企業(yè)如何在信息化項(xiàng)目中進(jìn)行項(xiàng)目范圍管理

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　　我們?cè)谡劦胶芏囗?xiàng)目管理方面經(jīng)驗(yàn)的時(shí)候都提到如何進(jìn)行項(xiàng)目的控制和管理，其中一個(gè)項(xiàng)目范圍的問題，成為控制項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)和成本的關(guān)鍵因素之一，也是項(xiàng)目管理四個(gè)要素當(dāng)中（Q、C、T、S）范圍（S）的問題。

　　對(duì)于這個(gè)項(xiàng)目范圍，一般在項(xiàng)目啟動(dòng)初期，項(xiàng)目實(shí)施雙方（業(yè)主方和實(shí)施方）會(huì)就這個(gè)問題進(jìn)行詳細(xì)的研究和探討，并在項(xiàng)目目標(biāo)的指導(dǎo)下，雙方形成一致的項(xiàng)目范圍的定義，并作為書面報(bào)告記錄下來，為日后的項(xiàng)目實(shí)施提供綱要性的指導(dǎo)，也為項(xiàng)目成本的控制提供確定性的因素。

　　很多信息系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施失敗的原因，我自己認(rèn)為是在項(xiàng)目實(shí)施過程當(dāng)中，實(shí)施雙方?jīng)]有控制好項(xiàng)目范圍的問題。實(shí)施信息系統(tǒng)項(xiàng)目的特點(diǎn)之一是實(shí)施的周期長(zhǎng)、對(duì)業(yè)務(wù)的依賴性強(qiáng)，特別是一些跨業(yè)務(wù)的項(xiàng)目，要完全把企業(yè)的全業(yè)務(wù)流程穩(wěn)定下來，并通過系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)，是需要較長(zhǎng)的時(shí)間來鞏固的。因此在這么一個(gè)客觀條件下，常常出現(xiàn)一些需求不穩(wěn)定、需求變更，項(xiàng)目范圍失控的現(xiàn)象，如果在此問題上沒有一個(gè)“度”的控制，那么項(xiàng)目的范圍將失去可控性，隨之而來的是項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)和成本無法控制，更嚴(yán)重的是導(dǎo)致項(xiàng)目的滯后和失敗。

　　一、業(yè)主方對(duì)項(xiàng)目范圍定義的誤區(qū)：

　　或許很多實(shí)施信息系統(tǒng)項(xiàng)目的人員都認(rèn)為 “項(xiàng)目的管理和控制都應(yīng)當(dāng)是項(xiàng)目實(shí)施方的責(zé)任，業(yè)主方就可以無慮于范圍的限制，無條件的提出自己的需求，需求提得越多對(duì)業(yè)主總有好處，不會(huì)吃虧”。我個(gè)人在參與信息系統(tǒng)實(shí)施的過程中，自己對(duì)項(xiàng)目范圍的控制問題感覺到，要實(shí)現(xiàn)良好的項(xiàng)目管理，項(xiàng)目范圍的控制是一個(gè)關(guān)鍵，而這個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)的把控更多的是由業(yè)主方來控制，而并非“越多就越有利于業(yè)主”。

　　在很多項(xiàng)目管理的課題研究中提出，項(xiàng)目管理的四個(gè)關(guān)鍵要素彼此之間互相約束互相影響，并可以得出一個(gè)計(jì)算公式：C=f(Q,T,S)。從這個(gè)計(jì)算公式中可以看出，一般情況下，我們認(rèn)為項(xiàng)目的范圍一般在項(xiàng)目開始初期就已經(jīng)是確定的，也就是說公式中的S是“固定”的，因此在后面的項(xiàng)目成本控制過程中主要關(guān)注的就是質(zhì)量（Q）和時(shí)間（T）之間的權(quán)衡和約束關(guān)系。

　　這是一個(gè)比較理想的控制模型，但是，在實(shí)際的項(xiàng)目實(shí)施中，往往出現(xiàn)項(xiàng)目范圍變動(dòng)，而且一般是向外擴(kuò)大的現(xiàn)象，在這種情況下，上述計(jì)算模型中成本的控制就失去了基本線的限制，C、Q、T、S之間就存在著難以計(jì)算的復(fù)雜關(guān)系，對(duì)項(xiàng)目的管理和控制難度就擴(kuò)大，甚至失控。

