如何利用OA管理系統(tǒng)降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本

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　　隨著信息化的發(fā)展，很多企業(yè)利用OA辦公系統(tǒng)的電子化分類(lèi)存儲(chǔ)、無(wú)紙化借閱操作，減少文件管理的“麻煩”，提高效率。特別是在OA系統(tǒng)提供程序中。

　　一、利用OA管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理

　　1、檔案信息存儲(chǔ)

　　在OA系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)管理中，可以實(shí)現(xiàn)文件管理的全過(guò)程信息化。通過(guò)將信息輸入系統(tǒng)，您可以隨時(shí)在線(xiàn)上傳、編輯、查看和刪除文件，而不受時(shí)間和地理限制，并支持批量完成。新建時(shí)，您可以詳細(xì)填寫(xiě)名稱(chēng)、編號(hào)、保管期限、所屬文件/卷庫(kù)、組卷年，并通過(guò)附件上傳封面和相關(guān)資料。

　　2、容易保存管理資料文件

　　隨著企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，存儲(chǔ)在系統(tǒng)內(nèi)的文件可能會(huì)失去價(jià)值，需要銷(xiāo)毀，但在銷(xiāo)毀過(guò)程中可能會(huì)出現(xiàn)總是找不到銷(xiāo)毀痕跡的問(wèn)題，可能會(huì)出現(xiàn)無(wú)法恢復(fù)錯(cuò)誤銷(xiāo)售文件的問(wèn)題，給歸檔工作帶來(lái)很大的麻煩。在OA系統(tǒng)的文件管理內(nèi)，這個(gè)問(wèn)題很容易解決，文件的所有操作日志都可以在系統(tǒng)中查詢(xún)，責(zé)任可以交給人。如果文件被錯(cuò)誤破壞，可以恢復(fù)。鑒定文件時(shí)，查看該文件的基本情況，填寫(xiě)鑒定意見(jiàn)書(shū)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)匯款到鑒定日志。確保重要文件不丟失，不損壞，管理方便。

　　3、電子信息貸款流程

　　電子貸款管理流程更加規(guī)范，不僅要使用，還要得到批準(zhǔn)，整個(gè)貸款流程都受到嚴(yán)格監(jiān)控。多久，還不清楚。通過(guò)OA系統(tǒng)的流程化，如果有貸款需求，可以直接在線(xiàn)申請(qǐng)，指定貸款時(shí)間和返還時(shí)間，相關(guān)人士可以通過(guò)“貸款批準(zhǔn)”列表獲得批準(zhǔn)。通過(guò)“我的貸款”可以查看批準(zhǔn)和過(guò)去的貸款記錄。通過(guò)貸款記錄可以確認(rèn)全體人員的貸款情況及返還情況。

　　4、紙質(zhì)文件借用、返還過(guò)程化

　　記錄室的所有紙質(zhì)文件，無(wú)論是貸款還是返還，都要經(jīng)過(guò)OA的電子過(guò)程批準(zhǔn)，借款人、借的文件、什么時(shí)候還的信息都要一一記錄在系統(tǒng)中，隨時(shí)檢查。另外，通過(guò)電子表格，您可以根據(jù)關(guān)鍵詞過(guò)濾文件，通過(guò)一個(gè)按鈕“大量貸款”獲得數(shù)十份文件。麻煩，不能成為文書(shū)工作的代名詞。OA系統(tǒng)文件管理的綜合“日志”跟蹤、方便的權(quán)限管理、無(wú)紙化貸款申請(qǐng)繁瑣地細(xì)分，簡(jiǎn)化了文件管理。

　　5、全過(guò)程記錄返回

　　OA全過(guò)程電子化的過(guò)程控制可以智能地控制文件的整個(gè)貸款過(guò)程。所有租賃的文件都可以由管理員直接通過(guò)系統(tǒng)的帳簿頁(yè)面監(jiān)控返還情況，即將過(guò)期或過(guò)期的文件將以彩色塊直接顯示可以隨時(shí)查看文檔貸款管理記錄。通過(guò)智能報(bào)告系統(tǒng)和電子表單，文件管理員和上級(jí)負(fù)責(zé)人可以隨時(shí)在OA報(bào)告門(mén)戶(hù)網(wǎng)站上了解不同的時(shí)間，并了解組織內(nèi)不同的文件管理情況?？梢源_認(rèn)文件詳細(xì)信息，了解具體的數(shù)據(jù)分析情況。包括各種文件的貸款頻率、多少逾期返還、違規(guī)使用次數(shù)、各種文件的數(shù)量比率等。

　　二、利用OA系統(tǒng)管理企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本的策略

　　未來(lái) OA 系統(tǒng)將會(huì)朝智慧型、多元化的方向發(fā)展，也將會(huì)在企業(yè)管理中展現(xiàn)出更多的優(yōu)勢(shì)。在現(xiàn)階段，企業(yè)管理想要進(jìn)一步利用 OA 系統(tǒng)提升管理效率，還需要做好以下幾個(gè)方面的工作。

