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2015年招標(biāo)師考試項目管理知識點4
招標(biāo)師考試 項目管理
項目管理就是項目管理者對項目進行管理的行為。項目管理學(xué)界將其定義為“項目管理是將知識、技能、工具與技術(shù)應(yīng)用到項目各項活動中,以實現(xiàn)或超過項目利益相關(guān)方的要求和希望。”
因為項目具有的特定性、臨時性、不完善性與不確定性等,使得項目的實施與一般的運行相比具有更大的風(fēng)險,項目管理較一般的運行管理具有更大的困難,項目管理者必須對項目管理的定義、基礎(chǔ)、環(huán)境與必備條件等有清晰的了解與分析。
(1)項目利益相關(guān)方
項目利益相關(guān)方是直接參與項目獲取利益或其利益因項目的實施與完成而受到積極或消極影響的組織和個人,利益相關(guān)方會對項目的目標(biāo)、結(jié)果和實施過程施加影響。
直接參與項目的利益相關(guān)方一般包括項目發(fā)起人和投資人、投資人指派的項目經(jīng)理和管理團隊、承擔(dān)項目任務(wù)的執(zhí)行者即承包商或供應(yīng)商等,他們從內(nèi)部參與項目,參與行為構(gòu)成項目行為的一部分。除直接參與項目的利益相關(guān)方外,項目還有另一類利益相關(guān)方(間接利益相關(guān)方),如政府機構(gòu)、新聞媒體、社會群體、行業(yè)組織、項目成果的用戶等,他們一般并不直接參與到項目內(nèi)部,但項目的執(zhí)行將使他們獲得利益與滿足或受到損害,因而會支持或反對項目的進行。
以上利益相關(guān)方均具有對項目不同、甚至矛盾沖突的需求與期望,各自有能夠接受或者抵制項目的明確底線,項目經(jīng)理及其管理團隊必須隨時考慮這些需求與期望,把握管理的行為和效果不超越各方合理的底線,才能不發(fā)生劇烈的管理沖突,順利實現(xiàn)項目目標(biāo)。
在利益相關(guān)方中,項目的發(fā)起人和投資人,有權(quán)決定項目是否啟動并持續(xù)進行,所以既是項目的主要決策方,也是項目總體目標(biāo)的制定者。投資人在項目的全過程中,應(yīng)與項目各利益相關(guān)方的領(lǐng)導(dǎo)就項目的進展保持必要溝通,要確保其高層管理者支持項目經(jīng)理及其管理團隊的主要決定和工作方向,提防因本組織目標(biāo)發(fā)生變化產(chǎn)生與項目目標(biāo)的沖突,還要檢查和督促項目經(jīng)理實現(xiàn)項目目標(biāo)的情況,并幫助其解決自身無法克服的困難。
(2)項目經(jīng)理及管理團隊
1)由業(yè)主指派的項目經(jīng)理及其領(lǐng)導(dǎo)的管理團隊是項目管理的核心。每個項目最好都設(shè)有一個專一的項目經(jīng)理,獨立地負(fù)責(zé)項目計劃與項目任務(wù)的制定及日常執(zhí)行的管理;項目經(jīng)理接受發(fā)起人和業(yè)主的授權(quán),對項目的成功負(fù)有主要的責(zé)任,并在項目全過程的每一階段扮演著管理的主角。稍大的項目則需建立項目管理團隊,團隊的成員可以在企業(yè)內(nèi)部以推薦、自愿、委派等方式產(chǎn)生,也可以招聘產(chǎn)生。團隊成員必須具有擬任崗位所需的基本技能,包括本崗位所需的技術(shù)和專業(yè)技能、分析困境解決管理問題的技能、能和團隊其他成員一起融洽工作的人際關(guān)系技能,必要時還要有一定的組織技能。團隊內(nèi)可以由項目經(jīng)理對全體成員進行一級式的直線管理,在管理幅度過大時也可以分設(shè)—些專業(yè)小組,由項目經(jīng)理通過小組負(fù)責(zé)人對團隊成員進行二級式的管理。
