工程設(shè)計(jì)檔案特點(diǎn)及管理

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【摘要】 工程設(shè)計(jì)檔案的特點(diǎn)是由設(shè)計(jì)單位的性質(zhì)和設(shè)計(jì)活動(dòng)的規(guī)律所決定。認(rèn)識(shí)并掌握設(shè)計(jì)檔案的這些特點(diǎn)， 有助于不斷改進(jìn)管理方法和提高服務(wù)質(zhì)量， 以便最大限度地發(fā)揮工程檔案的作用。
　　工程設(shè)計(jì)單位既有與一般生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)單位的共性， 又有應(yīng)用科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)單位的特性， 是以智力勞動(dòng)為主， 多學(xué)科、多專業(yè)的知識(shí)技術(shù)密集型的軟件產(chǎn)業(yè)部門。其生產(chǎn)的設(shè)計(jì)產(chǎn)品是設(shè)計(jì)人員運(yùn)用基礎(chǔ)資料、先進(jìn)技術(shù)、科研成果實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行集體創(chuàng)作的綜合技術(shù)成果， 表現(xiàn)為技術(shù)文件、技術(shù)圖紙等。從工程建設(shè)的全過程看， 設(shè)計(jì)產(chǎn)品是為工程建設(shè)和技術(shù)改造服務(wù)而創(chuàng)作的中間產(chǎn)品， 是編制建設(shè)計(jì)劃、財(cái)政撥（ 貸） 款、設(shè)備材料定貨加工、現(xiàn)場(chǎng)施工、建造安裝、生產(chǎn)準(zhǔn)備、竣工驗(yàn)收等諸項(xiàng)工作的依據(jù)條件， 同時(shí)也是設(shè)計(jì)單位數(shù)量最大、價(jià)值最高、使用頻繁的資源儲(chǔ)備即工程設(shè)計(jì)檔案。工程設(shè)計(jì)檔案直接記錄了設(shè)計(jì)人員的科技思想、科技方法和科技配套成果， 真實(shí)地反映了設(shè)計(jì)實(shí)踐活動(dòng)的歷史過程， 除具有科技檔案的一般共性外， 還有其自身的特點(diǎn)。充分認(rèn)識(shí)和掌握它的各種特點(diǎn)及其管理要求， 對(duì)加強(qiáng)工程設(shè)計(jì)檔案工作并充分發(fā)揮其作用十分重要。現(xiàn)就工程設(shè)計(jì)檔案的一些主要特點(diǎn)， 談?wù)剛€(gè)人的若干體會(huì)。
　?。?組成的成套性
　　一個(gè)企業(yè)（ 或聯(lián)合企業(yè)）、事業(yè)單位或獨(dú)立的工程， 一般都是作為一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目來安排基本建設(shè)工作的， 設(shè)計(jì)單位也就以一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目（也可能是其中的一個(gè)單項(xiàng)工程） 作為設(shè)計(jì)工作對(duì)象， 把不同專業(yè)的設(shè)計(jì)人員組成隊(duì)或組、按照嚴(yán)格的、科學(xué)的設(shè)計(jì)程序， 一個(gè)環(huán)節(jié)緊扣一個(gè)環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展設(shè)計(jì)工作， 并相應(yīng)形成具有嚴(yán)密的系統(tǒng)性和有機(jī)聯(lián)系不可分割的設(shè)計(jì)文件材料整體， 從而決定設(shè)計(jì)檔案的成套性。一項(xiàng)工程設(shè)計(jì)全部設(shè)計(jì)文件材料的總和， 包括設(shè)計(jì)依據(jù)材料、中間設(shè)計(jì)成品和最終設(shè)計(jì)成品等， 按照一個(gè)獨(dú)立的工程項(xiàng)目把它們組成一套完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案， 其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分， 這就是它的成套性。工程設(shè)計(jì)檔案收集、配套整理、保管和開發(fā)利用等管理工作， 都為這種成套性的特點(diǎn)所制約， 并在設(shè)計(jì)管理工作中做到“三納入”“三參加”和“四同步”從而，按照工程項(xiàng)目將設(shè)計(jì)文件材料收集齊全歸納，有頭有尾、完整無缺； 按工程項(xiàng)目進(jìn)行配套整理， 如實(shí)地、系統(tǒng)地反映一項(xiàng)工程各個(gè)設(shè)計(jì)階段、各種設(shè)計(jì)專業(yè)技術(shù)活動(dòng)的歷史過程， 維護(hù)其歷史全貌； 不同項(xiàng)目的圖紙文件一般不能混淆在一起， 以便按項(xiàng)目完整、系統(tǒng)地保存， 有利于按項(xiàng)目系統(tǒng)地、成套地、方便地提供利用。
　?。?形成的階段性
