公文管理介紹

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　　1. 公文管理

　　公文流轉(zhuǎn)以用于處理日常工作中的單位內(nèi)外部的各種公文，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高速迅捷和計(jì)算機(jī)控制的嚴(yán)格準(zhǔn)確性實(shí)現(xiàn)公文的處理。公文管理模塊相對(duì)傳統(tǒng)公文處理而言，在很大程度上提高了公文處理效率和準(zhǔn)確性，用戶操作簡(jiǎn)便易行。公文流轉(zhuǎn)包括了公文的發(fā)文擬制、發(fā)文審核、發(fā)文會(huì)簽、發(fā)文簽發(fā)、發(fā)文登記、發(fā)文傳閱、收文簽收登記、收文審核、收文擬辦、收文批辦、收文承辦、公文歸檔銷(xiāo)毀、公文查詢(xún)以及公文的流程監(jiān)控、公文催辦、公文流程定制等。

　　公文流轉(zhuǎn)中，用戶可以預(yù)先定義公文的處理流程及相應(yīng)的處理權(quán)限，在擬制、登記及公文流轉(zhuǎn)過(guò)程中具有相應(yīng)權(quán)限的人員可以進(jìn)行公文在線編輯，可以進(jìn)行跳簽、插簽、退簽、撤銷(xiāo)等處理。

　　1.1. 發(fā)文擬制

　　發(fā)文擬制是具有公文擬制權(quán)限的員工使用本功能新增公文，錄入、編輯公文屬性，根據(jù)公文模版建立并在線編輯公文正文，上傳公文附件，定制公文流轉(zhuǎn)工作流。

　　在系統(tǒng)功能菜單中點(diǎn)擊[公文流轉(zhuǎn)]->[發(fā)文擬制]功能后進(jìn)入發(fā)文擬制主頁(yè)面，如下圖：

　　此頁(yè)面首先顯示當(dāng)前操作員擬制過(guò)的公文信息及其當(dāng)前辦理狀態(tài)。

　　點(diǎn)擊[查詢(xún)]按鈕可按查詢(xún)條件(文號(hào)、標(biāo)題、主題詞、公文類(lèi)別、公文密級(jí)、緊急程度)顯示當(dāng)前操作員擬制過(guò)的公文信息。

　　注：如果一個(gè)公文經(jīng)過(guò)多人擬制，則系統(tǒng)只記錄最后一個(gè)進(jìn)行擬制(修改)的操作員為該公文的擬制人。

　　點(diǎn)擊[刪除]按鈕則刪除被選中的公文信息(不是當(dāng)前操作員草擬或已經(jīng)進(jìn)入流轉(zhuǎn)的公文不能被刪除)。

　　點(diǎn)擊列表中某一公文后的可修改該公文的相關(guān)信息(屬性、正文、流程等)，參見(jiàn)公文擬制頁(yè)面說(shuō)明。

　　點(diǎn)擊列表中某一公文后的可查看該公文的相關(guān)信息(基本屬性、正文、流轉(zhuǎn)情況、辦理情況)。

　　點(diǎn)擊列表中某一公文的‘辦理狀態(tài)’，則可查看該公文的流轉(zhuǎn)情況和該公文的辦理情況。

　　輸入公文相關(guān)屬性信息

　　點(diǎn)擊[擬制公文]按鈕則進(jìn)入‘公文擬制’頁(yè)面，如下圖：

　　在此新建公文頁(yè)面中，首先輸入公文的相關(guān)屬性信息(如文號(hào)、類(lèi)別、摘要等)。

　　點(diǎn)擊‘相關(guān)附件’組中的可增加(上傳)多個(gè)附件文件，其中點(diǎn)擊[瀏覽…]按鈕彈出文件選擇窗口選擇一個(gè)要上傳的本地文件。

　　點(diǎn)擊[保存]按鈕則保存當(dāng)前輸入的公文屬性信息，保存成功后，系統(tǒng)會(huì)在當(dāng)前頁(yè)面中自動(dòng)增加顯示‘編輯正文’和‘正文副本’的鏈接;此時(shí)可點(diǎn)擊‘編輯正文’鏈接進(jìn)入編寫(xiě)公文正文頁(yè)面，如下圖：