　　對(duì)于項(xiàng)目范圍的控制，我認(rèn)為業(yè)主方比項(xiàng)目實(shí)施方占有更多的控制主動(dòng)權(quán)，而且在項(xiàng)目范圍的把控上更具有權(quán)威性和判別性。在這里，我要提醒各個(gè)實(shí)施業(yè)主方的人員注意，項(xiàng)目管理是實(shí)施雙方共同努力的，而不單純是實(shí)施方的責(zé)任，因?yàn)閷?duì)于業(yè)主方本身而言，項(xiàng)目范圍的失控同樣會(huì)帶來自身管理成本的浪費(fèi)，項(xiàng)目的滯后等不良的影響。要走出“項(xiàng)目需求（范圍）越多越好”的誤區(qū)，實(shí)事求是把握住項(xiàng)目范圍的“度”，才是實(shí)現(xiàn)良好項(xiàng)目控制的手段。

　　二、企業(yè)信息部門要注意好把握項(xiàng)目實(shí)施范圍的“度”：

　　項(xiàng)目范圍將如何定義才 “合適”呢？這個(gè)問題在項(xiàng)目實(shí)施雙方衡量的標(biāo)準(zhǔn)是不一致的，或許我們暫且用“多”和“少”這兩個(gè)相反的字眼來反映業(yè)主方和實(shí)施方對(duì)項(xiàng)目范圍的衡量標(biāo)準(zhǔn)。當(dāng)然了，在實(shí)際的項(xiàng)目管理當(dāng)中，我們并不能那么簡(jiǎn)單就把這個(gè)因素用這兩個(gè)簡(jiǎn)單而相反的字眼來概括，因?yàn)轫?xiàng)目范圍本身涉及到不同利益雙方之間的關(guān)系，而且還涉及到業(yè)主本身復(fù)雜的業(yè)務(wù)邏輯，在項(xiàng)目開始時(shí)描述項(xiàng)目的需求范圍時(shí)對(duì)項(xiàng)目范圍邊界的定義上就存在著一定的模糊性和不確定性，這些都將成為隱藏的風(fēng)險(xiǎn)。

　　一般來說，項(xiàng)目范圍的定義是業(yè)主根據(jù)內(nèi)部管理的需求提出來的一個(gè)框架性的條目，這個(gè)框架的定義一般會(huì)涉及到多塊的業(yè)務(wù)，如財(cái)務(wù)管理、采購管理、庫存管理、訂單管理等等。而在這些范圍的描述當(dāng)中，一般以粗條目方式列出，并沒有細(xì)化，細(xì)化的工作會(huì)在項(xiàng)目實(shí)施的過程中通過需求調(diào)研的方式來具體化。換而言之，這個(gè)需求包含的內(nèi)容可能是“廣泛”的，其深度和廣度本質(zhì)上來說是模糊的，因此在項(xiàng)目實(shí)施全過程當(dāng)中，時(shí)刻都要注意對(duì)項(xiàng)目范圍的控制，這樣才能對(duì)項(xiàng)目的質(zhì)量、時(shí)間和成本達(dá)到有效的控制。在這一點(diǎn)上，我認(rèn)為業(yè)主責(zé)無旁貸要把握好這個(gè)關(guān)，不能讓需求“泛濫”，同時(shí)也要滿足業(yè)務(wù)的需要，保證項(xiàng)目的質(zhì)量。那么，這個(gè)尺度該由誰去把握會(huì)比較合適呢？我認(rèn)為企業(yè)內(nèi)部的信息部門是最適當(dāng)?shù)娜诉x。

　　第一、 信息部門對(duì)企業(yè)內(nèi)部的業(yè)務(wù)比較熟悉，而且在項(xiàng)目需求提出的初期會(huì)參與全過程，對(duì)需求描述范圍把握比較準(zhǔn)確。

　　第二、 信息部門本身對(duì)技術(shù)有較深的認(rèn)識(shí)，在把握技術(shù)實(shí)現(xiàn)難易程度時(shí)會(huì)給出專業(yè)的判斷。

　　第三、 信息部門作為實(shí)施的關(guān)鍵部門，在協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)部門和實(shí)施方之間的關(guān)系中起到重要的作用。

　　綜合上述三點(diǎn)，信息部門應(yīng)該能在業(yè)務(wù)和技術(shù)兩者之間權(quán)衡一個(gè)平衡點(diǎn)，因此在判斷項(xiàng)目范圍的環(huán)節(jié)上能站在一個(gè)比較中立的立場(chǎng)上給出客觀的判斷。

