時(shí)間管理：項(xiàng)目經(jīng)理如何管理好自己的時(shí)間

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項(xiàng)目經(jīng)理要帶領(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)建設(shè)好一個(gè)項(xiàng)目，所需要關(guān)注和落實(shí)的事情很多，如果從時(shí)間管理方面來(lái)說(shuō)，項(xiàng)目經(jīng)理既需要管理好項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的時(shí)間，同時(shí)也需要管理好項(xiàng)目經(jīng)理自己的時(shí)間，兩方面缺一不可。由于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的工作比較單一，因此管理好項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的時(shí)間相對(duì)來(lái)說(shuō)比較容易，可以通過(guò)詳盡的WBS 分解、合理的項(xiàng)目計(jì)劃和及時(shí)的項(xiàng)目監(jiān)控來(lái)實(shí)現(xiàn)；但項(xiàng)目經(jīng)理特別是大型項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理往往瑣事纏身，好象每件事情都很重要都需要處理，如何在“百事纏身”的環(huán)境下，管理和充分利用好自己的時(shí)間，是困擾項(xiàng)目經(jīng)理的一個(gè)大問(wèn)題。
　　本人總結(jié)了這些年從事項(xiàng)目管理的一些經(jīng)驗(yàn)，擬從以下五個(gè)方面試圖給出該問(wèn)題的解決方案。
　?。ㄒ唬┙o自己規(guī)劃好工作
　　項(xiàng)目經(jīng)理比較擅長(zhǎng)規(guī)劃項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的工作，但往往會(huì)忽視規(guī)劃自己的工作，這種做法是很危險(xiǎn)的；有的項(xiàng)目經(jīng)理甚至認(rèn)為自己的時(shí)間自己控制和把握就行了，根本就不需要規(guī)劃，這種觀點(diǎn)更是極其錯(cuò)誤的。
　　項(xiàng)目經(jīng)理自身的時(shí)間是相當(dāng)寶貴的，如果規(guī)劃和利用不好，則會(huì)給項(xiàng)目績(jī)效帶來(lái)很大的影響，有時(shí)甚至是“致命”的。項(xiàng)目經(jīng)理特別是大型項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理每天都有項(xiàng)目會(huì)議、工作協(xié)調(diào)、思想交流等瑣事纏身，如果不善于規(guī)劃好自己的時(shí)間，則每天都會(huì)忙得不可開(kāi)交，但各種各樣的事務(wù)仍然是“剪不斷，理還亂”。
　　作者認(rèn)為著名的帕累托作時(shí)間能產(chǎn)生明顯輕重之分的。作者經(jīng)過(guò)多年的項(xiàng)目實(shí)踐，認(rèn)為這樣一條處事規(guī)則比較有指導(dǎo)意義：“項(xiàng)目經(jīng)理有效利用時(shí)間并盡量使工作價(jià)值最大化的有效方法是：每天工作之前確定當(dāng)天最重要最緊急的六件事情，并按輕重緩急完成”。這里強(qiáng)調(diào)“六”件事的理由是：如果規(guī)劃的事情太少，則很難完成較重要的工作；如果規(guī)劃的事情太多，則工作很可能失去重點(diǎn)。
　　當(dāng)然，以上規(guī)則也不是“金科玉律”，項(xiàng)目經(jīng)理可以根據(jù)實(shí)際情況規(guī)劃自己當(dāng)天所需要完成的事情（如五件事情或七件事情等），但一定要確保“該完成的重點(diǎn)工作一定完成了”，同時(shí)也要避免“撿了芝麻?G了西瓜”的現(xiàn)象出現(xiàn)。
　　筆者曾做過(guò)一個(gè)調(diào)查，發(fā)現(xiàn)大部分優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，都有采用小卡片每天規(guī)劃自己重點(diǎn)工作的習(xí)慣。
　?。ǘ┒梅艞?