　　在此頁(yè)面中：

　　點(diǎn)擊[編輯正文]鏈接則進(jìn)入‘編輯(新增)公文正文’頁(yè)面。

　　點(diǎn)擊[正文副本]鏈接則顯示當(dāng)前公文已有的正文副本信息。

　　點(diǎn)擊[保存]按鈕則保存當(dāng)前頁(yè)面的公文屬性信息。

　　點(diǎn)擊[定制工作流程]按鈕則進(jìn)入[定制工作流程]頁(yè)面設(shè)置該公文的流轉(zhuǎn)處理流程。

　　編輯(新增)公文正文

　　進(jìn)入編輯正文頁(yè)面之前，系統(tǒng)首先彈出此窗口，由用戶選擇編輯正文時(shí)是否要鎖定正文，如果選擇‘鎖定正文’，則當(dāng)前操作員在編輯該公文正文時(shí)，該公文的其它相關(guān)辦理人員不能同時(shí)編輯(修改)該公文正文，而只能查看;如果選擇‘正文解鎖’，則當(dāng)前操作員在編輯該公文正文時(shí)，該公文的其它相關(guān)辦理人員可以同時(shí)編輯(修改)該公文正文，該公文正文則以最后保存的內(nèi)容為準(zhǔn)。

　　選好鎖定方式后，點(diǎn)擊[進(jìn)入編輯頁(yè)面]按鈕，則開(kāi)始編輯或新增公文的正文。格式如下圖：

　　此正文編輯頁(yè)面，系統(tǒng)提供的與MS Word 類(lèi)似的、簡(jiǎn)單的文檔編輯功能，在這里，用戶可以直接輸入文字，選擇有的公文模板，選擇不同的字體、字號(hào)、顏色等，粘貼相關(guān)圖片，打印文檔內(nèi)容等等。其中：

　　在‘模板’下拉框中選擇已有的公文模板。

　　點(diǎn)擊裝入選中的公文模板。

　　點(diǎn)擊則保存正文內(nèi)容到系統(tǒng)服務(wù)器上。

　　點(diǎn)擊則將已保存的正文內(nèi)容，復(fù)制生成一個(gè)正文副本且保存到系統(tǒng)服務(wù)器上。

　　點(diǎn)擊打印當(dāng)前編輯的公文正文內(nèi)容。

　　點(diǎn)擊則不保存當(dāng)前正在編輯的頁(yè)面內(nèi)容且退出公文正文編輯頁(yè)面。

　　定制工作流程

　　定制工作流程，是為當(dāng)前公文指定相關(guān)的流轉(zhuǎn)辦理過(guò)程，此公文需要哪些崗位或人員進(jìn)行處理，其處理的先后順序，處理人員對(duì)該公文可以具有的處理權(quán)限(修改正文、傳閱、批注等等)。

　　對(duì)于公文在處理過(guò)程中的每一個(gè)處理環(huán)節(jié)(如：發(fā)文擬制、發(fā)文會(huì)簽、收文審核、收文承辦等)被視為一個(gè)工作辦理點(diǎn)，定制工作流的過(guò)程就是確定該公文需要經(jīng)過(guò)哪幾個(gè)工作環(huán)節(jié)(工作點(diǎn))，并為每個(gè)處理環(huán)節(jié)指定辦理人員及其相應(yīng)的辦理權(quán)限。

　　公文的初始定制工作流程頁(yè)面如下：

　　此頁(yè)面中，用戶可以針對(duì)某一具體公文制定一個(gè)全新(或臨時(shí))的工作流程，也可以選擇一個(gè)已定義好了的公文處理流程(流程模板)。

