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③確保管理系統(tǒng)軟件應(yīng)用的統(tǒng)一:外發(fā)出統(tǒng)一的管理系統(tǒng)軟件后,必須大力推廣和應(yīng)用到各單位電子文件的管理巾去,實現(xiàn)統(tǒng)一的配簧,而且要以法規(guī)的形式確定下來。這樣才能真正文現(xiàn)技術(shù)上的規(guī)范化,保證管理上的規(guī)范化。乃外電子文件管理系統(tǒng)還至少應(yīng)符合以下幾方面的基本要求: ①它必須與單位的業(yè)務(wù)和事務(wù)活動、職能、機構(gòu)規(guī)劃相適應(yīng)。 ②它必須符合相關(guān)技術(shù)、安全、法律和經(jīng)濟領(lǐng)域的要求。 ③它能夠確保捕獲反映機關(guān)單位活動的所有信息,并能不受硬、軟件環(huán)境和時間的影響傳遞電子文件信息。 ④它能夠保證電子文件的真實性、完整性和永久利用。 ⑤它既能保證信息查詢的自由又能保護隱私權(quán)。 3.加大對辦公自動化的資金投入 辦公自動化帶來了電子文件的管理問題而電子文件的規(guī)范化管理又有待予辦公自動化水平的不斷提高,兩者既相互聯(lián)系,又相互制約。辦公自動化水平達不到一定的程度,文件就不可能完全在電子環(huán)境下運行也不能利用計算機進行管理電子文件的規(guī)范化管理也就無從談起。例如按規(guī)定重要文件的歷次修改稿需要存檔。如果電子文件的草稿在修改過程中因達不到人手一機(其他情況除外)有時在計算機上操作有時手工操作結(jié)果一 份文件的修改稿既有電子文件又有紙質(zhì)文件這就給收集工作帶來麻煩:收集時事先要進行電子文件與紙質(zhì)文件的相互轉(zhuǎn)換,才能保證兩種介質(zhì)的歷次修改稿的完鏟齊令。為了文現(xiàn)電子文¨‘的規(guī) 范化管理,添加必要的辦公自動化設(shè)備,做到人手一機。并建立局域舊。這是出現(xiàn)電子文件規(guī)范化管理的物資保證。
發(fā)布:2007-04-14 11:07    編輯:泛普軟件 · xiaona    [打印此頁]    [關(guān)閉]
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