餐飲企業(yè)成本管理系統(tǒng)的建設(shè)

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 信息化對于餐飲企業(yè)的主要意義集中體現(xiàn)在“提升運(yùn)行效率、提高管理效益”兩個(gè)方面，一方面，借助信息平臺通過規(guī)范運(yùn)行流程，實(shí)現(xiàn)運(yùn)行與服務(wù)流程的流暢與高效; 另一方面，通過數(shù)據(jù)分析和流程控制，實(shí)現(xiàn)管理效益。實(shí)際上，成本控制正是餐飲信息化的重要價(jià)值所在，也是實(shí)現(xiàn)管理出效益的主要手段，借助信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化的餐飲成本核算體系，可以科學(xué)化管理物資的進(jìn)、銷、存。

    如何建設(shè)成本管理系統(tǒng)

    成本管理信息系統(tǒng)的建設(shè)不是孤立的，企業(yè)需要從產(chǎn)品選擇、資源配置、制度建立、執(zhí)行監(jiān)督等多方面扎實(shí)工作，只有這樣，才能將餐飲成本信息化管理工作引向深入并最終取得成功。

    首先，選擇穩(wěn)定、適用的產(chǎn)品是關(guān)鍵。以中餐為主要業(yè)態(tài)的中國餐飲，具有獨(dú)特的業(yè)務(wù)流程，行業(yè)特點(diǎn)明顯。照搬國外或采用國內(nèi)通用的解決方案行不通。專業(yè)的軟件公司推出的專業(yè)化解決方案是長期結(jié)合中國餐飲運(yùn)行實(shí)際需求形成的，因而更適合企業(yè)的現(xiàn)實(shí)需求。目前，國內(nèi)具有完整解決方案的軟件公司并不多，多數(shù)小軟件公司或軟件工作室的產(chǎn)品只停留在前臺運(yùn)行流程層面，對于后臺管理乃至連鎖化管理還缺乏成熟的產(chǎn)品。餐飲企業(yè)在選擇產(chǎn)品時(shí)，應(yīng)多調(diào)查、多研究。產(chǎn)品選擇不當(dāng)，不僅造成投資損失，更重要的是一旦實(shí)施受阻，會打擊企業(yè)信息化的信心和決心。

    其次，需要優(yōu)化人力資源配置和崗位調(diào)整。餐飲企業(yè)在信息化建設(shè)時(shí)需要進(jìn)行投資，也就是需要花錢，這點(diǎn)大家都非常容易理解，但是，面對信息化建設(shè)需要設(shè)立一些新的崗位、增加一些人力成本時(shí)，有人不理解。實(shí)際上這并不矛盾，新的管理手段需要通過優(yōu)化人力資源和崗位調(diào)整來適應(yīng)，這樣才能保證良好的執(zhí)行，這個(gè)優(yōu)化的過程就是優(yōu)勝劣汰的過程和效率提升的過程，最終會節(jié)省人力資源。

    比如，成本管理信息系統(tǒng)的實(shí)施需要增加“成本信息管理員”專職人員，來協(xié)調(diào)前廳經(jīng)理、后廚總廚、倉庫管理員及財(cái)務(wù)人員，確保成本系統(tǒng)的正常運(yùn)行。后廚開發(fā)出的新菜，在銷售前需要定價(jià)，廚師長需要向“成本信息管理員”提交菜品成本卡，由信息系統(tǒng)根據(jù)當(dāng)前材料價(jià)格計(jì)算出該菜品的成本，這才能給該菜品科學(xué)定價(jià)，同時(shí)，只有在電腦中完成菜品添加和成本卡的輸入，所銷售的菜品才能執(zhí)行自動減庫操作，如果沒有專職崗位，則職責(zé)不明，系統(tǒng)一旦不能做到實(shí)時(shí)更新，則運(yùn)行結(jié)果的準(zhǔn)確性便得不到保證。

    再者，建立規(guī)范化的制度非常重要。必須圍繞成本信息管理，制定合適的運(yùn)行流程，并通過制度確定下來。制度執(zhí)行集中體現(xiàn)在，發(fā)生的物資流轉(zhuǎn)應(yīng)及時(shí)反映到電腦系統(tǒng)中去，也就是說，購入的材料在入庫的同時(shí)，需要進(jìn)入電腦系統(tǒng); 領(lǐng)用出庫的材料在領(lǐng)用的同時(shí)，需要體現(xiàn)在信息系統(tǒng)中，以從根本上杜絕材料的任意流轉(zhuǎn)，或只記手工賬，而信息系統(tǒng)無記錄的狀態(tài)。還要嚴(yán)格執(zhí)行材料定期盤點(diǎn)制度，并及時(shí)將盤點(diǎn)數(shù)據(jù)輸入信息系統(tǒng)。成本管理信息系統(tǒng)的有效運(yùn)行，必須建立在能確保物資流轉(zhuǎn)得到忠實(shí)記錄、物資庫存狀態(tài)得到有效確認(rèn)的基礎(chǔ)上，否則，成本管理信息化將成為空談。切記，流程制度化是成本管理信息化的先決條件。

