項(xiàng)目管理系統(tǒng)合同管理的功能

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　　合同管理是項(xiàng)目管理的起點(diǎn)，是工程需要重點(diǎn)關(guān)注的環(huán)節(jié)，直接影響著整個項(xiàng)目的管理。合同管理是項(xiàng)目科學(xué)管理的基礎(chǔ)，建筑項(xiàng)目能順利實(shí)施的前提是以簽訂承發(fā)包合同為基礎(chǔ)，以合同的約定為項(xiàng)目實(shí)施的準(zhǔn)則，若在施工過程中合同管理不到位，項(xiàng)目的進(jìn)度、成本、質(zhì)量、安全管理等各項(xiàng)目標(biāo)亦難以實(shí)現(xiàn)，更無法保證項(xiàng)目建設(shè)目標(biāo)的最終實(shí)現(xiàn)。

　　一、項(xiàng)目合同管理常見的問題

　　1、企業(yè)合同管理機(jī)制不完善，合同管理機(jī)制不健全，權(quán)責(zé)劃分不清，各職能部門缺乏溝通，各自為政，管理銜接不到位，造成各部門職能重復(fù)，合同辦理流程復(fù)雜，合同管理相關(guān)環(huán)節(jié)脫節(jié)。合同相對人資質(zhì)審查不嚴(yán)格，準(zhǔn)入制度不完善，對合同相對人資質(zhì)和業(yè)務(wù)承接能力缺乏充分考察。在履約過程中，不定期跟蹤和評價合同對方的履約情況。

　　2、同管理員的專業(yè)素質(zhì)不高。專業(yè)人才的缺乏是影響工程合同管理的一個重要因素。該合同涉及內(nèi)容多，專業(yè)性強(qiáng)。合同管理員需要具備一定的工程技術(shù)、成本管理、財務(wù)、建筑市場政策和法律知識。很多項(xiàng)目沒有專業(yè)的合同經(jīng)理，合同管理被視為簡單的文職工作，由普通辦公室文員負(fù)責(zé)。由于他們?nèi)狈?jīng)驗(yàn)，很難預(yù)測潛在的風(fēng)險，也無法與相關(guān)管理人員一起及時制定預(yù)控措施。一旦發(fā)生合同糾紛，他們不能有效地規(guī)避風(fēng)險。

　　3、項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)忽視合同的動態(tài)管理。項(xiàng)目管理貫穿于項(xiàng)目建設(shè)的全過程，項(xiàng)目是合同履行的具體執(zhí)行者。而項(xiàng)目經(jīng)理往往停留在合同簽訂階段，在施工過程中，并沒有完全理解合同中約定的條款和雙方的權(quán)利義務(wù)并具體執(zhí)行。不注重合同執(zhí)行過程中的動態(tài)管理，習(xí)慣性地依賴承包商完成整個項(xiàng)目的合同管理，沒有建立項(xiàng)目合同管理的工作流程和制定管理細(xì)則，沒有做到規(guī)范化管理，使相關(guān)項(xiàng)目管理人員有章可循，參與合同管理。

　　二、項(xiàng)目合同管理的措施

　　1、建立合同管理部門，規(guī)范管理

　　成立合同管理部門，會同相關(guān)職能部門制定合同處理流程指引，完善合同管理體系。責(zé)任部門和協(xié)作部門應(yīng)明確權(quán)責(zé)劃分，建立考核和問責(zé)制度，并定期進(jìn)行考核。建立企業(yè)資源庫，將服務(wù)質(zhì)量高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)的單位引入倉庫，定期對企業(yè)資源庫中的單位進(jìn)行檢查。建議項(xiàng)目部選擇倉庫內(nèi)的優(yōu)質(zhì)單位簽訂合同，完善準(zhǔn)入制度。在績效過程中，項(xiàng)目部應(yīng)定期跟蹤和評估倉庫內(nèi)各單位的績效。雙方應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)合同文本，并根據(jù)雙方協(xié)商結(jié)果起草合同。合同條款必須準(zhǔn)確表達(dá)雙方談判的意思，書面表達(dá)要嚴(yán)謹(jǐn)，不能有模棱兩可或模棱兩可的話。

