對(duì)項(xiàng)目管理中采購(gòu)成本管理的思考

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　　「摘要」 項(xiàng)目管理是當(dāng)今一個(gè)倍受關(guān)注的領(lǐng)域，項(xiàng)目采購(gòu)管理又是其中一個(gè)重要內(nèi)容方向，本文所探討的就是在 項(xiàng)目的采購(gòu)管理中，從項(xiàng)目資金的合理使用角度出發(fā)，降低采購(gòu)成本、減少現(xiàn)金流出、提高項(xiàng)目資金使用 效率的幾條管理措施。

　　項(xiàng)目和項(xiàng)目管理與人類(lèi)文明相伴相隨如生，自從有了人類(lèi)，就有組織的活動(dòng)，就一直執(zhí)行著各種規(guī)模的項(xiàng)目和項(xiàng)目管理。美國(guó)項(xiàng)目管理協(xié)會(huì)給項(xiàng)目的定義如下：項(xiàng)目是一系列特殊的將被完成的任務(wù)，它是在一定條件（時(shí)間、成本、質(zhì)量、范圍）限制下，滿(mǎn)足特定目標(biāo)的多項(xiàng)相關(guān)工作的總稱(chēng)。此定義實(shí)際包含三層含義：（１）項(xiàng)目是一項(xiàng)有待完成的任務(wù)，且有特定的環(huán)境與要求；（２）在一定的組織機(jī)構(gòu)內(nèi)，利用有限資源（人力、物力、財(cái)力等）在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)；（３）任務(wù)要滿(mǎn)足一定性能、質(zhì)量、數(shù)量、技術(shù)指標(biāo)等要求。

　　因此，項(xiàng)目管理是在有限的資源條件下，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)所采取的一系列管理活動(dòng)?，F(xiàn)代項(xiàng)目管理的知識(shí)體系被劃分為包括項(xiàng)目采購(gòu)管理在內(nèi)的九個(gè)知識(shí)領(lǐng)域。項(xiàng)目的執(zhí)行除了需要必備的人力資源之外，還必須具備相應(yīng)的設(shè)備、設(shè)施、原材料、零件、服務(wù)和其它物質(zhì)資源，離開(kāi)了這些物質(zhì)資源，再高明的項(xiàng)目經(jīng)理也不可能按要求完成項(xiàng)目的任務(wù)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，這些產(chǎn)品和服務(wù)是通過(guò)采購(gòu)活動(dòng)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。所謂的項(xiàng)目的采購(gòu)管理就是從執(zhí)行組織以外通過(guò)采購(gòu)取得項(xiàng)目所需要的產(chǎn)品或服務(wù)。而這些資源的獲取又是需要花費(fèi)一定的項(xiàng)目資金的，如何合理而有效地使用這些項(xiàng)目資金？如何使一筆有限的資金發(fā)揮其最大的效用？是在項(xiàng)目的采購(gòu)管理中所應(yīng)該關(guān)注的問(wèn)題之一。

　　梅瑞狄斯在《項(xiàng)目管理——管理新視角》中提到：

　　“在采購(gòu)設(shè)備、原材料和分包服務(wù)的過(guò)程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到最低的價(jià)格和最具競(jìng)爭(zhēng)力的供應(yīng)商?！痹诂F(xiàn)實(shí)的項(xiàng)目采購(gòu)操作中，要實(shí)現(xiàn)這兩個(gè)“最”字的目標(biāo)是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過(guò)對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)管理中部分環(huán)節(jié)的控制，來(lái)有效地降低采購(gòu)成本，從而使項(xiàng)目資金達(dá)到最優(yōu)的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，這是我們?cè)陧?xiàng)目采購(gòu)管理中所能夠?qū)崿F(xiàn)的成本目標(biāo)。此處從成本控制的角度來(lái)逐一論述在項(xiàng)目采購(gòu)管理中降低采購(gòu)成本的一些措施。

　　一、制定采購(gòu)預(yù)算與估計(jì)成本

　　制定預(yù)算的行為就是對(duì)組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算不僅僅是計(jì)劃活動(dòng)的一個(gè)方面，同時(shí)也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。

