綜合檔案管理系統(tǒng)包含基建項(xiàng)目

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　　隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各單位為了提高檔案管理的工作效率，延長(zhǎng)檔案、文獻(xiàn)的儲(chǔ)存信息，使檔案管理工作數(shù)字化、系統(tǒng)化，在工作中應(yīng)用了信息化管理模式。但是由于部分單位信息技術(shù)掌握程度不高，對(duì)于信息化檔案管理的概念了解不夠深入，導(dǎo)致在開(kāi)展信息化檔案管理工作的過(guò)程中存在一定的問(wèn)題。就針對(duì)信息化檔案管理工作中存在的問(wèn)題提出改善策略。

　　一、基建項(xiàng)目綜合檔案管理存在的問(wèn)題

　　1、檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，在人們習(xí)慣意義的認(rèn)識(shí)中，檔案管理是專職人員從事的工作，在一般的單位里，檔案工作就是整理上級(jí)和本單位下發(fā)的文件，然后按照順序裝在盒子里保存，從普通干部到領(lǐng)導(dǎo)層次，大多數(shù)人都認(rèn)同這個(gè)做法，檔案管理工作崗位一般也由一些比較閑的人來(lái)負(fù)責(zé)。

　　2、檔案人員配備不足，人是這個(gè)社會(huì)最重要的資源，檔案管理工作只有配備專業(yè)化的管理人員才能勝任當(dāng)前的工作，一些檔案軟件如：量子偉業(yè)、中信信息、東方飛揚(yáng)等軟件才能運(yùn)用得起來(lái)，才能發(fā)揮出效率。但實(shí)際情況是大多單位的檔案管理人員都為后勤人員，文化程度和專業(yè)水平都較低，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的能力較弱，檔案管理只局限于整理簡(jiǎn)單的資料和傳遞文本的工作。

　　3、檔案設(shè)施設(shè)備落后，目前各部門(mén)均對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)程度有限，因此在檔案設(shè)施設(shè)備的投入少之又少，配置好些的單位有一間檔案室，給一至兩臺(tái)電腦用來(lái)存放電子資料，條件差一些單位幾乎沒(méi)有獨(dú)立的檔案室，檔案資料存在在辦公室的柜子里，長(zhǎng)期以往，檔案的遺失就非常嚴(yán)重，當(dāng)想查閱某年某月的資料時(shí)，無(wú)從尋找，使珍貴的檔案資源永遠(yuǎn)封塵在柜子角落里。

　　4、檔案基礎(chǔ)工作不夠，檔案管理更多是基礎(chǔ)工作，比較檔案的歸納，目錄的整理，都需要背后的大量的時(shí)間、精力去完善，而目前大多數(shù)單位的檔案不同程度存卷宗質(zhì)量低下，無(wú)法檢索的問(wèn)題，使很多資源很難得到多次利用，一些有價(jià)值的資源，要想引用或作用佐證，只能靠模糊翻閱，效率低下。

　　5、檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度低，檔案管理是一個(gè)體系，如果不進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的約束和管理，那么檔案資源的流失是再所難免的，從這個(gè)角度去看，必須要規(guī)范檔案管理的，這需要上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視，需要全體人員的能力配合，各單位規(guī)范檔案的標(biāo)準(zhǔn)，引入專業(yè)的檔案管理人才或加大資金投入下大力氣培養(yǎng)本單位專業(yè)化的檔案專職人員，使檔案盡早實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化。

　　二、綜合檔案管理現(xiàn)代化的對(duì)策探討

　　1、更新檔案管理觀念

　　觀念是一種根深蒂固的認(rèn)識(shí)形成，在各個(gè)行業(yè)均存在。檔案管理也一樣，只有從上到下改變對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，檔案管理水平才能得到長(zhǎng)足的提升。而這不僅僅的缺設(shè)備、缺人才，提高整體對(duì)檔案工作的重視，這樣再采取相應(yīng)的組織機(jī)構(gòu)，管理制度，行為手段，最終使檔案走向科學(xué)化、規(guī)范化。

　　2、加強(qiáng)對(duì)檔案人才的培養(yǎng)

