采購管理中的成本控制 (二)

采購部門應是采購的責任部門。如果使用者直接和供應商聯(lián)系, 而采購部門又對此一無所知, 這將會產(chǎn)生所謂的后門銷售, 即一個潛在的供應商將通過影響使用者對物資的規(guī)格方面的要求從而成為唯一的供應商?；蚴巧暾埐少徴呖赡芩阶越o供應商一些許諾, 從而使采購部門不能以最低的最終價格簽訂理想的合同。如果供應商的技術人員需要和采購企業(yè)的工程技術人員和生產(chǎn)人員交換意見, 采購部門應負責安排會談并對會談的結果加以審核。

　　(3) 采購供應部門和市場營銷部門之間應建立互為依存的緊密關系。市場營銷部門可以使采購部門及時了解營銷活動和銷售預測, 邀請采購部門參與最終用戶的會談, 幫助采購部門更好地了解顧客的需求。便于采購部門提高采購計劃的自覺性和主動性。計劃部門可以根據(jù)市場情況將科研生產(chǎn)計劃及時下達, 以利于采購部門有充足的采購時間。采購部門也可以提供市場方面的原材料、元器件采購周期、供應來源是否能買到, 其價格質量情況, 供應商的績效, 特殊產(chǎn)品的市場供應情況等信息給市場營銷部門, 以使其了解產(chǎn)品成本的構成和市場價格的預測, 為出售產(chǎn)品的合同洽談提供依據(jù)。　　2 集中采購對控制成本的優(yōu)勢與不足

　　2.1 集中采購的優(yōu)點

　　(1)集中采購所購物資比較容易標準化。例如, 在網(wǎng)上看到一個多部門的電子公司中, 來自工程、質量保證、市場、研發(fā)等不同部門的代表組成一個產(chǎn)品團隊, 專門解決電容器的問題, 涉及4500 種不同的電容器, 標準化和簡化工作開展后, 電容器的數(shù)量減少到400種, 供應商的數(shù)量從35個減少到6個, 提前期縮短了70%, 價格則下降了10%, 也就是這樣, 才導致人們對標準化和簡化這兩個最古老也最有效的、用于提高價值的采購產(chǎn)生了新的興趣。如果不是集中采購, 標準化的管理是難以實現(xiàn)的。

　　(2)集中采購可以減少管理上的重復設置。

　　(3)集中采購的訂單數(shù)量足以引起供應商的注意, 采購部門可以說服供應商盡快發(fā)送或給以較大折扣, 可以節(jié)省運費, 也便于與供應商打交道。

　　(4)集中采購有利于對采購活動進行更有效地控制。對一個部門的控制比多個部門的控制要容易得多。

(5)集中采購有利于采購的專業(yè)化分工和專業(yè)技能的發(fā)展。各部門各負其責, 研究人員和生產(chǎn)員工可以把更多的精力用在設計、研究和生產(chǎn)方面?！　?.2 集中采購的不足

　　(1)集中采購對于緊急使用的物資采購周期難以滿足使用部門的緊急需求。特別是在預研階段, 數(shù)量、型號不確定, 會給采購帶來較大的困難, 并且溝通需要時間,會在進度上難以使研究人員感到滿意, 也會為極少器材的采購花費采購人員的精力, 而影響采購大宗、大額產(chǎn)品的質量和精力。

　　(2)絕大多數(shù)的訂單符合帕雷托定律:全部采購的70%僅僅占采購金額的10%,由于小額訂單所涉及的物料短缺而造成的損失與這些物料的本身的價值不成比例。因而確保物料的供應是首要目標。解決辦法是: 對少量緊急的物料可以采取簡化采購程序, 或賦予使用部門小額的采購權限,以便減少采購時間和管理費用。

　　3 采購的前期準備工作

　　3.1 需求申請單的提交

　　準確地描述所需物品和服務主要是設計者和使用部門的責任, 但采購部門和供應商也應起到積極的作用。采購部門應對現(xiàn)存的規(guī)格要求提出質疑, 并提供準確的規(guī)格型號。當所需的物品在市場上處于短缺狀態(tài)時, 確定采用什么替代品, 采購部門和需求部門在采購的初級階段進行密切的 交流有重要的意義。否則, 由于需求不準確浪費時間, 有時會因為訂貨錯誤產(chǎn)生嚴重的財務后果, 甚至導致供應中斷、內部關系惡化, 喪失產(chǎn)品改進的機會、失去供應商的尊重和信任。如果使用計算機進行管理, 數(shù)據(jù)庫( 包括歸檔的原材料清單) 要一致準確, 否則會帶來混亂和金錢上的浪費。任何關于申請事項的描述的準確性的問題都應該向申購者或供應商進行咨詢, 采購部門不能單方面想當然處理。采購人員在采購之前必須把采購申清認真地核對一遍, 采購數(shù)量應該基于預期的需求, 而且要考慮經(jīng)濟訂貨數(shù)量。需求申請單要求的到貨日期應該滿足必要的詢價、談判、定單、運輸、收貨、檢驗、老化的時間。如果時間不足, 將增加采購成本, 應及時地提請申請者加以注意。但要使申請者關注成本的問題, 還需在制度上和教育上落實。這里, 如果技術狀態(tài)的到位, 配套清單準確無誤, 可以省去技術人員提出清單及核對的許多時間, 實際上是縮短了采購周期, 并且減少了因為疏忽造成規(guī)格型號等參數(shù)上描述的錯誤。因此, 做好技術狀態(tài)的管理對采購管理和成本控制是極為重要的。

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