外資工程的合同管理

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　　近年來(lái)，隨著我國(guó)加入WTO進(jìn)程的深入，眾多外資企業(yè)正以前所未有的速度落戶中國(guó)。江都市安裝工程有限公司瞄準(zhǔn)這一市場(chǎng)機(jī)遇，果斷調(diào)整經(jīng)營(yíng)思路，在承接外資工程上做足文章，開(kāi)創(chuàng)了一片發(fā)展新天地。為了在外資工程市場(chǎng)站穩(wěn)腳跟，企業(yè)不斷加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，提高管理水平。特別是在合同管理上，針對(duì)外資工程特點(diǎn)，企業(yè)在實(shí)踐中不斷總結(jié)，逐步摸索出了一套適應(yīng)外資工程市場(chǎng)的合同管理辦法。

　　一、外資工程的合同管理需要有專門人才

　　在參與外資工程市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的過(guò)程中，公司遇到的第一個(gè)難題就是語(yǔ)言關(guān)。因?yàn)榕c中資工程不同的是，絕大多數(shù)外資企業(yè)要求標(biāo)書(shū)和合同文本采用中、英文對(duì)照形式。為此，公司集中選派一批外文基礎(chǔ)好的經(jīng)營(yíng)、技術(shù)骨干接受強(qiáng)化輔導(dǎo)，在短時(shí)間內(nèi)迅速提高了外文讀寫(xiě)和交流水平。公司加強(qiáng)了對(duì)專(兼)職合同管理員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，要求必須熟練掌握和運(yùn)用中、外工程建設(shè)法律、法規(guī)，精通涉外合同業(yè)務(wù)，勝任合同擬稿、修改、談判和解釋，熟悉外資合同履行和工程索賠管理，了解WTO規(guī)則和國(guó)際工程建設(shè)慣例。同時(shí)為適應(yīng)外企的管理模式和工作習(xí)慣，企業(yè)還組織相關(guān)人員進(jìn)行外企實(shí)地參觀和學(xué)習(xí)，進(jìn)一步熟悉外企運(yùn)作模式和工程施工特點(diǎn)。目前，公司已與美國(guó)JAQ公司、德國(guó)美施威爾公司、日本東洋工程株式會(huì)社等多家國(guó)外建筑承包商建立了穩(wěn)定的合作關(guān)系，公司職工在與他們打交道的過(guò)程中展示出了良好的素質(zhì)，工作也顯得游刃有余，甚至有多名管理人員被外企借用，從而為進(jìn)一步拓展外資工程市場(chǎng)創(chuàng)造了有利條件。

　　二、外資工程的合同簽訂要注意的幾個(gè)問(wèn)題

　　在目前我公司承接的外資工程中，業(yè)主一般要求采用固定總價(jià)合同，因?yàn)檫@種合同形式工程竣工結(jié)算方式簡(jiǎn)單，合同執(zhí)行過(guò)程中就價(jià)格的爭(zhēng)議較少，它與我們?cè)谥匈Y工程中經(jīng)常采用的工作量單價(jià)合同的最大區(qū)別就是：在約定風(fēng)險(xiǎn)范圍內(nèi)合同價(jià)款不再調(diào)整。由此帶來(lái)的就是，施工單位承擔(dān)較大風(fēng)險(xiǎn)。因此，在合同簽訂之前，我們要求做到：

　　一是認(rèn)真做好標(biāo)前評(píng)審。2002年，公司參加了一美資企業(yè)建材生產(chǎn)線項(xiàng)目的投標(biāo)。為保證中標(biāo)，公司動(dòng)員幾乎所有精英力量組成投標(biāo)小組，耗時(shí)半個(gè)多月編制標(biāo)書(shū)并進(jìn)行模擬答辯演練，勢(shì)在必得最終也如愿以償。就在公司等待簽約時(shí)卻傳來(lái)了業(yè)主訂購(gòu)設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題需要重新設(shè)計(jì)制造的消息，工程只能擱淺，至今該項(xiàng)目仍未能上馬，一場(chǎng)耗費(fèi)巨大的投標(biāo)大戰(zhàn)打了水漂。在交上了第一筆“學(xué)費(fèi)”后，我們認(rèn)識(shí)到了標(biāo)前評(píng)審的重要性。對(duì)于外資工程評(píng)審，我們更側(cè)重于投資企業(yè)的背景、實(shí)施項(xiàng)目的能力、主要材料供應(yīng)商的情況等內(nèi)容。對(duì)于專業(yè)性強(qiáng)、工藝要求高、各工種交叉作業(yè)多、工期緊張的工程尤其要慎重，確認(rèn)本企業(yè)施工組織能力是否能夠滿足工程需要，避免盲目投標(biāo)，造成無(wú)謂的人力、物力投入，以降低經(jīng)營(yíng)成本。