　　制定采購(gòu)預(yù)算是在具體實(shí)施項(xiàng)目采購(gòu)行為之前對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)成本的一種估計(jì)和預(yù)測(cè)，是對(duì)整個(gè)項(xiàng)目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對(duì)項(xiàng)目采購(gòu)資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，還同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對(duì)采購(gòu)實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測(cè)與控制，確保項(xiàng)目資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。 項(xiàng)目采購(gòu)管理預(yù)算一般有采購(gòu)計(jì)劃制定、詢(xún)價(jià)計(jì)劃制定、詢(xún)價(jià)、渠道的選擇以及合同管理和合同收尾等內(nèi)容。項(xiàng)目采購(gòu)計(jì)劃決定采購(gòu)什么、何時(shí)采購(gòu)。詢(xún)價(jià)計(jì)劃是以文件記錄所需要的產(chǎn)品以及確認(rèn)潛在的渠道。詢(xún)價(jià)是取得報(bào)價(jià)單、標(biāo)書(shū)、要約或訂約提議的過(guò)程。渠道的選擇是從潛在的供應(yīng)商（或賣(mài)主）中做出選擇的過(guò)程合同管理是管理與協(xié)調(diào)利益相關(guān)者契約關(guān)系的過(guò)程。合同收尾是合同的完成和解決。

　　制定項(xiàng)目采購(gòu)預(yù)算成本的方法有三種：（１）自制／外購(gòu)分析法，即是利用針對(duì)成本的選擇決策分析或平衡點(diǎn)分析，來(lái)確定某種項(xiàng)目所需的資源是依靠自己生產(chǎn)還是依靠外購(gòu)獲得的一種具體管理技術(shù)方法。自制／外購(gòu)分析法要充分考慮組織未來(lái)發(fā)展和目前需要之間的利益關(guān)系。（２）短期租賃或長(zhǎng)期租賃分析法，即是根據(jù)租金的大小決定項(xiàng)目對(duì)外部資源進(jìn)行租賃的時(shí)限選擇。（３）專(zhuān)家意見(jiàn)法，即是項(xiàng)目組織可以向具有專(zhuān)門(mén)知識(shí)經(jīng)驗(yàn)或資格的單位個(gè)人進(jìn)行專(zhuān)業(yè)采購(gòu)咨詢(xún)。

　　有了采購(gòu)預(yù)算的約束，能提高項(xiàng)目資金的使用效率，優(yōu)化項(xiàng)目采購(gòu)管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過(guò)程中的一些例外情況，有效的控制項(xiàng)目資金的流向和流量，從而達(dá)到控制項(xiàng)目采購(gòu)成本的目的。

　　二、供應(yīng)商的選擇

　　供應(yīng)商是項(xiàng)目采購(gòu)管理中的一個(gè)重要組成部分，項(xiàng)目采購(gòu)時(shí)應(yīng)該本著“公平競(jìng)爭(zhēng)”的原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機(jī)會(huì)，一方面體現(xiàn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則，另一方面也能對(duì)采購(gòu)成本有所控制，提高項(xiàng)目實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問(wèn)題值得關(guān)注。

　?。薄?選擇供應(yīng)商的數(shù)量

　　供應(yīng)商數(shù)量的選擇問(wèn)題，實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問(wèn)題。從采購(gòu)方來(lái)說(shuō)，單一貨源增加了項(xiàng)目資源供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，也不利于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià)，缺乏采購(gòu)成本控制的力度。而從供應(yīng)商來(lái)說(shuō)，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢(shì)，可以給采購(gòu)方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購(gòu)附加費(fèi)用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購(gòu)成本。因而，在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時(shí)既要避免單一貨源，尋求多家供應(yīng)，同時(shí)又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價(jià)格和采購(gòu)成本。這樣既能保證采購(gòu)物資供應(yīng)的質(zhì)量，又能有力的控制采購(gòu)支出。一般來(lái)說(shuō)，供應(yīng)商的數(shù)量以不超過(guò) ３－４ 家為宜。

　　２。 選擇供應(yīng)商的方式

　　選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購(gòu)、有限競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購(gòu)、詢(xún)價(jià)采購(gòu)和直接簽訂合同采購(gòu)，四種不同的采購(gòu)方式按其特點(diǎn)來(lái)說(shuō)分為招標(biāo)采購(gòu)和非招標(biāo)采購(gòu)。我們認(rèn)為，在項(xiàng)目采購(gòu)中采取公開(kāi)招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)來(lái)壓低物資價(jià)格，幫助采購(gòu)方以最低價(jià)格取得符合要求的工程或貨物；并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購(gòu)效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購(gòu)成本。