　　三、項(xiàng)目范圍控制要素分析：

　　1．項(xiàng)目范圍定義的依據(jù)

　　1.1關(guān)鍵業(yè)務(wù)需求

　　企業(yè)在定義其項(xiàng)目實(shí)施范圍時(shí)，要注意緊緊圍繞著企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)以及核心業(yè)務(wù)，以內(nèi)部?jī)r(jià)值鏈為主線，而非全部業(yè)務(wù)，一應(yīng)俱全。實(shí)施信息系統(tǒng)的目的是提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和內(nèi)部管理效率，因此我們要定位在能夠?yàn)槠髽I(yè)的效益和效率產(chǎn)生最大價(jià)值的方面，而不是涵蓋企業(yè)的全部業(yè)務(wù)。要避免出現(xiàn)主次不分，胡子眉毛一把抓的現(xiàn)象。

　　2．項(xiàng)目范圍控制要素

　　一般來說，在啟動(dòng)項(xiàng)目初期，業(yè)主就應(yīng)該提出一個(gè)比較穩(wěn)定的項(xiàng)目范圍，為項(xiàng)目的實(shí)施提供一個(gè)牢固的前提和框架，同時(shí)也是為后期的項(xiàng)目管理劃出一個(gè)明晰的“圈”，所有項(xiàng)目活動(dòng)的開展，包括項(xiàng)目成本、質(zhì)量和時(shí)間的控制也應(yīng)該在此范圍內(nèi)進(jìn)行。但是，在實(shí)際的操作過程中，這個(gè)“圈”的邊界有可能會(huì)出現(xiàn)模糊、擴(kuò)大的現(xiàn)象，甚至這些擴(kuò)大和模糊的部分給項(xiàng)目帶來風(fēng)險(xiǎn)。我們從下圖看：

　　如果項(xiàng)目范圍即既定的的面積S不變，C、Q、T就可以在一個(gè)固定的S的邊界限制下給出一個(gè)約束的關(guān)系模型。但是，如果S的值并不是固定，就如上圖所示出現(xiàn)邊界模糊或者向外擴(kuò)展時(shí)， C、Q、T就失去可依賴的邊界限制，其之間的約束關(guān)系就會(huì)變得復(fù)雜。因此，我們?cè)趯?duì)項(xiàng)目范圍進(jìn)行控制時(shí)，一是要保證項(xiàng)目初期的S是準(zhǔn)確可靠的，盡量減少邊界的模糊性；二是要保證項(xiàng)目實(shí)施過程中S的穩(wěn)定，盡量避免擴(kuò)大化，或是說讓擴(kuò)大化受到合理的控制。

　　2.1內(nèi)部?jī)r(jià)值鏈

　　我們先看看以下一個(gè)企業(yè)的內(nèi)部?jī)r(jià)值鏈?zhǔn)纠?/P>

　　項(xiàng)目預(yù)算——項(xiàng)目拆分及概算分?jǐn)偂?xiàng)目合同——訂單——采購——庫存——材料發(fā)放——合同支付——成本歸集

　　可以看出價(jià)值鏈中的每個(gè)環(huán)節(jié)構(gòu)成了企業(yè)內(nèi)部的核心業(yè)務(wù)，因此，我們?cè)诙x項(xiàng)目范圍的時(shí)候就可以貫穿著這個(gè)價(jià)值鏈，把價(jià)值鏈中的每個(gè)環(huán)節(jié)定義成具體的項(xiàng)目需求和范圍，并且遵循一個(gè)閉環(huán)的原則來進(jìn)行描述，如下述對(duì)項(xiàng)目預(yù)算范圍定義中，從預(yù)算編制開始到預(yù)算回歸分析，接著又進(jìn)行預(yù)算編制，形成一個(gè)完整的閉環(huán)。

　　通過上述的定義，我們就可以為價(jià)值鏈定義出多個(gè)閉環(huán)，而每個(gè)閉環(huán)將構(gòu)成一個(gè)整體的閉環(huán)，同時(shí)也構(gòu)成項(xiàng)目范圍的邊界。

　　2.2內(nèi)部管理成本

　　業(yè)主在實(shí)施項(xiàng)目過程中，對(duì)超出了原項(xiàng)目范圍內(nèi)定義的需求我們可以用以下的標(biāo)準(zhǔn)來作出判斷。

