談網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的終極目標(biāo)——效率的探討

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　　摘要：管理是對(duì)生產(chǎn)總過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)動(dòng)進(jìn)行決策、計(jì)劃、指揮、監(jiān)督、組織、核算和調(diào)節(jié)。管理的目的是為了提高效率和效益，取得最佳的勞動(dòng)成果，管理效率是企業(yè)的生命，只有提高管理效率，企業(yè)才能充滿生機(jī)，才能在競(jìng)爭(zhēng)中生存。文章主要從網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)目前的現(xiàn)狀出發(fā)探討了提高網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的作用及意義，提出了一些有利于網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的有效途徑及方法，以便于提高網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的效率。

　　關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)；企業(yè)效率；工作效率；企業(yè)內(nèi)部管理

　　一、網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的意義

　　管理是對(duì)生產(chǎn)總過(guò)程各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)動(dòng)進(jìn)行決策、計(jì)劃、指揮、監(jiān)督、組織、核算和調(diào)節(jié)。管理的目的是為了提高效率和效益，取得最佳的勞動(dòng)成果，管理效率是企業(yè)的生命，只有提高管理效率，企業(yè)才能充滿生機(jī)，才能在競(jìng)爭(zhēng)中生存。提高管理效率的途徑很多，如改善生產(chǎn)條件、增加職工福利等，關(guān)鍵是提高勞動(dòng)者的士氣，改善人與人之間的關(guān)系，調(diào)動(dòng)勞動(dòng)者的積極性，這才是增加生產(chǎn)、提高效率的決定性因素。

　　二、網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的現(xiàn)狀

　　我們所能觸及到的中國(guó)企業(yè)的管理現(xiàn)狀，僅僅是截取了網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)現(xiàn)狀的一個(gè)非常小的片斷。而且不同的企業(yè)層次、企業(yè)不同的發(fā)展階段、不同行業(yè)、管理者不同的價(jià)值觀，都會(huì)導(dǎo)致企業(yè)不同的管理狀態(tài)，所以要給一個(gè)全景式的判斷幾乎是不可能的。當(dāng)前我國(guó)企業(yè)的管理現(xiàn)狀分為三種：一是沒(méi)有管理的“管理”；二是有管理，但表現(xiàn)形式較為粗放；三是有管理，但不是自己企業(yè)自然發(fā)展的結(jié)晶，而是“泊來(lái)品”，基本上屬“照抄照搬”型。

　?。ㄒ唬](méi)有“管理”的管理，即企業(yè)沒(méi)有固定的管理模式，全靠命令和指揮行事

　　這在剛剛建立或建立不久的私營(yíng)家族式企業(yè)中體現(xiàn)得尤為明顯。在這種企業(yè)里，沒(méi)有組織架構(gòu)，沒(méi)有明確分工，往往一個(gè)員工要身兼多種職務(wù)，人治的成分貫穿其中，企業(yè)的管理全靠親情關(guān)系的自覺(jué)性來(lái)維持，命令或指揮充斥網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)全過(guò)程，通常有一個(gè)核心的領(lǐng)導(dǎo)人物來(lái)掌管著企業(yè)的上上下下，掌控著企業(yè)的發(fā)展命脈，一旦這個(gè)精神支柱倒塌，企業(yè)便面臨多種危機(jī)，由于這種管理完全靠親情來(lái)駕馭企業(yè)，因此，具有諸多不穩(wěn)定性和不確定性，發(fā)展到一定程度，會(huì)嚴(yán)重阻礙企業(yè)的發(fā)展。

　?。ǘ┯泄芾淼^粗放

　　這在剛剛渡過(guò)生存危險(xiǎn)期的中小型企業(yè)里占據(jù)多數(shù)，這種企業(yè)處在發(fā)展的不規(guī)范期，是典型的企業(yè)轉(zhuǎn)型過(guò)程的產(chǎn)物。這類企業(yè)比較鮮明的特點(diǎn)就是，有管理體系，有組織架構(gòu)，有規(guī)章制度，但卻沒(méi)有執(zhí)行。在這種企業(yè)里，制度與管理流于形式，嚴(yán)重存在有法不依，執(zhí)法不嚴(yán)，違法不糾，糾而不徹底等現(xiàn)象。人治凌駕于“法”治之上，使企業(yè)上上下下無(wú)章可循，只能看領(lǐng)導(dǎo)的臉色和猜領(lǐng)導(dǎo)的心思行事，最終往往使企業(yè)備受蒙蔽。

