如何加強(qiáng)國際EPC項(xiàng)目文件控制管理

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　　0 引言

　　在國際設(shè)計(jì)采購施工總包工程(EPC項(xiàng)目)運(yùn)作初期，往往面對的是與業(yè)主和咨詢工程師(PMC)的溝通和協(xié)調(diào)，如何確立運(yùn)作的機(jī)制、建立互信的氣氛，文件往來將是雙方溝通的最重要形式，因此建立健全文件控制管理體系并且保證該體系有效運(yùn)行尤顯重要。文件控制管理體系的建全、清晰、科學(xué)、專業(yè)化將有力彰顯企業(yè)的管理水平。

　　目前工程項(xiàng)目的文件主要包括有形和無形兩種形式，涉及到項(xiàng)目的每一個(gè)部門，而國內(nèi)資料室、檔案室的管理方式，往往使人對它的印象變成看起來重要，說起來次要，做起來不要。那么如何能突破這種觀念，建立起一套強(qiáng)制執(zhí)行的，使人信服的文件控制管理體系，以提高國際EPC項(xiàng)目文件控制管理水平，加快與國際通用模式的接軌，已成為國內(nèi)企業(yè)在國際工程中提高競爭力的關(guān)鍵因素之一。作者對CPECC承接的科威特國家石油公司GC27/28中心處理站及其附屬長輸管線這一大型國際EPC項(xiàng)目和哈薩克斯坦里海北布扎奇油田100萬噸/年中心處理站及GS9/10計(jì)量接轉(zhuǎn)站PC項(xiàng)目的文件控制管理進(jìn)行了分析和經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，期望能為今后的國際EPC項(xiàng)目文件的控制管理提供借鑒。

　　1 在國際EPC項(xiàng)目運(yùn)作中建立一套有效的文件控制管理體系的主要途徑

　　1.1 突出文件控制部門的權(quán)威性

　　讓文件控制管理覆蓋整個(gè)項(xiàng)目的各部門，將文件分類編號、格式、用紙、用印、存檔、網(wǎng)管、保密、傳遞等工作統(tǒng)一歸口到文件控制部管理。人員調(diào)動(dòng)，以文件控制部的確認(rèn)作為人事部門批準(zhǔn)前的最后一道關(guān)口。

　　1.2 加強(qiáng)文件控制管理的專業(yè)性、科學(xué)性

　　信息化運(yùn)作的項(xiàng)目，注定了文件種類和數(shù)量的浩繁。因此文件管理必須突出專業(yè)性和科學(xué)性。根據(jù)項(xiàng)目運(yùn)作的特點(diǎn)，可采用各職能部門分散負(fù)責(zé)，文件控制部設(shè)專人對口管理、歸檔、傳遞。也可采用各部門專人負(fù)責(zé)，并兼職文件控制部某專業(yè)管理員。

　　1.3落實(shí)文件控制部門的重要地位

　　在項(xiàng)目執(zhí)行和協(xié)調(diào)程序中，文件控制部門可定位為對外它是承包商和業(yè)主及第三方聯(lián)系的窗口，對內(nèi)它既是部門管理運(yùn)作體系的龍頭也是各部門之間的紐帶。在項(xiàng)目管理過程中，要突出文件控制部門對內(nèi)對外起到啞鈴中間握柄的作用。

　　1.4 將文件控制管理貫穿項(xiàng)目運(yùn)作全程

　　項(xiàng)目開工、施工、投產(chǎn)、收尾、交工幾個(gè)不同時(shí)期運(yùn)作張馳不一，容易造成文件控制管理過程中常出現(xiàn)的失控狀態(tài)。如何避免這一現(xiàn)象的發(fā)生，考驗(yàn)的是項(xiàng)目經(jīng)理的意志力和項(xiàng)目管理體系的執(zhí)行力。項(xiàng)目前期文件是項(xiàng)目投資、運(yùn)作方式及預(yù)期結(jié)果的定性，竣工文件是項(xiàng)目完工實(shí)現(xiàn)最終移交的依據(jù)。項(xiàng)目的過程文件在項(xiàng)目的收尾階段和工程索賠過程中對承包商來說也是非常重要的，多數(shù)情況下承包商追求的是項(xiàng)目建設(shè)的直接利潤，要減少工程缺陷的損失及加大結(jié)算合同款的額度，都要依靠項(xiàng)目運(yùn)作過程中的設(shè)計(jì)變更、業(yè)主調(diào)整、不可抗力影響等過程文件來支持。因此在項(xiàng)目運(yùn)作過程中保持文件控制部門的全程參與、全程管理，對承包商來說意義重大。在項(xiàng)目執(zhí)行中，要注重文件控制管理隊(duì)伍的穩(wěn)定，人員變動(dòng)時(shí)工作交接要清晰有據(jù)、過渡合理。同時(shí)，要注意利用文件控制部門的主線作用，合理運(yùn)用項(xiàng)目執(zhí)行管理軟件，追蹤項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的進(jìn)度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)制約工程進(jìn)度的瓶頸。

