淺談如何加強合同管理，降低項目成本

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　　合同管理的好壞直接體現(xiàn)一個企業(yè)的管理水平的高低，對企業(yè)今后的生存和發(fā)展至關(guān)重要。開發(fā)、施工企業(yè)面對當前的實際情況，只有不斷增強合同風險防范意識、全員合同管理意識、合同履約過程控制意識、提高合同管理人員的素質(zhì)，才是提高合同管理水平，降低項目成本，取得最大效益的有效途徑。

　　一、概述 

　　在市場經(jīng)濟體制不斷完善和發(fā)展中，一方面業(yè)主常常用苛刻的合同條款把風險轉(zhuǎn)移給施工企業(yè)，造成風險承擔上的嚴重不平衡;另一方面，在EPC方式中由于施工企業(yè)在某些方面比較強勢、專業(yè)的原因，在合同管理方面也比較強勢。面對當前的實際情況，項目管理單位只有重視合同，重視合同管理，才能有效的降低工程風險，增加企業(yè)利潤，有效進行風險的防范，維護自身合法權(quán)益。合同管理的好壞直接體現(xiàn)一個企業(yè)的管理水平的高低，對企業(yè)今后的生存和發(fā)展至關(guān)重要。

　　二、增強合同風險防范意識

　　在項目管理中，沒有風險的合同是絕對沒有的。過去，企業(yè)在合同談判和簽訂中，由于合同風險防范意識不強，而對合同條款分析、審核不嚴，掉入一些合同陷阱，給企業(yè)造成了難以挽回的損失。為此，必須增強合同風險防范意識，從以下兩個方面去防范合同風險：

　　(一)合同簽訂風險

　　1.認真分析合同條款，看合同條款中有沒有潛在風險，有沒有對自己不利的提法和約束性條件，對變更、索賠條款是否公平合理等，凡存在這些方面的問題，應向?qū)Ψ匠浞株U明自己的理由，力爭修改合同草案。

　　2.要注意對方轉(zhuǎn)嫁的風險，對風險的界定要有超前意識，充分考慮在施工中可能發(fā)生的風險，并提出風險承擔的責任。合同風險防范，在于化解自己承擔的風險，轉(zhuǎn)移自己承擔的部分風險，控制對方有意轉(zhuǎn)嫁的風險，回避不應由自己承擔的風險。

　　(二)合同履約風險

　　高層建筑工程由于投資大、工期長等特點，在合同履約過程中，往往會由于經(jīng)濟環(huán)境、社會情況、貨幣政策等的改變而引發(fā)合同變更，引起項目或者工程量的增加和減少等，這些都將會給企業(yè)帶來一定的風險，主要包括工期風險、質(zhì)量風險、安全風險、投資風險、社會風險等。為此，要求在施工過程中，充分利用各級管理人員的職能管理作用，多層次、多角度、多方向的集思廣益，以科學的態(tài)度和方法去開展風險管理活動，采取各種積極有效的風險防范措施，有針對性的去解決履約過程中出現(xiàn)的相關(guān)重大問題，化解、緩解、轉(zhuǎn)移、規(guī)避以上風險。

　　三、增強全員合同管理意識

　　在施工過程中，只有加強合同管理，增強全員的合同管理意識，才會成功和達到預期的目的。為此，可以從以下幾方面去加強合同管理：

　　1.要使合同成為保護企業(yè)利益的有利武器，就必須簽訂一份成功的合同。否則，無論與施工企業(yè)、監(jiān)理工程師的相互關(guān)系處理得怎樣融洽，無論要求多么合情合理，只要是合同條款未明確規(guī)定的，都會遭到相關(guān)方的拒絕。

　　2.強化合同管理，建立以合同管理為核心的管理機制，理順各方關(guān)系，形成有機運行體系。在項目施工中，注重強化合同管理意識，認真研究、理解、運用合同條款，收集和整理各種施工原始資料及數(shù)據(jù)，做好索賠工作。

　　3.注重項目實施階段合同的交底。合同是當事人正確履行義務、保護自身合法利益的依據(jù)，因此，公司、項目部全體成員必須首先熟悉合同的全部內(nèi)容，并對合同條款有一個統(tǒng)一的理解和認識，以避免不了解或?qū)贤斫獠灰恢聨砉ぷ魃系氖д`。由于公司、項目部成員知識結(jié)構(gòu)和水平的差異，加之合同條款繁多，合同語言難以理解，因此，很難保證每個成員都能夠吃透整個合同內(nèi)容和合同關(guān)系，這樣勢必影響其在遇到實際問題時進行處理的有效性和正確性，影響合同的全面順利實施。因此，在合同簽訂后，企業(yè)合同管理人員應熟悉合同中的各種合同文件及相關(guān)文件和資料的主要內(nèi)容，明確工程中的風險、重點或關(guān)鍵性問題。

　　四、增強合同履約過程控制意識

　　(一)抓好合同臺賬管理工作

　　合同臺賬管理，是合同管理中一項重要工作。搞好合同臺賬管理，既是合同履行的依據(jù)，又是合同履行的記錄，對合同管理的實施和評價有著十分重要的意義。

　　(二)抓好履約檢查環(huán)節(jié)

　　履約檢查，是事前或事中發(fā)現(xiàn)問題和疏漏的唯一辦法。只有在合同履約過程中定期檢查，才能及時發(fā)現(xiàn)問題，制訂防范風險的對策，從而將風險損失程度降到最小，將收益做得最大。為此，合同管理人員必須經(jīng)常深入現(xiàn)場對合同履約和管理情況進行針對性的檢查，通過檢查反映出合同履約中的一般性問題，顯示出妨礙合同履行的重大問題，以及產(chǎn)生爭議或出現(xiàn)糾紛的現(xiàn)象或隱患等，提出解決的辦法或提出解決的請求，通過整改使合同順利履約得到落實。

