建設(shè)工程合同管理的信息化

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【摘要】 我國加入 WTO 后，建筑企業(yè)將面臨國外建筑公司的激烈的競爭，而加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)的運(yùn)用，有利于提高我國建筑業(yè)的經(jīng)營管理水平，增強(qiáng)建筑企業(yè)的國際競爭力。本文提出了建設(shè)工程合同管理信息化的必要性，并構(gòu)建了合同管理信息系統(tǒng)的框架。

1 建設(shè)工程合同管理信息化的必要性

由于建設(shè)工程和建設(shè)工程合同的特點(diǎn)，帶來合同管理有如下特點(diǎn)：

（1）由于建設(shè)工程項(xiàng)目是一個(gè)漸進(jìn)的過程，工程持續(xù)時(shí)間長，這使得相關(guān)建設(shè)合同特別是工程承包合同生命周期長，因此，合同管理必須從領(lǐng)取標(biāo)書直到合同完成并失效的時(shí)期內(nèi)連續(xù)地、，不間斷地進(jìn)行。
（2）由于工程價(jià)值量大，合同價(jià)格高，使合同管理對工程經(jīng)濟(jì)效益影響很大。
（3）由于工程過程中內(nèi)外的干擾事件多，合同變更頻繁，風(fēng)險(xiǎn)大，合同實(shí)施必須按變化了的情況不斷地調(diào)整，這要求合同管理必須是動態(tài)的。在合同實(shí)施過程中，合同控制和合同變更管理就顯得極為重要。
（4）合同管理工作極為復(fù)雜、繁瑣，是高度準(zhǔn)確、嚴(yán)密和精確的管理工作。在工程實(shí)施過程中，合同相關(guān)文件，各種工程資料汗牛充棟。在合同管理中必須取得、處理、使用、保存這些文件和資料。
（5）由于合同中包含了項(xiàng)目的整體目標(biāo)，所以合同管理對項(xiàng)目的進(jìn)度控制、質(zhì)量管理、成本管理有總協(xié)調(diào)和總控制作用，它是工程項(xiàng)目管理的核心和靈魂。

由于合同管理的這些特點(diǎn)，僅僅依靠人工管理既耗時(shí)費(fèi)力，而且信息傳遞緩慢，延誤時(shí)間，尤其對于時(shí)效性很強(qiáng)的索賠，到一定時(shí)限不能提供需要的信息會使索賠失效，同時(shí)索賠文件及其說明材料連篇累牘，編撰審閱費(fèi)時(shí)費(fèi)事，這無法滿足承包商參與國際市場競爭的要求。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，要提高合同管理人員的工作效率，使其適應(yīng)國際化管理模式，就需要將現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到合同管理的日常工作中來，建立方便實(shí)用的計(jì)算機(jī)管理網(wǎng)絡(luò)，有效地提高項(xiàng)目的經(jīng)營管理水平，使索賠人員及索賠檔案管理工作人員從繁重的文字、案卷工作中解放出來，極大地提高了索賠的工作效率。

2 建設(shè)工程合同管理信息系統(tǒng)的建立

2.1 系統(tǒng)目標(biāo)

（1）對各種建設(shè)工程項(xiàng)目所簽訂的各種類型的合同（如建設(shè)工程勘察設(shè)計(jì)合同、施工合同、監(jiān)理合同、建設(shè)物資采購合同等）進(jìn)行全面科學(xué)的管理，不僅能迅速處理合同中各種信息，而且能夠?qū)π潞炗喌暮贤M(jìn)行信息錄入，對已簽訂的合同進(jìn)行修改、銷毀、查詢等處理工作。
（2）代替手工方式存儲合同有關(guān)條款及相關(guān)資料，使管理人員從繁重的手工查閱方式中解放出來。
（3）滿足建設(shè)項(xiàng)目動態(tài)管理的需要，可隨時(shí)將實(shí)際情況變化以合同方式體現(xiàn)出來，便于迅速解決合同管理過程中的一些爭議及索賠事項(xiàng)。
（4）提供對各類合同條件（如 FIDIC 合同條件）及常用的合同法律、法規(guī)進(jìn)行檢索的功能，同時(shí)還有為方便管理人員快速編寫合同而設(shè)置的常用合同范本。

