企業(yè)IT項(xiàng)目管理中常犯的十四個(gè)錯(cuò)誤(1)

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將近70%的IT項(xiàng)目會(huì)超出預(yù)算或者是延期完成，究其原因，往往是缺乏良好的計(jì)劃、通暢的內(nèi)部溝通，以及合理的資源分配。
　　許多IT項(xiàng)目管理顧問(wèn)和軟件提供商經(jīng)常抱怨，“甲方”總是一再犯下相同的錯(cuò)誤。不是IT小組沒(méi)有遵守標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目管理流程，就是沒(méi)有相應(yīng)的人員來(lái)開(kāi)展項(xiàng)目，或者沒(méi)有評(píng)估有可能危及項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)，也沒(méi)有確定緩解這些風(fēng)險(xiǎn)的辦法等等。諸如此類(lèi)的錯(cuò)誤還有一大堆，足以“致命”。
　　有業(yè)內(nèi)人士指出，若能避免這些最常見(jiàn)的IT項(xiàng)目管理陷阱，不但會(huì)提高項(xiàng)目的成功率，還能提高內(nèi)部客戶(hù)的滿(mǎn)意度，業(yè)務(wù)部門(mén)也會(huì)成為受益者。一個(gè)按時(shí)、考|試/大按預(yù)算交付的系統(tǒng)，必將提升業(yè)務(wù)部門(mén)的競(jìng)爭(zhēng)力。
　　本文列出的14個(gè)最常見(jiàn)的項(xiàng)目管理錯(cuò)誤，將有助于發(fā)現(xiàn)IT項(xiàng)目在哪些環(huán)節(jié)易出現(xiàn)問(wèn)題，以便采取某些措施來(lái)加以改進(jìn)。
　　第1個(gè)錯(cuò)誤：缺乏擁有相應(yīng)技能的技術(shù)人員。
　　影響:資源配置不當(dāng)名列最常見(jiàn)項(xiàng)目管理錯(cuò)誤的首位。要是沒(méi)有為項(xiàng)目配置相應(yīng)的人員，會(huì)毀了項(xiàng)目。
　　辦法:項(xiàng)目管理軟件廠商Primavera的CEOJoelKoppelman說(shuō):“成功完成項(xiàng)目的關(guān)鍵就是找到具有相應(yīng)技能的技術(shù)人員，再全面的規(guī)劃也解決不了人手不足的問(wèn)題?！盜T和項(xiàng)目經(jīng)理需要完全了解項(xiàng)目所有相關(guān)人員的技能和工作量，其中包括顧問(wèn)、承包商和外包商。因?yàn)榧幢闼麄儚氖碌墓ぷ髡嫉搅丝偭康暮艽笠徊糠郑寄茉u(píng)估環(huán)節(jié)也常常會(huì)忽視這群人。另外，IT和項(xiàng)目經(jīng)理知道了誰(shuí)在從事什么工作以后，還要弄清楚如何針對(duì)眾多項(xiàng)目和日常工作來(lái)分配資源。
　　IT基礎(chǔ)設(shè)施咨詢(xún)公司GlassHouseTechnologies的創(chuàng)辦人Scannell說(shuō):“雖然項(xiàng)目管理方面有多種組織模式，但運(yùn)作起來(lái)都不咋樣。沒(méi)有簡(jiǎn)單的辦法可以解決資源分配問(wèn)題?？紎試/大協(xié)調(diào)好人員和項(xiàng)目的潛在辦法就是任命資源經(jīng)理來(lái)負(fù)責(zé)為每個(gè)項(xiàng)目指派人員，并確保人員合理分配到了諸個(gè)項(xiàng)目上?！盨cannell建議成立“專(zhuān)家小組”，專(zhuān)家小組的成員專(zhuān)門(mén)從事某個(gè)特定項(xiàng)目，在一年或者更長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)不用承擔(dān)其他傳統(tǒng)的工作職責(zé)。
　　惠普公司軟件部門(mén)項(xiàng)目組合管理中心的KenCheney也建議，應(yīng)針對(duì)項(xiàng)目而不是針對(duì)某項(xiàng)任務(wù)來(lái)分配資源。
　　Cheney表示，如果很難為項(xiàng)目配備足夠人員，那么取消“可自由支配的”項(xiàng)目(比如與業(yè)務(wù)戰(zhàn)略不是緊密相關(guān)的項(xiàng)目)，也許能騰出一些資源。另外，他建議分析IT人員正在從事的全部項(xiàng)目組合，剔出一些不是很要緊的項(xiàng)目，以減少人員配備。