　　選擇流程模板類(lèi)別后，點(diǎn)擊[套用模板]則裝入已預(yù)先定義好的流程模板，如下圖：

　　在定制公文的工作流程頁(yè)面中：

　　點(diǎn)擊已有工作點(diǎn)的名稱(chēng)則可以修改該工作點(diǎn)的工作內(nèi)容。

　　點(diǎn)擊已有工作點(diǎn)的則可以在流程中刪除該工作點(diǎn)。

　　點(diǎn)擊‘←插入工作點(diǎn)’鏈接進(jìn)入工作點(diǎn)定義頁(yè)面：

　　在此定義工作點(diǎn)的辦理人員及其相應(yīng)的辦理權(quán)限。

　　工作點(diǎn)類(lèi)別：選擇公文的當(dāng)前處理環(huán)節(jié)，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)上一工作點(diǎn)的類(lèi)別，自動(dòng)裝入當(dāng)前可以選用的工作點(diǎn)類(lèi)別。

　　工作點(diǎn)名稱(chēng)：為當(dāng)前的辦理環(huán)節(jié)指定一個(gè)名稱(chēng)，如‘辦公室起草公文’、‘經(jīng)理審核’等或直接使用工作點(diǎn)類(lèi)別名稱(chēng)。

　　工作時(shí)限：當(dāng)前工作點(diǎn)的辦理時(shí)限要求，單位為‘天’。

　　辦理人員：點(diǎn)擊[選擇]選擇當(dāng)前工作點(diǎn)的辦理人員，可按部門(mén)、職位選擇，可同時(shí)選擇多個(gè)辦理人員。

　　辦理人員說(shuō)明：對(duì)當(dāng)前工作點(diǎn)辦理人員的簡(jiǎn)要說(shuō)明。

　　可否加簽：是指當(dāng)前工作點(diǎn)的辦理人員在辦理公文時(shí)是否可以臨時(shí)加入其它辦理人員?？梢赃x擇‘可以加簽’或‘不可以加簽’。

　　可否撤銷(xiāo)：如果選擇‘可以撤銷(xiāo)’，則該工作點(diǎn)的辦理人員在辦理該公文時(shí)，可以將此公文‘撤銷(xiāo)’，公文一旦被撤銷(xiāo)，則該公文不再被視為有效。

　　流轉(zhuǎn)方式：可選擇‘全部完成繼續(xù)’或‘任何一人完成繼續(xù)’。如選擇‘任何一人完成繼續(xù)’則當(dāng)前工作點(diǎn)中有一人辦理完成后該公文自動(dòng)流轉(zhuǎn)到下一個(gè)辦理環(huán)節(jié)，否則需當(dāng)前工作點(diǎn)的全部辦理人員都辦理完成后該公文才流轉(zhuǎn)到下一個(gè)辦理環(huán)節(jié)。

　　點(diǎn)擊[保存]按鈕保存當(dāng)前定義的工作點(diǎn)信息。

　　點(diǎn)擊[放棄]按鈕則不保存當(dāng)前定義的工作點(diǎn)信息且返回到工作流定義頁(yè)面。

　　在工作流定義頁(yè)面，通過(guò)設(shè)置多個(gè)辦理工作點(diǎn)以完成公文處理流程的定義。

　　定制完工作流程后，返回到公文編輯頁(yè)面，點(diǎn)擊[保存]按鈕，保存公文及其相關(guān)信息。

　　1.2. 收文登記

　　收文登記用于外部來(lái)文的簽收、登記處理，包括：新增公文、錄入、編輯公文信息、導(dǎo)入外部文件作為公文正文，上傳公文附件，定制公文流轉(zhuǎn)工作流。

　　在系統(tǒng)功能菜單中點(diǎn)擊[公文流轉(zhuǎn)]->[收文登記](méi)功能后進(jìn)入收文登記主頁(yè)面，如下圖：

　　此頁(yè)面首先顯示當(dāng)前操作員登記或擬制過(guò)的公文信息及其當(dāng)前辦理狀態(tài)。

　　點(diǎn)擊[查詢(xún)]按鈕可按查詢(xún)條件(文號(hào)、標(biāo)題、主題詞、公文類(lèi)別、公文密級(jí)、緊急程度)顯示當(dāng)前操作員擬制過(guò)的公文信息。