2)項目經(jīng)理的基本素質(zhì)要求。成功的項目經(jīng)理往往技術(shù)過硬、精于決策、善于溝通、富于想象,并在團隊中以自身的行為為全體成員做出表率,有發(fā)展?jié)撡|(zhì)的好的小組負(fù)責(zé)人也應(yīng)如此。項目經(jīng)理較一般團隊成員站得更高些看得更遠(yuǎn)些,因而善于成為項目行動的發(fā)動者;項目經(jīng)理以自己的模范行為作為工具,從而建立管理團隊每個成員必須遵守的標(biāo)準(zhǔn);項目經(jīng)理是優(yōu)秀的協(xié)商者,善于與參與項目的各個利益相關(guān)方進行協(xié)調(diào),讓大家意識到存在的共同利益,使大家愿為共同的目標(biāo)而努力;項目經(jīng)理是認(rèn)真的傾聽者,能在聽取全體團隊成員的意見時搜集必要的信息,達(dá)成良好的溝通;項目經(jīng)理既是領(lǐng)導(dǎo)者,也是項目工作的普通一兵,這是項目經(jīng)理不同于傳統(tǒng)老板的特質(zhì),這一特質(zhì)往往成為團隊成員信任并愿意跟隨項目經(jīng)理共同努力去實現(xiàn)項目目標(biāo)的基礎(chǔ);當(dāng)然,最后也是最重要的一點,項目經(jīng)理還是強有力的督導(dǎo)者,通過督導(dǎo)及時發(fā)現(xiàn)并處理管理的沖突,獲取支援,提高技能,使整個團隊能夠更加積極有效地進行工作。
3)項目經(jīng)理的知識結(jié)構(gòu)與能力要求。作為項目的直接管理者,項目經(jīng)理第一要具有一定的技術(shù)背景,第二要了解項目有哪些利益相關(guān)方并明了各方對項目的需要與期待,第三要掌握較完整的項目管理知識體系,第四要掌握必要的管理方法、技術(shù)及技能,第五要具有一定的決策及領(lǐng)導(dǎo)能力。
(3)項目目標(biāo)管理
項目目標(biāo)是指實施一個項目所要達(dá)到的明確、具體且可以度量的預(yù)期結(jié)果。首先,—個項目一旦確立并開始運行就必須進行管理,缺乏管理的項目極可能失敗,而未設(shè)定清晰的管理目標(biāo)則無從管理,所以項目管理學(xué)界往往將目標(biāo)管理作為必須運用的管理方法之首。其次,管理任務(wù)與組織的設(shè)定均須基于確定的項目管理目標(biāo)之上,就是說管理者必須根據(jù)項目管理目標(biāo)決定由誰、以什么順序、在什么時間框架內(nèi)完成什么樣的管理任務(wù),并以實現(xiàn)項目管理目標(biāo)為中心建立起一套績效考核的激勵機制,為此目標(biāo)管理應(yīng)明確和解決如下四個問題:
1)確定項目管理目標(biāo)的范圍與重點。管理目標(biāo)是項目發(fā)起人為形成項目成果給項目經(jīng)理設(shè)定的必須實現(xiàn)的經(jīng)濟與技術(shù)指標(biāo),管理目標(biāo)涉及了項目管理工作的方方面面,具有多目標(biāo)性的特點,不但可能涉及一般項目管理共有的管理任務(wù),還會涉及因項目的專業(yè)性、技術(shù)性所產(chǎn)生的特殊管理任務(wù),換句話說,對項目的各項管理工作均可以設(shè)定相應(yīng)的管理目標(biāo)。管理目標(biāo)本身就形成了一個體系,由于各項管理任務(wù)具有相互制約性,不能隨意將某項目標(biāo)任意提高。不同的管理工作的作用也不是等量齊觀的,制定項目管理目標(biāo)不能面面俱到,而應(yīng)該突出目標(biāo)重點。
2)項目管理目標(biāo)的約束。根據(jù)項目屬性,項目須在特定的目標(biāo)范圍內(nèi)實施,還須在業(yè)主給定的資金額度及其他資源投入的限額內(nèi)實施,這樣就使項目具有范圍和質(zhì)量、時間、投入資源(含資金)等因素的相互約束。這些約束之間經(jīng)常是相互矛盾的:要收緊資源的投入就勢必給時間進度和目標(biāo)范圍或質(zhì)量造成額外的壓力和困難,同樣,要想擴大目標(biāo)范圍或提高質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)就一定需要更長的時間并投入更多的資源,而收緊時間又會對資源投入與質(zhì)量控制產(chǎn)生影響,這種項目中存在的相互影響被稱之為“三重約束”(范圍與質(zhì)量、時間和資源)或“四重約束”(范圍、質(zhì)量、時間、資源)。實際上在項目實施過程中,還有—些其他的影響因素也會介入這樣的相互約束,只是一般程度較輕,發(fā)生的可能性較小。
