一級建造師《建設(shè)工程項(xiàng)目管理》：避免管理中“動”的發(fā)生

　　項(xiàng)目管理中“動”的原因非常多，大到國際形勢的改變、政府政策的實(shí)施，小到某一個人的因素都可能導(dǎo)致項(xiàng)目計(jì)劃的不完美實(shí)施。有很多方面只能在制訂計(jì)劃時就充分考慮，這些在上述注意事項(xiàng)中已有提及，篇幅和能力有限，這里就不一一詳述了。主要談一下比較容易掌握卻又極容易出問題的資源管理計(jì)劃。

　　當(dāng)一個項(xiàng)目被提出來以后，很難對于你可能需要的所有資源有一個很全面的概念。這里提出一個估計(jì)進(jìn)行該項(xiàng)目所需要的工作量和其他資源的方法。這樣你就可以估計(jì)項(xiàng)目持續(xù)時間和項(xiàng)目費(fèi)用，獲得認(rèn)可，然后開始工作。就如同你所知道的，你預(yù)先進(jìn)行的估計(jì)只是一個估計(jì)，只有當(dāng)項(xiàng)目結(jié)束了之后你才能夠知道該項(xiàng)目所用的工作量、費(fèi)用和時間。到那個時候，你要處理預(yù)計(jì)中的不確定和風(fēng)險問題。

　　首先估計(jì)偶然性。所有的項(xiàng)目都有一定程度的不確定性。如果可能，你通過使用一個偶然性預(yù)算來解決估計(jì)的不確定問題。如果你相信你的估計(jì)有80%的準(zhǔn)確性，你就需要20%的偶然性預(yù)算。例如，如果你的項(xiàng)目預(yù)計(jì)要花費(fèi)$100，000，你可能需要$20，000的偶然性預(yù)算來解決估計(jì)錯誤以及完成那些應(yīng)該在范圍以內(nèi)，但是在你最初的估計(jì)中遺漏掉的工作。偶然性預(yù)算中剩下來的所有的錢都會在項(xiàng)目結(jié)束后歸還給客戶，還要做好計(jì)劃好的儲備，一些項(xiàng)目需要項(xiàng)目經(jīng)理把對于意外做好更充足的準(zhǔn)備。對于一些項(xiàng)目，你必須為偶然需要的資源以及在需要時你怎樣能夠獲得它們做好準(zhǔn)備。你需要制定一個策略來保證需要的時候能夠獲得儲備的資源。它們可能是人力資源也可能是非人力資源，比如硬件、設(shè)備或者補(bǔ)給等。很多時候你需要對于儲備資源提前做好計(jì)劃。

　　比如時間。在一個典型的項(xiàng)目里，如果你發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目比你預(yù)期的時間要長，你可能會要求延長時間，并增加費(fèi)用預(yù)算。但是如果最后期限已經(jīng)定死，不能推遲，而你第一次意識到你需要新的資源的時候，你可能就沒有時間去找它們了。你需要一個已經(jīng)準(zhǔn)備好的計(jì)劃來告訴你這些資源在哪里，以及如何能夠獲得它們。

　　獲得增加的資源的高成本。你可能會遇到有些資源批量購買的時候會比較便宜的情況，但如果追加采購的話就會比較貴。例如，如果你的解決方案需要新的硬件，你會發(fā)現(xiàn)如果你購買的數(shù)量比較多的話，單價會比較便宜。讓我們假設(shè)你估計(jì)你會需要100套硬件。由于你估計(jì)中的不確定性，你可能會采購110套，留10套作為余量。這樣做是因?yàn)槟悻F(xiàn)在購買這10套硬件的價格（作為批量采購的一部分）比以后單獨(dú)購買10套硬件要便宜得多。

　　有足夠的時間尋找專業(yè)資源。有時候你有足夠的時間來獲得難以尋找的專業(yè)資源。你可能需要儲備好這些資源以備將來之需。例如，你可能會提前接觸顧問公司來尋找專業(yè)資源，比如某種難以使用工具的專家，同時你也知道你并不見得就一定會需要他。這樣顧問公司可以提前安排好這些人，以便在你將來需要的時候，這些人能夠很快到位。

　　有時要把儲備計(jì)劃作為風(fēng)險計(jì)劃的一部分，這時需要使用下面的步驟來確認(rèn)對于儲備的需求并在需要時準(zhǔn)備好它們：

　　1.承認(rèn)這種需求

　　首先重要的一步是要理解你對于儲備的需求。如果你不承認(rèn)這一點(diǎn)，等到對于額外資源的需求出現(xiàn)以后，你就沒有時間作出反應(yīng)了。對于儲備資源的需要通常是你風(fēng)險管理策略的一部分。你可能已經(jīng)認(rèn)識到一些項(xiàng)目風(fēng)險，并且認(rèn)定降低這些風(fēng)險的辦法就是保留一定的資源儲備。

　　2.會產(chǎn)生額外費(fèi)用

　　確實(shí)制訂并執(zhí)行風(fēng)險計(jì)劃需要花費(fèi)一定的項(xiàng)目管理時。但是，很多時候還有額外的項(xiàng)目費(fèi)用。

　　3.獲得贊同

　　關(guān)于風(fēng)險、費(fèi)用和收益的信息應(yīng)該被提交給項(xiàng)目發(fā)起人以獲得批準(zhǔn)。你需要確保項(xiàng)目發(fā)起人同意你的儲備計(jì)劃能夠有效地降低項(xiàng)目的風(fēng)險。你還需要項(xiàng)目發(fā)起人認(rèn)識到增加費(fèi)用的必要性，并能夠在你需要獲得額外資源的時候批準(zhǔn)你增加項(xiàng)目費(fèi)用。

　　4.管理風(fēng)險計(jì)劃

　　和風(fēng)險計(jì)劃有關(guān)的行為應(yīng)該在工作計(jì)劃和管理計(jì)劃中提前被考慮到。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該根據(jù)進(jìn)程對于風(fēng)險進(jìn)行再評估，可能是每月一次或者在重要事件結(jié)束之后，以檢查是否還需要儲備，以及這些儲備是否能夠有效降低項(xiàng)目的風(fēng)險。

　　總之，在大多數(shù)的項(xiàng)目中，如果你發(fā)現(xiàn)需要更多的資源，應(yīng)告訴你的發(fā)起人，如果需要的話還要調(diào)整預(yù)算和進(jìn)度表。但是，在一些項(xiàng)目中，你不會有更多的時間。在這樣的情況下，項(xiàng)目經(jīng)理必須確定項(xiàng)目的風(fēng)險在哪里，并且有一個計(jì)劃來保證如果需要的話，備用資源已經(jīng)準(zhǔn)備好了。有時候你需要資源隨時備用。另一些時候，你只是需要知道你在需要時能夠很快獲得它們。項(xiàng)目儲備的需求通常是由風(fēng)險管理流程來確定并管理的，而儲備的資源是針對某種確定的項(xiàng)目風(fēng)險的。

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