　　點(diǎn)擊[刪除]按鈕則刪除被選中的公文信息(不是當(dāng)前操作員登記或已經(jīng)進(jìn)入流轉(zhuǎn)的公文不能被刪除)。

　　點(diǎn)擊列表中某一公文后的可修改該公文的相關(guān)信息(屬性、正文、流程等)，參見(jiàn)公文登記頁(yè)面說(shuō)明。

　　點(diǎn)擊列表中某一公文后的可查看該公文的相關(guān)信息(基本屬性、正文、流轉(zhuǎn)情況、辦理情況)。

　　點(diǎn)擊列表中某一公文的‘辦理狀態(tài)’，則可查看該公文的流轉(zhuǎn)情況和該公文的辦理情況。

　　輸入公文相關(guān)屬性信息

　　點(diǎn)擊[公文登記](méi)按鈕則進(jìn)入‘公文登記’頁(yè)面，如下圖：

　　在此新建公文頁(yè)面中，首先輸入公文的相關(guān)屬性信息(如文號(hào)、類(lèi)別、摘要等)。

　　點(diǎn)擊‘相關(guān)附件’組中的可增加(上傳)多個(gè)附件文件，其中點(diǎn)擊[瀏覽…]按鈕彈出文件選擇窗口選擇一個(gè)要上傳的本地文件。

　　點(diǎn)擊[保存]按鈕則保存當(dāng)前輸入的公文屬性信息，保存成功后，系統(tǒng)會(huì)在當(dāng)前頁(yè)面中自動(dòng)增加顯示‘編輯正文’和‘正文副本’的鏈接;此時(shí)可點(diǎn)擊‘編輯正文’鏈接進(jìn)入編寫(xiě)公文正文頁(yè)面，如下圖：

　　在此頁(yè)面中：

　　點(diǎn)擊[編輯正文]鏈接則進(jìn)入‘編輯(新增)公文正文’頁(yè)面。

　　點(diǎn)擊[正文副本]鏈接則顯示當(dāng)前公文已有的正文副本信息。

　　點(diǎn)擊[保存]按鈕則保存當(dāng)前頁(yè)面的公文屬性信息。

　　點(diǎn)擊[定制工作流程]按鈕則進(jìn)入[定制工作流程]頁(yè)面設(shè)置該公文的流轉(zhuǎn)處理流程。

　　編輯(新增)公文正文

　　進(jìn)入編輯正文頁(yè)面之前，系統(tǒng)首先彈出此窗口，由用戶選擇編輯正文時(shí)是否要鎖定正文，如果選擇‘鎖定正文’，則當(dāng)前操作員在編輯該公文正文時(shí)，該公文的其它相關(guān)辦理人員不能同時(shí)編輯(修改)該公文正文，而只能查看;如果選擇‘正文解鎖’，則當(dāng)前操作員在編輯該公文正文時(shí)，該公文的其它相關(guān)辦理人員可以同時(shí)編輯(修改)該公文正文，該公文正文則以最后保存的內(nèi)容為準(zhǔn)。

　　選好鎖定方式后，點(diǎn)擊[進(jìn)入編輯頁(yè)面]按鈕，則開(kāi)始編輯或新增公文的正文。格式如下圖：

　　此正文編輯頁(yè)面，系統(tǒng)提供的與MS Word 類(lèi)似的、簡(jiǎn)單的文檔編輯功能，在這里，用戶可以直接輸入文字，選擇有的公文模板，選擇不同的字體、字號(hào)、顏色等，粘貼相關(guān)圖片，打印文檔內(nèi)容等等。其中：

　　在‘模板’下拉框中選擇已有的公文模板。

　　點(diǎn)擊裝入選中的公文模板。

　　點(diǎn)擊則保存正文內(nèi)容到系統(tǒng)服務(wù)器上。

　　點(diǎn)擊則將已保存的正文內(nèi)容，復(fù)制生成一個(gè)正文副本且保存到系統(tǒng)服務(wù)器上。

　　點(diǎn)擊打印當(dāng)前編輯的公文正文內(nèi)容。

　　點(diǎn)擊則不保存當(dāng)前正在編輯的頁(yè)面內(nèi)容且退出公文正文編輯頁(yè)面。

　　定制工作流程

　　定制工作流程的過(guò)程同發(fā)文擬制中定制工作流程，

　　具體操作說(shuō)明可參見(jiàn)‘發(fā)文擬制’中的定制工作流程說(shuō)明。

　　1.3. 公文辦理

　　公文辦理是指公文在流轉(zhuǎn)過(guò)程中，需要有關(guān)人員對(duì)公文進(jìn)行相應(yīng)的處理工作，包括：發(fā)文草擬、發(fā)文審核、發(fā)文會(huì)簽、發(fā)文簽發(fā)、發(fā)文登記、發(fā)文傳閱、收文簽收登記、收文審核、收文擬辦、收文批辦、收文承辦等處理。

