建設單位項目管理系統(tǒng)

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　　1、目前現(xiàn)狀

　　“堅持以信息 化帶動工業(yè)化，以工業(yè)化促進信息化”是黨的十六提出的走新型工業(yè)化道路的指導方針。企業(yè)檔案作為企業(yè)重要信息資源，在企業(yè)信息化建設中具有重要作用，因此 檔案信息化建設不僅是企業(yè)信息化建設的組成部分，也是企業(yè)檔案管理創(chuàng)新的重要方面。企業(yè)應采取有效措施，加大投入，確保企業(yè)檔案信息資源的完整、安全和有 效開發(fā)利用，全面推動企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化。

　　建設項目信息管理系統(tǒng)作為檔案信息化建設的重要內容，也是企業(yè)管理信息系統(tǒng)中不可或缺的組成部 分，它是是企業(yè)提高檔案管理質量的重要工具，同時能為企業(yè)領導科學決策、企業(yè)科技創(chuàng)新提供強有力的保障。國家檔案局早在2005年就印發(fā)了《關于加強企業(yè) 檔案信息化建設的意見》的通知，通知強調各企業(yè)檔案部門應加強與企業(yè)信息化建設主管部門的聯(lián)系，提出檔案信息化工作的基本要求，并將檔案管理系統(tǒng)納入企業(yè) 信息化系統(tǒng)之中，實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)與企業(yè)信息系統(tǒng)的無縫鏈接。

　　目前公司的檔案管理水平較為落后，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能適應企業(yè)信息化快速 的發(fā)展要求。在企業(yè)ERP、OA等信息系統(tǒng)中產(chǎn)生的大量電子文件因傳統(tǒng)的檔案工作方式和技術手段無法進行有效的管理，從而導致企業(yè)信息資源的流失，更為嚴 重的是這些電子化的電子檔案在未來的管理中幾乎無法進行。“任何計算機信息系統(tǒng)如果沒有考慮檔案管理問題，肯定是一個不完善的系統(tǒng)。”企業(yè)領導在一些與生 產(chǎn)息息相關的信息系統(tǒng)的建設中出手大方的同時，決不要忽視了檔案管理系統(tǒng)的建設，它將是保護企業(yè)信息資源的重要工具。

　　2、實現(xiàn)目標

　　建立建設單位項目管理系統(tǒng)的目的就是充分利用現(xiàn)有的先進的檔案管理理論，從技術和管理層面來保證電子文件和電子檔案的管理質量，為企業(yè)信息資源的保護、開發(fā)、利用提供堅實的基礎，為企業(yè)實現(xiàn)跨躍式發(fā)展提供必要的支持。

　　首先理順公司內部檔案管理的體制，通過制定一系列的公司內部規(guī)章制度，將檔案管理的相關標準規(guī)范、國家企業(yè)信息化技術規(guī)范落到檔案管理的實處;同時通過規(guī)章制度規(guī)范檔案管理人員的操作，為檔案管理系統(tǒng)提供一個良好的運行環(huán)境。

　　其次，它將與企業(yè)現(xiàn)有的信息系統(tǒng)緊密銜接，實現(xiàn)無縫集成，充分發(fā)揮文檔一體化管理思想在文檔管理中的作用，提高文檔管理的質量。

　　第三，實現(xiàn)現(xiàn)有檔案業(yè)務的網(wǎng)絡化管理，提高企業(yè)內部檔案利用效率、利用壽命及周期。

　　第四，實現(xiàn)網(wǎng)上檔案分級授權管理和利用機制，提高辦公效率、節(jié)約大量的辦公資源。

　　最后，通過檔案管理系統(tǒng)的將企業(yè)內各信息系統(tǒng)中信息的后期管理串連起來，建立企業(yè)內部統(tǒng)一集中的檔案信息數(shù)據(jù)庫，方便企業(yè)信息資源的統(tǒng)一管理。

