工程項目檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

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　　隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展和社會的進步，尤其是計算機大范圍的普及，各種電子 數(shù)據(jù)文檔大量產(chǎn)生。在這種形勢下，傳統(tǒng)的僅需管理紙質(zhì)文件的檔案管理模式已成為過去，將紙質(zhì)文件與電子數(shù)據(jù)文件相結(jié)合的管理方式已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢。如何利用現(xiàn)代的電子信息技術(shù)，最大程度地實現(xiàn)檔案信息資源的社會使 用價值，滿足檔案使用者多層次的信息利用需求，是當(dāng)代的檔案管理者需要思考的問題。工程檔案管理系統(tǒng)正是適應(yīng)社會發(fā)展的必然產(chǎn)物。

　　一、 緒 論

　　1、建設(shè)工程項目電子檔案收集是否完整,內(nèi)容是否準確,直接影響到工程竣工運 營后的維修、維護、改擴建。在成都地鐵建設(shè)過程中，設(shè)計、勘察、測量、監(jiān)測、 施工、監(jiān)理是成都軌道交通工程建設(shè)項目電子檔案編制的主體單位，整理形成文 字、圖紙、圖表、聲像成果等各種有保存價值的文件材料，以電子光盤為載體存 儲。各編制主體收集的電子文件伴隨著工程進展情況進行，符合建設(shè)活動的規(guī)律， 根據(jù)建設(shè)工作程序及時收集相關(guān)電子文件，整理備份，在項目管理過程中做到集中統(tǒng)一管理，保證地鐵工程電子檔案的完整與安全。

　　2、 對電子檔案進行系統(tǒng)科學(xué)的編目，才能使收集到的電子檔案處于有序狀態(tài)， 便于保管和使用。從地鐵的規(guī)劃，到建設(shè)、投入運營使用，大量的相關(guān)檔案信息 順次產(chǎn)生，因此按照檔案的形成階段和規(guī)律對這些電子檔案進行分類編目會更便 于檔案的管理。建設(shè)工程檔案按照地鐵工程階段順序分為：項目申報類、征地拆 遷類、招投標類、合同協(xié)議類、勘察測量類、初步設(shè)計類、施工圖設(shè)計類、竣工 驗收類、其他類。建設(shè)公司檔案室主要負責(zé)對施工圖設(shè)計之后的電子文件進行接 收和編目，并設(shè)置專人對電子文件進行存檔保管，對于建設(shè)項目電子檔案的分類、 編號，必須保證科學(xué)化、標準化

　　3、 盡可能最大限度地發(fā)揮檔案信息的價值，是所有檔案管理工作的終極目標。 檔案的管理是否科學(xué)有序，能否及時、準確、系統(tǒng)地滿足利用要求，是衡量檔案 工作成績大小的主要標準

　　4、地鐵建設(shè)項目電子光盤在整理編目以后，按照《成都 軌道公司檔案管理辦法》的要求定期向軌道公司文書檔案室移交。目前，建設(shè)公 司檔案室對電子檔案開發(fā)利用服務(wù)的基本方式包括三個方面：

　　(1)傳統(tǒng)形式的查詢。即按照利用人員出現(xiàn)的需求，查詢電子檔案，立刻提 供借閱利用服務(wù)。

　　(2)開發(fā)、挖掘建設(shè)工程項目電子檔案信息資源。在傳統(tǒng)借閱形式的基礎(chǔ)上， 挖掘潛在利用需求，從海量檔案資料中提取信息，按照專業(yè)類別匯編目錄信息，分類整理電子檔案，保證快捷的提供利用。

　　(3)公布建設(shè)公司檔案室所藏建設(shè)項目電子檔案。每周定期發(fā)布《最新圖紙 資料技術(shù)文件目錄》，公司內(nèi)部人員可以通過目錄先查詢庫藏需求，再到檔案 室辦理借閱，縮短借閱時間。

　　二、 國內(nèi)外研究現(xiàn)狀

　　1. 國外研究現(xiàn)狀 日本、德國、法國、新加坡以及中國香港等國家和地區(qū)，通過使用項目檔案管理系統(tǒng)在地鐵工程項目檔 案的管理的起步都比較早，香港的法規(guī)和制度比較完善、相關(guān)的信息化管理系統(tǒng) 也比較成熟，這其中尤以日本為甚。日本的《鐵道事業(yè)法》就明確規(guī)定了政府對 地鐵交通項目建設(shè)檔案管理的授權(quán)與監(jiān)管要求,規(guī)范地鐵交通建設(shè)程序與政府行政 許可事項,界定政府與地鐵公司的權(quán)責(zé)分工,使地鐵公司能在規(guī)則約束下規(guī)范管理 地鐵建設(shè)項目檔案,完善檔案共享服務(wù),挖掘檔案管理的服務(wù)效能。

