2015年監(jiān)理工程師《法規(guī)》重要知識點（11）

　　五、建設工程監(jiān)理文件檔案資料管理（P38～46）

　　（一）工程建設監(jiān)理文件檔案資料的傳遞流程

　　首先，在監(jiān)理組織內(nèi)部，所有文件檔案資料都必須先送交信息管理部門；其次，在監(jiān)理組織外部，在發(fā)送或接收建設單位、設計單位、施工單位、材料供應單位及其他單位的文件檔案資料時，也應由信息管理部門負責進行。

　　（二）建設工程監(jiān)理文件檔案資料管理

　　1.監(jiān)理文件檔案資料收文與登記

　　所有收文應在收文登記表上進行登記，應記錄文件名稱、文件摘要信息、文件的發(fā)放單位（部門）、文件編號以及收文日期，必要時應注明接收文件的具體時間，最后由項目監(jiān)理部負責收文人員簽字。

　　不得以蓋章和打印代替手寫簽認。

　　有關工程建設照片及聲像資料等應注明拍攝日期及所反映工程建設部位等摘要信息。收文登記后應交給項目總監(jiān)或由其授權(quán)的監(jiān)理工程師進行處理，重要文件內(nèi)容應在監(jiān)理日記中記錄。

　　2.監(jiān)理文件檔案資料傳閱與登記

　　由建設工程項目監(jiān)理部總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師確定文件、記錄是否需傳閱，并注明在文件傳閱紙上，隨同文件和記錄進行傳閱。

　　3.監(jiān)理文件資料發(fā)文與登記

　　發(fā)文由總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師簽名，并加蓋項目監(jiān)理部圖章。

　　所有發(fā)文按監(jiān)理信息資料分類和編碼要求進行分類編碼，并在發(fā)文登記表上登記。登記內(nèi)容包括：文件資料的分類編碼、發(fā)文文件名稱、摘要信息、接收文件的單位（部門）名稱、發(fā)文日期（強調(diào)時效性的文件應注明發(fā)文的具體時間）。

　　4.監(jiān)理文件檔案資料分類存放

　　監(jiān)理信息的分類可按照本部分內(nèi)容定出框架，同時應考慮所監(jiān)理工程項目的施工順序、施工承包體系、單位工程的劃分以及質(zhì)量驗收工作程序并結(jié)合自身監(jiān)理業(yè)務工作的開展情況進行分類的編排。

　　5.監(jiān)理文件檔案資料歸檔

　　監(jiān)理文件檔案資料的歸檔保存中應嚴格按照保存原件為主、復印件為輔和按照一定順序歸檔的原則。

　　按照現(xiàn)行《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T50328-2001），監(jiān)理文件有10大類27個，要求在不同的單位歸檔保存。10大類資料分別為：

　?。?）監(jiān)理規(guī)劃有關資料；

　?。?）監(jiān)理月報中的有關質(zhì)量問題；

　?。?）監(jiān)理會議紀要中的有關質(zhì)量問題；

　?。?）進度控制有關資料；

　?。?）質(zhì)量控制有關資料；

　　（6）造價控制有關資料；

　?。?）分包資質(zhì)有關資料；

　?。?）監(jiān)理通知有關資料；

　?。?）合同與其他事項管理有關資料；有關資料

　?。?0）監(jiān)理工作總結(jié)有關資料。

　　注意：要求考生對書上列舉的建設單位、監(jiān)理單位、城建檔案管理部門關于監(jiān)理文件的保存期限加以記憶。

　　6．監(jiān)理文件歸檔資料借閱、更改與作廢

　　項目監(jiān)理部存放的文件和檔案原則上不得外借，如政府部門等單位確有需要，應經(jīng)過總監(jiān)理工程師或其授權(quán)的監(jiān)理工程師同意，并在信息管理部門辦理借閱手續(xù)。

　　監(jiān)理文件檔案的更改應由原制定部門相應責任人執(zhí)行，涉及審批程序的，由原審批責任人執(zhí)行。

　　文件檔案換發(fā)新版時，應由信息管理部門負責將原版本收回作廢。

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