　　(三)抓好甲供合同的管理

　　1.把好材料設備甲供合同管理的資質(zhì)審核關(guān)，只有供貨商(生產(chǎn))單位相關(guān)資質(zhì)有效且符合要求，才能進行各種供應合同的簽訂。

　　2.材料設備甲供合同必須以工程施工圖為依據(jù)，滿足工程的要求，有關(guān)工期、質(zhì)量、安全、履約保證金、質(zhì)量保證金等，尤其對材料設備的技術(shù)協(xié)議的確認工作，必須在合同中進行落實。

　　3.要充分考慮工程的實際情況，劃清合同界面，明確雙方的權(quán)利和義務，避免責任不清，影響工程的順利進行。

　　4.狠抓材料設備甲供合同的履行。對單價、購銷單價、費用標準及結(jié)算方法等，建立較為完善的管理標準。

　　5.嚴把材料設備甲供合同的結(jié)算關(guān)。以合同為基礎(chǔ)，會同有關(guān)施工生產(chǎn)、技術(shù)質(zhì)量、材料設備、經(jīng)營管理等部門進行會簽，實行三級審批制度，層層把關(guān)，嚴禁出現(xiàn)超額支付、提前支付的情況。

　　(四)抓好變更和索賠工作

　　索賠是合同管理的繼續(xù)，是項目施工過程中不可避免的，是業(yè)主與承包商之間承擔工程風險比例的合理再分配，更能體現(xiàn)合同的公平合理性。工程變更和索賠是項目合同管理的一項重要工作，貫穿于合同履行的全過程，有嚴格的程序規(guī)定和時效要求，需要詳細完整的證明資料，而且它與項目管理的其它方面有密切聯(lián)系，涉及到技術(shù)、施工、質(zhì)量、安全環(huán)保水保、材料設備供應、合同管理、公共關(guān)系等各個方面。為此必須提高變更和索賠的預見性、計劃性，加強變更和索賠的系統(tǒng)性、規(guī)范性、及時性，提高項目經(jīng)理部各單位工作人員的變更和索賠意識，增強變更和索賠工作責任感和工作積極性，明確各單位的變更和索賠職責，把工作落實到施工的全過程。

　　1.必須成立變更和索賠組織機構(gòu)，明確職責范圍。

　　2.要注重變更和索賠基礎(chǔ)工作，做好原始記錄、保管好原始簽證資料。資料的整理與歸檔都應分類登記，原始資料應做到及時、系統(tǒng)、連續(xù)記載，做到不遺漏，實行統(tǒng)一編號、統(tǒng)一裝訂、統(tǒng)一歸檔的檔案化管理，做到查詢、使用方便快捷。

　　3.變更和索賠的理由應以國家頒布的法律、法規(guī)和政策以及合同和業(yè)主下發(fā)的相關(guān)管理辦法為準，以施工過程中的實際情況和現(xiàn)場代表、設計人、監(jiān)理人的通知為依據(jù)，做到變更和索賠理由符合客觀實際、充分可靠。

　　4.積極處理索賠，必須按變更和索賠時限、程序去開展工作。變更和索賠事件發(fā)生后的時效內(nèi)，必須對索賠通知、索賠報告、索賠依據(jù)等進行審核，進行相關(guān)費用審核，做到有理有據(jù)，最后進行談判→成功預防索賠。

　　五、提高合同管理人員的素質(zhì)

　　一切管理工作的實施是以人為本的，工程合同管理沒有合同管理人員和全員的參與、主動配合就無從談起，合同管理人員能動性的發(fā)揮和素質(zhì)的高低極大地制約著合同管理的績效。如何將兩者有效地結(jié)合起來，最大限度地發(fā)揮人的主觀能動性，降低企業(yè)成本，使企業(yè)利益最大化，是項目合同管理中，擺在我們面前的重要課題。過去，一部分合同管理人員綜合素質(zhì)低，缺乏必要的理論知識、實踐經(jīng)驗和管理能力，管理知識、技術(shù)水平未達到應有的要求，是制約合同管理水平提高的重要因素，加之企業(yè)對項目合同管理重視不夠，致使項目合同管理處于低水平狀態(tài)。為此，首先要求項目負責人要有較高的綜合素質(zhì)，他不但應有較高的政治素質(zhì)、領(lǐng)導素質(zhì)、身體素質(zhì)，還應具備一定的專業(yè)素質(zhì)和實踐經(jīng)驗，要高度重視、熟悉、了解合同條款和執(zhí)行情況，要能夠把握索賠時機。其次，合同管理人員應積極參與合同管理體系，從招標(議標)開始、直到合同終止的全過程對項目進行預測、計劃、分析、核算和控制，建成項目合同管理的一整套網(wǎng)絡體系，進行全過程管理，這就要求合同管理人員至少要是行家里手。

　　六、結(jié)語

　　合同管理的好壞直接體現(xiàn)一個企業(yè)的管理水平的高低，對企業(yè)今后的生存和發(fā)展至關(guān)重要。企業(yè)面對當前的實際情況，只有不斷增強合同風險防范意識、全員合同管理意識、合同履約過程控制意思、提高合同管理人員的素質(zhì)，才是提高合同管理水平，降低項目成本，取得最大效益的有效途徑。