項目經(jīng)理:重大局不做瓶頸

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

水平很高的顧問未必能做好項目經(jīng)理，因為在某種意義上，你可能太相信自己了，你不放心也不相信你的項目成員能和你一樣能把工作做得很出色，所以所有的事情你都想自己干，但項目內(nèi)容實在太多，你忙不過來，項目成員在旁邊卻無事可干，干著急幫不上忙，偶爾幫上了，還被你臭一頓。只有無限同情地看著你，看著這個可憐的所謂項目經(jīng)理。
　　久而久之，項目變成了你一個人的項目，項目成員成了看客，你天天埋怨底下這幫人真笨，沒本事，什么都要靠你自己；項目成員天天想這個項目經(jīng)理實在沒水平，根本不會安排工作，跟著這樣的人，完全是在浪費時間，一點成就感也沒有。
　　項目經(jīng)理，為什么你總是項目工作進展的瓶頸？
　　我剛開始做項目經(jīng)理的時候也有同樣的煩惱，也完全束手無策，現(xiàn)在好多了。因為從心態(tài)上，我知道自己一定不是這個世界上把事情做得最好的人，我相信就在我的項目組里一定有做得比我好的人，只是我沒發(fā)現(xiàn)，或者我沒告訴別人要做什么，怎么做。
　　作為項目經(jīng)理，如果你還沒把你能干的事情交給別人干，那你實在是太可憐了，或者說你根本不會當項目經(jīng)理。就好像我們很多管理者整天忙于業(yè)務一樣，總是忙于喂“猴子”，幫所有的人喂“猴子”，自己餓死了，底下的人卻一身輕松地瀟灑而去。
　　剛做項目經(jīng)理的時候，事情往往不太容易想明白，而事情沒想明白就覺得任務無法分下去，即便勉強分下去了，拿出來的東西也不是自己要的。于是很煩，覺得還不如自己干。咨詢就是這么奇怪的一件事情，等你完全想明白的時候，事情也做完了。這樣反反復復幾次，顧問成員覺得你總在變，讓人無所適從，于是開始質(zhì)疑，在你分配工作的時候，問了幾個問題你就被問倒了，所以你也不敢再指揮了。于是你威信掃地，無法指揮了，你覺得指揮別人比自己干還累，也不愿意再指揮了。就這樣陷入了惡性循環(huán)，你只好自己單干。
　　項目經(jīng)理永遠要記住的是：項目總體的質(zhì)量是你控制的，項目內(nèi)容的質(zhì)量是靠項目成員保證的。項目總體的質(zhì)量是指項目邊界，項目內(nèi)容核心關注的點，主要觀點的正確性等。
　　所以，項目經(jīng)理首先要判斷的是該做什么，不該做什么？一旦決定要做，就開始和項目成員討論思路，如果自己沒有思路，就讓項目成員拿思路，討論到一定程度，就分頭去干，干了再討論，反復幾輪就清楚了，而不要等待，等待沒有結果，行動才有結果，有些彎路是必須要走的。 項目管理者聯(lián)盟文章，深入探討。
　　而對于項目成員，永遠不要期待在咨詢項目中，項目經(jīng)理告訴你一個明白無比的思路和做事的方式，除非你撞大運了，遇到了一個巨牛無比的項目經(jīng)理，所以，從項目成員來講，該忍受的還得忍受，互相幫助才可能把項目做好。
　　對于項目經(jīng)理而言，如果你想得明白，工作模版是你控制項目質(zhì)量的好工具，所以你的工作是和項目成員討論模版，并且讓他們理解模版，至于根據(jù)模版完成的內(nèi)容，一般而言，你就無能為力了，得靠你的項目成員了。
　　對于咨詢項目而言，項目經(jīng)理必須要有一個本事，能抓住重點，當你的項目成員給你100頁的報告時，你清楚地知道最關鍵的是什么？一句話能說清楚，一頁PPT能說清楚，十頁PPT能說清楚，100頁也能說清楚，這是真本事。反過來說，當你分配任務的時候，你要清楚地告訴項目成員里面的關鍵點在哪里，如果你實在不知道，就讓項目成員告訴你，如果他也不知道，那就討論，實在討論不清楚了，就開始做，做了再討論，反反復復，總有清楚的一天。
　　項目經(jīng)理該做什么？
