泛普OA軟件ThinkOne之項目文檔管理軟件

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泛普OA軟件泛普OA系統(tǒng)之項目文檔管理軟件
 

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項目型業(yè)務的企業(yè)，往往存在大量的項目。項目文檔，作為項目的知識沉淀，在項目過程各個環(huán)節(jié)都非常重要。項目過程中，需要分權限進行項目文檔協(xié)作；項目完結，需要歸檔項目關鍵文檔，集中統(tǒng)一進行管理。
 

1   存在的問題
 
傳統(tǒng)項目文檔管理的過程中容易出現如下問題：
 •
項目歸檔文檔不規(guī)范，易遺漏
 
每個項目需要按照要求組織文件，各個階段需要提交指定的文檔，文檔有固定的格式要求，以及保密性要求。這些要求靠項目經理手工處理，容易遺漏出錯。
 
•
不方便根據文檔查看項目進度
 
項目各階段提交的關鍵文檔，不能清晰展現，了解項目進展情況
 
•
溝通不暢，工作效率低下
 
一個項目從立項階段、設計階段、施工階段到驗收階段，會產生各種各樣的文檔，包括項目建議書、項目計劃、設計圖紙、開工報告、完工報告、驗收報告、竣工決算報表等，以傳統(tǒng)書面形式層層傳遞，反復修改、一式多份、來回傳送，不但延誤時間，而且大大增加管理成本。
 
•
項目資料難以查閱和重新利用
 
項目在實施過程中所產生的各種結論性文檔（驗收報告、總結報告、結算報告等），圖紙文檔（設計圖紙）以及項目成員的溝通記錄等，這些相關信息都是項目的知識財富。但是目前現狀是：這些資料分散而凌亂，而且經常出現丟失的情況，項目資料的查找和重新利用存在很大的障礙。
 
•
項目資料的安全問題
 
機密的項目文檔如何進行安全管理，防止無權限的項目用戶調用查看后帶走，如何保證文檔資料的安全性，是項目文檔管理過程中的另一問題。
 

2   易度項目文檔管理解決方案
 
針對項目文檔管理存在的現狀，易度提供了基于項目管理的協(xié)作型文檔管理解決方案。采用專業(yè)的文檔管理系統(tǒng)作為底層，對項目管理過程中發(fā)生的所有電子資料進行全面的管理。同時，我們提供專業(yè)的項目管理軟件，可以更全面的解決項目管理的問題。“易度文檔”作為“易度項目”的一個主要模塊，幫助解決文檔管理和項目管理的雙重難題。
 

2.1   項目全生命周期流程
 
項目的申報、立項、設計、施工、驗收有嚴格的管理控制審批流程，這個流程周期長，涉及人員多。易度的項目文檔管理解決方案，可以方便對項目的全生命周期進行流程跟進:
 •網上在線自動進行項目的申報，包括申報經費、關鍵時間節(jié)點、項目經理、項目參與人員、需要提交的文檔清單等
 •處理完畢，自動通知項目立項的申報人
 •立項通過，自動創(chuàng)建項目的網絡協(xié)作空間，自動設置項目協(xié)作空間的人員、預算、計劃等信息
 •驗收完畢，自動將項目網絡協(xié)作空間關閉，項目組解散，同時將項目關鍵文件歸檔
 

2.2   項目協(xié)作空間
 
易度項目文檔管理解決方案，在網絡上為項目組成員提供了一個項目工作空間，提供了消息、計劃任務、文件等多種溝通協(xié)作工具，極大的加強了項目組成員間的相互銜接。
 •
建立項目團隊
 
項目團隊人員，可以包括公司外的人員，從而讓協(xié)作打破公司疆界
 
•
項目消息板
 
代替郵件進行溝通，溝通結果自動歸檔，方便日后追查
 
•
項目計劃
 
項目經理預先規(guī)劃的項目關鍵節(jié)點
 
•
項目任務
 
項目執(zhí)行過程中，臨時需要處理的工作
 
•
項目文檔
 
項目各種過程文檔的存放區(qū)域，包括階段性文檔和過程性文檔，提供編寫、版本管理、分享等全面的文檔協(xié)作功能
 

2.3   項目歸檔文件的管理
 
項目一旦結束，項目流程完結，項目存檔，項目流程中指定的階段性文檔，將自動轉移到公司項目檔案管理區(qū)域，由公司進行集中統(tǒng)一管理。
 •文檔分類，方便查找
 •文檔借閱審批
 •文檔統(tǒng)計
 

3   價值
 
使用易度項目文檔管理，給企業(yè)帶來如下價值：
 •加強了項目執(zhí)行過程的管控，減少風險產生可能
 •集中、安全的管理好項目歸檔文件，方便項目知識的積累和利用
 •項目執(zhí)行過程的溝通協(xié)作更加順暢，工作效率更高