　　二是謹(jǐn)慎報(bào)價(jià)，嚴(yán)防價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。由于目前建筑市場(chǎng)“僧多粥少”，競(jìng)爭(zhēng)激烈，導(dǎo)致買方市場(chǎng)嚴(yán)重傾斜，肆意壓價(jià)、讓利優(yōu)惠屢見(jiàn)不鮮，愈演愈烈。我公司在初涉外資工程市場(chǎng)時(shí)，沿用了過(guò)去在中資市場(chǎng)上的一貫做法，為追求價(jià)格優(yōu)勢(shì)采取加大讓利幅度措施，而沒(méi)有考慮外資工程成本加大的因素，造成工程利潤(rùn)微薄甚至虧本的現(xiàn)象。我們?cè)诮?jīng)過(guò)分析后認(rèn)為，由于工程總價(jià)固定，在外資工程投標(biāo)報(bào)價(jià)中不能一味追求低價(jià)中標(biāo)，更要避免計(jì)算錯(cuò)誤、漏報(bào)項(xiàng)目。如果工程項(xiàng)目正式施工圖尚未完成，工作量無(wú)法詳細(xì)核算，按經(jīng)驗(yàn)或統(tǒng)計(jì)資料估量，就更需注意價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。為此，公司改革投標(biāo)審核程序，每份報(bào)價(jià)必須經(jīng)過(guò)項(xiàng)目預(yù)算員、公司合同管理科負(fù)責(zé)人、公司主管業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)三級(jí)評(píng)審，實(shí)行分工負(fù)責(zé)并與工作績(jī)效、薪酬掛鉤。在業(yè)主要求讓利時(shí)，我們堅(jiān)守價(jià)格底線，不打無(wú)把握之仗。

　　三是加強(qiáng)對(duì)合同文本的分析。由于合同采用中、英文雙語(yǔ)版本，因此合同文本的分析對(duì)于外資工程合同管理的意義就顯得尤為重要。鑒于外企要求嚴(yán)格的特點(diǎn)，我們?cè)谶M(jìn)行外資合同文本分析時(shí)，特別注意合同中付款方式、工期、質(zhì)量要求是否合理，合同條款是否符合我國(guó)有關(guān)法律、法規(guī)，對(duì)于一些過(guò)于苛刻、單方面約束性的條款更需特別慎重。今年我們?cè)谇⒄劺ド揭慌_(tái)資項(xiàng)目時(shí)，業(yè)主提供的合同文本中規(guī)定：工程變更在合同總價(jià)10%范圍之內(nèi)，合同總價(jià)不變。而合同中規(guī)定由施工單位采購(gòu)的材料市場(chǎng)價(jià)格正在一路攀升，而工程材料款又是分期支付，為防止在等待業(yè)主資金期間材料價(jià)格繼續(xù)上漲，我們需要墊付相當(dāng)一部分資金，工程成本已經(jīng)增加。如果再發(fā)生工程變更，那么這個(gè)本來(lái)盈利空間就不大的項(xiàng)目即將面臨虧損的風(fēng)險(xiǎn)。我們?cè)谡勁兄袚?jù)理力爭(zhēng)，以詳盡的事實(shí)和誠(chéng)懇的態(tài)度說(shuō)服了對(duì)方，最終這項(xiàng)條款改為：工程變更按實(shí)計(jì)算。同時(shí)，為避免由于不同語(yǔ)言的翻譯和不同國(guó)家的工程慣例，常常會(huì)對(duì)同一條款產(chǎn)生不同理解的現(xiàn)象，在合同審查時(shí)還要對(duì)意義不清、標(biāo)準(zhǔn)不明確之處，要求業(yè)主做出解釋。在外資工程合同簽訂前，我們還邀請(qǐng)企業(yè)法律顧問(wèn)對(duì)合同文本進(jìn)行法律方面的審查，確保合同的合法性、完整性和平等性。

　　三、外資工程的合同管理應(yīng)落實(shí)的幾項(xiàng)措施

　　合同簽訂后工程進(jìn)入實(shí)施階段。相對(duì)于中資工程來(lái)講，外資工程在工程施工階段的合同管理必須更加嚴(yán)密，確保合同目標(biāo)的逐一實(shí)現(xiàn)。

　　一是建立合同實(shí)施保證體系。對(duì)于外資工程，公司一律抽調(diào)精干力量組建項(xiàng)目部，項(xiàng)目部設(shè)立合同管理組，由公司合同管理員兼任項(xiàng)目部合同管理組組長(zhǎng)，以利于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并及時(shí)解決。同時(shí)，項(xiàng)目部將合同責(zé)任目標(biāo)進(jìn)行分解，落實(shí)到部門和責(zé)任人，提高全員合同意識(shí)。對(duì)于合同中可能存在的不確定風(fēng)險(xiǎn)，我們制定并采取針對(duì)性保護(hù)措施，讓風(fēng)險(xiǎn)化解于萌芽狀態(tài)。2005年我公司承接了上海瑞德超薄吸濕材料有限公司設(shè)備、管道、電氣安裝工程，合同工期十分緊張，而且與土建項(xiàng)目交叉施工，作業(yè)難度較大。公司預(yù)見(jiàn)到了該風(fēng)險(xiǎn)并做好了緊急應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備。施工后期，眼看正常作業(yè)必將延誤工期，據(jù)項(xiàng)目部申請(qǐng)，公司立即啟動(dòng)保護(hù)措施，抽調(diào)上海另一項(xiàng)目施工人員與該項(xiàng)目組成施工突擊隊(duì)，實(shí)行24小時(shí)三班輪換作業(yè)，終于在合同工期前順利完成合同工作量提請(qǐng)驗(yàn)收交付。