    最后，需要強(qiáng)調(diào)的是成本管理信息化需要建立獎懲機(jī)制，更需要執(zhí)行監(jiān)督。具體來說，第一，要全員參與，提高意識。在各個(gè)工作環(huán)節(jié)、各個(gè)工作崗位上的員工是成本費(fèi)用的直接有效控制者，全體員工要從上到下組成一個(gè)全員成本管理的群體，形成一個(gè)人人為酒店，處處講效益的氛圍。第二，建立全面的責(zé)任考核制度。根據(jù)餐飲年度的經(jīng)營考核指標(biāo)，對部門總監(jiān)、行政總廚進(jìn)行責(zé)任考核。同時(shí)將各項(xiàng)指標(biāo)分解到區(qū)域和班組，把考核與經(jīng)濟(jì)利益掛鉤，做到有獎有罰。第三，餐飲管理人員要定期（如每月）召開成本分析會，并尋找原因。餐飲成本控制應(yīng)以目標(biāo)成本為基礎(chǔ)，對日常管理中發(fā)生的各項(xiàng)成本進(jìn)行的計(jì)量、檢查、監(jiān)督和指導(dǎo)，使其成本開支在滿足業(yè)務(wù)活動需要的前提下，不超過事先規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)或預(yù)算。

    餐飲成本管理的主要內(nèi)容

    餐飲成本管理主要涉及采購管理、供應(yīng)商管理、驗(yàn)收管理、庫存管理、付款管理、配菜管理、成本核算及報(bào)表分析等。

    采購管理的主要功能是，餐廳采購部門根據(jù)經(jīng)營需求，結(jié)合材料庫存狀況完成采購申請編制，并根據(jù)供應(yīng)商價(jià)格選擇供應(yīng)商，執(zhí)行材料采購審批;

    供應(yīng)商管理的主要功能是，在管理供應(yīng)商基本信息的基礎(chǔ)上，對供應(yīng)商的歷史供貨情況進(jìn)行分析，如果是同類型材料，可以對供應(yīng)商供貨價(jià)格進(jìn)行對比，優(yōu)化供貨渠道，降低采購成本;

    驗(yàn)收管理的主要功能是，對供應(yīng)商所供應(yīng)材料的質(zhì)量、數(shù)量、價(jià)格等進(jìn)行把關(guān)，對不符合質(zhì)量要求的，執(zhí)行退貨處理;

    庫存管理的主要功能是，記錄材料的入庫、領(lǐng)用、退庫、調(diào)撥、損益和盤點(diǎn)，對材料流轉(zhuǎn)進(jìn)行記錄，并保證庫存狀態(tài)信息的實(shí)時(shí)性和準(zhǔn)確性;

    付款管理的主要功能是，財(cái)務(wù)人員對采購入庫材料的賬款管理;

    配菜管理的主要功能是，生成菜品成本卡，對每道菜品所使用的材料組份進(jìn)行設(shè)置，是實(shí)現(xiàn)前廳銷售與后臺庫房聯(lián)動的紐帶;

    成本核算的主要功能是，通過菜品銷售、自動減庫和盤點(diǎn)，分析廚房理論用料與實(shí)際用料的差異情況，通過數(shù)據(jù)分析，找到導(dǎo)致差異的問題所在，制訂整改措施，使用料更加準(zhǔn)確，減少材料浪費(fèi);

    報(bào)表分析的主要功能是，對材料入庫、領(lǐng)用、退庫、調(diào)撥、損益和盤點(diǎn)記錄等進(jìn)行報(bào)表查詢; 對庫存狀態(tài)、材料消耗、銷售毛利等進(jìn)行報(bào)表查詢; 對一段時(shí)間內(nèi)的進(jìn)、銷、存進(jìn)行報(bào)表查詢等。

    一個(gè)設(shè)計(jì)良好的餐飲管理系統(tǒng)通常會為餐飲成本管理提供一套成熟的成本控制理念和可以完全獨(dú)立運(yùn)行的成本管理軟件模塊。以筆者所在的石川科技推出的無線餐飲管理系統(tǒng)為例，其中的成本管理模塊主要思想是，將酒店的庫房按兩級進(jìn)行設(shè)置，即: 大庫和小庫。大庫為一級庫，酒店可以根據(jù)自身的管理需要將大庫設(shè)置成單一庫房，即: 酒店總庫房，也可以設(shè)置成多個(gè)大庫，如: 固定資產(chǎn)庫房，用于管理酒店的固定資產(chǎn); 低值易耗品庫房，用于管理辦公用品和營業(yè)通用材料; 廚房庫房，用于管理直接用于菜品制作的原材料等。小庫為二級庫，一般按廚房進(jìn)行設(shè)置，如冷菜庫房、熱菜庫房等，多數(shù)酒店會設(shè)置許多小庫，用于對生產(chǎn)單元進(jìn)行成本管理與考核。

    餐飲成本管理中的廚房成本管理是核心?？己藦N房可以按三項(xiàng)指標(biāo)進(jìn)行，一是銷售額，二是毛利率，三是用料準(zhǔn)確度。銷售額反映的是廚房對餐廳的銷售貢獻(xiàn)，毛利率則直接影響到餐廳的贏利情況，用料準(zhǔn)確度既體現(xiàn)了成本控制，又是出品質(zhì)量好壞的反映。三者相輔相成，是廚房成本管理的精髓。

    多年從事餐飲信息化的經(jīng)驗(yàn)告訴我們，餐飲信息化前臺運(yùn)行比較容易實(shí)施，而后臺管理，如本文所討論的成本管理，實(shí)施的難度非常大。究其原因，前者屬于實(shí)時(shí)運(yùn)行，因?yàn)辄c(diǎn)菜、分單、出菜、結(jié)賬等過程是服務(wù)于客人的過程，完全是實(shí)時(shí)的，信息系統(tǒng)可以帶動起來實(shí)現(xiàn)運(yùn)轉(zhuǎn)，而后臺管理，受非實(shí)時(shí)性和人力資源投入不夠等因素的影響，系統(tǒng)運(yùn)行容易流產(chǎn)。實(shí)際上，造成該問題的主要責(zé)任在餐廳負(fù)責(zé)人，其中管理意識淡薄是主要原因。