施工企業(yè)材料管理中存在的問(wèn)題及其對(duì)策

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施工企業(yè)相對(duì)其他行業(yè)來(lái)說(shuō)，是一種具較低附加值的行業(yè)，在其成本費(fèi)用構(gòu)成中，材料占70%甚至于，所以說(shuō)材料管理是施工企業(yè)業(yè)務(wù)管理中的重中之重，加強(qiáng)材料管理，降低材料消耗是控制工程成本最重要的手段，對(duì)施工企業(yè)的盈虧起著決定性影響。

一、材料管理中存在的問(wèn)題。

施工企業(yè)材料管理總的來(lái)說(shuō)就是采購(gòu)計(jì)劃、購(gòu)、用(調(diào))、存的管理，材料管理中存在的問(wèn)題也主要是這些環(huán)節(jié)中出現(xiàn)的。

1、采購(gòu)業(yè)務(wù)中存在的問(wèn)題。

①未作材料預(yù)算，無(wú)采購(gòu)計(jì)劃或雖有計(jì)劃卻過(guò)于隨便。

材料預(yù)算是材料人員根據(jù)施工招投標(biāo)文件、合同及施工圖等對(duì)整個(gè)工程所需主要材料在技術(shù)人員的配合下按當(dāng)期市場(chǎng)行情進(jìn)行的大至估算。材料計(jì)劃是根據(jù)生產(chǎn)任務(wù)、施工進(jìn)度和施工圖計(jì)算的材料需用量，按材料名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量及質(zhì)量等編制的采購(gòu)計(jì)劃。材料預(yù)算主要是對(duì)整個(gè)工程所需材料做到心中有個(gè)大概的輪廓，無(wú)需很精確;而采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)按月編制，除因變更設(shè)計(jì)或者調(diào)整施工布置等而需調(diào)整計(jì)劃外，正常情況下不應(yīng)調(diào)整，以保證計(jì)劃的準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性。

②未簽訂購(gòu)貨合同或者簽訂的合同過(guò)于隨意。

對(duì)鋼材、水泥、砂石料等大宗材料簽訂購(gòu)料合同，可以按合同法來(lái)要求供貨商嚴(yán)格按合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)供貨，另一方面，由于工程用料數(shù)量都比較大，因而價(jià)格方面可以在簽訂合同時(shí)要求給予優(yōu)惠。訂貨前要綜合考慮材料的質(zhì)量、市場(chǎng)價(jià)格、運(yùn)輸距離等因素。而實(shí)際情況是，在國(guó)有(或國(guó)家控股)施工企業(yè)，材料主管人員或企業(yè)負(fù)責(zé)人或二者相互勾結(jié)為索取回扣或美色等個(gè)人利益而不惜犧牲單位乃至國(guó)家利益，購(gòu)貨價(jià)格不但不低反而偏高;近處有貨且價(jià)格較便宜或至少運(yùn)費(fèi)較低卻不買而舍近求遠(yuǎn)，舍低就高;還有，在訂貨前，沒有認(rèn)真測(cè)算，結(jié)果多訂貨，造成大量存貨積壓,占用大量資金，花費(fèi)大量的倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)和保管費(fèi);完工退場(chǎng)時(shí)，還得花費(fèi)大量的搬遷運(yùn)費(fèi);更有甚者，若是象鋼材等多余的材料，下一個(gè)工程還可以再用，只不過(guò)多花點(diǎn)運(yùn)費(fèi)用罷了，而若是只對(duì)目前工程專門訂做的預(yù)制構(gòu)件對(duì)下一個(gè)工程未必有用，一旦多余，那就只有白白丟棄了!或者象砂石料等一旦多余，由于價(jià)格不高，搬運(yùn)費(fèi)卻不少，所以就成了棄之可惜，留著又未必劃算雞肋了。就親蒞過(guò)不少此類事情，其中有一工程因某負(fù)責(zé)人太過(guò)隨意，不仔細(xì)測(cè)算就想當(dāng)然訂做了若干人行道板，結(jié)果多出70多塊，每塊300元，就是兩萬(wàn)多元，而完工退場(chǎng)時(shí)，不得不按每塊30元的價(jià)格賣給收廢品的，就這樣白白損失了兩萬(wàn)多元!