　　3、設計原則

　　針對系統(tǒng)的建設目標和業(yè)務需求的特點，為提高系統(tǒng)建設的整體質量與建設效率，在本系統(tǒng)的設計中必須遵循以下原則。

　　(1)系統(tǒng)規(guī)劃原則

　　系統(tǒng)是企業(yè)管理信息系統(tǒng)中的一個子系統(tǒng)，是企業(yè)信息化建設的一個重要組成部分，因此，在進行該系統(tǒng)建設時，要處理好局部與整體之間 關系，避免系統(tǒng)建設與企業(yè)信息化的總目標相脫節(jié)。要充分考慮與其它企業(yè)管理信息系統(tǒng)的銜接，分析企業(yè)各部門在該系統(tǒng)與部門內使用的其它管理信息系統(tǒng)之間的 關系。

　　(2)標準開放性原則

　　《企業(yè)電子工程項目管理系統(tǒng)》的建設必須堅持標準化。標準是信息共享的前提，是企業(yè)檔案工作能良性、持續(xù)發(fā)展的基礎。沒有標準的檔案管理系統(tǒng)是難以與企業(yè)其它管理信息系統(tǒng)相銜接并共享信息的，也不可以為將來企業(yè)間的外部協(xié)作、信息交流提供基礎。

　　系統(tǒng)的建設也必須堅持開放性。開放性不僅是一種技術原則，更是一種管理理念，它要求在檔案管理系統(tǒng)的建設中始終堅持綜合集成、融合 共享的思想。就技術而言，開放性要求更高于標準化要求，它不僅要求所有系統(tǒng)成份的標準化，而且要求系統(tǒng)在設計上符合以下條件：其一， 橫向具有對各種通行技術標準的兼容性，包括盡可能兼容非主流現(xiàn)行標準;其二，縱向既為未來信息技術發(fā)展留下余地，又能兼容原有的標準規(guī)范;其三，在技術標 準、體系結構、數(shù)據(jù)規(guī)格等方面盡可能與整個信息業(yè)界一致，以便各類信息系統(tǒng)的相互開放、實現(xiàn)企業(yè)信息一體化管理;其四，為不同技術方案的相同功能設計規(guī)范 統(tǒng)一的接口，通過標準的平臺界面實現(xiàn)寬泛、靈活的接合。

　　(3)循序漸進原則

　　系統(tǒng)的建設必須要有一定的基礎才 能進行。首先企業(yè)內部的檔案管理工作必須要規(guī)范化，這樣才能為系統(tǒng)運行創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境，形成一套規(guī)范的運行機制。其次必須建立一個規(guī)范的檔案目錄 數(shù)據(jù)庫。檔案管理實踐表明，檔案目錄是管理檔案的有效工具。一個高質量的檔案目錄數(shù)據(jù)庫，不僅能有效的管理檔案，還為未來的企業(yè)間信息交換創(chuàng)造了條件。最 后，在企業(yè)內部根據(jù)實際需要，建立一個包括文本、音視頻，圖形圖像等全文的綜合管理的檔案管理系統(tǒng)。

　　(4)協(xié)調發(fā)展原則

　　系統(tǒng)的建設必須與企業(yè)信息化進程相協(xié)調，過慢或過快都不利用系統(tǒng)在企業(yè)中作用的發(fā)揮，從而可以導致企業(yè)領導決策者對系統(tǒng)作出錯誤評價，將不利 于企業(yè)檔案工作的發(fā)展。企業(yè)檔案部門一定要根據(jù)企業(yè)對信息資源管理的要求，對系統(tǒng)的建設內容的作出正確地選擇。

　　(5)實用經(jīng)濟性原則

　　系統(tǒng)設計以用戶需求為主導，以完整地實現(xiàn)系統(tǒng)預期功能為目的，在功能模塊設計上做到專業(yè)而實用，保證系統(tǒng)具有較高的工作效率，具有正確、及時、完善的檔案信息采集、處理、管理、利用和統(tǒng)計分析等能力。

　　同時系統(tǒng)設計遵循“保護用戶投資，全面降低成本”的原則，充分考慮建設成本、運行成本、維護成本，花最少的錢做好事情，提高項目建設的性價比。

　　(6)安全可靠性原則

　　安全性是發(fā)揮系統(tǒng)功能的前提條件。企業(yè)信息網(wǎng)絡在帶來信息共享、節(jié)約辦公資源等優(yōu)越性的同時也相應地帶來企業(yè)信息利用方面的安全性 問題。檔案信息的憑證功能及法律價值，使得其在管理與利用上的安全性要求比其它各類信息更高，檔案管理系統(tǒng)必須充分重視其安全可靠性。