文檔管理

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 　　項(xiàng)目文檔管理是指在施工項(xiàng)目過(guò)程中收集和管理文檔的工具。通常，文檔管理在項(xiàng)目開發(fā)中不太受重視，發(fā)現(xiàn)其重要性往往為時(shí)已晚。這樣一來(lái)，整個(gè)項(xiàng)目可能會(huì)在管理上變得混亂，出現(xiàn)問(wèn)題后也沒(méi)有證據(jù)可查。文檔管理對(duì)項(xiàng)目的順利進(jìn)行起著至關(guān)重要的作用，其關(guān)鍵不容忽視。

　　一、消防工程企業(yè)在文檔管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

　　項(xiàng)目文檔繁多，存檔和查閱不方便。消防工程屬于項(xiàng)目型銷售，一般成交額都比較高，跟進(jìn)時(shí)間長(zhǎng)，一個(gè)項(xiàng)目的簽訂往往涉及到很多材料，例如合同、備案書、資質(zhì)審核、招投標(biāo)資料等等，以前這些資料都是紙質(zhì)存檔，查閱起來(lái)不太方便，因此可能就會(huì)出現(xiàn)這些問(wèn)題：

　　1、不同項(xiàng)目基礎(chǔ)信息不一致，公司無(wú)法匯總項(xiàng)目整體的材料、成本等基本情況。

　　2、項(xiàng)目分散，資料繁雜，項(xiàng)目經(jīng)理需要資料(變更單，審批單，驗(yàn)收資料，過(guò)程資料)時(shí)找不到。

　　3、資質(zhì)證書、各類合同等重要資料以文檔或存檔方式留存，導(dǎo)致項(xiàng)目結(jié)束后文件查找困難。

　　4、企業(yè)各部門、各項(xiàng)目的基礎(chǔ)信息流通性極差，導(dǎo)致各個(gè)部門之間信息無(wú)法統(tǒng)一、加大溝通成本。

　　5、項(xiàng)目資料管理混亂，導(dǎo)致劃責(zé)、結(jié)算等沒(méi)有依據(jù)。

　　通過(guò)泛普軟件的“文檔管理”可對(duì)施工過(guò)程中的相關(guān)資料進(jìn)行存儲(chǔ)，合同、報(bào)價(jià)、財(cái)務(wù)等重要文件只能看不能拷走，再也不用擔(dān)心泄密，文檔可以按照多種組織形式自定義目錄快速索引定位，再也不用擔(dān)心找不到文件了。

　　二、泛普軟件消防企業(yè)管理系統(tǒng)在文檔管理中的作用

　　泛普軟件可保存工地上一切發(fā)生的施工資料、簽證變更、會(huì)議紀(jì)要、情況說(shuō)明、月進(jìn)度報(bào)表、進(jìn)度計(jì)劃、開竣工資料等，對(duì)這些文件進(jìn)行及時(shí)、準(zhǔn)確、有效的存儲(chǔ)，還支持企業(yè)內(nèi)部互相貢獻(xiàn)，方便后期進(jìn)行查找。

　　1、多個(gè)項(xiàng)目的情況下，企業(yè)需要管理的內(nèi)容非常之多，紙質(zhì)文件在統(tǒng)計(jì)和分析數(shù)據(jù)上顯得力不從心。泛普軟件可自動(dòng)統(tǒng)計(jì)和計(jì)算表單中的信息，不需要進(jìn)行人工統(tǒng)計(jì)的繁瑣操作。如想要知道項(xiàng)目的成本信息，通過(guò)成本管理中的“項(xiàng)目總成本統(tǒng)計(jì)表”即可查看所需項(xiàng)目的成本信息。

　　2、資料模塊中可上傳項(xiàng)目相關(guān)的所有資料文件，“我的資料”中上傳在資料只有本人才可查看，“資料中心”中上傳的資料在企業(yè)內(nèi)部共享。工作人員可根據(jù)文件的類型上傳到對(duì)應(yīng)的模塊中。

　　3、合同等重要資料需要進(jìn)行完善的保存，泛普軟件中的“項(xiàng)目管理”模塊中的“材料、勞務(wù)、分包、租賃”功能都有對(duì)應(yīng)的合同管理功能，根據(jù)合同的類型錄入到對(duì)應(yīng)的板塊中。后期想要查看合同，在同一級(jí)菜單中的“合同列表”功能進(jìn)行查閱。

　　4、信息的流通對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)是事關(guān)重要的，通過(guò)對(duì)信息的共享來(lái)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部的數(shù)據(jù)互通。例如項(xiàng)目部某個(gè)成員在系統(tǒng)中錄入信息后，本部門和區(qū)域部門的員工均可在系統(tǒng)中查看到相關(guān)信息。大大提高了溝通的效率，讓信息傳遞更加高效和及時(shí)。

　　5、消防工程在施工過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生非常多的文件，紙質(zhì)文件不易儲(chǔ)存，在后期查閱過(guò)程中也較為繁瑣。通過(guò)泛普軟件的“資料”模塊可存儲(chǔ)所需的重要文件，包括圖紙、變更文件、施工資料等文件均可儲(chǔ)存在文檔當(dāng)中。需要進(jìn)行查閱的時(shí)候通過(guò)搜索文件名稱即可快速查找。