3)項目管理目標(biāo)的制定與落實。除了要考慮上述管理目標(biāo)的范圍與重點因素外,管理目標(biāo)的確定也需具備必要的基礎(chǔ)、遵從一定的步驟,主要包括:
①制定管理目標(biāo)需具備一定的技術(shù)基礎(chǔ)和管理條件,這一基礎(chǔ)和條件從初步形成到完善需要時間,所以管理目標(biāo)的形成也將是由淺人深的。一般來講,最初制定的粗略目標(biāo)僅僅作為項目進行決策的依據(jù),其深度尚不成為執(zhí)行項目管理的依據(jù),但粗略目標(biāo)形成的框架一方面對決策具有管理意義,另一方面對此后制定進一步具體的管理目標(biāo)形成了制約,也具有必要性。
②項目總體管理目標(biāo)的制定只能由項目的發(fā)起人承擔(dān),其他的參與方只能在自己的合同與責(zé)任范圍內(nèi)制定子項目或相應(yīng)部分的分解管理目標(biāo),且分解的目標(biāo)不能與項目總體目標(biāo)產(chǎn)生沖突。以上發(fā)起人制定的總目標(biāo)和其他利益相關(guān)方據(jù)此制定的各自的子目標(biāo)即形成了主從目標(biāo)關(guān)系。
③項目范圍管理中的項目許可證、工作任務(wù)書和工作分解結(jié)構(gòu)這三項重要管理成果就是由淺人深對項目做出的整體制約性描述,這三項成果一般也均是需得到項目發(fā)起人與其他參與方批準(zhǔn)及認(rèn)可的重要文件,因而它們既是確定目標(biāo)參數(shù)的主要依據(jù),也是表述目標(biāo)管理的最適宜的載體。
④需要區(qū)分管理目標(biāo)的制定者與實現(xiàn)目標(biāo)的執(zhí)行者。項目與子項目的決策人只制定目標(biāo),但實現(xiàn)目標(biāo)的執(zhí)行方法則應(yīng)授權(quán)相應(yīng)的項目經(jīng)理及管理團隊根據(jù)項目具體情況自行確定,因為項目情況是瞬息變化的,執(zhí)行方法可能需要隨時調(diào)整。
⑤在各個層級、不同范圍內(nèi)的具體目標(biāo)制定后,目標(biāo)管理的重點將轉(zhuǎn)為把目標(biāo)變成各個相應(yīng)層面項目管理團隊的共同工作承諾,并進一步與項目的績效考核相結(jié)合。
4)項目的績效管理及考核。項目的績效管理是發(fā)起人與其任命并授權(quán)的項目經(jīng)理和管理團隊依據(jù)雙方達(dá)成的協(xié)議來實施的、雙方互動檢查實現(xiàn)項目目標(biāo)的過程,上述協(xié)議對項目經(jīng)理及管理團隊的工作職責(zé)、管理目標(biāo)、管理績效考核、原則性的工作方式與方法等均應(yīng)做出明確的規(guī)定。
績效管理及考核一般由下述幾項內(nèi)容組成:①績效管理計劃。作為績效管理過程的起點,對外,發(fā)起人要與項目經(jīng)理和管理團隊達(dá)成明確項目管理目標(biāo)及考核管理目標(biāo)是否實現(xiàn)的協(xié)議,對內(nèi),項目經(jīng)理要與全體團隊成員共同研究確定每一成員在各個工作階段該做什么工作、達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量,以及如何考核獎懲的共識與文件。
②績效溝通,即雙方平等地溝通項目進展情況、共同找到影響實現(xiàn)項目目標(biāo)的障礙以及得到使雙方都獲得成功的信息,以便及時處理問題、修訂分工和職責(zé)、增進相互了解和信任。
③績效考核與評價,即按照事先確定的管理目標(biāo)和衡量標(biāo)準(zhǔn),考核整個團隊與每一成員完成管理任務(wù)的過程與績效情況,及時做出表彰和批評。
④薪酬管理,因為項目管理極具創(chuàng)造性和風(fēng)險性,項目的薪酬管理一定要具有較一般運行管理更強的激勵作用,使薪酬管理與績效考核緊密結(jié)合在一起。