　　如果一個4個以上項目成員的項目團隊，項目經(jīng)理還在做具體的事情，花很多時間寫具體的文檔，那這個項目肯定存在問題了。因為你已經(jīng)花了太多的經(jīng)歷在具體細節(jié)上，意味著更重要的事情你沒有關注。在我看來，項目經(jīng)理最應該做的三件事情是：項目總體計劃和控制、溝通和協(xié)調(diào)資源、處理項目之外的事情。
　　· 項目總體計劃和控制
　　計劃只是控制的一個手段，你必須想清楚整個項目的大階段，在項目進度出問題的時候，如何快速推進。我一般會列出大的階段性計劃和關鍵要求，具體的階段的詳細計劃，我都會安排一個項目成員來總體負責這個階段的事情，因為我已經(jīng)沒精力了。有問題我們可以討論，但必須有一雙眼睛盯著這件事情。
另外，我常用的一個手段是文檔模板，通過文檔模板來控制項目內(nèi)容和質(zhì)量，這個非常有用，如果把文檔模板只是理解為格式，那就沒意思了，文檔模板是框架的確立，至少要細化到3級目錄，有時候甚至具體的表格、具體的問題和關鍵字段，詳細程度視重要程度而言，這個工作對項目經(jīng)理而言是非常重要的，會花很多時間。當然，對我而言，我也不會自己寫一個扔出去，而是通過討論，拿筆劃劃，讓項目成員準備初稿，然后一輪一輪的討論，通過討論使大家明白這個過程和內(nèi)容要求。
　　· 溝通和協(xié)調(diào)資源
　　有人說項目管理的工作就是溝通、溝通、再溝通。一點沒錯。項目經(jīng)理需要溝通的人太多了，客戶、項目成員、公司、家里人，一堆人，不花時間怎么能解決問題？所以你必須花大量的時間去溝通。我判斷一個項目的成功狀態(tài)是你到底花了多長時間和客戶在一起溝通，對一個項目經(jīng)理而言，比較理想的狀態(tài)是你隨時可以推開客戶方任何一個人的辦公室的門去聊，除了有秘書擋架的之外（有秘書擋架的要通過mail、書面材料來補）。一個好的項目經(jīng)理，在兩到三周就能達到這個狀態(tài)。這個狀態(tài)的背后意味著你能幫助客戶解決問題或者給他幫助和啟發(fā)，否則就是推門進去了，客戶也會把你踹出來。
　　另外一個重要工作當然是協(xié)調(diào)資源，這方面內(nèi)容很多。最重要的一點是，如果你發(fā)現(xiàn)某個問題項目組所有人都搞不定了或者不經(jīng)濟了，想別的辦法吧，找別人吧，客戶方的，公司的，外面的都可以。這個工作比較難，也很煩瑣，所以總體上往往還是要自力更生，艱苦奮斗。借助項目外的資源來解決目標明確的具體問題，協(xié)調(diào)資源的次序一定是：客戶、自己的公司、外部資源，搞錯次序了，就復雜且麻煩了。
　　· 處理項目之外的事情
　　項目經(jīng)理還有一個很重要的工作就是控制項目范圍，怎么控制？要敢于向客戶說“不”，但這個“不”不是亂說的，如果你拒絕客戶，你就拒絕了自己。這遠遠不是一個說話的藝術問題，而是是否能站在客戶立場上，幫助客戶解決問題的問題。即使項目無法很好解決，你需要告訴客戶怎么解決，給人一條出路，而不是堵回去。在此基礎上再分析在項目的時間、成本、質(zhì)量和范圍約束下，我們能做什么。給客戶解決方案，小到參考文檔，大到運作項目、整合資源都不是簡單的事情，需要投入很多的精力，而不要讓項目成員在這方面花太多的時間。所以從這個意義上講，項目經(jīng)理的職責是讓項目成員在一個相對安全的項目環(huán)境中工作。
　　做該做的，充分調(diào)動項目成員的能力，讓他們也參與項目管理的過程中來，決不是推卸責任，對于項目工作和人員培養(yǎng)都是很有好處的，項目經(jīng)理的眼睛如果只盯在項目本身，項目很難有好的結果?？傊?，你始終要清醒地認識到，你帶領的是一個團隊，而不是你自己。
　　項目經(jīng)理需要攘內(nèi)安外，對外眼觀六路，耳聽八方，為項目組營造良好的大環(huán)境，對內(nèi)管理有度，控制有法，給項目成員有發(fā)揮的空間，又不至于失控。
　　一句話，項目經(jīng)理首先是一個負責任的人，同時又要給項目成員以責任。

　　更多信息請訪問：考試大項目管理站 考試大論壇