淺談項(xiàng)目手冊在工程管理中的應(yīng)用

申請免費(fèi)試用、咨詢電話：400-8352-114

　　「摘要」 作為一種正式的溝通方式，項(xiàng)目手冊包含了相當(dāng)豐富的項(xiàng)目信息。本文結(jié)合實(shí)際工程項(xiàng)目，闡明項(xiàng)目手冊的作用以及所能達(dá)到的目的。

　　對于一個(gè)復(fù)雜的工程項(xiàng)目，簽訂的合同可能有幾十份之多，這意味著有幾十家工程承包商為項(xiàng)目服務(wù)。如何迅速有效地在承包商們及業(yè)主之間架起溝通的橋梁，使處于不同工程實(shí)施階段、擔(dān)任不同角色的承包商及時(shí)地了解工程的概況、目標(biāo)，自覺地遵守項(xiàng)目管理規(guī)范，顯然具有很現(xiàn)實(shí)的意義。

　　1　項(xiàng)目手冊的主要內(nèi)容

　　項(xiàng)目手冊的主要內(nèi)容包括：工程項(xiàng)目概況、項(xiàng)目目標(biāo)、項(xiàng)目參加者、合同、信息管理、項(xiàng)目管理規(guī)范等。

　　項(xiàng)目手冊作為一種正式的溝通方式，包含了相當(dāng)豐富的項(xiàng)目信息。它是項(xiàng)目和項(xiàng)目管理基本情況的集成，其基本作用是為了項(xiàng)目參加者之間的溝通。一本好的項(xiàng)目手冊可以使項(xiàng)目的基本情況透明，有利于程序化、規(guī)范化工作，使各參加者，特別是剛進(jìn)入這個(gè)項(xiàng)目的參加者，能夠很快地熟悉項(xiàng)目的基本情況和過程，以便于工作的開展和進(jìn)行。

　　2　項(xiàng)目手冊的應(yīng)用

　　常州工學(xué)院體育館項(xiàng)目于2002年12月26日開工，到2004年9月10日竣工，其間歷時(shí)21個(gè)月。整個(gè)工程由基建處負(fù)責(zé)，并成立體育館項(xiàng)目組進(jìn)行項(xiàng)目管理。根據(jù)項(xiàng)目技術(shù)復(fù)雜、分包商數(shù)量多、協(xié)調(diào)難度大等特點(diǎn)，在項(xiàng)目初期編制了體育館項(xiàng)目手冊。在建設(shè)過程中，遇到了許多問題，對項(xiàng)目手冊一些內(nèi)容進(jìn)行了修改。從結(jié)果評價(jià)來看，達(dá)到了預(yù)期的效果。

　　在項(xiàng)目管理規(guī)范中，針對目前行業(yè)發(fā)展特點(diǎn)及大環(huán)境的制約，結(jié)合項(xiàng)目特點(diǎn)及背景，對項(xiàng)目各參加者進(jìn)行了更具可操作性的定義及責(zé)任的描述，如，業(yè)主、項(xiàng)目、管理組、設(shè)計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人等。

　　2.1　業(yè)主

　　常州工學(xué)院為該體育館項(xiàng)目的業(yè)主，他的授權(quán)代表為甲方代表（基建處處長）。常州工學(xué)院是與本項(xiàng)目有關(guān)所有工程的委托者。

　　在項(xiàng)目實(shí)施過程中，業(yè)主簽訂工程總包合同和所有的指定分包合同。

　　2.2　項(xiàng)目管理組（簡稱“項(xiàng)目組”）

　　項(xiàng)目組為常州工學(xué)院基建處直接派出機(jī)構(gòu)，其服從院基建處的領(lǐng)導(dǎo)；在與承包商、監(jiān)理部的工程交往中代表業(yè)主行使權(quán)力和義務(wù)。

　?。?）與業(yè)主一起確定項(xiàng)目目標(biāo)及目標(biāo)的協(xié)調(diào)。

　?。?）與業(yè)主各相關(guān)部門、批準(zhǔn)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)合作。

　?。?）進(jìn)行項(xiàng)目目標(biāo)的控制、監(jiān)督、跟蹤項(xiàng)目的實(shí)施過程，保證項(xiàng)目順利實(shí)施，以符合業(yè)主要求。

　?。?）代表業(yè)主作現(xiàn)場管理，對監(jiān)理項(xiàng)目部、承包商有指令權(quán)。

　?。?）為業(yè)主決策提供各種信息、意見和建議，在選擇目標(biāo)、選擇承包商、確定方案、調(diào)整計(jì)劃時(shí)提出建議和論證。

　?。?）在業(yè)主授權(quán)范圍內(nèi)做出決策，起草各種文件，如招標(biāo)文件、合同、發(fā)布指令等，在工程中收集信息，建立項(xiàng)目文檔。

　　項(xiàng)目組在涉及到業(yè)主方面的利益問題時(shí)，如，合同范圍的變化、工程變更等內(nèi)容應(yīng)事先與業(yè)主商量，取得一致意見，避免出現(xiàn)朝令夕改的狀況，動搖項(xiàng)目組在該項(xiàng)目上的威信。