　　2 在項(xiàng)目運(yùn)作中向文件控制管理要效益和確保信息安全

　　2.1以文件控制部門為核心，建立起項(xiàng)目管理網(wǎng)絡(luò)化、無紙化辦公體系，加強(qiáng)保密性和安全性

　　網(wǎng)絡(luò)化辦公的成本和效率優(yōu)勢毋庸質(zhì)疑，但對運(yùn)作周期較短，工作內(nèi)容涉密、涉外的國際EPC項(xiàng)目來說，由于國內(nèi)外法律體系和要求的不同，且對工程所在國的法律無法做到完全熟悉，往往容易在網(wǎng)絡(luò)化辦公中造成泄密，甚至觸犯所在國的法律法規(guī)，或因違反EPC合同中保密條款而遭到受害方索賠。所以將網(wǎng)絡(luò)管理和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的職責(zé)納入文件控制管理應(yīng)是一項(xiàng)行之有效的管理方式。其次，在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)中確立使用權(quán)限、范圍、確保數(shù)字化簽名的有效安全，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)病毒的集中防范管理，都是要逐項(xiàng)解決的重要問題。

　　2.2 文件控制部門要負(fù)責(zé)好電子文件和硬拷貝文件的雙重管理

　　目前無紙化辦公已成為國際上衡量企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的一個(gè)標(biāo)志。隨著網(wǎng)上可傳輸數(shù)據(jù)量的急劇增大、壓縮工具的功能增強(qiáng)、數(shù)字化影像資料制取方法的簡化，現(xiàn)在幾乎全部的工程設(shè)計(jì)及管理文件都可以網(wǎng)上傳遞，且確保安全性和只讀性，推行真正的無紙化辦公體系條件已非常成熟。當(dāng)然，無紙化辦公只是相對的，我們既要認(rèn)識到它的高效、低成本優(yōu)勢，也要根據(jù)不同合同條款的要求和工程所在國法律法規(guī)及國際仲裁法中對提供證據(jù)有效性的要求，建立必要的硬拷貝文件管理體系。硬拷貝文件在法律糾紛過程中能夠提供詳實(shí)可信的證據(jù)材料，可為承包商帶來更大的利益。

　　2.3 文件控制部門要做好硬拷貝資料打印的管理

　　由于施工需要和個(gè)人工作方式的喜好，工作中還要打印出大量紙質(zhì)文件，對這點(diǎn)大多數(shù)項(xiàng)目都會(huì)有一個(gè)突出問題，就是軟拷貝滿天飛，硬拷貝到處堆。什么資料都是全的，但用起來，面對一堆堆的紙質(zhì)文件又無從查找。同時(shí)貯存這些超量紙質(zhì)文件更帶來空間損失和安全防火的隱患。菲迪克(FIDIC)合同通用條件中往往對項(xiàng)目文件的保密性會(huì)做出較高要求，不但隨處可見的紙質(zhì)項(xiàng)目文件易造成泄密，而且項(xiàng)目收尾時(shí)大量的多余和作廢紙質(zhì)文件的處理又將是一件頭痛而重要的事情。國外通常作法是作好分類后，大宗作廢資料集中直送當(dāng)?shù)卦旒垙S有償處理，這和國內(nèi)到處有人搶的廢紙回收是兩個(gè)概念的事。因此項(xiàng)目初期，文件控制部門就要建立起一套文件打印控制程序，將這一問題帶來的后患降至最低。

　　2.4 文件控制部門要做好網(wǎng)絡(luò)使用的有效管理

　　目前網(wǎng)上交流已是因公因私溝通的主要載體，如果員工把精力消耗到泡網(wǎng)上，不僅降低工效，而且大量非工作需要的網(wǎng)上下載也會(huì)給病毒侵入內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)帶來機(jī)會(huì)。因此從網(wǎng)管這一環(huán)節(jié)看，加強(qiáng)對內(nèi)部人員上網(wǎng)的監(jiān)控也是必要的。

　　2.5文件控制部門要做好分包商文件的管理

　　現(xiàn)在國際EPC項(xiàng)目中大量采用橇塊化設(shè)計(jì)及合同分包的運(yùn)作模式，對分包商文件的完整性和準(zhǔn)確性要求越來越高。工程設(shè)計(jì)期和項(xiàng)目質(zhì)保期內(nèi)使用最多的一般是橇塊廠商文件，實(shí)際操作經(jīng)驗(yàn)告訴我們，國內(nèi)和國外橇塊制造商對自己隨機(jī)文件的重視程度是完全不同的，這和國內(nèi)設(shè)備制造商大多不重視產(chǎn)品外包裝的觀念很相似。在招標(biāo)文件中雖然對分包商文件都有詳細(xì)要求，但在執(zhí)行過程中，這一問題又常被忽視。而這種忽視的后果，一般要到交工驗(yàn)收時(shí)才體現(xiàn)出來，這時(shí)再想回頭整理分包商文件已是事倍功半了。所以由文件控制部牽頭，在設(shè)計(jì)、施工、投產(chǎn)等部門的配合下，在項(xiàng)目運(yùn)作初期及時(shí)對分包商文件的準(zhǔn)確性和完整性進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)清理存在的問題，對項(xiàng)目最終移交至關(guān)重要。