除發(fā)起人要對由其指派和任命的項目經(jīng)理與管理團隊進行績效管理外,項目的其他參與方也會對由他們各自任命的子項目經(jīng)理進行相應(yīng)的績效管理。
(4)項目過程管理
無論是項目總目標(biāo)還是子目標(biāo)的實現(xiàn),都要經(jīng)過從投入資源到產(chǎn)出成果的過程。目標(biāo)管理不能采取最初制定、最終檢查而忽略中間過程的管理。
1)過程動態(tài)管理。通用的過程動態(tài)管理方法為PDCA循環(huán)方法:
①計劃(Plan):針對項目或過程目標(biāo)制定相關(guān)目標(biāo)、程序、方法和詳細(xì)計劃。
②實施(Do):從資源投入到成果實現(xiàn),協(xié)調(diào)各方及資源以執(zhí)行計劃。
③檢查(Check):不斷監(jiān)測和分析工作進展,預(yù)防目標(biāo)偏離。
④處理與改進(Act):對可能出現(xiàn)的偏差進行分析,采取持續(xù)改進管理工作,通過變更調(diào)整計劃的處理措施。
PDCA循環(huán)方法體現(xiàn)了過程管理的嚴(yán)格控制和持續(xù)改進要求。
2)流程管理。流程管理是理清邏輯關(guān)系,優(yōu)化管理協(xié)調(diào)關(guān)系,將其格式化、圖表化,制成相應(yīng)項目過程主要管理任務(wù)的流程圖,并提供給項目管理團隊的全體成員共同遵從運用,其作用及所具有的意義是明顯的:既可以擯除對工作計劃的重復(fù)性探索所帶來的風(fēng)險與管理資源的浪費,又可以促進管理團隊成員的學(xué)習(xí)和相互合作,還可以在規(guī)范化流程圖的基礎(chǔ)上運用各種管理工具和技術(shù)(譬如項目管理軟件),從而進一步有效使用管理資源,提高工作效率與質(zhì)量。
3)項目管理流程的編制?;趯τ嘘P(guān)項目活動間邏輯關(guān)系的準(zhǔn)確理解,運用必要的管理工具和技術(shù)(如橫道圖與關(guān)鍵線路法等),使一套預(yù)定的輸入得到預(yù)定的輸出,可以幫助管理者更好的理解項目的動態(tài)環(huán)境,為項目各個階段的決策提供支持。下面是兩種不同的項目管理流程:
①瀑布式管理流程。即在一項管理工作中,第一個管理任務(wù)包所含工作的完成將構(gòu)成下一個管理任務(wù)包所含工作開始進行的充分和必要條件,并以此類推,直至這一項管理工作全部完成,使管理流程呈單線式分布。圖例見教材P8。
②網(wǎng)絡(luò)式管理流程。即第一個管理任務(wù)包所含工作的完成將構(gòu)成同一項管理工作所含多個其他管理任務(wù)包開始進行的條件或條件之一,使管理流程呈多線式網(wǎng)絡(luò)狀分布。圖例見教材P9。
例題1 下列( )屬于直接參與項目的利益相關(guān)方。
A.項目材料的供應(yīng)商 B.項目成果的用戶 C.行業(yè)組織 D.政府機構(gòu)
答案:A
例題2 項目管理的核心是( )。
A.業(yè)主 B.投資人 C.項目經(jīng)理及其團隊 D.承包商
答案:C
例題3無論是項目總目標(biāo)還是子目標(biāo)的實現(xiàn),都要經(jīng)過從投入資源到產(chǎn)出成果的過程,項目的過程管理通常用的動態(tài)管理方法包括( )。
A.計劃 B.實施 C.檢查 D.反饋 E.處理與改進
答案:ABCE
(7)項目溝通管理
項目溝通管理就是對項目信息傳遞的內(nèi)容、方法和過程進行的全面管理,其目的是保證項目有關(guān)信息能夠及時和恰當(dāng)?shù)禺a(chǎn)生、收集、處理、存儲和傳播。
項目溝通管理主要包括如下工作過程:
1)編制溝通計劃。制定溝通計劃是選擇項目參與者、利害相關(guān)人及項目外部環(huán)境之間的信息溝通渠道、溝通模式和溝通內(nèi)容的過程,一般以溝通管理計劃表的方式確定和表達(dá)。
2)信息發(fā)布。即根據(jù)溝通計劃要求,通過項目報告、項目會議、電子媒介(電話/傳真/網(wǎng)絡(luò))、面談和宣講等方式,及時有效地實現(xiàn)信息分配和共享。
