服務(wù)項(xiàng)目合同管理系統(tǒng)

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 　　現(xiàn)代企業(yè)在發(fā)展過程中，集約化程度越來越高，人員配備越來越少，所以保安、運(yùn)維、物業(yè)等服務(wù)項(xiàng)目外包越來越普遍。雖然大部分服務(wù)是輔助性工作，但在重生產(chǎn)、輕協(xié)助的情況下，對(duì)服務(wù)合同合法合規(guī)性的重視程度不高，對(duì)合同執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查頻率不高，數(shù)量不足、服務(wù)人員過多、服務(wù)質(zhì)量低下等問題層出不窮。企業(yè)是否合理有效地管理物流承包商，提高外包團(tuán)隊(duì)的質(zhì)量和效率是合同管理的重點(diǎn)，合同服務(wù)的質(zhì)量和效率關(guān)系到企業(yè)生產(chǎn)的穩(wěn)定有序，直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)效益。

　　一、服務(wù)項(xiàng)目合同管理存在的不足

　　1、合同內(nèi)容不夠嚴(yán)謹(jǐn)。合同文本不嚴(yán)謹(jǐn)。剛性意味著不準(zhǔn)確，容易產(chǎn)生歧義和誤解，導(dǎo)致合同難以履行或產(chǎn)生糾紛。依法訂立的有效合同，應(yīng)當(dāng)反映雙方的真實(shí)意思。這種體現(xiàn)只靠準(zhǔn)確清晰的合同用詞。可以說，合同講究修辭。只有從契約，沒有主契約。主合同是指可以獨(dú)立存在的合同。從合同是指只有在主合同存在的前提下才能成立的合同。沒有主契約的奴隸契約是沒有根據(jù)的契約，是“無源之水”，“無源之水”是不存在的。合同條款不完整、有缺陷、有瑕疵。經(jīng)常遺漏的是違約責(zé)任。有些合同只講好話，不講難聽的，只講正面的，不講負(fù)面的。

　　2、合同簽訂后沒有進(jìn)行合同披露。很多單位簽約的時(shí)候，公司總部一般都很重視。然而，一旦合同簽訂，合同的分析和披露往往得不到足夠的重視，甚至被忽視。導(dǎo)致合同往往被鎖在檔案柜或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的抽屜里，其他人員只知道自己的相關(guān)職責(zé)，而對(duì)合同的整體情況知之甚少，甚至根本不知道合同的具體內(nèi)容，為以后的合同糾紛埋下了隱患。

　　3、在合同執(zhí)行過程中忽視變更管理。該改的合同沒改。在合同履行過程中變更合同是正常的。問題是，很多負(fù)責(zé)履行合同的管理者缺乏這種及時(shí)變更的意識(shí)，從而導(dǎo)致虧損。合同的變更包括合同內(nèi)容的變更和合同主體的變更。合同變更的目的是通過修改原合同來保證合同的更好履行和某種目的的實(shí)現(xiàn)。

　　二、服務(wù)項(xiàng)目合同管理的對(duì)策

　　1、加強(qiáng)合同管理，建立合同管理體系

　　企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)制定一套通用的合同范本，確定常見的法律風(fēng)險(xiǎn)類型并規(guī)定相應(yīng)的合同條款進(jìn)行管理。企業(yè)的合同管理部門應(yīng)更多地參與甚至主導(dǎo)合同管理的全過程，包括合同對(duì)方的資信調(diào)查、合同談判、起草、修改、簽訂、履行和事后審查。加強(qiáng)合同管理是防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)的基礎(chǔ)工作。要建立以事前預(yù)防為主，過程控制為輔，事后補(bǔ)救措施為輔的合同管理體系。

　　2、加強(qiáng)履約管理

　　在合同履行過程中，需要確認(rèn)合同的所有義務(wù)，是合同的數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求、履行期限、履行地點(diǎn)、履行方式、履行費(fèi)用等項(xiàng)目是否了解清楚。約定不明確的，應(yīng)當(dāng)充分利用根據(jù)合同的性質(zhì)和目的確定履行內(nèi)容的法律原則。正確確認(rèn)合同的履行順序，同時(shí)關(guān)注對(duì)方的履行情況。合同一方可能因商業(yè)原因或法律原因而變更已簽訂和正在執(zhí)行的合同，涉及合同變更、合同轉(zhuǎn)讓、合同解除、合同終止、合同撤銷等行為。要達(dá)到上述目的，雙方首先要協(xié)商，否則只有在合法的情況下，擁有合法權(quán)利的一方才能通過行使相應(yīng)的合法權(quán)利來實(shí)現(xiàn)。

　　3、采用先進(jìn)的合同管理平臺(tái)

　　工欲善其事，必先利其器。隨著網(wǎng)上辦公和數(shù)字經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)合同正在被電子合同所取代，傳統(tǒng)的合同管理也將迎來巨大的變革。合同在企業(yè)管理中的重要性和特殊性，合同管理開始從傳統(tǒng)的OA、ERP等內(nèi)控系統(tǒng)中獨(dú)立出來，完全按照合同起草、審核、審批、簽訂、履行、爭議解決、備案等合同全生命周期風(fēng)險(xiǎn)控制進(jìn)行管理。

　　三、泛普軟件-合同管理系統(tǒng)的功能應(yīng)用

　　1、合同視圖

　　在全部合同中展示所有合同的類型，開始時(shí)間到期時(shí)間，合同金額，合同狀態(tài)等信息的展示，并支持導(dǎo)出，同時(shí)支持展示所有合同收款情況，客戶的記錄，這些記錄為管理層人員進(jìn)行集團(tuán)決策提供了依據(jù)。

　　2、進(jìn)度跟蹤

　　明確記錄合同進(jìn)度，并與計(jì)劃情況進(jìn)行對(duì)比，方便管理層人員隨時(shí)了解合同動(dòng)態(tài)以及執(zhí)行的情況、完成的程度、完成的百分比，方便管理層人員調(diào)整進(jìn)度，安排下一步的工作。

　　3、協(xié)同辦公，增強(qiáng)內(nèi)部協(xié)作

　　企業(yè)通過電子平臺(tái)對(duì)合同進(jìn)行處理，有效利用了資源，提高了處理合同的能力和效率，當(dāng)業(yè)務(wù)部門提交合同請(qǐng)求，通過審批流程后，所有的相關(guān)人員都能參與其中。

　　4、預(yù)警提醒降低風(fēng)險(xiǎn)

　　合同到期預(yù)警，客戶資質(zhì)證件預(yù)警，提醒合同管理者能夠及時(shí)執(zhí)行，并且跟蹤合同的最新情況，此外，律師信、項(xiàng)目立案訴訟等為解決合同糾紛提供幫助，降低了風(fēng)險(xiǎn)，也減少了企業(yè)損失。

　　合同管理系統(tǒng)應(yīng)用于合同起草、審核、簽署、履行和管理的全生命周期，將法律風(fēng)控融入到合同流轉(zhuǎn)過程，實(shí)現(xiàn)合同管理的數(shù)字化、在線化和智能化，大大的降低了合同管理成本，降低了合同管理效率，可以很好的滿足數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)于交易效率和安全的需求，為商務(wù)交易保駕護(hù)航。