　　“沒(méi)有用不完的時(shí)間，只有做不完的事”。
　　我身邊有一些項(xiàng)目經(jīng)理，他們認(rèn)為只有將所有的事情做完做好才能放心，實(shí)際情況往往是事情做不完，有時(shí)甚至是一些最重要的事情都沒(méi)有做完，結(jié)果延誤了項(xiàng)目的工作，給項(xiàng)目帶來(lái)了較大的影響。
　　項(xiàng)目經(jīng)理一定要學(xué)會(huì)具有敏銳的事物分析能力。項(xiàng)目經(jīng)理要能明確地判斷出什么事情是重要的，什么事情是不重要的；什么事情是值得花時(shí)間做的，什么事情是不值得花時(shí)間做的。從前面談到的“至可以大膽地放棄一部分。如果我們真正能把影響項(xiàng)目績(jī)效的最重要的“六”件事情（即大約總事情的根據(jù)輕重緩急做一部分，沒(méi)時(shí)間就可以干脆放棄。
　　項(xiàng)目經(jīng)理學(xué)會(huì)懂得放棄，是一項(xiàng)難能可貴的本領(lǐng)。我們一定不要將大部分精力花在對(duì)項(xiàng)目影響很小甚至幾乎沒(méi)有影響的事情上，這樣不但會(huì)因?yàn)闉楝嵤隆捌Ｓ诒济倍盎挠谝獎(jiǎng)?wù)”，而且會(huì)因?yàn)椤盁o(wú)的放矢”而最終“勞而無(wú)功”。
　　（三）善于授權(quán)
　　有些項(xiàng)目經(jīng)理真可謂兢兢業(yè)業(yè)，什么事情一定要“親歷親為”才放心。實(shí)際上，這種做法是不可取的。
　　項(xiàng)目經(jīng)理需要成為項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的榜樣和表率，但并不意味著項(xiàng)目經(jīng)理就需要將“所有問(wèn)題都自己扛”。
　　項(xiàng)目經(jīng)理切忌患得患失、事無(wú)巨細(xì)，如果這樣，則勢(shì)必輕重不分，其結(jié)果只能是“枉費(fèi)心機(jī)白費(fèi)力氣卻于事無(wú)益”。一個(gè)人的精力是有限的，項(xiàng)目經(jīng)理要善于授權(quán)，項(xiàng)目經(jīng)理完全可以把“六件”之外的事情委托給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的其他成員完成，這樣項(xiàng)目經(jīng)理才能集中精力處理好自己該處理的事情。
　　需要指出的是：項(xiàng)目經(jīng)理需要授權(quán)，但不要把只有項(xiàng)目經(jīng)理自己能做的事情也交給別人去做，項(xiàng)目經(jīng)理只能是將一些可以由別人替代完成的工作授權(quán)出去。項(xiàng)目經(jīng)理切忌將別人無(wú)法替代的工作也授權(quán)出去，這樣不會(huì)有好結(jié)果。
　　另外，項(xiàng)目經(jīng)理還需要注意，授權(quán)不等于授責(zé)，項(xiàng)目經(jīng)理不要錯(cuò)誤的以為工作授權(quán)出去了就可以萬(wàn)事大吉，項(xiàng)目經(jīng)理需要及時(shí)跟進(jìn)被授權(quán)的工作，如果真出了問(wèn)題，項(xiàng)目經(jīng)理需要主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任。
　?。ㄋ模┘芯k“大”事
　　對(duì)于重要的工作，幾個(gè)小時(shí)全神貫注產(chǎn)生的效力，遠(yuǎn)大于每天為重要的工作留出“整塊”不受干擾的時(shí)間，這是德魯克對(duì)知識(shí)工作者時(shí)間管理的重要建議。
　　作為項(xiàng)目經(jīng)理，千萬(wàn)不要因?yàn)橐恍┈嵤露挂恍┲匾墓ぷ鞅谎诱`而一拖再拖。項(xiàng)目經(jīng)理要“懂得放棄”，下決定抽出時(shí)間，集中精力辦 “大”事。
　　筆者就曾在該問(wèn)題上犯過(guò)錯(cuò)誤，以為每天做事情的一部分，不但可以充分利用好“零碎”的時(shí)間，而且結(jié)果也不會(huì)受到影響。事實(shí)證明恰恰其反，不但浪費(fèi)了自己大量的時(shí)間，而且最終的結(jié)果也不盡人意?？荚嚧笳?BR>　　（五）用心更要用腦
　　讀書(shū)的時(shí)候，老師經(jīng)常教導(dǎo)我們要“用心讀書(shū)”；參加工作后，上司也經(jīng)常教導(dǎo)我們要“用心工作”。乍一看，這種觀點(diǎn)確實(shí)沒(méi)錯(cuò)。
　　實(shí)際上，由于項(xiàng)目各種不定因素的存在，因此我認(rèn)為作為項(xiàng)目經(jīng)理光 “用心工作”是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的?！坝眯墓ぷ鳌敝荒鼙砻黜?xiàng)目經(jīng)理工作態(tài)度很好、很敬業(yè)，工作的最好結(jié)果也只能是 “將已做的事情做好了”。因此，有時(shí)侯我們看到有些項(xiàng)目經(jīng)理雖然成天忙得焦頭爛額，但績(jī)效甚微也就不足為怪了。
　　項(xiàng)目經(jīng)理在“用心工作”的同樣，一定要“用腦工作”?！坝媚X工作”是指多思考多想辦法，“用腦工作”不但能使該做的事情采用最好的辦法做好了，而且能讓寶貴的時(shí)間花在“刀刃”上，其結(jié)果無(wú)疑是抓住了
　　同樣，一定要“用腦工作”。“用腦工作”是指多思考多想辦法，“用腦工作”不但能使該做的事情采用最好的辦法做好了，而且能讓寶貴的時(shí)間花在“刀刃”上，其結(jié)果無(wú)疑是抓住了問(wèn)題的要害而使工作事半功倍。
　　項(xiàng)目經(jīng)理在“用心工作”的同時(shí)并“用腦工作”，這樣的項(xiàng)目經(jīng)理才稱得上是優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理，也才能獲得真正意義上的成功。