　　員工可通過(guò)在‘個(gè)人桌面’上點(diǎn)擊‘該您辦理的公文’鏈接進(jìn)入公文辦理頁(yè)面，也可以點(diǎn)擊功能菜單上的‘公文流轉(zhuǎn)’->‘公文辦理’進(jìn)入公文辦理頁(yè)面：

　　此頁(yè)面首先顯示需要當(dāng)前操作員辦理的待辦公文列表。

　　點(diǎn)擊[查詢(xún)]按鈕可按指定的查詢(xún)條件(收發(fā)文、公文文號(hào)、公文標(biāo)題、主題詞、公文類(lèi)別、密級(jí)、緊急程度)顯示與當(dāng)前操作員相關(guān)的公文。

　　點(diǎn)擊[指定代理人]可針對(duì)某一類(lèi)別的公文指定相應(yīng)的代理辦理人員，指定代理人頁(yè)面如下：

　　在‘指定代理人’頁(yè)面中，首先顯示當(dāng)前操作員已指定的其他代理人員，同時(shí)顯示其他員工指定當(dāng)前操作員為其代理人的有關(guān)信息。

　　點(diǎn)擊[新增其他類(lèi)別的代理人]按鈕可以為其他公文類(lèi)別指定相應(yīng)的代辦人員。

　　點(diǎn)擊某一代理人后面的則可以取消該類(lèi)別的代辦人員。

　　在公文辦理主頁(yè)面中，點(diǎn)擊某一公文的‘辦理狀態(tài)’, 則可查看該公文的流轉(zhuǎn)情況和該公文的辦理情況。

　　在公文辦理主頁(yè)面中，點(diǎn)擊某一公文的操作圖標(biāo)，則進(jìn)入該公文的辦理頁(yè)面。

　　在公文辦理頁(yè)面中，根據(jù)當(dāng)前辦理環(huán)節(jié)的處理權(quán)限，辦理人員可進(jìn)行如下相應(yīng)的處理：

　　1.如果有正文編輯權(quán)限，則點(diǎn)擊[正文]鏈接可編輯修改正文內(nèi)容，否則只能查看正文內(nèi)容。

　　2.點(diǎn)擊[正文副本]查看該公文已保存過(guò)的正文副本內(nèi)容。

　　3.點(diǎn)擊[公文流轉(zhuǎn)情況]查看該公文的流轉(zhuǎn)情況和該公文的辦理情況。

　　4.點(diǎn)擊相關(guān)附件的可添加多個(gè)附件文件。

　　5.輸入對(duì)該公文的‘批示說(shuō)明’。

　　6.點(diǎn)擊[保存]按鈕保存當(dāng)前操作員錄入的相關(guān)修改內(nèi)容。

　　7.點(diǎn)擊[流轉(zhuǎn)下級(jí)]按鈕保存當(dāng)前操作員錄入的相關(guān)修改內(nèi)容，同時(shí)將該公文轉(zhuǎn)入下一個(gè)辦理環(huán)節(jié)。

　　8.點(diǎn)擊[加簽]按鈕可在當(dāng)前工作環(huán)節(jié)中臨時(shí)增加其他辦理人員。

　　9.點(diǎn)擊[退簽]按鈕則可將該公文退回到上一個(gè)辦理環(huán)節(jié)，由上一個(gè)辦理環(huán)節(jié)的相關(guān)辦理人員重新辦理。