　　（三）有管理，但卻嚴(yán)重超前，管理形式與企業(yè)實(shí)際運(yùn)作狀況不配套、不協(xié)調(diào)

　　這在一些有一定規(guī)模與實(shí)力的中小企業(yè)里較為常見。這類企業(yè)已經(jīng)發(fā)展到較高階段，急于向規(guī)范型、管理型的大企業(yè)過(guò)渡，由于“激進(jìn)”或“急于求成”，往往會(huì)通過(guò)借助外界力量或從同類大品牌企業(yè)里采取“挖”或“拿來(lái)”的形式，“照抄照搬”一些大企業(yè)的組織體系、規(guī)章制度，并往往“生吞活咽”，也不管自己能不能消化，這種盲目引進(jìn)的結(jié)果是，拋棄了自己好的傳統(tǒng)與管理模式，而生搬硬套地給自己穿上“過(guò)于肥大”的管理“外套”，使企業(yè)的實(shí)際情況與這些太過(guò)于規(guī)范和超前的管理模式相脫鉤，給企業(yè)帶來(lái)不適癥，以致管理內(nèi)容超脫于企業(yè)實(shí)際，并往往較難發(fā)揮效用，最終使企業(yè)的管理事倍功半，出力不討好。

　　三、提供網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的作用：提高管理效率的驅(qū)動(dòng)力是滿足人們的需要

　　要發(fā)揮人在管理中的作用，提高管理效率，就一定要有一個(gè)驅(qū)動(dòng)力，驅(qū)使人們樂(lè)意為實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)努力奮斗。這個(gè)驅(qū)動(dòng)力就是滿足人的需要。人的需要有物質(zhì)需要和心理需要，物質(zhì)需要是提高管理效率的基礎(chǔ)，物質(zhì)需要是人類最基本最原始的需要，隨著社會(huì)的發(fā)展和人們生活水平的提高，勞動(dòng)者對(duì)物質(zhì)利益的追求也越來(lái)越高。因此，物質(zhì)需求的滿足就成了人類勞動(dòng)最根本的驅(qū)動(dòng)因素。而提高管理效率，首先就要提高員工的勞動(dòng)報(bào)酬，盡量滿足員工的物質(zhì)需要，從而提高員工的積極性，而心理需要是提高管理效率的關(guān)鍵。物質(zhì)需要固然重要，但當(dāng)物質(zhì)待遇一定，勞動(dòng)者的溫飽解決了以后，人們追求的則是更高級(jí)的心理需要。心理需要也即精神需要，是指榮譽(yù)、地位、情感、自我成就、理想抱負(fù)等。這些，構(gòu)成了激發(fā)人們動(dòng)機(jī)、支配人們行動(dòng)的最有普遍意義的原因。

　　四、根據(jù)現(xiàn)狀應(yīng)采取的一些提高網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的有效途徑和方法

　　（一）以人為本

　　1．建立激勵(lì)機(jī)制，哈佛大學(xué)威廉詹姆士研究表明在缺乏激勵(lì)的環(huán)境中職員的潛能只能發(fā)揮20%～30%，而在受到充分激勵(lì)時(shí)，可發(fā)揮其能力的80%。通過(guò)激勵(lì)可把有才干的組織所需要的人吸引過(guò)來(lái)并長(zhǎng)期為該組織工作可使在職的員工最充分地發(fā)揮其技術(shù)和才能，變消極為積極，從而保持工作的有效性和高效率。

　　2．科學(xué)的分配制度激勵(lì)人。物質(zhì)需要是人的第一需要，因此合理的分配制度對(duì)員工的積極性起著至關(guān)重要的作用。分配制度必須與勞動(dòng)成果掛起鉤來(lái)，體現(xiàn)多勞多得，體現(xiàn)鼓勵(lì)開拓、創(chuàng)新。

