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電力企業(yè)工程檔案安全管理分析

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摘要:本文通過對電力企業(yè)工程檔案安全管理進(jìn)行深入分析,論述了工程檔案安全管理的內(nèi)容及重要意義,只有切實采取有效措施,消除安全隱患,才能保證工程檔案實體及信息載體的完整性及安全性,充分發(fā)揮工程檔案在項目建設(shè)、管理及試運(yùn)行中的作用。 

關(guān)鍵詞:電力企業(yè)  工程檔案  安全  分析  1 概述  隨著電力事業(yè)的飛速發(fā)展,發(fā)電機(jī)組容量不斷增加,記錄電力建設(shè)的工程檔案涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)、安全性高,工程檔案在其形成利用、安全管理等方面的工作質(zhì)量直接影響到工程建設(shè)。而在實際工作中又存在許多問題,導(dǎo)致檔案管理不夠規(guī)范,尤其是存在檔案安全意識淡薄、管理制度不夠健全、安全措施不夠完善等問題。  電力建設(shè)工程檔案是電力企業(yè)基本面貌和工程建設(shè)全過程的綜合反映,它隨電力建設(shè)項目的開始而建立,是一份寶貴的資源。工程檔案安全管理工作與工程項目建設(shè)的進(jìn)程同步,是工程檔案管理工作的重要組成部分。將檔案安全工作落實到位,保障建設(shè)項目工程檔案設(shè)施建設(shè)、檔案實體及信息系統(tǒng)的安全管理以及規(guī)范操作,是各級領(lǐng)導(dǎo)及工程檔案工作者的職責(zé),是提高工程建設(shè)及管理水平的需要。全體工程參建人員都應(yīng)警鐘長鳴,牢固樹立“安全第一,預(yù)防為主”的思想,防止松懈、僥幸心理,確保建設(shè)項目工程檔案安全萬無一失。  因此,要確保工程檔案的安全管理,應(yīng)認(rèn)真落實“五個加強(qiáng)”:一是加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),增強(qiáng)檔案安全意識。二是加強(qiáng)施工單位工程檔案安全管理。三是加強(qiáng)工程檔案制度建設(shè)。四是加強(qiáng)工程檔案庫房安全建設(shè)。五是加強(qiáng)工程項目電子檔案安全管理。  2 加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),增強(qiáng)檔案安全意識  工程檔案安全管理是電力建設(shè)檔案工作的重中之重,確保工程檔案安全是形成高質(zhì)量竣工檔案的基礎(chǔ),也是各級領(lǐng)導(dǎo)和檔案工作者的職責(zé)。應(yīng)全面加強(qiáng)對工程檔案安全工作的領(lǐng)導(dǎo),建立健全工程檔案管理組織機(jī)構(gòu),明確各項管理職責(zé),增強(qiáng)檔案安全意識,做到工程檔案及安全管理與基建進(jìn)程同步。  大唐琿春發(fā)電廠(以下簡稱琿春廠)在二期擴(kuò)建工程建設(shè)之初即建立了工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案信息安全保障機(jī)制,同時配備專職檔案人員,負(fù)責(zé)工程前期文件資料的收集整理與工程檔案管理工作,加大工程檔案安全管理力度。從工程檔案的組織領(lǐng)導(dǎo)、管理體系、職責(zé)分工、合同管理、獎勵處罰等方面對工程檔案的安全管理作出明確規(guī)定,保障工程檔案設(shè)施及檔案實體、信息系統(tǒng)的安全管理。  3 加強(qiáng)施工單位工程檔案安全管理  由于電力建設(shè)項目的施工單位多、建設(shè)工期長,形成的項目工程檔案數(shù)量大、內(nèi)容龐雜,各施工單位工程檔案管理的要求和做法不盡一致,客觀上給項目工程檔案安全管理工作帶來一定難度。因此,為使工程檔案管理工作有序進(jìn)行,真正做到移交精品工程的同時移交精品檔案,必須加強(qiáng)對施工單位工程檔案的安全管理。  首先,我們要求各施工單位要有相應(yīng)的工程檔案庫房,并對琿春廠二期擴(kuò)建工程檔案的形成收集、保管利用、整理歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等工作做出相關(guān)規(guī)定,提出具體統(tǒng)一要求。  其次,要求各施工單位工程檔案柜架、卷盒、卷皮等檔案裝具應(yīng)符合標(biāo)準(zhǔn)要求,歸檔的文件材料和制成材料符合耐久性要求,并采取各種有效措施保證工程檔案和信息的安全。  另外,建設(shè)單位工程檔案人員在工程部門現(xiàn)場辦公,參與基建工程過程管理,經(jīng)常深入施工單位督促檢查工程檔案的收集整理及安全管理工作,使工程檔案安全管理與基建進(jìn)程同步,最大限度地保證了企業(yè)擴(kuò)建工程檔案的完整與安全。  