用excel做項目管理系統(tǒng)

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 　　Excel 憑借在各種結構和擴展性的優(yōu)勢(簡單易上手、靈活能適用各種需求以及適合多人協(xié)同)，基本可以滲透到項目管理中的各個環(huán)節(jié)。從超簡單的個人時間安排到巨復雜的產品開發(fā)及上市，都可以完美或者將就著滿足。

　　可以利用Excel豐富的函數(shù)、條件格式以及VBA強大的擴展能力，還能解決前項或者后項等造成的復雜dependency 問題、多人協(xié)作問題以及按照不同維度整合和分拆等等問題。

　　一、任務分解

　　如何進行WBS分解:目標→任務→工作→活動

　　WBS分解的原則 ：

　　橫向到邊即百分百原則：指WBS分解不能出現(xiàn)漏項,也不能包含不在項目范圍之內的任何產品或活動。

　　縱向到底：指WBS分解要足夠細,以滿足任務分配、檢測及控制的目的。

　　無論是使用excel，還是使用project，或者是其他工具，任務分解是第一步，學會分解任務,只有將任務分解得足夠細，你才能心里有數(shù)，才能有條不紊地工作,才能統(tǒng)籌安排時間表 。

　　二、分解后展示

　　任務分解之后，你可以使用excel來自定義你需要展示什么信息。我的建議是至少展示以下信息：

　　1.任務定義：即使線下溝通過，但是在這里的撰寫，還是要盡可能定義清楚，是“確認”還是“交付”，或者“完成”，在工作量上是不一樣的概念。

　　2. 最晚開始與截至日期：這里沒有用“時長”和“開始時間”，而是用了“最晚開始”和“截至時間”的組合，是因為，截至時間是每項任務經過最終的deadline加上討論得到的每項任務的“時長”倒退得到的。

　　所以，截至時間是每項任務必須要保證的。我只需要每個負責人知道這一點。而最晚開始時間是截至時間減去“時長”得到的。

　　但是最早開始時間我并不關注，他們什么時候都可以開始，但是我會根據(jù)這個最晚開始時間來發(fā)出提醒——根據(jù)你進行的資源評估，你再不開始就來不及了～

　　3.關聯(lián)任務：設置前置和后置關聯(lián)：對于任務之間的影響關系一目了然。A任務<：代表受前面A任務影響，若A任務不完成，我無法開始。>A: 代表本任務是下面A任務的前置任務，若本項任務不完成或有延遲，下面A任務會受影響。這個后面再細說。

　　4.當前狀態(tài)：項目管理表需要每日檢查，時時更新，并將重大變化時時通知給相關方。當前狀態(tài)可以讓每項任務的完成情況一目了然，并將延遲的任務重點標識出來。

　　5.負責人：每項任務都需要指定一個負責人，而時間點和交付物的標準已經得到了該負責人的正式確認。

　　三、任務關聯(lián)

　　任務的截止時間點不能保證，通過這個后置關聯(lián)可以進行后延，若要中途調整項目任務，就需要將相關方叫到一起，評估調整的可行性——一切都要保證最終的關鍵里程碑。

　　四、甘特圖

　　Excel 稍微變形一下天生就是甘特圖，可以用來管理各種簡單項目。

　　可以將甘特圖標注不同的顏色。在一個小項目里，很容易為各種角色指定一個標志色。使用者打開計劃表，直接搜尋標志色，就對任務非常清楚。

　　在項目經理排資源時，也很容易一眼看出某人的資源利用情況：有沒有因為并行任務太多而導致某人資源過度飽和，有沒有有效利用某人的資源等等。

　　在復雜的項目里，還可以借助excel的顏色篩選，直接將某個人的任務全部篩選出來。