項目驗收會的準備

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在剛剛完成的A市電子政務一期工程項目驗收過程中，我公司中標、承擔的三個合同子項目均順利通過了業(yè)主方組織的專家驗收評審。
　　在驗收前準備階段以及正式驗收過程中，我公司主管領導、項目協(xié)調(diào)人、各項目組項目負責人按照業(yè)主方、監(jiān)理方的嚴格規(guī)定和要求，遵循公司一貫的項目驗收管理規(guī)范和流程，對照合同，認真嚴肅對待，精心周密準備，匯報嚴謹、應對沉著，在相對于參與A市電子政務一期工程建設的其他幾家省內(nèi)外IT公司，更充分、自信地展現(xiàn)出公司雄厚的專業(yè)實力和項目驗收準備工作的規(guī)范有序、經(jīng)驗豐富，博得了在場各位專家、業(yè)主方各位領導、監(jiān)理方的特別肯定和一致好評。
　　通過參與這次項目驗收會，我有以下一些體會和想法希望與公司同仁分享：
　　1、在驗收前準備階段，項目負責人或項目經(jīng)理應主動、積極保持與客戶方、監(jiān)理方的密切溝通，及時、完整、準確地收集、掌握和理解其對竣工驗收文檔、驗收條件、驗收議程安排、驗收準備事宜等方面的要求和期望，進行周密而適宜的各項準備工作；
　　特別是客戶方、監(jiān)理方對即將驗收項目的真實、初步意見和評價，最好是在驗收前就溝通、形成書面正式的《用戶意見書》、《監(jiān)理方項目評價報告》，以供在驗收會期間給專家們參考。
　　如有不明之處，須立即加以確認和澄清。如還留有一些可能影響或暫時不影響項目整體驗收通過的細節(jié)、小問題、項目延期、變更或異議、分歧等，應與有關方面立即協(xié)商解決處理問題，事先溝通、達成共識，明確各方責任、原因和統(tǒng)一認識和說法，強調(diào)已經(jīng)基本上完成項目內(nèi)容、滿足合同要求。
　　2、在驗收前準備階段，應提前對所承接項目進行全面嚴格自檢，對建成的系統(tǒng)或開發(fā)的應用軟件系統(tǒng)進行運行檢查或抽查，對合同要求滿足程度、工程內(nèi)容完成情況、系統(tǒng)功能和性能方面逐一檢測，收集使用和運行中的用戶反饋并有效解決、處理，做到心里有數(shù)、放心，如有可能，最好形成書面的“系統(tǒng)/軟件運行自檢報告”并請客戶方代表簽字確認。
　　一般來說，由于驗收時間緊、子項目多或較復雜，現(xiàn)場長時間測試檢查不太可行，專家們大多希望或者要求項目承擔方出示驗收測試計劃、測試用例、測試結果（合格）報告，并且要有客戶方、監(jiān)理方的正式意見、簽字和蓋章。測試這部分工作可在系統(tǒng)試運行一段時間、比較穩(wěn)定、正常之后與客戶方、監(jiān)理方協(xié)商組織完成。
　　3、在驗收前準備階段，大量工作是按照項目驗收規(guī)范以及業(yè)主方、監(jiān)理方的要求，組織編制各種竣工文檔、驗收文檔，其中驗收報告PPT文件的制作尤其重要，主要內(nèi)容可包括：項目概要介紹、項目合同要求、工程內(nèi)容、實施方案闡述、實施過程、進度情況和項目管理介紹、竣工技術方案、質(zhì)量情況總結、項目總結、致謝等，應條理清晰、簡明易懂、直觀可視（羅列提綱，多用圖表說明，單頁文字描述不宜多），應強調(diào)已經(jīng)完成工程內(nèi)容、滿足合同要求，質(zhì)量達到合同產(chǎn)品和技術標準要求，系統(tǒng)運行正常、穩(wěn)定。
　　一般按驗收要求和規(guī)范編制、復印、裝訂竣工和驗收文檔，如無特別規(guī)定，則可參照國家檔案管理規(guī)范進行編制、裝訂，同時應方便專家們的翻看查閱（有文檔匯總清單、按順序裝訂文檔）。