　　檔案管理工作是項(xiàng)普通的工作，但對(duì)人才的素質(zhì)極高，首先要吸納熱愛(ài)檔案管理的優(yōu)秀人才，不怕苦、不怕累，耐得住寂寞，守得住清貧，有默默奉獻(xiàn)的精神品格。其次要有專業(yè)的技能和寬泛的知識(shí)面，檔案管理別看是項(xiàng)誰(shuí)都能做的工作，但做的好與壞差別很大，需要較高的水平來(lái)處理各類檔案業(yè)務(wù)，其中涉及的知識(shí)面也很寬，檔案收集、檔案真?zhèn)舞b定、檔案保管、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案修補(bǔ)、檔案提供利用等專業(yè)知識(shí)最后是檔案的開(kāi)發(fā)利用的能力，一名合格的檔案管理人員應(yīng)該積極開(kāi)發(fā)有利于檔案管理的應(yīng)用軟件，使檔案更方便查閱或管理，讓檔案變活，變成有價(jià)值的資源。

　　3、加強(qiáng)檔案室硬件設(shè)備的改善

　　目前的檔案室的設(shè)備急需更新，一些單位的檔案到用的都是其他辦公室淘汰下來(lái)的桌椅、電腦。上級(jí)來(lái)檢查時(shí)充數(shù)而已。要及時(shí)更新檔案硬件設(shè)施，如辦公電腦、消防設(shè)備、打印設(shè)備、掃描設(shè)備、移動(dòng)硬盤(pán)、光盤(pán)等用品，采購(gòu)或者開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，使檔案盡快實(shí)現(xiàn)規(guī)范管理。

　　4、檔案管理要采取標(biāo)準(zhǔn)化流程

　　標(biāo)準(zhǔn)化代表著質(zhì)量和效率。實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，必須要采用標(biāo)準(zhǔn)化的流程來(lái)管理。為檔案的歸檔和提檔服務(wù)，方便使用者的借閱。規(guī)范檔案的管理，各類資料分門(mén)別類存放，規(guī)范有序。當(dāng)檔案管理人員更換后，可以方便交接，在一些場(chǎng)合，也適合檔案之間的交流。

　　三、泛普軟件綜合檔案管理系統(tǒng)包含基建項(xiàng)目的好處

　　1、檔案的移交

　　檔案的來(lái)源多種多樣，不同的檔案管理機(jī)構(gòu)之間可能存在檔案的交換或轉(zhuǎn)移，同一組織內(nèi)部的多個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)之間也可能存在檔案交換或轉(zhuǎn)移，利用檔案管理系統(tǒng)，可快速準(zhǔn)確定位檔案信息并確保檔案信息的嚴(yán)謹(jǐn)性和完整性。

　　2、檔案的校正

　　檔案歸檔后，檔案信息是不允許輕易修改或變更的，但在檔案管理的實(shí)際活動(dòng)中，因種種原因，可能需要對(duì)檔案的信息進(jìn)行校正。利用檔案管理系統(tǒng)，可以高效、準(zhǔn)確的校正檔案資料，節(jié)省了時(shí)間，提高了效率。

　　3、檔案的鑒定

　　在檔案的保管利用過(guò)程中，檔案可能會(huì)發(fā)生損壞、遺失、過(guò)保存期限后調(diào)整保管期、密級(jí)調(diào)整或開(kāi)放等各種情況，檔案管理系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)對(duì)檔案保管期進(jìn)行校驗(yàn)，對(duì)接近或已過(guò)保管期限的檔案，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示相關(guān)業(yè)務(wù)人員。

　　4、檔案的保存

　　由于采用高端信息數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)作為強(qiáng)大支持，檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)可以自動(dòng)安全的保存，即使中間出現(xiàn)問(wèn)題也可通過(guò)備份數(shù)據(jù)庫(kù)還原出錯(cuò)前的檔案信息，安全而且實(shí)用。

　　5、檔案的銷毀

　　在檔案的保存和利用過(guò)程中，因種種原因，有些檔案需要銷毀。檔案的銷毀更須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的權(quán)限控制和在嚴(yán)格的審批流程下進(jìn)行。

　　隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，為檔案資料的保管與高效利用提供了科學(xué)、有效的手段和工具檔案綜合管理系統(tǒng)是集計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大量影像數(shù)據(jù)管理技術(shù)、全文檢索技術(shù)、安全控制技術(shù)于一體。建立大量的影像數(shù)據(jù)庫(kù)、電子目錄庫(kù)、全文信息庫(kù)，以檔案的目錄信息、信息、電子文件信息、全文信息為管理內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、實(shí)體管理、安全管理、安全控制、日志管理等諸多功能。