　　根據(jù)設(shè)計(jì)工作的基本程序， 一項(xiàng)工程一般都要經(jīng)過設(shè)計(jì)準(zhǔn)備（即前期） 階段、初步設(shè)計(jì)階段、施工圖設(shè)計(jì)階段和配合現(xiàn)場(chǎng)施工安裝階段， 每個(gè)設(shè)計(jì)階段工作任務(wù)、工作程序和工作環(huán)節(jié)， 應(yīng)具備有工作條件， 以及必須形成的設(shè)計(jì)文件的內(nèi)容及其深度、章節(jié)的組成， 格式及審批權(quán)限等， 也都在設(shè)計(jì)程序中有明確具體的規(guī)定。前一階段設(shè)計(jì)工作沒有完成， 或設(shè)計(jì)文件沒有經(jīng)過有關(guān)部門審核批準(zhǔn)， 不得開展下一階段的設(shè)計(jì)工作（ 但可做準(zhǔn)備）。前一階段設(shè)計(jì)文件經(jīng)過批準(zhǔn)成為后一階段設(shè)計(jì)依據(jù)， 后一階段設(shè)計(jì)文件又是前一階段的設(shè)計(jì)文件深化和發(fā)展。前后不同階段的設(shè)計(jì)文件之間， 既有密不可分的有機(jī)聯(lián)系， 又有明顯的嚴(yán)格的階段區(qū)分， 因此， 每個(gè)設(shè)計(jì)階段各個(gè)專業(yè)的設(shè)計(jì)文件分別組成各自互相聯(lián)系的有機(jī)整體， 并決定文件材料形成的階段性。
　?。?內(nèi)容的專業(yè)性
　　一項(xiàng)工程設(shè)計(jì)是由多種專業(yè)和設(shè)計(jì)人員按不同專業(yè)分別開展具體設(shè)計(jì)作業(yè)， 又相互配合共同完成， 因此， 一項(xiàng)工程的設(shè)計(jì)文件材料其形成過程是多學(xué)科、多專業(yè)聯(lián)合集體創(chuàng)作的過程。各專業(yè)之間必須密切協(xié)調(diào)， 以相互提供的設(shè)計(jì)文件作為依據(jù)而開展工作， 其形成的設(shè)計(jì)文件之間也必然有著非常緊密的聯(lián)系。但每一專業(yè)設(shè)計(jì)文件必然是該專業(yè)的技術(shù)活動(dòng)的表達(dá)和存在形式， 它所體現(xiàn)的科學(xué)技術(shù)內(nèi)容、術(shù)語、符號(hào)和組成等都具有專業(yè)性的特點(diǎn)， 其利用多數(shù)也是有針對(duì)性地按專業(yè)來進(jìn)行。
　　因此， 工程設(shè)計(jì)檔案在分類、編號(hào)、編制檢索工作時(shí)， 都要考慮設(shè)計(jì)文件材料專業(yè)性， 以及專業(yè)間的聯(lián)系特點(diǎn)。不同專業(yè)的技術(shù)文件材料一般不能混淆在一起， 在確定分類、標(biāo)號(hào)結(jié)構(gòu)層次時(shí)， 要考慮圖紙文件所屬專業(yè)與工程項(xiàng)目、與工程設(shè)計(jì)之間的隸屬關(guān)系。此外檔案人員學(xué)習(xí)本單位各專業(yè)的基礎(chǔ)知識(shí)， 了解各專業(yè)的業(yè)務(wù)范圍， 能識(shí)別和看懂各專業(yè)的圖紙文件， 不斷提高管理業(yè)務(wù)水平。比如我院主要有給水排水、道路橋梁、工業(yè)與民用建筑三大專業(yè)工程設(shè)計(jì)， 我們檔案人員就要熟悉本院各個(gè)專業(yè)的特點(diǎn)， 掌握必要的專業(yè)知識(shí)， 才能更好地管理本院的工程設(shè)計(jì)檔案。
　?。?修改、補(bǔ)充的多變性
　　工程設(shè)計(jì)是技術(shù)上和經(jīng)濟(jì)上對(duì)擬建工程的全面規(guī)劃， 所以設(shè)計(jì)工作形成的圖紙文件是設(shè)計(jì)人員科學(xué)技術(shù)構(gòu)思的精神產(chǎn)品， 是主觀范疇的東西，它不同于測(cè)繪圖紙和竣工圖紙那樣是完工后的實(shí)體在圖紙上的反映， 存在主、客觀之間不完全一致的現(xiàn)象。在施工安裝過程中經(jīng)常出現(xiàn)設(shè)計(jì)變更， 需要對(duì)設(shè)計(jì)文件進(jìn)行必要修改和補(bǔ)充。比如設(shè)計(jì)本身可能存在某些缺陷、疏漏或差錯(cuò)； 地質(zhì)等自然條件可能出現(xiàn)了新的情況； 物資供應(yīng)的變化可能改變?cè)O(shè)備材料使用； 施工方法的改變需要變更設(shè)計(jì)等等， 這些不可遇見的意外情況都要求設(shè)計(jì)變更以適應(yīng)施工。有時(shí)有的圖紙需要多次修改、補(bǔ)充，有的部分圖紙甚至成套作廢， 要重新設(shè)計(jì)。設(shè)計(jì)圖紙文件的這種頻繁的變更修改是不可避免的、必要的和允許的， 但又應(yīng)是很嚴(yán)格的。這是工程檔案有別于其他一些檔案的重要特點(diǎn)。
　　當(dāng)設(shè)計(jì)變更時(shí)， 必須按照有關(guān)規(guī)定及時(shí)修改原底圖或補(bǔ)充繪制新圖， 并相應(yīng)地做好施工現(xiàn)場(chǎng)和庫存藍(lán)圖的修改工作， 做到底圖與藍(lán)圖一致， 圖紙與施工安裝現(xiàn)場(chǎng)一致。做好設(shè)計(jì)變更材料與該工程設(shè)計(jì)技術(shù)文件材料的配套整理， 使工程設(shè)計(jì)檔案準(zhǔn)確、完整。檔案人員應(yīng)當(dāng)了解設(shè)計(jì)變更情況， 避免對(duì)外提供已經(jīng)作廢了的或已經(jīng)修改過的錯(cuò)誤圖紙， 以免生產(chǎn)建設(shè)中造成失誤和損失。