　　第2個(gè)錯(cuò)誤；缺乏經(jīng)驗(yàn)豐富的項(xiàng)目經(jīng)理。
　　影響:要是沒(méi)有合適的項(xiàng)目經(jīng)理來(lái)掌舵，項(xiàng)目很快就會(huì)失去控制。
　　辦法:聘請(qǐng)擁有管理資質(zhì)的項(xiàng)目經(jīng)理。
　　冠群公司北美區(qū)服務(wù)副總裁MatthewStrazza表示，優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理要具備過(guò)硬的“軟”技能，他們要知道如何讓會(huì)議順利進(jìn)行、考|試/大管理風(fēng)險(xiǎn)以及如何應(yīng)對(duì)不同利益相關(guān)者，其中包括關(guān)注功能的業(yè)務(wù)人員、注重系統(tǒng)安全的IT人員，以及擔(dān)心預(yù)算的財(cái)務(wù)人員?！叭绻銢](méi)有解決好財(cái)務(wù)問(wèn)題，沒(méi)有管理好每周的預(yù)算，沒(méi)有通CRM/zhike/ target=_blank class=infotextkey>知客戶(hù)所發(fā)生的任何變化，很快就會(huì)遇到麻煩?！盨trazza說(shuō)。
　　另外他補(bǔ)充說(shuō)，優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理還要具備技術(shù)專(zhuān)長(zhǎng)，熟悉所部署的任何一項(xiàng)技術(shù)。
　　第3個(gè)錯(cuò)誤：IT部門(mén)沒(méi)有一套標(biāo)準(zhǔn)且可重復(fù)的項(xiàng)目管理流程。
　　影響:缺乏一套方法會(huì)加大項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，會(huì)忽視與項(xiàng)目相關(guān)的任務(wù)，最后項(xiàng)目可能不得不推倒重來(lái)，以至于項(xiàng)目無(wú)法按時(shí)按預(yù)算完成。
　　辦法:一套管理方法可以有效管理項(xiàng)目，并且讓項(xiàng)目的參與者清楚明白地執(zhí)行項(xiàng)目有關(guān)的所有活動(dòng)。
　　項(xiàng)目組合管理解決方案提供商Métier的CEODouglasClark建議制訂可重復(fù)的流程，用于確定范圍、安排進(jìn)度、分配資源及與利益相關(guān)者之間的溝通。他說(shuō):“這些是需要首先掌控的方面，因?yàn)樗鼈兛赡軙?huì)給你帶來(lái)最大的回報(bào)?！?BR>　　第4個(gè)錯(cuò)誤：IT部門(mén)受制于僵硬的程序。
　　影響:過(guò)于僵硬的程序使項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)缺乏靈活性，而缺乏靈活性讓利益相關(guān)者覺(jué)得沮喪。
　　辦法:保持靈活，并與項(xiàng)目發(fā)起人和利益相關(guān)者進(jìn)行溝通。
　　紐約市咨詢(xún)公司IntellilinkSolutions的總經(jīng)理FumiKondo曾經(jīng)看到過(guò)軟件開(kāi)發(fā)人員與項(xiàng)目經(jīng)理之間的一次交流，“開(kāi)發(fā)人員告訴項(xiàng)目經(jīng)理，不需要額外工作量，他就可以為應(yīng)用軟件添加額外功能。但項(xiàng)目經(jīng)理告訴開(kāi)發(fā)人員不要添加，因?yàn)橛脩?hù)并沒(méi)有要求這些功能。如果是我自己，我會(huì)去跟用戶(hù)多溝通，看看這些功能是否有用，只要不影響預(yù)算或者進(jìn)度，考|試/大提供更多的功能沒(méi)什么不好?！?BR>　　第5個(gè)錯(cuò)誤：沒(méi)有跟蹤項(xiàng)目出現(xiàn)的變化。
　　影響:項(xiàng)目預(yù)算激增，進(jìn)度一再延遲。
　　辦法:遵循正規(guī)的變更請(qǐng)求流程。
　　Strazza建議，誰(shuí)要求變更項(xiàng)目范圍(比如添加特性或者功能)，誰(shuí)就要在范圍變更文檔中解釋清楚具體的變更，項(xiàng)目經(jīng)理要確定該請(qǐng)求對(duì)預(yù)算和進(jìn)度會(huì)有何影響。項(xiàng)目發(fā)起人需要在范圍變更請(qǐng)求上簽字。