3)績效報告。即收集有關(guān)基礎(chǔ)信息,向項目利益相關(guān)方提供績效信息??冃蟾鎽?yīng)包括進度、費用、資源投入、質(zhì)量、風(fēng)險等方面項目主要控制指標(biāo)的現(xiàn)狀、與計劃偏差情況、未來預(yù)期等信息。
(8)項目風(fēng)險管理
任何項目任務(wù)都伴隨著不確定性,這就使所有的項目均存在一些固有的風(fēng)險,項目風(fēng)險越高,回報可能也越高,由于有增加利潤的可能性,因此,風(fēng)險的存在有時也是有利的,但要趨利避害。
1)項目風(fēng)險管理是指通過風(fēng)險的識別、分析和評價去認(rèn)識項目可能面臨的風(fēng)險,采取合理應(yīng)對措施,有效控制和妥善處理風(fēng)險事件造成的不利后果,從而保證項目總體目標(biāo)實現(xiàn)。風(fēng)險管理的一條指導(dǎo)原則就是在風(fēng)險和機遇之間尋找平衡,簡單說來,風(fēng)險管理的目的就是盡量增加有利、積極的事件發(fā)生概率及影響,減少不利、消極的事件發(fā)生概率及影響。項目風(fēng)險管理主要包括以下工作過程:
①風(fēng)險管理規(guī)劃。旨在確定如何計劃和實施風(fēng)險識別、分析、評價、應(yīng)對和控制等項目風(fēng)險管理的具體活動;
②風(fēng)險識別。運用科學(xué)方法對項目潛在風(fēng)險進行系統(tǒng)歸類和識別,判斷哪些風(fēng)險會影響項目實施;
③風(fēng)險定性分析。對項目風(fēng)險發(fā)生概率及影響進行定性評估和匯總排序;
④風(fēng)險定量分析。對單一項目風(fēng)險的概率及其對項目目標(biāo)造成的影響后果進行定量評估,進而分析各類項目風(fēng)險對項目總體目標(biāo)的影響程度;
⑤風(fēng)險應(yīng)對計劃。制定合理選擇風(fēng)險應(yīng)對措施(規(guī)避、減少、轉(zhuǎn)移或接受風(fēng)險等)的方案,體現(xiàn)趨利避害的原則;
⑥風(fēng)險檢測與控制。應(yīng)對和處理發(fā)生的風(fēng)險事件以消除和縮小風(fēng)險事件的后果,采取必要的風(fēng)險防范措施,并監(jiān)控項目潛在風(fēng)險的發(fā)展。
對主要的項目風(fēng)險應(yīng)當(dāng)進行帕累托分析以評估風(fēng)險的大小,在風(fēng)險管理中,應(yīng)首先識別對項目可能會產(chǎn)生最嚴(yán)重影響的事件,通過將注意力集中于那些占整體10%—20%的最大的風(fēng)險,就有可能解決影響項目大約80%的總體風(fēng)險量。
2)在項目風(fēng)險管理中可以采用多種應(yīng)對辦法,包括:
①消除風(fēng)險。 ②降低風(fēng)險。③分擔(dān)風(fēng)險。④消解風(fēng)險。
(9)項目采購管理
項目采購管理是指對從項目組織外部獲取資源或服務(wù)的過程進行管理,旨在確保項目采購的經(jīng)濟性、及時性、質(zhì)量符合性和程序規(guī)范性。采購管理一般包括以下工作過程:
1)制定采購方案。確定從項目組織外部需要采購的產(chǎn)品和服務(wù),以及如何采購以便滿足項目實施需要,明確是否需要對外采購,采購什么,何時采購,采購多少等。
2)編制采購計劃。確定項目具體采購工作安排,明確采購標(biāo)的質(zhì)量和數(shù)量、采購方式、采購事件、潛在的賣方、主要合同條款等。
3)招標(biāo)詢價。獲取賣方對采購需求的應(yīng)答,如報價書、投標(biāo)文件等。
4)選擇供應(yīng)方。按照既定的評價標(biāo)準(zhǔn)從報價(投標(biāo))的單位中選擇一個或多個作為所需采購標(biāo)的的供應(yīng)來源,并簽訂合同。
5)合同管理。監(jiān)督合同履行,確保合法權(quán)利得到保障。
6)采購收尾。督促落實采購結(jié)算、交接、索賠、保險、質(zhì)保等采購合同終止事宜。
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