淺談水利工程監(jiān)理資料管理需注意的問題

申請免費試用、咨詢電話：400-8352-114

摘要：監(jiān)理機構(gòu)是獨立于建設(shè)單位和施工單位的第三方，監(jiān)理資料工程在建設(shè)過程中最公正、最直接的反映，特別是在工程建設(shè)過程出現(xiàn)了質(zhì)量分歧、索賠爭議時會發(fā)揮特別重要的作用，所以監(jiān)理資料管理工作更加重要。 

關(guān)鍵詞：監(jiān)理資料管理；需注意的問題  中圖分類號：tv文獻標識碼： a 文章編號：  工程資料是工程管理工作的具體反映，也是國家工程建設(shè)管理部門開展稽查檢查非常重要的手段，參建各方也越來越重視資料管理工作。監(jiān)理機構(gòu)是獨立于建設(shè)單位和施工單位的第三方，監(jiān)理資料是工程在建設(shè)過程中最公正、最直接的反映，特別是在工程建設(shè)過程出現(xiàn)了質(zhì)量分歧、索賠爭議時會發(fā)揮特別重要的作用，所以監(jiān)理資料管理工作更加重要。本文總結(jié)了多年從事監(jiān)理資料管理工作的經(jīng)驗，就平時工作中需要注意的問題進行了簡要論述。  一、制定適合本項目的資料管理制度  工程開工前，監(jiān)理機構(gòu)要制定本項目的檔案管理制度，做好分工，責(zé)任到人并設(shè)專人對檔案進行管理。制度的制定不能流于形式，要切實的將機構(gòu)的每位監(jiān)理人員的監(jiān)理資料管理職責(zé)分配清楚，明確檔案管理人員日常工作流程，特別是監(jiān)理人員與檔案管理人員接口工作要明確清楚，確保工作銜接順暢，不出現(xiàn)職責(zé)空白。在實際工作中，根據(jù)每位監(jiān)理人員崗位職責(zé)，將監(jiān)理資料職責(zé)以書面形式確定下來，這樣即使監(jiān)理人員發(fā)生變動，但崗位職責(zé)是不變的。職責(zé)的制定最好結(jié)合資料形成流程，根據(jù)資料形成流程對每個施工控制環(huán)節(jié)的資料做出具體要求，并要向監(jiān)理機構(gòu)每位監(jiān)理人員及施工單位有關(guān)人員在監(jiān)理交底會上進行傳達，統(tǒng)一要求，以使整個工程資料達到規(guī)范化、標準化。  二、配備優(yōu)秀的檔案管理人員  要創(chuàng)建優(yōu)秀項目監(jiān)理部，配備一個業(yè)務(wù)精煉、思想意識和責(zé)任心強的檔案管理人員顯得尤為重要。作為一個檔案管理人員首先要熟悉國家、行業(yè)及公司制定的相關(guān)法律、法規(guī)、制度等，另外必須要熟悉施工流程，所以檔案管理人員最佳的人選是從施工現(xiàn)場經(jīng)過鍛煉，而且思想認識、責(zé)任心強的人員。通過多年的經(jīng)驗，本文認為監(jiān)理檔案管理人員的定位有兩個階段：第一階段要求檔案管理人員要熟悉掌握各個項目檔案職責(zé)規(guī)定，對檔案的處理流程清晰，能夠及時提供相應(yīng)的文件即為合格；第二階段的要求較高，不僅要能夠具備第一階段的基本要求，還要對檔案進行初步審核，對施工單位上報的檔案提出自己的見解；具備編寫監(jiān)理文件、報表的水平；對于歸檔文件的審核、批復(fù)、執(zhí)行等情況清楚明了，能夠及時對提出的檔案管理問題進行解答，對工程現(xiàn)場形成的監(jiān)理、施工文件填寫中發(fā)生的問題清楚解決。  三、開工前監(jiān)理資料管理工作中需注意的事項  1、注意相關(guān)資質(zhì)文件的搜集與審核。監(jiān)理機構(gòu)發(fā)出進場通知，施工單位入駐現(xiàn)場后，檔案管理人員應(yīng)依據(jù)本工程的合同文件及時將收集施工單位進場人員資質(zhì)，并將現(xiàn)場人員與投標文件或合同文件對應(yīng)，審核施工單位是否按照合同要求切實履行自己的承諾。  