　　1?、建立完善的規(guī)章制度

　　OA 系統(tǒng)平臺(tái)的使用者往往涵蓋了企業(yè)內(nèi)部的每一個(gè)員工，涉及到各個(gè)部門(mén)以及人員。在眾多使用者的系統(tǒng)內(nèi)，企業(yè)管理者需要進(jìn)一步建立完善的規(guī)章制度，具體做法為： ①要進(jìn)一步明確 OA 系統(tǒng)的運(yùn)行規(guī)則、實(shí)施細(xì)則，實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的細(xì)化和明確;②要進(jìn)一步明確 OA 系統(tǒng)的賬戶(hù)等級(jí)體系，根據(jù)管理需求選擇性進(jìn)行信息共享，確保信息有效，并正確利用，避免信息過(guò)度曝光;③要建立好流程與真實(shí)管理之間的配合機(jī)制，確保各部門(mén)及人員能夠充分配合協(xié)調(diào)，另一方面，部門(mén)管理者要帶頭堅(jiān)持使用 OA 系統(tǒng)辦公，并且積極將 OA 流程與管理手段聯(lián)系起來(lái)，使之成為工作習(xí)慣，促進(jìn) OA 系統(tǒng)迅速被應(yīng)用起來(lái)。

　　2?、注重對(duì)數(shù)據(jù)的深入管理

　　隨著 OA 系統(tǒng)在企業(yè)管理中應(yīng)用的時(shí)間越來(lái)越長(zhǎng)，所累積的企業(yè)管理信息和數(shù)據(jù)將會(huì)越來(lái)越多。企業(yè)管理者必須要重視對(duì)這些數(shù)據(jù)、信息進(jìn)行如下深入管理：①數(shù)據(jù)安全管理，主要包括信息的保存問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)確保當(dāng)前系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)保存安全，對(duì)于一定期限以?xún)?nèi)的信息和數(shù)據(jù)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行轉(zhuǎn)移和整理;②要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行知識(shí)管理，特別是企業(yè) OA 系統(tǒng)升級(jí)更換過(guò)程中，要對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行有機(jī)的整合，做好數(shù)據(jù)、信息的整合工作，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的無(wú)痕錄入。

　　3?、全面的人員培訓(xùn)

　　基于 OA 系統(tǒng)在企業(yè)內(nèi)部使用的廣泛性，企業(yè)必須要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)全體人員的 OA 系統(tǒng)培訓(xùn)工作。在企業(yè) OA 系統(tǒng)的設(shè)計(jì)方面，企業(yè)管理者須將易于操作、人性化作為一個(gè)評(píng)判指標(biāo)，進(jìn)一步簡(jiǎn)化操作難度，這樣在后續(xù)的人員培訓(xùn)方面也會(huì)相對(duì)更簡(jiǎn)單，同時(shí)在實(shí)踐過(guò)程中也容易獲得更高的效率;另一方面，在培訓(xùn)管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)重視對(duì)員工的持續(xù)性培訓(xùn)，應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)際情況進(jìn)行不定期的人員培訓(xùn)。可采用授課和現(xiàn)場(chǎng)培訓(xùn)的方式進(jìn)行，針對(duì)不同的管理層級(jí)(高層管理人員、中層骨干管理者和普通用戶(hù))和不同的用戶(hù)權(quán)限(系統(tǒng)管理、業(yè)務(wù)管理、行政管理)制訂相應(yīng)的培訓(xùn)方案。對(duì)于普通職員，則重要培訓(xùn) OA 理論、操作、采集數(shù)據(jù)、錄入數(shù)據(jù)等，對(duì)于管理層則還需要培訓(xùn)數(shù)據(jù)分析、管理策略等。通過(guò)與實(shí)踐管理相結(jié)合，提升員工對(duì) OA 系統(tǒng)的綜合認(rèn)識(shí)，使其能夠積極主動(dòng)參與進(jìn)來(lái)，最終才能達(dá)到提升企業(yè)管理效率的目的。

　　與傳統(tǒng)信息化管理系統(tǒng)相比，泛普軟件做為一個(gè)無(wú)代碼企業(yè)管理系統(tǒng)搭建工具，不需要依賴(lài)IT技術(shù)人員，企業(yè)普通員工也可以通過(guò)”拖拉拽“的形式，在3~5天時(shí)間內(nèi)快速搭建一個(gè)應(yīng)用，即搭即用，極大地縮短了應(yīng)用交付時(shí)間，免除了傳統(tǒng)軟件開(kāi)發(fā)需求大量堆積的弊端。此外，通過(guò)泛普軟件，企業(yè)不僅搭建應(yīng)用更加便捷，還可以根據(jù)自身業(yè)務(wù)隨時(shí)需要更改應(yīng)用，即改即用。這些優(yōu)勢(shì)是傳統(tǒng)信息化管理工具所不具備的。