2.2 系統(tǒng)功能

本系統(tǒng)功能如圖所示，這些功能既相互聯(lián)系，又相互獨(dú)立，是一個(gè)有機(jī)的整體。

（1）合同文件管理模塊：收集、整理合同管理工作中形成的有關(guān)資料以及其他一些與合同管理密切相關(guān)的資料，進(jìn)行合同文件的檢索、查詢、合同數(shù)據(jù)的輸入、修改等。其涉及的數(shù)據(jù)有：建設(shè)工程合同協(xié)議條款，建設(shè)工程合同條件，洽談、變更、明確雙方權(quán)利和義務(wù)的紀(jì)要、協(xié)議，招標(biāo)工程中標(biāo)通知書，投標(biāo)書，招標(biāo)文件，工程量清單，標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和其他有關(guān)資料，技術(shù)要求等。補(bǔ)充合同子模塊主要是對于合同實(shí)施過程中，原合同文件中沒有涉及而后來由于工程變更等其他原因新補(bǔ)充的合同文件。
（2）合同條款檢索模塊：可對各類合同條款進(jìn)行檢索，以便監(jiān)督合同的履行和合同的實(shí)現(xiàn)。合同條款檢索可分為無條件檢索和有條件檢索，無條件檢索是按合同條款的自然順序進(jìn)行檢索；有條件檢索是按使用者所選擇的條件進(jìn)行檢索查詢。選擇條件可分為：條款檢索、條款項(xiàng)檢索和主題詞檢索。
（3）合同管理模塊：它主要涉及的數(shù)據(jù)是在工程建設(shè)中，關(guān)于工程質(zhì)量、費(fèi)用、進(jìn)度等方面的信息。它分為合同實(shí)施控制子模塊，合同變更管理子模塊，索賠管理子模塊。合同實(shí)施控制子模塊：主要是對工程質(zhì)量、費(fèi)用、進(jìn)度等方面信息進(jìn)行分析和實(shí)施動態(tài)管理，將合同實(shí)施結(jié)果與合同計(jì)劃目標(biāo)對比，找出兩者之間存在的差異，從而及時(shí)調(diào)整合同實(shí)施計(jì)劃。合同變更管理子模塊：對工程施工過程中經(jīng)常發(fā)生的合同變更，可自動生成變更清單，計(jì)算變更費(fèi)用，生成變更詳情表，計(jì)算變更凈值，以及變更與原合同的對照表，并及時(shí)反映變更后的總投資變化情況。合同索賠管理子模塊：主要包括索賠證據(jù)管理，索賠鑒別管理，索賠計(jì)算管理，索賠文件管理及有關(guān)數(shù)據(jù)庫的管理等，為管理人員提供有關(guān)收集、查詢、加工、更新有關(guān)索賠的各類工程數(shù)據(jù)的服務(wù)，提供索賠意向通知書，索賠報(bào)告，進(jìn)行索賠計(jì)算等。
（4）其他系統(tǒng)模塊：分為三個(gè)子模塊：即常用合同范本查詢子模塊，合同法律法規(guī)檢索子模塊，其它子模塊。常用合同范本查詢子模塊主要功能是隨時(shí)對各種合同格式范本進(jìn)行檢索查詢和調(diào)用，可使合同的生成方便、準(zhǔn)確、快捷；合同法律法規(guī)檢索子模塊主要功能是隨時(shí)查閱我國現(xiàn)行的各種有關(guān)合同管理方面的合同法律法規(guī)；其它子模塊是為了方便用戶，讓用戶自己增加功能而留的待開發(fā)模塊。