③驗(yàn)收把關(guān)不嚴(yán)。

材料在點(diǎn)收入庫(kù)時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)清點(diǎn)數(shù)量是否與發(fā)貨單相符，檢驗(yàn)質(zhì)量是否符合合同規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，核對(duì)規(guī)格型號(hào)及計(jì)量單位是否符合規(guī)定的要求，并向供貨商索取有關(guān)技術(shù)證書、產(chǎn)品合格證。對(duì)殘次等不合格材料或因施工方案變更不需用的材料應(yīng)及時(shí)通知供貨商，按規(guī)定辦理退貨手續(xù)。而實(shí)際上，現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收人員或者因?yàn)^職，或者因收取供貨方的好處而怠于查驗(yàn)，致使材料數(shù)量不夠或質(zhì)量不符合規(guī)定要求，甚至在材料運(yùn)往施工現(xiàn)場(chǎng)的過(guò)程中，將其倒賣。

2、材料領(lǐng)用管理方面出現(xiàn)的問(wèn)題

工程技術(shù)部門應(yīng)按施工圖計(jì)算出材料消耗定額，領(lǐng)料人員應(yīng)憑技術(shù)部門提供的領(lǐng)料單領(lǐng)料。對(duì)超額領(lǐng)料應(yīng)由分隊(duì)負(fù)責(zé)人簽字，并注明超用原因。材料人員對(duì)發(fā)出的周轉(zhuǎn)材料、低值易耗品及勞保用品等應(yīng)專門設(shè)立臺(tái)帳。對(duì)丟失或損壞的應(yīng)賠償。實(shí)際耗用材料的數(shù)量，必須以計(jì)算期內(nèi)實(shí)際用量為準(zhǔn)，不得以領(lǐng)代用。已領(lǐng)未用的材料，應(yīng)及時(shí)辦理退庫(kù)手續(xù)，對(duì)于施工完成后留下的邊、角、廢、殘、余料應(yīng)及時(shí)組織收回，清理后對(duì)可以再利用的，應(yīng)辦理返還手續(xù)，對(duì)沒有多大用處的，可以打報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后，賣掉。

施工企業(yè)材料領(lǐng)用管理中存在的問(wèn)題有：

1 未制訂消耗定額,現(xiàn)場(chǎng)人員不經(jīng)技術(shù)部門同意，隨意領(lǐng)取材料。

2 對(duì)周轉(zhuǎn)材料及低值易耗品等一次性出帳，之后便不管不問(wèn)，就遇到過(guò)，一個(gè)為期一年的工程，領(lǐng)用的鋼卷尺竟然達(dá)全公司140來(lái)人平均每人一個(gè)還多的現(xiàn)象!

3 領(lǐng)料人員領(lǐng)取材料后嚴(yán)重浪費(fèi)或者將其私下變賣。

4 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與材料人員串通一氣虛開發(fā)票將一些財(cái)經(jīng)制度不準(zhǔn)報(bào)銷的東西通過(guò)材料出帳，甚至開具沒有任何實(shí)物內(nèi)容的發(fā)票從材料出帳。

3、材料儲(chǔ)存管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

材料儲(chǔ)存是材料管理的中間環(huán)節(jié)，上承材料采購(gòu)，下啟材料發(fā)(調(diào))，對(duì)實(shí)物管理起作至關(guān)重要的作用。儲(chǔ)存環(huán)節(jié)一旦管理混亂、把關(guān)不嚴(yán)，將導(dǎo)致整個(gè)材料管理的混亂。這方面問(wèn)題主要有：

①不注意防火、防盜、防潮等安全。

②庫(kù)房材料擺放零亂，無(wú)標(biāo)明品名、廠家、生產(chǎn)日期、型號(hào)、規(guī)格等的標(biāo)識(shí)卡片。

③沒有登記材料收發(fā)存臺(tái)帳，無(wú)月度、季度材料收支動(dòng)態(tài)表

④倉(cāng)管人員給采購(gòu)人員出具假入庫(kù)單，同采購(gòu)人員共同實(shí)施違法活動(dòng)，或者與領(lǐng)料人員合謀將庫(kù)存料領(lǐng)出賣掉或私分。

