找對項目干系人,項目才能順利成功(3)

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項目干系人主要可分為以下幾類:
1.業(yè)主(Owner):創(chuàng)造了對該項目的需要的人
2.項目發(fā)起人(Sponsor):執(zhí)行組織內(nèi)部的個人或團體,他們以現(xiàn)金和實物的形式為項目提供資金資源?項目發(fā)起人通常制定項目章程(Project Charter), 由此發(fā)起項目?發(fā)起人可能是一個內(nèi)部客戶,也可能是外部機構
3.項目經(jīng)理、項目成員、執(zhí)行組織、高級管理層、功能部門經(jīng)理、工會
4.顧客:使用項目產(chǎn)品的個人或組織
5.承包商(Contractors)、供貨商(Suppliers)和賣主(Vendors)
6.項目成員的家人或朋友
7.其它(通常是外部的)--- 例如管理部門、媒體、游說活動團體、特殊利益團體(SIG)

現(xiàn)在依項目的五個管理過程和項目成員類別的對應, 我們整理一張表(附表二)做為參考: (項目過程:各過程中應參與的項目成員及類別)
1.啟動過程:業(yè)主(Owner), 項目發(fā)起人, 主辦者
2.計劃編制過程:項目經(jīng)理、項目委員會成員、執(zhí)行組織(需求單位負責人或指派之代表、項目規(guī)劃團隊)、高級管理層、功能部門經(jīng)理, 必要的內(nèi)部顧問團隊或外部解決方案供貨商
3.實施, 執(zhí)行過程:項目經(jīng)理、項目委員會成員、執(zhí)行組織(需求單位負責人或指派之代表、項目規(guī)劃團隊, 設計、開發(fā)、施工、測試、質(zhì)量保證‥等單位成員)、高級管理層、功能部門經(jīng)理, 必要的內(nèi)部顧問團隊或外部解決方案供貨商
4.控制過程:項目經(jīng)理、項目委員會成員、需求單位指派之代表、項目執(zhí)行團隊指派之代表,質(zhì)量控制單位代表, 成本控制單位代表
5.收尾過程:項目經(jīng)理、項目發(fā)起人或主辦者、項目委員會成員、需求單位負責人或指派之收尾代表、文檔建置及歸檔管理人員

五、找對項目干系人是項目成功的關鍵要素
從項目的檢視角度而言, 必須由上而下(Top-Down)才能綜攬全局, 不致掛一漏萬; 對項目的執(zhí)行面而言, 則必須由下而上(Bottom-Up), 依五大管理過程及九大知識領域結(jié)構性的思惟模式, 確保按部就班開展工作, 避免眼高手低, 無法落實而流為空談。

事實上在找對項目干系人之前, 項目經(jīng)理先得確認項目的發(fā)起人或主要贊助人(Sponsor), 接著將項目范圍厘清, 試著去找出與項目有關的所有職能或功能單位, 知道了在哪里可以找到項目干系人, 才能從項目的檢視角度及執(zhí)行角度去找對項目干系人。

項目經(jīng)理在項目的不同過程中找對項目干系人這一段即是本文要強調(diào)的重點。例如在項目需求初期, 找到能正確提供項目的目標或明確的項目需求規(guī)格的人, 就可以避免走彎路, 確保項目朝向正確的方向進展, 可節(jié)省非常大的成本和時間; 相反的, 因為初期沒有找到對的「項目干系人」, 很可能造成方向錯誤、目標模糊、時間延誤, 到了項目的中、后期才來修正調(diào)整, 此時項目修正的代價(時間、人力、金錢等成本)相對較高, 項目的時程可能會延誤, 而對項目人員士氣影響的無形成本更難以估計。

在項目組織中, 愈高階的項目干系人對全案的影響愈大, 甚至可定奪項目的存續(xù)與否; 而每一個功能或業(yè)務面核心關鍵的項目干系人則對項目成敗及執(zhí)行時程起著關鍵的作用。
一開始找對項目干系人代表著你有一個好的開始, 而在項目展開后的每一個階段找對項目干系人, 不僅可確保項目正確展開、正確執(zhí)行, 也代表著項目經(jīng)理人對整個項目范疇、項目計劃及組織掌握精準, 確實及專業(yè)經(jīng)驗豐富。