　　2.2.1是否對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)構(gòu)成關(guān)鍵的影響

　　項(xiàng)目實(shí)施中，在對(duì)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行詳細(xì)需求調(diào)研的階段，業(yè)務(wù)部門不可避免地會(huì)提出很多與其業(yè)務(wù)相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)，或者是一些新的想法，當(dāng)遇到這種情況的時(shí)候，業(yè)主方的信息部門要作出一個(gè)合適的判斷，是否可以包含在項(xiàng)目范圍內(nèi)。

　　首先，這個(gè)業(yè)務(wù)需求是否在關(guān)鍵業(yè)務(wù)描述中已經(jīng)涵蓋，或者說這個(gè)需求是否對(duì)關(guān)鍵的業(yè)務(wù)構(gòu)成足夠的影響力。如果不是，建議可以不納入項(xiàng)目的范圍內(nèi)，或者暫時(shí)不納入本次的項(xiàng)目范圍內(nèi)，而作為日后一個(gè)擴(kuò)展的功能。

　　其次，如果此需求對(duì)關(guān)鍵業(yè)務(wù)構(gòu)成必要的影響，那么信息部門應(yīng)該進(jìn)一步作以下分析：

　?。?） 目前系統(tǒng)功能是否可以解決這個(gè)需求？如果可以，實(shí)現(xiàn)難度如何？
　　（2） 如果實(shí)現(xiàn)難度不大，可以納入項(xiàng)目范圍。如果實(shí)現(xiàn)難度大，那么進(jìn)行成本分析。

　　2.2.2項(xiàng)目成本分析

　?。?） 內(nèi)部資源是否足夠應(yīng)付新需求的實(shí)現(xiàn)？包括業(yè)務(wù)部門人員、技術(shù)人員、軟硬件支撐。
　?。?） 在整體項(xiàng)目計(jì)劃當(dāng)中是否允許作這樣的調(diào)整？能否在項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)間內(nèi)完成？
　?。?） 是否能保證項(xiàng)目的質(zhì)量？會(huì)不會(huì)對(duì)其他功能造成影響？

　　如果上述成本分析回答都是肯定的，那么就可以把需求納入實(shí)施范圍，如果全為否，建議就不把其納入本項(xiàng)目范圍。但是由于該項(xiàng)需求是一個(gè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)需求，可以考慮把此項(xiàng)目作為擴(kuò)展功能在以后實(shí)現(xiàn)，目前可以采用其他靈活的方式處理。如果上述的回答中有肯定也有否定的，那么我認(rèn)為首先要以內(nèi)部資源的問題作為重點(diǎn)，如果此條件不能滿足，即使勉強(qiáng)把其納入項(xiàng)目范圍內(nèi)也只會(huì)造成項(xiàng)目的延遲，還不如干脆等條件滿足的情況下再實(shí)施，目前先采取其他靈活的方式處理，這樣既保證當(dāng)前項(xiàng)目在原既定范圍內(nèi)完成，新需求在新的項(xiàng)目中實(shí)現(xiàn)。如果內(nèi)部資源條件滿足，那就要判斷是否對(duì)項(xiàng)目的計(jì)劃和質(zhì)量造成影響或者說造成多大的影響？這種影響能否被接受和控制等等。如果會(huì)失去控制，建議不納入范圍而采取其他方式解決。

　　四、在控制項(xiàng)目范圍時(shí)要注意控制好實(shí)施雙方之間的利益關(guān)系：

　　項(xiàng)目成本控制對(duì)項(xiàng)目實(shí)施雙方來說，特別是對(duì)項(xiàng)目范圍的理解上常會(huì)存在著利益沖突關(guān)系，因此業(yè)主方在控制項(xiàng)目范圍時(shí)要注意切實(shí)把握好關(guān)鍵業(yè)務(wù)的范疇，把控住項(xiàng)目的成本，而且此成本不光是指實(shí)施一方消耗的成本，還要注意結(jié)合自身內(nèi)部資源的問題，重點(diǎn)考慮好內(nèi)部的管理成本。企業(yè)實(shí)施信息系統(tǒng)本身是一項(xiàng)高管理成本的項(xiàng)目，如果項(xiàng)目范圍本身控制不當(dāng)，很容易造成無形的內(nèi)部管理成本的巨大消耗，而在實(shí)際的管理效益上獲得的收益卻不高，在這種低的效益/投資比下，無疑是一種不可取的項(xiàng)目管理方向，因此，企業(yè)進(jìn)行信息化項(xiàng)目管理的時(shí)候，要站在中立、客觀的立場(chǎng)上分析范圍的“度”，采取適度則取，過度則收的原則。