　　3．在千部選拔、晉升上，要?jiǎng)?chuàng)造公平、公正的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，切實(shí)做到量才用人。晉升是一個(gè)重要的激勵(lì)因素。任何一個(gè)人都有自我實(shí)現(xiàn)的價(jià)值。如果一個(gè)單位的用人機(jī)制靈活，確實(shí)按照德才兼?zhèn)?、公平?jìng)爭(zhēng)的原則，那么就會(huì)點(diǎn)燃員工心中的希望，他們會(huì)覺(jué)得很有奔頭，會(huì)在工作中努力拼搏，你追我趕，使企業(yè)充滿生機(jī)和活力。否則，就會(huì)挫傷員工的積極性，武漢的小天鵝公司，從一家作坊式的工廠躋身于中國(guó)家最大工業(yè)企業(yè)之列，其經(jīng)驗(yàn)之一就是通過(guò)公平競(jìng)爭(zhēng)激發(fā)并解放人的創(chuàng)造力，使人才輩出，近幾年公司就獲得很多專利項(xiàng)。

　?。ǘ┻\(yùn)用科學(xué)的管理方法

　　一個(gè)好的領(lǐng)導(dǎo)者，在組織管理中，必須了解下屬的需要，懂得和運(yùn)用科學(xué)的領(lǐng)導(dǎo)方法才能最大限度地調(diào)動(dòng)積極性，提高管理效率。

　　1．要關(guān)心下屬。把對(duì)工作的關(guān)心與對(duì)人的關(guān)心有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，把滿足個(gè)人需要與達(dá)成組織目標(biāo)掛起鉤來(lái)。

　　2．要重視下屬。任何人都有被尊重被關(guān)注的需要。作為領(lǐng)導(dǎo)如果能尊重下屬，重視他們的工作和需要，他們會(huì)覺(jué)得自己也是單位里重要的一員也是大家庭里的一份子，會(huì)有一種歸屬感，會(huì)獲得極大的精神滿足，盡心盡力地為工作付出。

　　3．發(fā)揮員工參政議政的精神。在管理中，應(yīng)把目標(biāo)和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)途徑、困難向員工交底，這樣，既可讓員工對(duì)單位目標(biāo)有充分的了解，知道自己該做什么、怎么做，讓他們心中有數(shù)，有一種使命感，朝著目標(biāo)共同努力，與領(lǐng)導(dǎo)共同面對(duì)困難，迎接挑戰(zhàn)又可讓他們?cè)诓僮鬟^(guò)程中多想辦法、出主意，根據(jù)工作實(shí)際，提出一些好的建議。

　?。ㄈ┨岣邌T工工作效率的管理方法

　　企業(yè)的正常運(yùn)作需要員工們共同的努力，員工工作效率的高低是很重要的指標(biāo)。提高員工工作效率，除了要有明確的工作崗位和良好的激勵(lì)政策之外，管理方法也很重要，下面就是幾個(gè)非常實(shí)用的管理方法：

　　1．選擇合適的人進(jìn)行工作決策。在對(duì)工作進(jìn)行決策時(shí)，應(yīng)該選擇有相當(dāng)技術(shù)能力或業(yè)務(wù)能力的員工進(jìn)行決策。一些員工由于技術(shù)或經(jīng)驗(yàn)的欠缺，在進(jìn)行決策時(shí)，會(huì)對(duì)工作造成錯(cuò)誤的指導(dǎo)。如果方向錯(cuò)了，做再多的工作也沒(méi)有意義。

　　2．充分發(fā)揮辦公設(shè)備的作用。許多工作，可能是因?yàn)殡娫?，傳真機(jī)等辦公設(shè)備出現(xiàn)故障而耽誤下來(lái)。有的公司沒(méi)有傳真機(jī)，收發(fā)一份傳真需要走很長(zhǎng)時(shí)間的路，這樣自然無(wú)法提高工作效率。

