《全面項目管理》第五章項目范圍管理(2)

5.3范圍界定
范圍界定包括分解這個主要工作細(xì)目的子項目（象在范圍闡述中界定的那樣），使它變成更小、更易管理、操作的東西。目的是為了：
提高估算成本、時間和資源的準(zhǔn)確性。
為績效測量和控制確定一個基準(zhǔn)線。
使工作變得更易操作的，責(zé)任分工更加明確。
正確的范圍界定是項目成功的關(guān)鍵。"當(dāng)它是一個很差勁的范圍界定時，由于不可避免的變化會使最終項目成本可能會很高，因為這些不可避免的變化會破壞項目節(jié)奏，導(dǎo)致重復(fù)工作、增加項目運(yùn)行的時間、降低生產(chǎn)功效和工作人員的士氣"。

5.3.1對范圍界定的輸入
1．范圍闡述。范圍闡述在5.2.3.1中。
2．制約因素。制約因素的闡述在5.1.3.3中。當(dāng)一個項目按照合同執(zhí)行時，由合同條款定義的制約因素，在范圍定義中通常是重要的考慮因素。
3．假設(shè)條件。假設(shè)條件的闡述在5.1.3.4中。
4．其他規(guī)劃輸出。程序的輸出在其他章節(jié)。考慮到可能對當(dāng)前項目范圍界定的影響，應(yīng)該對其他規(guī)劃的輸出進(jìn)行回顧。
5．歷史資料。在項目范圍界定期間，應(yīng)該考慮以前項目計劃的有關(guān)歷史資料。對于以前的項目來說，資料中的有關(guān)錯誤或省略的東西應(yīng)該有特殊的用途。
5.3.1為界定范圍投入的工具和技術(shù)
1. 工作分析結(jié)構(gòu)樣板。一個工作分析結(jié)構(gòu)（WBSs，在5.3.3.1中闡述了）從以前的項目到新項目都能用，雖然每個項目是唯一的，但是，WBS經(jīng)常能被"重復(fù)使用"，多數(shù)項目間在某種程序上是具有相似性的。例如：從每個階段看，許多項目中給出的組織形式都有相同或相似的生命周期和因此而形成的相同或相似的工作細(xì)目要求。
許多應(yīng)用領(lǐng)域都有標(biāo)準(zhǔn)或半標(biāo)準(zhǔn)的WBSs，它能當(dāng)作樣板用。例如：美國國防部，有界定標(biāo)準(zhǔn)的WBSs為防御材料項目服務(wù)。圖表5-2中展示出的樣板是這些樣板中的其中一個樣板的一部分。
2. 分解。分解意味著分割主要工作細(xì)目，使它們變成更小、更易操作的要素，至到工作細(xì)目被明確詳細(xì)的界定，以有助于未來項目的具體活動（規(guī)劃、評估、控制和選擇）的開展。分解包含著以下主要階段：
（1）確認(rèn)項目的主要要素。通常，項目的主要要素是這個項目的工作細(xì)目和項目管理。然而，在一定時期內(nèi),這個主要要素總是根據(jù)項目的實際管理而定義的。例如：
項目生命周期的階段可以當(dāng)作第一層次的劃分，把第一層次中的項目細(xì)目在第二階段繼續(xù)進(jìn)行劃分。
組織管理政策在WBSs的每個分支中可能都不一樣，用圖表5-4來說明。
（2）決定是否能對開發(fā)到這種詳細(xì)層次的每個要素進(jìn)行充分的成本和期限估算。這里"充分的"意味著能夠改變項目運(yùn)行過程--工作細(xì)目的分解如果在很久的將來才能完成的話，那么這種分解也就沒了確定性。對于每一個要素，如果是充分、詳細(xì)的論述，就有四個階段，否則，是三個階段--這意味著不同的要素有不同的分解層次。

這僅僅是WBS的圖表說明形式。它不能代表任何專門項目的全部項目范圍，也不意味著組建一個WBS是項目這種形式的唯一方法。
（3）確認(rèn)項目的組成要素。子項目的組成要素應(yīng)該用有形的、可證實結(jié)果來描述，目的是為了績效易檢測。當(dāng)我們知道了主要構(gòu)成要素后，這些因素就應(yīng)該用項目工作怎樣開度，在實際中怎樣完成形式來定義。有形的、可證實的結(jié)果既包括服務(wù)，也包括產(chǎn)品（比如：情形報告能夠用圖形來描述；對于一個工業(yè)項目，組成要素可能包括幾個獨立單位及對它們的綜合）。
（4）核實分解的正確性：
為完成具體工作分解，劃分更低層次的細(xì)目是否必要和充分？如果沒必要，這個組成要素就必須重新修正（增加項目、削減項目或修改項目）。
每個項目都要有明確的、完整的定義嗎？如否果不是，這種描述需修正或擴(kuò)充。
是否每個項目都要有適當(dāng)?shù)娜粘瘫?、預(yù)算能分配給特殊的組織單位（如：部門、團(tuán)隊或個人）？誰能擔(dān)負(fù)起滿意地完成這個項目的任務(wù)？如果沒有，修正是必要的，為的是提供一個充分的管理控制。
5.3.2從范圍界定中的輸出
1．工作分析結(jié)構(gòu)。一個工作分析結(jié)構(gòu)是項目要素的一個子項目定位組，是對項目總范圍的組織和界定：如果這個工作不是WBS系統(tǒng)內(nèi)的，那么，這就是項目范圍以外的工作。作為范圍闡述，這個WBS通常是用來開發(fā)或鞏固一個達(dá)成共識的項目范圍。項目的劃分每降低一個層次闡述，就要增加一個項目要素的詳細(xì)描述。在5.3.2.2中闡述了為開發(fā)一個WBS的許多共同方法。一個WBS的正式代表形式是象圖表5-2、5-3和5-4這種圖表形式。當(dāng)然，WBS不應(yīng)該與表述方法混淆起來。在圖表中繪制一個非結(jié)構(gòu)式的活動清單并沒有做成一個WBS。