⑤倉(cāng)管人員故意刁難供貨方，以索取好處費(fèi)。欲加之罪，何患無(wú)辭?倉(cāng)管人員硬找茬或扯皮推諉(如推說(shuō)卸貨人員不在而蓄意拖延卸貨時(shí)間等)，故意刁難廠方送貨人員，使其不得不給予好處，以求方便。

4、材料核算環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題

財(cái)務(wù)部門是企業(yè)管理的綜合部門，在采購(gòu)業(yè)務(wù)中肩負(fù)著付款、材料采購(gòu)成本核算和監(jiān)控的重任。材料核算環(huán)節(jié)出現(xiàn)的問(wèn)題主要有：

①只注重財(cái)務(wù)核算的材料帳與材料部門的臺(tái)帳核對(duì)要相符(即帳帳相符),而不注重進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)(即帳實(shí)相符)

②怠于按責(zé)任成本控制方法對(duì)材料按責(zé)任中心進(jìn)行核算?，F(xiàn)在的大部分國(guó)有施工企業(yè)都是在將工程接下后，采取分包的方法，分包給其他單位施工，且大都是包工包料方式。因此單位領(lǐng)導(dǎo)一般只注重技術(shù)方面的管理而疏于其他方面的管理，材料人員更是多一事不如少一事，這給財(cái)務(wù)人員核算責(zé)任成本帶來(lái)了很大的難度，從而財(cái)務(wù)人員也就懶得投入太多的精力去認(rèn)真核算。

③財(cái)務(wù)人員在材料核算時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題,在追查時(shí),不僅遇到一些材料人員的消極或故意對(duì)抗,而且遭到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的阻攔。

5、材料管理其他方面出現(xiàn)的問(wèn)題

① 材料部門內(nèi)部分工職責(zé)不明確。采購(gòu)人員購(gòu)料時(shí),吃回扣現(xiàn)象目前已是一個(gè)不爭(zhēng)的事實(shí)，雖然大宗材料采購(gòu)，材料主管或者企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)在簽訂合同時(shí)就撈走了大筆回扣，但對(duì)生產(chǎn)急需的零星材料的采購(gòu)，材料部門內(nèi)部人員都爭(zhēng)著搶著去。而倉(cāng)管工作和記帳工作由于油水少或沒有油水，都不愿做。

②材料管理各環(huán)節(jié)不協(xié)調(diào)，相互勾心斗角，扯皮推諉。

③現(xiàn)在的一些國(guó)有施工企業(yè),靠牌子接下工程，然后便分包給其他施工單位,自己只設(shè)一個(gè)10來(lái)人的項(xiàng)目部，主要是技術(shù)人員,而往往只配備一個(gè)材料人員,因此材料管理中應(yīng)有的不相容崗位,也自然由一人承擔(dān)，材料的收、發(fā)、存均出自一人之手，從而給材料管理中的舞弊行為提供了可乘之機(jī)。