　　二是認(rèn)真做好合同交底工作。在合同簽訂后，公司合同管理科會(huì)同工程、安全、質(zhì)檢等部門對(duì)合同執(zhí)行部門及人員進(jìn)行合同交底，使項(xiàng)目部熟悉合同中的主要內(nèi)容，明確工程中的風(fēng)險(xiǎn)、重點(diǎn)或關(guān)鍵性問(wèn)題，在施工過(guò)程中利用好對(duì)自己有利的條款，規(guī)避對(duì)自己不利的條款。在外資合同交底中，我們深有體會(huì)的是：合同交底不僅僅要做到對(duì)合同條款的解釋，同時(shí)要盡可能地使項(xiàng)目部了解業(yè)主的基本情況、業(yè)主和監(jiān)理單位工作人員的工作習(xí)慣和日常禮儀、項(xiàng)目的主要功能及工藝流程、施工所在地的風(fēng)土人情等等，這些信息的提供將對(duì)工程的順利進(jìn)行起到不可或缺的輔助作用。

　　三是及時(shí)對(duì)合同實(shí)施情況進(jìn)行跟蹤管理。目前，我公司在外資工程中普遍采用了合同目標(biāo)實(shí)施情況收集、對(duì)比、分析計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。2003年底，公司中標(biāo)日觸化工(張家港)有限公司CCA項(xiàng)目，合同總價(jià)3100萬(wàn)元，項(xiàng)目涉及管道、設(shè)備、電氣、儀表、防腐、保溫等專業(yè)，工藝要求高，工作量大，工期也相對(duì)緊張。為了保證合同的順利履行，我們首次采用微機(jī)管理系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。具體做法是：首先將整個(gè)工程分為若干個(gè)單項(xiàng)工程，將合同總目標(biāo)分解為各單項(xiàng)工程目標(biāo)，確定各單項(xiàng)工程合同目標(biāo)值錄入計(jì)算機(jī)，并制定出階段性目標(biāo)值;再將每天完成的合同目標(biāo)工作量輸入系統(tǒng)，按照工程實(shí)際情況定期進(jìn)行對(duì)比分析，找出其中的偏差，對(duì)合同履行情況作出診斷，提出合同實(shí)施方面的意見(jiàn)、建議，甚至警告。比如在施工過(guò)程中項(xiàng)目合同管理員發(fā)現(xiàn)，設(shè)備安裝工程優(yōu)良率持續(xù)降低，已接近擬定的該單項(xiàng)工程優(yōu)良率目標(biāo)值底線，于是立即提醒項(xiàng)目經(jīng)理提高設(shè)備安裝作業(yè)質(zhì)量。項(xiàng)目經(jīng)理得知后迅速調(diào)整施工力量，加強(qiáng)質(zhì)檢力度，保證了設(shè)備安裝工程優(yōu)良率的順利實(shí)現(xiàn)。在近一年的施工期內(nèi)，正因充分發(fā)揮了這套系統(tǒng)的作用，該日資項(xiàng)目圓滿完成合同各項(xiàng)條款，并以無(wú)可挑剔的管理和服務(wù)，得到了日商和當(dāng)?shù)赜嘘P(guān)部門的一致好評(píng)。

　　四是重視合同變更管理。外資工程合同變更管理重在證據(jù)的保全。多年的施工實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)告訴我們，在外資工程合同管理中，需要注意所有原始資料的保管、分類、匯總，以便在索賠事件發(fā)生時(shí)提供齊備的資料證明。同時(shí)應(yīng)盡量將單項(xiàng)索賠在執(zhí)行過(guò)程中陸續(xù)加以解決，避免后期綜合索賠所帶來(lái)的矛盾復(fù)雜化。目前，我們?cè)谕赓Y工程中普遍實(shí)行“一單一結(jié)”制，即我方收到外企業(yè)主一份變更通知單時(shí)，就工程計(jì)量、單價(jià)、補(bǔ)償及對(duì)總工期的影響等，與其達(dá)成一致意見(jiàn)后進(jìn)行簽證，變更完成后及時(shí)進(jìn)行結(jié)算，不留尾巴。

　　由于將合同管理貫穿于外資工程市場(chǎng)開(kāi)拓的全過(guò)程，企業(yè)不但有效防范了經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，而且提高了經(jīng)濟(jì)效益，提高了服務(wù)質(zhì)量，提高了企業(yè)信譽(yù)。合同管理，已成為公司承接外資工程的堅(jiān)定護(hù)航者。