莫讓項(xiàng)目因范圍管理不當(dāng)而陷入困境

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在管理一個(gè)項(xiàng)目時(shí)，對其下定義及進(jìn)行策劃僅僅是讓您邁出了成功的第一步。在您為此項(xiàng)目布署好計(jì)劃后，您還得去履行它。您務(wù)必要確保您同意交付的此項(xiàng)工作是在規(guī)定的時(shí)間及預(yù)算范圍內(nèi)完成。另外，在制定計(jì)劃的部分過程中您也要有所保留以備應(yīng)付出現(xiàn)一些不可規(guī)避的問題，一旦項(xiàng)目啟動(dòng)，客戶可能會(huì)無止境地要求您去做遠(yuǎn)多于或遠(yuǎn)不同于起初所協(xié)議的事宜。這時(shí)，您必須使用范圍變更管理。如不然，您最終做的工作將遠(yuǎn)多于最初協(xié)議好的并且在預(yù)算上也得不到改善。換言之，您在自找麻煩。
范圍管理始于范圍定義
在對一個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行詮釋之前，定義范圍或許是最為要緊的部分。實(shí)際上，如果您不確定您要做什么，并對此項(xiàng)目的范疇一無所知，您將毫無成功可言。管理范圍是管理一個(gè)項(xiàng)目至關(guān)重要的一面。然而，如果您未曾做好定義范圍這一步，管理范圍也幾乎是行之無效的。
為范圍下定義旨在清楚地描述您的項(xiàng)目的邏輯范疇并在此上達(dá)成的協(xié)議。范圍綜述被用來指出什么是此項(xiàng)目份內(nèi)的事，什么是份外的事。若您對范圍定義到的方面越多，您的項(xiàng)目將會(huì)被做得越好。以下信息類型可能有所幫助。
項(xiàng)目范圍內(nèi)和范圍外的任務(wù)類型（業(yè)務(wù)需求，當(dāng)前狀態(tài)評估）
范圍內(nèi)和范圍外的主要的生命周期過程（分析，設(shè)計(jì)，測試）
范圍內(nèi)和范圍外的數(shù)據(jù)類型（財(cái)政，銷售，雇傭）
范圍內(nèi)和范圍外的數(shù)據(jù)來源（或數(shù)據(jù)庫）（賬單，總分類帳，工資表）
范圍內(nèi)和范圍外的組織機(jī)構(gòu)（人力資源，制造業(yè)，廠商）
范圍內(nèi)和范圍外的主要職能（決策支持，數(shù)據(jù)登記項(xiàng)，管理報(bào)告）
在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候有一個(gè)行之有效的范圍變更過程
項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組必須意識(shí)到范圍變更不是什么壞事。也就是說，對一個(gè)起步階段的項(xiàng)目進(jìn)行范圍變更絕非一個(gè)有害的提議。事實(shí)上，在一些情況下，這是件好事。首先，客戶們通常都無法完全指出最終的解決方案所具備的全部條件和特征。其次，即便他們說得出來，事物也會(huì)隨著時(shí)間有所改變，因此對項(xiàng)目的要求也相應(yīng)要變。要知道，項(xiàng)目本身就是一個(gè)日臻完善的過程。
如果您不能接納變更，最終所得到的解決方案會(huì)與理想中的相差甚遠(yuǎn)，或者它實(shí)際上會(huì)面目全非、一無是處。因此，您會(huì)希望客戶能夠在項(xiàng)目期間指出需要變更的地方。當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理未能在項(xiàng)目變更上做到先發(fā)制人，問題就會(huì)接踵而至。此過程應(yīng)包括識(shí)別變更，鑒別變更的商業(yè)價(jià)值，判定對項(xiàng)目的沖擊，并且將結(jié)果信息反饋給項(xiàng)目主辦人以作評估之用。主辦人能判定這個(gè)變更是否應(yīng)該進(jìn)行。如果變更需要進(jìn)行，主辦人也應(yīng)當(dāng)會(huì)知悉其對項(xiàng)目造成的沖擊，并且針對此變更增撥資金和延長時(shí)間。
范圍變更管理的常見問題
項(xiàng)目組在進(jìn)行范圍變更管理時(shí)會(huì)遇到許多問題。
范圍蠕變：一些項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為執(zhí)行大范圍的變更不見得會(huì)有進(jìn)行小范圍變更做得那么仔細(xì)。盲目前進(jìn)和增加工作量而不多花心思是一個(gè)趨勢。范圍蠕變是指當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目擬進(jìn)行大量小的變更時(shí)所迸發(fā)的問題。即當(dāng)所有的小變更綜合在一起時(shí)，該項(xiàng)目組會(huì)發(fā)現(xiàn)它要背負(fù)太多的額外工作，預(yù)算再也無法控制，并且交付時(shí)間也會(huì)有所拖延。
未經(jīng)主辦人批準(zhǔn)：很多時(shí)候，一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理會(huì)收到來自于最終用戶，股東，或客戶經(jīng)理們的變更請求。既然所有這些人都屬于客戶組織，項(xiàng)目組傾向于認(rèn)為這些請求應(yīng)該接受。這是大錯(cuò)特錯(cuò)的。最終用戶會(huì)經(jīng)常提出范圍變更要求，但是他們沒有能力去批準(zhǔn)進(jìn)行這些變更。甚至一個(gè)客戶經(jīng)理也不能批準(zhǔn)范圍變更的請求。唯一有權(quán)的人是主辦人（除非主辦人將其權(quán)力委托給了其他人）。一些項(xiàng)目之所以會(huì)陷入困境是因?yàn)轫?xiàng)目組自以為他們得到了批準(zhǔn)去進(jìn)行范圍變更，但是后來卻發(fā)現(xiàn)真正有權(quán)的人，即主辦人，并沒有同意。
項(xiàng)目組的責(zé)任：既然項(xiàng)目組成員與客戶之間有很多的交流機(jī)會(huì)，他們就是最常收到范圍變更請求的人。因此，整個(gè)項(xiàng)目組必須知曉范圍變更管理的重要性。所有的組員都必須察覺到出現(xiàn)的變更并將它們反映給項(xiàng)目經(jīng)理。如果他們自己接納了額外的工作，那么他們的任務(wù)很有可能要滯后完成，這會(huì)危害到整個(gè)項(xiàng)目。
亡羊補(bǔ)牢為時(shí)未晚
如果您發(fā)現(xiàn)您的項(xiàng)目就要超出預(yù)算且超過交付時(shí)間，要盡力去查找原因。一些情況下，您會(huì)發(fā)現(xiàn)您正在做的工作僅僅是超出最初協(xié)議范圍的工作。為范圍變更管理下一個(gè)定義的最好時(shí)機(jī)是在此項(xiàng)目開始前（作為項(xiàng)目管理過程的一部分）。然而，如果您沒有在合適的時(shí)候做好這件事的話，亡羊補(bǔ)牢猶為時(shí)未晚。項(xiàng)目經(jīng)理必須定下一個(gè)短期的暫停時(shí)間來和客戶共同處理范圍變更請求的審查和批準(zhǔn)。然后每個(gè)人必須對新的變更有所認(rèn)識(shí)。
如果這么做至少有一個(gè)好處的話，那就是該項(xiàng)目組和客戶能直接看到：既然此項(xiàng)目已經(jīng)陷入困境，那么不控制范圍會(huì)出現(xiàn)怎樣的后果。于是他們能更好地理解范圍變更管理的目的，并且會(huì)更樂意去處理未來更嚴(yán)峻的問題。