二、材料管理中出現(xiàn)問(wèn)題的原因

采購(gòu)管理中出現(xiàn)了以上各種各樣問(wèn)題，究其原因主要有：

1、國(guó)有企業(yè)在現(xiàn)代企業(yè)制度的改革中尚不完善。

國(guó)有企業(yè)雖然形式上變成了公司制，經(jīng)理、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)(國(guó)企無(wú)股東會(huì))表面上三權(quán)分立，但實(shí)際上，產(chǎn)權(quán)依然不明晰，法人治理結(jié)構(gòu)徒有其表，國(guó)有企業(yè)的總經(jīng)理和董事長(zhǎng)往往都是上級(jí)主管機(jī)關(guān)任命或者委派的，而且大都是董事長(zhǎng)兼任總經(jīng)理，而監(jiān)事會(huì)即便是在我國(guó)的公司法中，對(duì)監(jiān)事也只是規(guī)定有一定的職權(quán)而沒有相應(yīng)的責(zé)任壓力，從而使得監(jiān)事實(shí)際上只不過(guò)是聾子的耳朵擺設(shè)而已!事實(shí)上，許多國(guó)有企業(yè)實(shí)際上已變成了經(jīng)理或者董事長(zhǎng)的家族企業(yè)，他們或者將自己的親屬通過(guò)種種關(guān)系搞進(jìn)企業(yè)，或者培植大批嫡系勢(shì)力，使其占據(jù)重要崗位，而對(duì)持不政見者則大加排拆。近親繁殖的結(jié)果，產(chǎn)下的自然都是些低能兒管理混亂，效率低下，國(guó)有資產(chǎn)大量流失乃至企業(yè)破產(chǎn)、倒閉!

2、企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)缺乏管理能力。施工企業(yè)的經(jīng)理人員絕大多數(shù)是從工程技術(shù)人員中提拔上來(lái)，不可否認(rèn)他們?cè)趯I(yè)技術(shù)上是優(yōu)秀的，然而隔行如隔山，在管理中，卻往往如盲人摸象，靠感覺來(lái)管理，腦子里根本沒有科學(xué)管理的概念。誠(chéng)然，企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單靠技術(shù)是不足以在高度競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)環(huán)境中生存并發(fā)展壯大的，還需要高效的管理和完善的制度來(lái)支持。

3、材料人員素質(zhì)太低。

材料人員大都不是專業(yè)人才，甚至未受過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，沒有材料管理各環(huán)節(jié)應(yīng)該怎么做的概念，只是跟著師傅學(xué)，師傅叫干什么就干什么，其結(jié)果不得而知，最多只能知其然而不知其所以然。實(shí)際上，正由于材料管理在施工企業(yè)中占有突出地位，所以絕大多數(shù)材料人員都是企業(yè)負(fù)責(zé)人著意按插的嫡系，從而對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的話唯命是從，缺乏起碼的職業(yè)道德。

4、沒有執(zhí)行材料管理應(yīng)有的內(nèi)部控制制度。

①“三員分開”和“三員見面”的崗位責(zé)任制度。

所謂“三員分開”即負(fù)責(zé)采購(gòu)的采購(gòu)人員、負(fù)責(zé)倉(cāng)儲(chǔ)管理的管理人員(簡(jiǎn)稱倉(cāng)管員)和負(fù)責(zé)材料核算的會(huì)計(jì)人員(以下簡(jiǎn)稱會(huì)計(jì)員)三個(gè)崗位要分開，業(yè)務(wù)上不應(yīng)相互混淆，以利于相互牽制，相互監(jiān)督。所謂“三員見面” 是指采購(gòu)員采購(gòu)?fù)瓴牧虾髴?yīng)與倉(cāng)管員見面，將采購(gòu)清單交與倉(cāng)管員點(diǎn)收，倉(cāng)管員在與合同及采購(gòu)清單核對(duì)無(wú)誤后才能辦理入庫(kù)手續(xù);采購(gòu)員在辦理完入庫(kù)手續(xù)后憑保管人員開具的點(diǎn)收單及購(gòu)貨發(fā)票(包括運(yùn)費(fèi)發(fā)票)等到會(huì)計(jì)員處報(bào)銷，會(huì)計(jì)員須審核其單據(jù)的數(shù)量、金額并須與購(gòu)貨合同協(xié)議等要求核對(duì)，經(jīng)審核無(wú)誤后方給予沖帳報(bào)銷;月末，會(huì)計(jì)員還須與倉(cāng)管員對(duì)帳，不僅要審核點(diǎn)收單、領(lǐng)料單及材料收支臺(tái)帳等，做到與自己核算的材料帳面相符，而且應(yīng)實(shí)地盤存庫(kù)存材料，做到實(shí)際數(shù)與帳面數(shù)相符。