　　該項(xiàng)目的鋼結(jié)構(gòu)屋面為鋼結(jié)構(gòu)張弦梁體系。針對該體系，項(xiàng)目組在前期市場調(diào)查中發(fā)現(xiàn)：能夠同時(shí)進(jìn)行預(yù)應(yīng)力纜索張拉和鋼結(jié)構(gòu)安裝制作的承包商很少，即使有，也會由于市場和技術(shù)的高度壟斷而很難降低工程報(bào)價(jià)，同時(shí)也不利于從中選擇。因此，項(xiàng)目組建議由預(yù)應(yīng)力張拉和鋼結(jié)構(gòu)組成聯(lián)合體，對本項(xiàng)目進(jìn)行投標(biāo)，聯(lián)合體以鋼結(jié)構(gòu)為主，與我院簽訂鋼結(jié)構(gòu)分包合同。

　　2.3　設(shè)計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人

　?。?）設(shè)計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)將其設(shè)計(jì)進(jìn)展及時(shí)通報(bào)項(xiàng)目組，如出現(xiàn)阻礙、中斷和其他拖延，應(yīng)直接向項(xiàng)目組報(bào)告，以便能采取措施。

　?。?）專業(yè)設(shè)計(jì)工程師在完成專業(yè)設(shè)計(jì)后應(yīng)先交設(shè)計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（或建筑師）作相關(guān)方面的審查后交項(xiàng)目組。

　?。?）設(shè)計(jì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在施工階段應(yīng)與項(xiàng)目組一起研究工程變更決定，但施工現(xiàn)場的一切變更指令權(quán)歸業(yè)主及項(xiàng)目組。

　?。?）設(shè)計(jì)文件及變更文件在交業(yè)主審批前先交項(xiàng)目組。

　　為控制項(xiàng)目變更，嚴(yán)禁施工單位與設(shè)計(jì)方私下溝通，影響項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，作為本項(xiàng)目的設(shè)計(jì)方———上海林同炎李國豪工程咨詢有限公司，在工程設(shè)計(jì)進(jìn)度方面，尤其在工程變更上，盡量地滿足工程的需要。涉及的工程變更，在合同中要求：一般變更在48h內(nèi)給于明確答復(fù)，對一些大變更，在項(xiàng)目組提前協(xié)調(diào)的情況下也都能及時(shí)予以答復(fù)，確保變更的及時(shí)性。

　　所有的變更直接由項(xiàng)目組負(fù)責(zé)簽發(fā)和接收，最大限度地避免“無關(guān)”的變更流向工地。

　　2.4　監(jiān)理部

　　監(jiān)理部直接服從項(xiàng)目組的領(lǐng)導(dǎo)，在內(nèi)容、時(shí)間、費(fèi)用等方面負(fù)責(zé)對施工過程進(jìn)行具體的計(jì)劃、組織、監(jiān)督、控制。任務(wù)如下：

　?。?）依據(jù)建筑工程施工中監(jiān)理信息化管理要求從事信息工作，協(xié)調(diào)業(yè)主委托的各承包商之間的工作，各種信息化指令需經(jīng)監(jiān)理部簽字后再傳達(dá)各方。

　?。?）為項(xiàng)目組提供準(zhǔn)備和建議，并執(zhí)行項(xiàng)目組的指令、決策等。

　?。?）依據(jù)合同對本項(xiàng)目的工期計(jì)劃、質(zhì)量和費(fèi)用進(jìn)行控制和管理。

　　（4）對承包商具有指令權(quán)，負(fù)責(zé)現(xiàn)場工程協(xié)調(diào)和總體質(zhì)量控制。

　　（5）主持監(jiān)理協(xié)調(diào)會議。

　　（6）向項(xiàng)目組提交經(jīng)審核的項(xiàng)目月報(bào)表。

　?。?）審查承包商提交的賬單并遞交給項(xiàng)目組。

　　（8）對承包商提出的變更作出經(jīng)濟(jì)分析，供項(xiàng)目組及業(yè)主參考。

　　在這些范圍內(nèi)監(jiān)理部對業(yè)主委托的承包商有指令權(quán)，特別當(dāng)工期、成本與計(jì)劃相違背需采取措施時(shí)。為保證協(xié)調(diào)任務(wù)的完成，所有與項(xiàng)目有關(guān)的會談、會議都應(yīng)在事前及時(shí)通知監(jiān)理部，由監(jiān)理部向項(xiàng)目組提交報(bào)告，同時(shí)應(yīng)獲得設(shè)計(jì)、施工所必需的信息。

　　結(jié)合具體的社會環(huán)境，對監(jiān)理的職責(zé)事先進(jìn)行分工。利用目前監(jiān)理公司在質(zhì)量控制方面的人力優(yōu)勢，重點(diǎn)進(jìn)行工程質(zhì)量控制。在進(jìn)度和投資方面，由項(xiàng)目組和監(jiān)理部共同把關(guān)。如，工程變更，專門增加“技術(shù)經(jīng)濟(jì)分析”一欄，要求承包商對變更內(nèi)容進(jìn)行變更概算，由監(jiān)理部對變更的合理性進(jìn)行判斷，簽署意見，提交項(xiàng)目組和業(yè)主決策。