　　2、合同履行過程的管理

　　企業(yè)主管職能部門和項(xiàng)目管理團(tuán)隊(duì)定期跟蹤合同履行情況，是合同雙方是否按照合同約定的成本目標(biāo)、進(jìn)度目標(biāo)、質(zhì)量目標(biāo)、安全目標(biāo)嚴(yán)格履行合同;合同履行過程中是否有供貨、單價、交貨期、付款條件等重要變更。如有變更，應(yīng)及時簽訂補(bǔ)充合同，明確變更內(nèi)容;有沒有違約，定期跟進(jìn)檢查。如我方有違約行為，分析違約原因，及時發(fā)現(xiàn)偏差并制定調(diào)整糾正方案;如發(fā)生違約，對方應(yīng)及時會同法務(wù)部采取措施規(guī)避風(fēng)險。

　　3、重視文檔管理

　　項(xiàng)目實(shí)施過程中各參與單位之間的溝通應(yīng)以書面形式記錄下來，并簽署書面文件，以支持項(xiàng)目活動，建立合同履行的基礎(chǔ)。相關(guān)工程資料和合同資料的收集、整理、保存和歸檔是一項(xiàng)繁瑣的工作，需要花費(fèi)大量的時間和精力。因此，項(xiàng)目應(yīng)設(shè)立專職合同管理員對這些資料進(jìn)行歸檔，這對項(xiàng)目今后的變更、簽證、索賠、結(jié)算都具有重要意義。

　　三、泛普軟件-合同管理系統(tǒng)的功能

　　1、合同建立

　　編輯合同的基本信息合同名稱、合同類別、合同對方、資金性質(zhì)、合同標(biāo)的、計劃資金、資金條款、合同附件等。實(shí)現(xiàn)合同的快速建立，引用范本，一鍵生成格式合同文本，提高建立效率

　　2、合同審批

　　合同管理系統(tǒng)支持審批流程定制?？梢宰远x審批節(jié)點(diǎn)，根據(jù)不同的合同類型、發(fā)起部門、合同分類、合同金額等條件，提交不同的審批流程進(jìn)行審批。審批完成后合同自動審核生效，完成合同歸檔。審批過程中被駁回的合同，可以重新修改后再次提交審批。

　　3、合同進(jìn)度

　　通過對合同事項(xiàng)的詳細(xì)管理，進(jìn)行合同生命周期的全程管控，讓商業(yè)行為承諾必有果，事事可追蹤。同時可以明確記錄合同進(jìn)度，并與計劃情況進(jìn)行對比，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時了解合同動態(tài)執(zhí)行的情況。支持任務(wù)的進(jìn)度各級段執(zhí)行情況的跟蹤，匯報和評定。合同變更：記錄合同變更的原因、影響，并將變更依據(jù)作為附件導(dǎo)入系統(tǒng)，有據(jù)可查，權(quán)責(zé)明晰

　　4、合同存檔

　　管理所有與合同有關(guān)的文件，包括合同原稿、變更文件、附圖等內(nèi)容，資料長期保存，隨時可查。支持合同資料的批量導(dǎo)入、導(dǎo)入、支持合同名稱的排重、支持多條件搜索。支持合同資料、聯(lián)系人資料的修改、刪除權(quán)限的控制。上傳和保存合同的相關(guān)掃描文件等基本信息。

　　5、合同查詢

　　任意內(nèi)容組合查詢,快速過濾合同信息、主子合同、項(xiàng)目合同、部門業(yè)務(wù)員、狀態(tài)分類收付款等，集普通搜索、準(zhǔn)確搜索、自定義關(guān)鍵字一體的綜合查詢功能，讓您快速而準(zhǔn)確地找到所需的

　　合同管理系統(tǒng)以實(shí)現(xiàn)對合同的起草、審批、簽署、履約、歸檔等的智能化管理;對合同全生命周期進(jìn)行合同起草、合同審批、合同履行、合同歸檔進(jìn)行實(shí)時智能監(jiān)控;有效高企業(yè)員工的辦公效率，降低與其他部門人員的溝通成本，有效規(guī)避企業(yè)合同風(fēng)險，維護(hù)企業(yè)自身利益，助力企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。