2、制定各種記錄的填寫規(guī)定。針對本項目部，制定適合本工程的原始記錄，包括旁站記錄、監(jiān)理日志、日記及周月年報等表格，并對各種記錄的填寫明確做出規(guī)定，對來往文件的格式也進行詳細的規(guī)定，也有利于檔案管理工作的開展。雖然監(jiān)理規(guī)范中對資料基本工作和基本表格做出了基本規(guī)定，但在每個工程實施過程中還有很多需要具體細化的東西，例如各單位簡稱的確定、資料流程過程中各方使用表格的要求、記錄之間填寫簽字職責(zé)的明確等等，這樣將避免資料在形成過程中產(chǎn)生混亂。  3、注意監(jiān)理日記、監(jiān)理日志填寫分工要做出明確規(guī)定  無論監(jiān)理日志是作為監(jiān)理機構(gòu)的工作記錄，還是作為一個施工標段的工作記錄，或作為每位監(jiān)理人員的工作記錄，監(jiān)理機構(gòu)都應(yīng)在駐場后做出明確要求，確定好，每份監(jiān)理日志記錄的范圍，以方便今后歸檔保存，避免記錄混亂。例如：如工程規(guī)模比較大、專業(yè)比較多，建議按照施工分標或單位工程記錄；如工程規(guī)模比較小，建議一個監(jiān)理機構(gòu)只記錄一份監(jiān)理日志便可，同時要確定每份監(jiān)理日志的填寫人員。  4、建議最好將檢測計劃進行分解  水利工程開工前，都會制定一份抽樣檢測計劃，這是對工程抽樣檢測數(shù)量最基本的要求。隨著工程的開展，監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)制定專人按照檢測計劃對工程涉及的原材料、中間產(chǎn)品等進行抽樣檢測，特別是混凝土試塊的檢測，是見證混凝土質(zhì)量的重要依據(jù)。根據(jù)多年的施工經(jīng)驗，隨著工程的逐步展開，工作量逐步增多，檢測人員如果只注重數(shù)量，不注意抽檢部位的劃分，往往在工程完工進行評定時發(fā)生抽樣檢測數(shù)據(jù)過于集中，不能反映工程建設(shè)過程的事件，造成統(tǒng)計數(shù)據(jù)偏差比較大，特別是混凝土試塊完工后都會對試塊保證率和離差系數(shù)有具體要求，如果不注意，將難以保證混凝土質(zhì)量的評定。所以在工程施工前，監(jiān)理機構(gòu)應(yīng)對抽檢計劃進行進一步分解，盡量將抽檢數(shù)量分解均勻，使之能夠代表工程質(zhì)量控制過程。  四、施工期間監(jiān)理資料管理工作中需注意的事項  1、檔案管理是一件枯燥而又繁瑣的事情，在施工期間尤為體現(xiàn)，不但要對各項工程開展的形象進度了如指掌，而且對往常所收集整理的資料也要定時整理盤查，如定期檢查各單位、分部工程的開工手續(xù)是否齊全，申報和批復(fù)時間、意見是否合理，是否存在漏報現(xiàn)象；針對現(xiàn)場日志、記錄的填寫除了要求規(guī)范、定期檢查。  2、文件承辦也是施工期間尤為重要的一個環(huán)節(jié)，無論是上級機關(guān)來文還是承包人上報文件，作為檔案管理人員必須第一時間進行收發(fā)登記，并對文件的內(nèi)容詳細了解，在總監(jiān)批示后轉(zhuǎn)相關(guān)人員進行傳閱，如有必要應(yīng)復(fù)印下發(fā)，并對文件要求落實的內(nèi)容進行跟蹤，確保文件第一時間相關(guān)責(zé)任人能夠及時了解，有利于工程現(xiàn)場監(jiān)理控制?？此剖且粋€小小的環(huán)節(jié)，但是關(guān)系重大，也體現(xiàn)了一個項目監(jiān)理部程序化管理的水平。  3、對施工單位形成的檔案資料進行定期的審查，這項工作基本在監(jiān)理合同中都會明確注明，及時沒有注明，監(jiān)理也有義務(wù)和權(quán)力檢查承包人施工過程中形成的各種檔案資料。經(jīng)常檢查也會減免驗收時的返工率，大大的提高驗收效率。尤其是開工前期，此項工作應(yīng)經(jīng)常開展。  