②以憑證為依據(jù)的內(nèi)部監(jiān)督、控制制度。

材料管理中的憑證主要有：材料預(yù)算、采購(gòu)計(jì)劃、請(qǐng)購(gòu)單、購(gòu)貨合同或協(xié)議、調(diào)拔單、購(gòu)(運(yùn))貨發(fā)票、點(diǎn)收單、領(lǐng)(用)料單、退料單等，這些憑據(jù)在不同階段發(fā)揮著不同的作用。以點(diǎn)收單為例，采購(gòu)員只有將采購(gòu)的材料辦理入庫(kù)手續(xù)后，倉(cāng)管員才開具一式三份的點(diǎn)收入庫(kù)單，交給采購(gòu)員兩份，一份由采購(gòu)員帶給會(huì)計(jì)員記帳，一份由采購(gòu)員自己留下，作為經(jīng)辦此項(xiàng)業(yè)務(wù)的證明，月末，會(huì)計(jì)員以入庫(kù)單與倉(cāng)管員以其自身保留的入庫(kù)單登記的收支臺(tái)帳相核對(duì)，另外還要與倉(cāng)庫(kù)實(shí)物相核對(duì)，兩方面均相符才說(shuō)明采購(gòu)員與倉(cāng)管員未進(jìn)行舞弊活動(dòng)，否則說(shuō)明采購(gòu)業(yè)務(wù)可能出現(xiàn)了問(wèn)題。這種“認(rèn)證不認(rèn)人”的作法是進(jìn)行內(nèi)部控制的一種有效方法。

三、根除材料管理活動(dòng)中存在種種不良行為的對(duì)策;

從以上材料管理中存在的各種問(wèn)題中，自然可以反映出解決這些問(wèn)題的辦法，不過(guò)還是簡(jiǎn)要列舉幾條較重要的對(duì)策。

1、公司內(nèi)部應(yīng)對(duì)材料采購(gòu)制定一些辦法。

如規(guī)定對(duì)大宗材料采購(gòu)應(yīng)召集供貨商公開競(jìng)爭(zhēng)，選擇價(jià)廉質(zhì)優(yōu)信譽(yù)好的廠家進(jìn)貨;對(duì)采購(gòu)材料的品種、數(shù)量、質(zhì)量等應(yīng)公開;職工及社會(huì)人士進(jìn)行監(jiān)督，對(duì)舉報(bào)人應(yīng)保密并對(duì)有功者給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。

2、對(duì)經(jīng)理人員進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟(jì)管理知識(shí)再教育。

誠(chéng)然，將不董經(jīng)濟(jì)的經(jīng)理人員全部換掉是不可能的，也是不切實(shí)際的，可以補(bǔ)救的方法是，進(jìn)行再教育。再說(shuō)當(dāng)前我國(guó)經(jīng)濟(jì)改革日新月異，每年都有許多新的經(jīng)濟(jì)政策法規(guī)出臺(tái)，不要說(shuō)不懂經(jīng)濟(jì)的人，就是經(jīng)濟(jì)類門業(yè)人才，都必須不斷學(xué)習(xí)，否則就跟不上形勢(shì)。對(duì)經(jīng)理人員可以不定期地抽空進(jìn)行經(jīng)濟(jì)政策、法律、法規(guī)及管理等方面知識(shí)的培訓(xùn)。

3、材料人員應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和職業(yè)道德教育。

只有能勤勉地運(yùn)用知識(shí)、技能和經(jīng)驗(yàn)去完成工作的人才是勝任的，稱職的。面對(duì)當(dāng)前施工企業(yè)材料人員普遍素質(zhì)低下的狀況，必須加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。另外還應(yīng)加強(qiáng)相應(yīng)的職業(yè)道德培訓(xùn)，只有這兩方面素質(zhì)都具備，才能真勝任其本職工作。

4、加強(qiáng)內(nèi)部控制。

這方面在前文已有詳述，此處不再贅述。

5、尋求外部監(jiān)督。

政府的審計(jì)、監(jiān)察、紀(jì)檢等部門應(yīng)加強(qiáng)政府監(jiān)督職能;定期或不定期聘請(qǐng)會(huì)計(jì)師事務(wù)所進(jìn)行社會(huì)監(jiān)督。