　　10.點(diǎn)擊[撤銷(xiāo)]按鈕則使該公文‘失效’，已經(jīng)被撤銷(xiāo)的公文不在需要其他辦理人員辦理。

　　11.如果當(dāng)前公文是已被撤銷(xiāo)的公文，則可以通過(guò)點(diǎn)擊[取消撤銷(xiāo)]按鈕使該公文變?yōu)?lsquo;有效’。

　　12.點(diǎn)擊[修改工作流程]按鈕，可改變當(dāng)前公文的后續(xù)辦理工作流程。

　　1.4. 公文催辦

　　此模塊應(yīng)具有使用權(quán)限的人員使用。使用本功能查看所有未辦理完成的公文情況及其辦理情況，對(duì)未辦理的工作點(diǎn)的等相關(guān)人員以郵件或消息的方式發(fā)送催辦信息。

　　進(jìn)入公文催辦主頁(yè)面后，首先顯示所有未辦理完成的公文列表。

　　點(diǎn)擊[查詢(xún)]按鈕可按指定的條件(超期標(biāo)志、收發(fā)文、公文文號(hào)、公文標(biāo)題、主題詞、公文類(lèi)別、公文密級(jí)、緊急程度)顯示未辦理完成的公文。

　　點(diǎn)擊待催公文列表中某一公文標(biāo)題可查看該公文的詳細(xì)信息，包括其屬性信息和其正文內(nèi)容。

　　點(diǎn)擊某一公文的辦理狀態(tài)可查看該公文的流轉(zhuǎn)情況及其相關(guān)人員的辦理情況。

　　點(diǎn)擊[催辦]按鈕，可對(duì)已被選中的公文，向有關(guān)人員發(fā)送公文‘催辦’通知：

　　可以選擇以‘匿名’(通知中不屬上發(fā)送人姓名)或‘公開(kāi)’(通知中的發(fā)送人為當(dāng)前操作員姓名)形式發(fā)送通知。

　　可以選擇以‘郵件’和/或‘短消息’的方式向有關(guān)人員發(fā)送公文催辦通知。

　　催辦通知主要發(fā)送給該公文的相關(guān)為辦理人員，在發(fā)送催辦通知的同時(shí)，可以通過(guò)點(diǎn)擊[附送選擇其他接收該催辦通知的人員。

　　還可以輸入郵件催辦的附加說(shuō)明信息。

　　點(diǎn)擊[確定]按鈕則完成向有關(guān)人員發(fā)送催辦通知的工作。

　　點(diǎn)擊[取消]按鈕則不發(fā)送催辦通知且返回到催辦主頁(yè)面。

　　1.5. 公文跳轉(zhuǎn)

　　此模塊應(yīng)具有使用權(quán)限的人員使用。使用本功能可以強(qiáng)制改變所有未辦理完成的公文流轉(zhuǎn)。

　　進(jìn)入公文跳轉(zhuǎn)主頁(yè)面后，首先顯示所有未辦理完成的公文列表。

　　點(diǎn)擊[查詢(xún)]按鈕可按指定的條件(收發(fā)文、公文文號(hào)、公文標(biāo)題、主題詞、公文類(lèi)別、公文密級(jí)、緊急程度)顯示未辦理完成的公文。

　　點(diǎn)擊待辦公文列表中某一公文標(biāo)題可查看該公文的詳細(xì)信息，包括其屬性信息、正文內(nèi)容以及該公文的流轉(zhuǎn)和辦理情況。

　　點(diǎn)擊某一公文的辦理狀態(tài)可查看該公文的流轉(zhuǎn)情況及其相關(guān)人員的辦理情況，同時(shí)可以將該公文跳轉(zhuǎn)到其他辦理環(huán)節(jié)，如下圖：

　　在此跳轉(zhuǎn)頁(yè)面中，點(diǎn)擊[公文辦理情況]可查看該公文相關(guān)人員的辦理情況。

　　選中流程中要跳轉(zhuǎn)到新節(jié)點(diǎn)的單選框后，點(diǎn)擊[跳轉(zhuǎn)]按鈕。則該公文將跳轉(zhuǎn)到新的辦理環(huán)節(jié)，如下圖：