　　在驗收會前1-2天，應盡量提前準備好所需要份數(shù)的全部竣工和驗收文檔，需要業(yè)主方、監(jiān)理方簽署意見、簽字、蓋章的應盡量提前完成，以免驗收前忙亂出錯或找不到人干著急；
　　最后由項目組項目負責人負責檢查、落實，確認已經(jīng)完成各項準備工作，驗收匯報人要充分準備好項目總結匯報和專家提問答復，如有條件，可在公司、項目組內(nèi)部進行預演練。
　　4、到了正式驗收會開始時，應注意聽取主持人、項目專家組的講話，按照時間要求和順序，自信、沉著、冷靜地進行項目總結匯報、接受、記錄專家提問并嚴謹答復，語速、音量適中，不宜超時，不宜在細節(jié)上過多停留；如有嚴格時間限制，需要臨機適當調(diào)整原先準備好的驗收報告內(nèi)容和時間。
　　針對專家提問，應該想好后或項目組內(nèi)先商量好后再回答，如有還不太確定、暫時沒把握的，可在稍后立即確認之后再準確答復專家組，避免前后矛盾、多種答案、幾個聲音作答或問而不答、答非所問；
　　對于專家指出的一些非關鍵性問題、細節(jié)，我方項目匯報人或項目負責人可盡量充分闡述自己的觀點和見解，當不能說服對方時，不可勉強、糾纏或爭執(zhí)不休。對于我方不存在的問題則應立即予以否定和澄清，必要時可要求客戶方或監(jiān)理方證明。
　　應以合同內(nèi)容要求為依據(jù)和主線，不宜偏離合同去過多展開討論純產(chǎn)品、技術方面的細節(jié)和問題。
　　在我公司項目匯報前，可在現(xiàn)場傾聽專家們對其它項目的提問和對答，注意分析不同專家的興趣關注點，對與自己類似的方面作好一定的應答準備。
　　這方面尤其需要講究策略和方式方法，應注意在每次專家驗收答辯中總結、積累經(jīng)驗教訓。
　　如時間允許，還可能安排項目組成員陪同專家及用戶方成員進行測試，形成書面測試報告，參加測試人員簽字確認。如果需要檢查用戶現(xiàn)場，則應在驗收準備階段再次進行清理、清潔和作好標記，保證現(xiàn)場符合系統(tǒng)運行要求和有關規(guī)范（如機房環(huán)境規(guī)范）。
　　在驗收通過后，應收集用戶評價意見、專家驗收意見，將所有竣工驗收文檔移交客戶方歸檔，進入系統(tǒng)維護和售后服務階段。
　　當然，在A市電子政務一期工程項目驗收過程中，專家們也特別指出了一些存在的問題需要整改和跟蹤檢查：監(jiān)理方工作規(guī)范性和監(jiān)理力度、竣工驗收文檔的規(guī)范性（蓋章、裝訂）、項目經(jīng)理授權書、變更書面確認（E-MAIL不算數(shù)）、設備到貨驗收（無客戶方簽字）、OA和電子公文交換系統(tǒng)與電子印章系統(tǒng)之間的接口、個別網(wǎng)絡和設備安全性配置、用戶意見書和監(jiān)理方項目評價報告、應用軟件之間的對接集成、后期系統(tǒng)維護、售后服務和技術支持（須專門說明）等。
　　相對來說對我公司所承擔項目提出的需要整改的方面是最少的，性質(zhì)也較輕微，而公司在專業(yè)性和規(guī)范化方面則特別突出，這也是公司近年來強化內(nèi)部作業(yè)、項目規(guī)范管理的效果體現(xiàn)。
　　總體上認為，整個項目驗收階段主要應該調(diào)研、分析、溝通確認、滿足各方（專家組、業(yè)主方、監(jiān)理方）的項目驗收需求，包括：合同、項目過程與效果、驗收規(guī)范、項目中涉及到的行業(yè)規(guī)范、國際和國家現(xiàn)行標準和規(guī)范、相關產(chǎn)品、技術、質(zhì)量等方面的要求和期望。相信通過公司項目驗收管理規(guī)范、項目經(jīng)理負責機制的切實有效運行和不斷總結、積累驗收方面的經(jīng)驗教訓加以持續(xù)改善，公司整體項目驗收工作將會越來越規(guī)范、高效。