項(xiàng)目管理：團(tuán)隊(duì)溝通交流計(jì)劃

不管你是否喜歡，溝通是任何一個項(xiàng)目之中最重要的成分。絕大多數(shù)項(xiàng)目的成功，不管是由一個專門的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)還是一個跨部門的團(tuán)隊(duì)來運(yùn)作，都取決于至關(guān)重要的溝通技能和技巧。很有趣的是，所有我所采訪過的IT項(xiàng)目和開發(fā)經(jīng)理都認(rèn)同：溝通和人際之間的互動可以成就或是毀掉一個項(xiàng)目。

我們有時會忘記項(xiàng)目溝通指的是在項(xiàng)目工作中激發(fā)動力，領(lǐng)導(dǎo)，委派工作并向所有的股權(quán)持有人進(jìn)行匯報時所做出的特定的行為和技巧。一旦項(xiàng)目開工之后，項(xiàng)目經(jīng)理就需要建立三個溝通渠道（見圖A）。管理并改善這些溝通渠道可以顯著地提高你成功的幾率。

成功交流的關(guān)鍵是保證信息流向正確的方向

溝通影響著工作的績效，因此，如果你想有一個高績效的團(tuán)隊(duì)來做這個項(xiàng)目，你就需要確立有效的溝通來確保你能得到好的結(jié)果。缺少了良好的溝通渠道，項(xiàng)目則很可能會失敗。成功的項(xiàng)目經(jīng)理都典型地具有良好的溝通技巧，這里包括能夠有效地給出工作內(nèi)容，傾聽反饋并采取行動，在團(tuán)隊(duì)成員之間培養(yǎng)融洽的氣氛。

加強(qiáng)項(xiàng)目溝通

有效的溝通計(jì)劃將會：

●促進(jìn)團(tuán)隊(duì)的發(fā)展：適當(dāng)?shù)臏贤ù_實(shí)能夠?yàn)轫?xiàng)目團(tuán)隊(duì)的合作提供基礎(chǔ)并使他們理解工作目標(biāo)和任務(wù)，好的溝通就意味著好的績效。

●應(yīng)用于整個軟件開發(fā)過程：從確定用戶的要求到產(chǎn)品的實(shí)現(xiàn)，恰當(dāng)?shù)臏贤ㄓ?jì)劃可以幫助所有的項(xiàng)目出資人了解什么樣的溝通渠道會被用于這個項(xiàng)目之上，工作匯報的人員，頻率和類型以及項(xiàng)目會議的形式。

●輕松地對出資人更新信息：經(jīng)常性的溝通將會使得出資人保持與項(xiàng)目的聯(lián)系。

●實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文件的減少：從項(xiàng)目一開始就實(shí)行有效的溝通措施，你就可以看到項(xiàng)目文件的減少。

制定計(jì)劃來解決關(guān)鍵性事務(wù)

我的CIO最近讓我估計(jì)一下我們的最關(guān)鍵的一個電子商務(wù)項(xiàng)目是如何發(fā)生問題的?？焖僭u定顯示了導(dǎo)致這個項(xiàng)目失敗的原因來自于糟糕的溝通。客戶對于項(xiàng)目管理的方式非常的不滿意，客戶在表達(dá)他的不滿時說道，“所有的項(xiàng)目經(jīng)理都要來問我或是直接來找我，其實(shí)這個問題早就可以解決。”此外他們還抱怨項(xiàng)目狀況匯報的不足和項(xiàng)目不能按照客戶所需要的方式提供應(yīng)用軟件，他們收到了最初的開工文件和一些電子郵件，但僅僅就是這些，而并沒有后續(xù)跟進(jìn)會議的開展，客戶沒有任何方式來對工作進(jìn)展保持跟蹤。客戶抱怨他們幾乎從沒見過來自項(xiàng)目工程的人員而一直無法搞清到底發(fā)生了什么。

而項(xiàng)目經(jīng)理則表示問題在于開發(fā)人員沒有能夠恰當(dāng)?shù)亻_發(fā)出應(yīng)用軟件，因此使得他不得不去“玩火”。然而，我們的公司失去了一個很有價值的客戶，使得項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的成員很不愉快，并導(dǎo)致了項(xiàng)目的失敗。CIO后來說，“這可不是我想要聽到的，為什么沒有人告訴我這是怎么回事？”一個有效的溝通計(jì)劃本可以幫助避免這些問題的出現(xiàn)的。

有效地改善溝通

項(xiàng)目工作的溝通并不總是看起來那么容易，但它卻是一個工作基礎(chǔ)，你可以利用它來建構(gòu)你的團(tuán)隊(duì)，顯示你的領(lǐng)導(dǎo)能力并提供及時的項(xiàng)目指導(dǎo)。表A中給出的是一些項(xiàng)目/開發(fā)經(jīng)理們可以利用的溝通工具。

通方式

類型/方法

內(nèi)容

電子郵件

項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員之間的文本文件，音頻視頻文件的溝通

部門間的備忘錄

提供一個正式的論壇來溝通關(guān)鍵性的政策和工作程序

即時消息

使團(tuán)隊(duì)成員可以實(shí)時地溝通

項(xiàng)目狀況會議

提供項(xiàng)目狀況的更新和工作的回顧

電視電話會議