　　第6個(gè)錯(cuò)誤：缺少項(xiàng)目狀況方面的最新數(shù)據(jù)。
　　影響:無(wú)法衡量，也就無(wú)法管理，也就無(wú)法調(diào)配資源或者應(yīng)對(duì)項(xiàng)目范圍變化。
　　辦法:使用相關(guān)軟件。
　　第7個(gè)錯(cuò)誤：忽視出現(xiàn)的問(wèn)題。
　　影響:問(wèn)題是不會(huì)自行解決的。你忽視問(wèn)題的時(shí)間越長(zhǎng)，問(wèn)題只會(huì)變得越嚴(yán)重，最終會(huì)增加項(xiàng)目的成本。
　　辦法:問(wèn)題一出現(xiàn)，就要盡快調(diào)動(dòng)盡可能多的利益相關(guān)者一起來(lái)解決問(wèn)題。
　　第8個(gè)錯(cuò)誤：沒(méi)有花時(shí)間來(lái)確定項(xiàng)目范圍。
　　影響:如果業(yè)務(wù)和IT部門(mén)事先沒(méi)有明確項(xiàng)目的范圍，項(xiàng)目到頭來(lái)很可能會(huì)失控。另外，IT部門(mén)也缺乏按時(shí)按預(yù)算完成項(xiàng)目、滿(mǎn)足業(yè)務(wù)部門(mén)預(yù)期目標(biāo)所需的明確方向。
　　辦法:針對(duì)定義不明確的項(xiàng)目，最好的辦法就是拿出商業(yè)方案、確定項(xiàng)目范圍。
　　第9個(gè)錯(cuò)誤：沒(méi)有看到項(xiàng)目之間的依賴(lài)關(guān)系。
　　影響:項(xiàng)目不是彼此孤立的，它們常常依賴(lài)同時(shí)開(kāi)展的其他項(xiàng)目。如果項(xiàng)目經(jīng)理看不到項(xiàng)目之間的依賴(lài)關(guān)系——比如一個(gè)項(xiàng)目需要另一個(gè)項(xiàng)目的人員參與，項(xiàng)目進(jìn)度就會(huì)耽誤。這種耽誤會(huì)對(duì)所有項(xiàng)目帶來(lái)連鎖反應(yīng)。
　　辦法:項(xiàng)目規(guī)劃期間就要考慮到項(xiàng)目之間的依賴(lài)關(guān)系，與利益相關(guān)者交談，并且繪制項(xiàng)目的示意圖，這有助于找出項(xiàng)目之間的依賴(lài)關(guān)系。
　　第10個(gè)錯(cuò)誤：沒(méi)有考慮到“墨菲定理”。
　　影響:一旦某些“事故”出現(xiàn)，就會(huì)影響到IT部門(mén)。往往在IT部門(mén)收拾意料之外的殘局時(shí)，項(xiàng)目已偏離了軌道。
　　辦法:執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，這是項(xiàng)目規(guī)劃的一個(gè)環(huán)節(jié)。整個(gè)團(tuán)隊(duì)群策群力，考慮可能會(huì)發(fā)生什么事情導(dǎo)致項(xiàng)目延遲或者偏離方向，或者無(wú)法滿(mǎn)足預(yù)期需求。然后，找到緩解這些風(fēng)險(xiǎn)的對(duì)策。
　　Primavera公司的CEOKoppelman說(shuō):“如果大家坐下來(lái)考慮一下潛在風(fēng)險(xiǎn)，就會(huì)列出相當(dāng)多的風(fēng)險(xiǎn)。這項(xiàng)工作不需要很長(zhǎng)時(shí)間，卻對(duì)項(xiàng)目上馬之前明白項(xiàng)目的薄弱環(huán)節(jié)大有幫助。”
　　Scannell舉例說(shuō)，曾經(jīng)有一家英國(guó)企業(yè)準(zhǔn)備把大型機(jī)搬到新的數(shù)據(jù)中心。IT小組在周六用一整天的時(shí)間來(lái)拆卸大型機(jī)，以便次日能搬到新的數(shù)據(jù)中心。周日，IT部門(mén)帶著大型機(jī)在前往新數(shù)據(jù)中心的路上，遇到了游行活動(dòng)，因道路封鎖而到不了目的地。他們只好開(kāi)車(chē)返回原來(lái)的數(shù)據(jù)中心，重新把大型機(jī)裝了回去。這就是缺乏規(guī)劃預(yù)案導(dǎo)致IT部門(mén)做不必要工作的典型案例。
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