　　2. 國內(nèi)研究現(xiàn)狀 在我國的“十一五”規(guī)劃中，對于國家檔案事業(yè)的發(fā)展前景和目標有著明確 的規(guī)定。通過創(chuàng)新服務(wù)機制，加速建設(shè)多層次的檔案信息共享平臺，以此來促進 檔案信息資源更高層次的公開、共享和利用。檔案的電子信息管理軟件和共享平 臺的建設(shè)已經(jīng)成為現(xiàn)代檔案管理信息化建設(shè)的主要任務(wù)之一。 我國自 1965 年北京地鐵一期工程建設(shè)以來,截至目前有北京、上海、天津、廣 州、長春、大連、重慶、武漢、深圳、南京等十多個城市都建立或者正在籌建地 鐵建設(shè)項目檔案管理系統(tǒng)。但是由于發(fā)展比較快，時間較短等諸多因素國內(nèi)的地 鐵工程檔案管理系統(tǒng)還存在以下一些問題：

　　(1)電子文件歸檔不規(guī)范 各參建單位和地鐵公司檔案管理部門所使用的計算機軟、硬件系統(tǒng)不同，造 成了提交的電子文件格式多種多樣，由此帶來的文檔兼容性能差、共享性能低等 問題都不利于電子檔案信息的手機和開發(fā)利用

　　(2)用于存儲工程建設(shè)檔案的設(shè)備陳舊單一 要想更加方便快捷地使用電子檔案信息，優(yōu)質(zhì)高性能的硬件設(shè)備是基礎(chǔ)。目 前，地鐵公司項目電子檔案的存儲載體有兩種，一種是電子光盤，光盤存儲的電子文件應(yīng)每 4 年轉(zhuǎn)存一 次，且保存環(huán)境有嚴格的溫濕度要求，而地鐵公司檔案室收集的以光盤為載體的 電子文件不僅不齊全，而且也沒有相應(yīng)的保管環(huán)境。另外一種是移動硬盤，500 個 GB 的移動硬盤已經(jīng)收集了 200 個 GB 的電子文件，涵蓋了從地鐵 1 號線開工以來 工程建設(shè)各個階段的電子文件。檔案管理必須要把帶有歸檔標識的電子文件備份到至少三套耐久性優(yōu)良的存儲載體中，三套存儲 載體中的信息分別用于封存保管、查閱使用和異地保存目前地鐵公司檔案室電 子文件保存的硬件條件也是占時沒有達到的。檔案作為企業(yè)的寶貴資源，檔案資 料的安全性也顯得至關(guān)重要。

　　(3)開發(fā)利用檔案信息資源為地鐵建設(shè)服務(wù)的工作力度還不夠 目前對地鐵建設(shè)項目電子檔案的開發(fā)利用，還僅僅處于簡單的加工和存儲檔 案信息階段，編研成果還屬于參考資料型的，無法形成專題著述型的。加強對建 設(shè)工程項目電子檔案信息的再加工、再創(chuàng)造工作，形成參考資料或?qū)ｎ}著述，在 滿足地鐵公司內(nèi)部利用需求的基礎(chǔ)上，還可以滿足其他相關(guān)公司的使用需求，形 成具有實用價值的成果。

　　(4)檔案信息化建設(shè)落后 檔案信息化建設(shè)一方面要求檔案工作要積極運用以計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為 代表的信息技術(shù)，提高檔案信息化管理水平，另一方面要努力做好不斷產(chǎn)生的新 檔案的科學(xué)的、有序的信息化建設(shè)及管理工作，使得檔案管理工作保持可持續(xù)性 發(fā)展 。地鐵公司現(xiàn)有檔案管理信息系統(tǒng)一套，采用 B/S 架構(gòu)，但未做二期開發(fā)， 無法實現(xiàn)地鐵公司與分公司之間的電子文件歸檔服務(wù)、地鐵公司與參建單位電子 文件的接口管理，未開通網(wǎng)絡(luò)查詢，無論是在系統(tǒng)中還是通過瀏覽器，目前都無 法對用戶的訪問權(quán)限做完善的控制

　　(5)工程建設(shè)項目電子檔案從業(yè)人員管理水平還有待提高 信息時代的到來，電子計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛利用，迫使檔案工作面臨重 大改變，對檔案從業(yè)人員的要求也由單一專業(yè)性人才向既懂檔案專業(yè)知識，也懂 計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的復(fù)合型人才轉(zhuǎn)變。如何更加快捷高效地收集、整理、管 理電子檔案、以及如何更快的提供借閱利用，考驗著管理人員的水平。