　　1.6. 歸檔銷(xiāo)毀

　　此模塊對(duì)已經(jīng)完成辦理的公文按歸檔目錄歸檔，已歸檔的公文可以改變歸檔目錄;可以銷(xiāo)毀已經(jīng)歸檔的公文。

　　此模塊應(yīng)具有使用權(quán)限的人員使用。

　　歸檔銷(xiāo)毀主頁(yè)面如下：

　　進(jìn)入此頁(yè)面后，缺省顯示已經(jīng)完成辦理的公文列表。

　　點(diǎn)擊[查詢(xún)]按鈕可按指定的條件(歸檔狀態(tài)、收發(fā)文、公文文號(hào)、公文標(biāo)題、主題詞、公文類(lèi)別、公文密級(jí)、緊急程度)顯示未辦理完成的公文。

　　點(diǎn)擊列表中某一公文標(biāo)題，可查看該公文的詳細(xì)信息，包括公文屬性、正文以及該公文的流轉(zhuǎn)和辦理情況。

　　點(diǎn)擊列表中某一公文的歸檔圖標(biāo)則進(jìn)入公文歸檔處理頁(yè)面：

　　在此歸檔處理頁(yè)面中選擇該公文所要?dú)w入的文檔目錄，同時(shí)可修改歸檔日期和保存期限。

　　如果選中‘歸檔時(shí)刪除正文副本’則只將該公文的正文歸入文檔系統(tǒng);若選中‘歸檔時(shí)刪除辦理記錄’則該公文的有關(guān)辦理記錄不被歸入文檔系統(tǒng)。

　　點(diǎn)擊[保存]按鈕完成該公文的歸檔處理。

　　如果該公文為已歸檔公文，則可以通過(guò)點(diǎn)擊[恢復(fù)為待歸檔]按鈕將該公文恢復(fù)為待歸檔狀態(tài)，同時(shí)在文檔系統(tǒng)中刪除該公文的有關(guān)信息。

　　在公文歸檔銷(xiāo)毀列表頁(yè)面中，點(diǎn)擊列表中某一公文的銷(xiāo)毀圖標(biāo)則進(jìn)入公文銷(xiāo)毀處理頁(yè)面：

　　在公文銷(xiāo)毀頁(yè)面，可以選擇‘銷(xiāo)毀時(shí)刪除所有公文信息’或‘銷(xiāo)毀時(shí)僅作銷(xiāo)毀標(biāo)志’，對(duì)于‘銷(xiāo)毀時(shí)僅作銷(xiāo)毀標(biāo)志’的公文可以在‘修改銷(xiāo)毀情況’時(shí)將其恢復(fù)為已歸檔且待銷(xiāo)毀狀態(tài)。

　　對(duì)于在保存期限之內(nèi)的公文不能作銷(xiāo)毀處理。

　　1.7. 公文查詢(xún)

　　使用此功能，可以通過(guò)設(shè)置相應(yīng)的查詢(xún)條件，查詢(xún)顯示公文信息。

　　進(jìn)入公文查詢(xún)頁(yè)面，系統(tǒng)默認(rèn)顯示擬制日期或登記日期為最近一個(gè)月且當(dāng)前操作員的權(quán)限符合公文密級(jí)的許可范圍的公文列表。密級(jí)權(quán)限規(guī)定為高級(jí)時(shí)自動(dòng)含有低級(jí)的密級(jí)權(quán)限。

　　點(diǎn)擊[查詢(xún)]按鈕可按一般查詢(xún)條件(收發(fā)文、公文文號(hào)、公文文號(hào)、公文標(biāo)題、主題詞、公文類(lèi)別、公文密級(jí)、緊急程度)查詢(xún)顯示公文。

　　點(diǎn)擊[高級(jí)查詢(xún)]則彈出高級(jí)查詢(xún)頁(yè)面，可以按公文的其他屬性查詢(xún)顯示公文。

　　點(diǎn)擊列表中某一公文標(biāo)題，可查看該公文的詳細(xì)信息，包括公文屬性、正文以及該公文等。

　　點(diǎn)擊列表中某一公文的辦理狀態(tài)，可查看該公文的流轉(zhuǎn)和辦理情況。