　　3．工作成果共享。將員工的工作成果共享，是一個(gè)很重要的問(wèn)題。特別是對(duì)于員工較多的公司，這一點(diǎn)顯得尤其重要。管理者可以利用部門內(nèi)部的辦公例會(huì)讓大家介紹各自的工作情況；另外，對(duì)一些工作成果資料要妥善的分類和保管，這些都能達(dá)到工作成果共享的目的。

　　讓員工了解工作的全部，有助于員工對(duì)工作的整體把握。員工可以更好的將自己的工作與同事的工作協(xié)調(diào)一致。如果在工作中出現(xiàn)意外情況，員工還可以根據(jù)全局情況，做一些機(jī)動(dòng)處理，從而提高工作的效率。

　　4．鼓勵(lì)工作成果而不是工作過(guò)程。管理者在對(duì)員工進(jìn)行鼓勵(lì)時(shí)，應(yīng)該鼓勵(lì)其工作結(jié)果，而不是工作過(guò)程。有些員工工作很辛苦，管理者可以表?yè)P(yáng)他的這種精神，但并不能作為其他員工學(xué)習(xí)的榜樣。否則，其他員工就可能會(huì)將原本簡(jiǎn)單的工作復(fù)雜化，甚至做一些表面文章，來(lái)顯示自己的辛苦，獲取表?yè)P(yáng)。從公司角度而言，公司更需要那些在工作中肯動(dòng)腦子的員工。所以，公司應(yīng)該鼓勵(lì)員工用最簡(jiǎn)單的方法來(lái)達(dá)到自己的工作目標(biāo)。總之，工作結(jié)果對(duì)公司才是真正有用的。

　　5．隨時(shí)的了解員工工作狀態(tài)。調(diào)查顯示60%的工廠企業(yè)里安裝防盜監(jiān)控設(shè)備后，員工工作積極性會(huì)有較明顯的提升。

　　6．給員工思考的時(shí)間。如果管理者不給員工一些思考的時(shí)間，也很難讓他們做好自己的工作。管理者要鼓勵(lì)員工在工作時(shí)多動(dòng)腦子，勤于思考。

　　（四）提高企業(yè)內(nèi)部管理效率的方法

　　企業(yè)要實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化關(guān)鍵是要提高企業(yè)內(nèi)部的管理效率，提高企業(yè)的管理效率就要做好清晰產(chǎn)權(quán)的界定，只有產(chǎn)權(quán)明晰才能做到企業(yè)的權(quán)、責(zé)、利三者之間的一致，實(shí)現(xiàn)高效率。產(chǎn)權(quán)包括四種權(quán)利：

　　1．占有權(quán)，這決定了企業(yè)的所有制。

　　2．使用權(quán)，所有者可以根據(jù)意愿，在法律的限制范圍之內(nèi)來(lái)使用財(cái)產(chǎn)。

　　3．轉(zhuǎn)讓權(quán)，產(chǎn)權(quán)可以通過(guò)市場(chǎng)進(jìn)行交易。

　　4．收益權(quán)，所有者有權(quán)獲得生產(chǎn)所帶來(lái)的收益。

　　五、總結(jié)

　　隨著我國(guó)加入WTO，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，對(duì)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)造成了一定影響。為了適應(yīng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的要求，為了提高企業(yè)的效率，網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)中最重要的是人員的管理，因此除了建立一套完整的企業(yè)內(nèi)部管理制度外，激勵(lì)管理機(jī)制是企業(yè)實(shí)現(xiàn)科學(xué)、和諧、有效的重要機(jī)制。

　　參考文獻(xiàn)：

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　　[2]論文頻道．效率是網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)的終極目標(biāo)[J]．教育城，2009，（3）．

　　[3]陳華．淺談企業(yè)財(cái)務(wù)管理目標(biāo)中的成本及控制[J]．778論文在線，2009，（3）．

　　作者簡(jiǎn)介：鄧銀泉（1952－），男，湖南長(zhǎng)沙人，中國(guó)航天〇六八基地高級(jí)工程師，研究方向：工業(yè)網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)。