管理要求，就截然不同，裝飾品、禮品類的公司，對產(chǎn)品圖片、包裝，成本管理等就要很詳細(xì)的要求;外貿(mào)管理軟件的細(xì)分也日趨成熟了，購買時可按行業(yè)細(xì)分來。

　　隨著互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，越來越多的企業(yè)都開始使用能夠?yàn)樗麄兲峁└鞣N便利的辦公軟件，對于外貿(mào)行業(yè)來說也是一樣的，他們對于外貿(mào)管理軟件的依賴也是越來越高。