　　2.6文件控制部門要做好設(shè)計(jì)過程文件和竣工文件的管理

　　首先，要在整個(gè)項(xiàng)目中建立嚴(yán)格的文件發(fā)放程序，確保升版后的設(shè)計(jì)文件及時(shí)地發(fā)放到各相關(guān)部門，這樣可以保證項(xiàng)目執(zhí)行圖紙和文件始終是最新的，以減少工程的損失。其次，針對重大工程變更，要建立必要的作廢文件圖紙強(qiáng)制招回制度。文件和圖紙版本的更新信息，要按時(shí)公布在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)上，通知到各有關(guān)部門。第三，文件控制部門要督促設(shè)計(jì)部門做好圖紙的適時(shí)升版，減少滯后引起的圖紙誤差。第四，國際EPC項(xiàng)目要求竣工圖必須由設(shè)計(jì)部門負(fù)責(zé)完成，這和國內(nèi)項(xiàng)目中通常是設(shè)計(jì)部門委托或依靠施工部門來完成竣工圖的做法截然不同。因此文件控制部門要對現(xiàn)場的施工記錄、工程簽證做好整理歸檔，為最終拿出一套真實(shí)準(zhǔn)確的竣工圖創(chuàng)造充分條件。

　　2.7 文件控制部門要協(xié)助做好財(cái)務(wù)文件的管理

　　財(cái)務(wù)文件管理的特殊性，不同項(xiàng)目執(zhí)行的方式也不同，但基本上財(cái)務(wù)文件是由財(cái)務(wù)部門建立、歸檔，由文件控制部門封存以備檢查和審計(jì)之需。

　　3 國際EPC項(xiàng)目文件控制管理的難點(diǎn)及克服辦法

　　3.1 善于利用多種資源，建立健全文件控制管理體系

　　鑒于國際EPC項(xiàng)目普遍會(huì)遇到的勞務(wù)名額限制問題，如堅(jiān)持要求中小型項(xiàng)目在國外都建立一套完整的文件控制管理體系往往會(huì)遇到人員不足的問題。對有實(shí)力的大型公司，這個(gè)矛盾可以通過建立國內(nèi)文件控制總部和國外現(xiàn)場分部的方式加以解決。具體做法是：通過實(shí)施跨國網(wǎng)絡(luò)管理，既保證工作的效率，又減少了現(xiàn)場人員。國內(nèi)總部要起到宏觀管理和總部支持的作用，建立內(nèi)部共享的國際標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范文庫，及時(shí)提供前方項(xiàng)目所需的權(quán)威性的文件資料?，F(xiàn)場分部要根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)，建立既適應(yīng)業(yè)主要求又符合總部要求的管理方式，做好前后方的互補(bǔ)和支持。

　　3.2加快國內(nèi)企業(yè)內(nèi)部文件控制管理與國際通用模式的接軌

　　統(tǒng)一文件控制管理的模式，加快國內(nèi)企業(yè)內(nèi)部文件控制管理與國際通用模式接軌，建立一套讓國內(nèi)外業(yè)主信服和樂意接受的文件控制管理體系。目前國內(nèi)文件控制管理的地位和模式與國外公司通行的做法還有差異，這一點(diǎn)不但表現(xiàn)在國內(nèi)外對文件控制管理部門的重視程度不同，還表現(xiàn)在對文件資料編輯存檔的內(nèi)容和形式的要求也有區(qū)別。容易出現(xiàn)國內(nèi)的管理模式國外業(yè)主不接受，而國外項(xiàng)目成功的運(yùn)作模式在國內(nèi)又無法移植，運(yùn)回的資料無法及時(shí)歸檔，或者是干脆不運(yùn)回國內(nèi)。這點(diǎn)與工程質(zhì)量終身負(fù)責(zé)的要求是不符的。筆者在一個(gè)國際工程中就遇到過業(yè)主20多年前建的一套石油裝置發(fā)生爆炸事故后，業(yè)主要求當(dāng)時(shí)的工程監(jiān)理公司，把該裝置建設(shè)時(shí)期相關(guān)的原始安裝、檢查、驗(yàn)收資料全部復(fù)制，以查清問題，鑒定是否有原承包商的質(zhì)量責(zé)任。

　　總之，隨著中國公司邁向國際市場步伐的加快，建立一套行之有效的，符合國際慣例的文件控制管理體系已是當(dāng)務(wù)之急。相信這一體系的完善也將為中國企業(yè)在國際工程總包的激烈市場競爭中增加獲勝的籌碼。