應(yīng)用時(shí)間管理提高工作效率

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工作任務(wù)的完結(jié)作為一項(xiàng)技能常常被低估甚至忽視。但是，一直以來(lái)，對(duì)工作任務(wù)完結(jié)的重視總是能夠提高整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率，改善整個(gè)企業(yè)的運(yùn)營(yíng)表現(xiàn)，帶動(dòng)整個(gè)企業(yè)生產(chǎn)力的提高。如果你能夠幫助自己手下的員工在工作中應(yīng)用時(shí)間管理流程，那么你就能夠幫助他們提高生產(chǎn)力和工作效率。如果你手頭有失敗的項(xiàng)目，有需要重新完成的工作，或是你發(fā)現(xiàn)自己手下的員工在過(guò)去幾周的時(shí)間里為了完成一些重要的工作任務(wù)而變的近乎瘋狂，那么時(shí)間管理流程的應(yīng)用就顯得更為重要了。

記錄詳細(xì)的活動(dòng)日志

要想使工作任務(wù)的完結(jié)得到改善，一個(gè)有效的起始步驟就是讓自己手下的員工記錄詳細(xì)的每日活動(dòng)日志。我比較喜歡這樣一種日志格式：在日志的左手欄里以半個(gè)小時(shí)或是十五分鐘為間隔列出每天的工作時(shí)間，在日志的上方列出活動(dòng)的負(fù)責(zé)人、活動(dòng)種類（每天的工作任務(wù)、每周的工作任務(wù)等）、活動(dòng)的起/止時(shí)間、活動(dòng)的預(yù)計(jì)持續(xù)時(shí)間、實(shí)際持續(xù)時(shí)間以及備注。要指導(dǎo)自己手下的IT員工應(yīng)用日志來(lái)記錄他們每天進(jìn)行的各項(xiàng)工作。要向他們解釋清楚，記錄日志的目的并不是出于微觀管理的需要，而是為了幫助員工中的管理人員來(lái)提高自己所領(lǐng)導(dǎo)的員工的生產(chǎn)力和工作效率，同時(shí)也改善自己的工作表現(xiàn)。IT管理人員要列出所有的活動(dòng)：休息時(shí)間、公司其他部門(mén)的朋友路過(guò)時(shí)交談所花費(fèi)的時(shí)間、完成項(xiàng)目/操作/小組任務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間、與朋友或是愛(ài)人通電話所花費(fèi)的時(shí)間或是處理個(gè)人事務(wù)所花費(fèi)的時(shí)間。為了確保應(yīng)用時(shí)間管理流程的成功，任何一項(xiàng)活動(dòng)都不能被漏掉。

評(píng)定日志

當(dāng)你手頭有了一周或是兩周的日志時(shí)，讓手下的員工將所記錄的時(shí)間填寫(xiě)到活動(dòng)欄的每一個(gè)種類當(dāng)中。然后讓他們把每周的總時(shí)間累加起來(lái)。這樣他們就會(huì)開(kāi)始意識(shí)到優(yōu)化時(shí)間應(yīng)用的現(xiàn)實(shí)途徑，并因此而改進(jìn)完結(jié)工作任務(wù)的水平。
這是建立一種能夠加強(qiáng)企業(yè)范圍內(nèi)的時(shí)間管理的企業(yè)文化的開(kāi)始。接下來(lái)的一步就是開(kāi)始對(duì)工作中的時(shí)間花費(fèi)情況進(jìn)行評(píng)定和分析，對(duì)于下面幾個(gè)方面要特別引起注意。

浪費(fèi)時(shí)間的活動(dòng)

讓你手下的員工看看時(shí)間看上去都浪費(fèi)在了哪些活動(dòng)上，比如說(shuō)打私人電話、喝咖啡休息、同路過(guò)的公司里的朋友談?wù)撆c工作無(wú)關(guān)的事情或是上網(wǎng)進(jìn)行一些個(gè)人瀏覽。這并不是說(shuō)這些方面的活動(dòng)必須避免--任何人都需要休息，都需要處理一些合理的個(gè)人事務(wù)。之所以要這樣做僅僅是出于分析的目的，要看看時(shí)間浪費(fèi)在了哪里，讓大家對(duì)此有清醒的認(rèn)識(shí)。員工們經(jīng)常會(huì)為在瑣事上花費(fèi)了大量的時(shí)間而感到驚訝不已。隨著對(duì)時(shí)間花費(fèi)情況真實(shí)了解的不斷深入，員工們很容易找到更為明智的利用時(shí)間的方法。這才是工作任務(wù)完結(jié)或企業(yè)時(shí)間管理的真正開(kāi)始。

項(xiàng)目持續(xù)實(shí)際時(shí)間與預(yù)計(jì)時(shí)間對(duì)比

了解項(xiàng)目持續(xù)的實(shí)際時(shí)間與預(yù)計(jì)時(shí)間的對(duì)比能夠給我們帶來(lái)很多的意外和收益。通過(guò)對(duì)自己的工作活動(dòng)的追蹤，管理人員們能夠?qū)λ麄冋J(rèn)為一個(gè)項(xiàng)目要持續(xù)的時(shí)間同實(shí)際持續(xù)的時(shí)間的對(duì)比有一個(gè)清楚的認(rèn)識(shí)。這種認(rèn)識(shí)能夠使他們對(duì)完成工作任務(wù)所需要的時(shí)間的預(yù)計(jì)得到改進(jìn)。項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間的預(yù)計(jì)將變得更加實(shí)際，從時(shí)間、成本及范圍等多個(gè)方面來(lái)看，公司的項(xiàng)目計(jì)劃也將因此而得到極大的改善。

同樣，隨著這一過(guò)程的不斷改進(jìn)，操作任務(wù)、小組任務(wù)以及其他各項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間預(yù)計(jì)也將更為準(zhǔn)確。由于對(duì)無(wú)法如期完成工作任務(wù)的原因有了更為清楚的了解，員工們也能夠找到更好的如期完成任務(wù)的途徑。對(duì)項(xiàng)目持續(xù)的實(shí)際時(shí)間與預(yù)計(jì)時(shí)間的對(duì)比的了解不僅能夠使對(duì)項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間的預(yù)計(jì)變的更為準(zhǔn)確，而且能夠使員工的時(shí)間利用情況得到改進(jìn)。

通過(guò)對(duì)項(xiàng)目持續(xù)時(shí)間預(yù)計(jì)的更為清楚的認(rèn)識(shí)，管理人員在為每項(xiàng)新的工作任務(wù)預(yù)計(jì)工期時(shí)將更為準(zhǔn)確，在現(xiàn)有工作任務(wù)的工期需要重新計(jì)劃或是調(diào)整時(shí)也能夠有所意識(shí)，并且不會(huì)由于不合理的