4、做好影像資料搜集工作。目前各項目均配有數(shù)碼相機，在工程中也進行了應(yīng)用，但大部分拍攝的是現(xiàn)場存在問題的照片，很少能夠找到監(jiān)理人員的影子，不能體現(xiàn)現(xiàn)場監(jiān)理的工作。在將來寫材料的時候?qū)且患茴^痛的事，這就要求檔案管理人員經(jīng)常下工地，對現(xiàn)場監(jiān)理人員的工作進行影像記錄，工程現(xiàn)場如有條件也要進行監(jiān)理人員現(xiàn)場檢查、驗收等情況的影像資料搜集，以便今后使用。  五、分部工程驗收檔案整理工作中需注意的事項  分部工程驗收階段的檔案整理是一個關(guān)鍵階段，不論從資料的完整性還是資料質(zhì)量都要求滿足規(guī)程、規(guī)范和歸檔的要求（除組卷、專頂外）。這個階段的資料整理要求對驗收分部工程前期、實施階段及試驗、評定資料進行系統(tǒng)的整理。  1、再次檢查開工手續(xù)是否齊全，各種專項技術(shù)方案的批復(fù)是否完善，如有不完善的應(yīng)及時進行處理。  2、對現(xiàn)場形成的監(jiān)理記錄文件進行系統(tǒng)整理，例如監(jiān)理日志、監(jiān)理現(xiàn)場檢查記錄表（包括鋼筋、模板、驗坡、驗基槽等檢查記錄）、旁站值班記錄、工程現(xiàn)場書面指示等，雖然在平常的資料搜集和檢查中包括該部分，但在分部驗收階段必須系統(tǒng)的按照分部工程統(tǒng)一歸檔。監(jiān)理日志可能包含的內(nèi)容比較廣，只摘取該驗收分部工程實施階段的即可，其他資料必須按照分部工程整理歸檔。  3、試驗資料的整理。該工作在開工前就應(yīng)由專業(yè)的試驗工程師或現(xiàn)場監(jiān)理工程師統(tǒng)籌安排，根據(jù)檢測計劃制定現(xiàn)場可執(zhí)行操作的詳細檢測實施計劃，避免出現(xiàn)某一分部工程檢測資料超過計劃，而另一個分部工程檢測沒有數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。到分部驗收階段主要對試驗資料進行分類、統(tǒng)計、并對混凝土及砂漿進行質(zhì)量評定，也是判定該分部工程質(zhì)量合格和優(yōu)良的重要指標。另外還要對施工單位形成的試驗檢測資料進行檢查核對，避免出現(xiàn)施工單位自檢于監(jiān)理抽檢不相符的情況。  4、制定合理的驗收計劃。分部工程驗收前，由施工單位向監(jiān)理單位提出驗收申請，監(jiān)理機構(gòu)針對該申請核實施工、監(jiān)理資料是否齊全，滿足驗收要求，對施工現(xiàn)場進行檢查，是否存在質(zhì)量缺陷或質(zhì)量問題，如發(fā)生是否處理完成并有完整的備案。應(yīng)形成監(jiān)理工作報告、施工管理工作報告和驗收簽證書，檔案管理人員必須認真核對各個報告及簽證中的格式和具體數(shù)據(jù)，做到真實準確。驗收通過后驗收組成員在驗收簽證書上簽字通過，如有遺留問題也應(yīng)在簽證書中注明，落實責(zé)任單位，并在單位工程驗收前必須落實完成。  總之施工過程中檔案管理人員要對形成的檔案經(jīng)常翻閱，對于未閉合的資料及時進行跟蹤，督促監(jiān)理工程師和施工單位及時落實，總監(jiān)理工程師也要賦予檔案管理人員一定的工作權(quán)限，以便檔案管理工作更好的開展。另外一個工程的監(jiān)理檔案管理人員一定要固定，不要輕易進行調(diào)崗和替換，即使調(diào)替也要講交接工作落實到位，避免將來發(fā)生問題無法解決。  參考文獻：  [1]監(jiān)理監(jiān)理資料員培訓(xùn)教材，中國建材工業(yè)出版社，2010年1月出版。  [2]韓震雄.創(chuàng)新質(zhì)量指數(shù)評估加強混凝土質(zhì)量監(jiān)督.建設(shè)監(jiān)理。2012年7月刊.