4 加強(qiáng)制度建設(shè),完善安全措施  加強(qiáng)工程檔案制度建設(shè),是做好工程檔案安全管理的前提。我們從建設(shè)項目工程開始就建立了一整套科學(xué)合理、操作性強(qiáng)的工程檔案安全管理制度,使工程檔案安全工作有章可循。  一是要建立健全工程檔案安全保管、防火管理、巡回檢查及檔案人員崗位職責(zé)等相關(guān)管理制度。  二是要完善工程檔案安全管理措施,實行檔案專人保管,經(jīng)常對工程檔案設(shè)備如:檔案柜、溫濕度計、防盜門窗及電源電線、滅火裝置等進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時處理,并把消防安全和供水、供電線路的監(jiān)管納入工程建設(shè)統(tǒng)一安全管理之中,將檔案安全工作落實到位。  5 加強(qiáng)工程檔案庫房安全建設(shè)  工程檔案庫房的科學(xué)管理是維護(hù)檔案安全的基本保障。  5.1 我們制定了嚴(yán)格的《工程檔案庫房管理制度》,工程檔案庫房與閱覽室、辦公用房實行三分開,并采取防火、防盜、防有害生物和溫濕度控制措施。如配備了防火防盜門、防盜窗、報警器、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施;配備了泡沫滅火器,并隨時做好各項設(shè)施設(shè)備的檢修維護(hù)工作。另外,在條件成熟時還應(yīng)配備火警自動噴淋系統(tǒng)等較先進(jìn)的滅火設(shè)備。  5.2 涉及國家秘密的工程檔案應(yīng)單獨(dú)保管,設(shè)置帶鎖的移動密集架、帶密碼鎖的保險柜等,從保管條件上確保工程檔案的安全。  5.3 減少工程檔案的破損率,延長檔案的使用壽命。對不易保管的磁盤、光盤等存儲介質(zhì)應(yīng)配備專用的檔案防磁柜;對容易破損的硫酸圖紙等重要檔案配備好防潮、增濕設(shè)備。  此外,琿春廠堅持日常監(jiān)督與重點檢查相結(jié)合,不定期組織全面細(xì)致的安全檢查,及時發(fā)現(xiàn)安全隱患,消除堵塞危及工程檔案安全的漏洞。  6 加強(qiáng)工程項目電子檔案安全管理  電力企業(yè)在工程建設(shè)過程中,各施工單位會形成大量的電子文件。電子文件的產(chǎn)生和應(yīng)用,使得工程檔案快速向數(shù)字化方面發(fā)展,為工程檔案信息化管理注入了新的活力,因此對工程電子檔案的安全管理工作就顯得相當(dāng)重要。  6.1 依據(jù)國家相關(guān)規(guī)定,我們制定了有關(guān)工程項目實施中形成的各種電子文件的收集整理、歸檔及電子文件載體的安全保護(hù)制度,采取有效措施對工程電子檔案進(jìn)行安全管理。  6.2 要求各施工單位采用統(tǒng)一規(guī)范的工程檔案管理軟件,在紙質(zhì)文件歸檔的同時,相應(yīng)電子文件同時歸檔,提高工程檔案信息的實效性和檢索的便捷性。  6.3 工程檔案管理部門要對存儲在磁盤、光盤上及網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫中的電子檔案及時復(fù)制副本備份或異地保存,保管方面要做好防消磁、防損壞工作,對重要電子檔案的信息內(nèi)容進(jìn)行加密處理。  6.4 加強(qiáng)對計算機(jī)信息系統(tǒng)的安全保密管理,采取工程檔案內(nèi)外網(wǎng)分離、安裝服務(wù)器防火墻等安全措施,推動工程檔案管理的數(shù)字化建設(shè),為在企業(yè)各部門之間實現(xiàn)資源共享奠定數(shù)字信息基礎(chǔ)。  7 結(jié)束語  工程檔案反映基建工程項目的真實面貌,工程檔案的安全管理是一項功在當(dāng)代、利在千秋的一項基礎(chǔ)性保障工作。大唐琿春發(fā)電廠通過加強(qiáng)工程檔案安全管理工作,牢固樹立工程檔案安全防范意識,把工程檔案的安全管理落到實處,確保了工程檔案的安全和完整,為工程管理和企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作提供系統(tǒng)準(zhǔn)確的檔案信息服務(wù),并為本廠及大唐集團(tuán)公司工程檔案制度化、規(guī)范化及安全管理起到了標(biāo)桿和示范作用。  參考文獻(xiàn):  [1]馮惠玲,張輯哲.《檔案學(xué)概論》[m].中國人民大學(xué)出版社,2001年版.  [2]劉家真.《電子文件管理理論與實踐》[m].科學(xué)出版社,2003年版.  [3]徐英浩.《淺談施工檔案在工程管理中的作用》[j].工海煤氣,2004(5).
發(fā)布:2007-07-30 10:30    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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