兩小時(shí)做好項(xiàng)目溝通計(jì)劃

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你在執(zhí)行項(xiàng)目時(shí)通?；ㄙM(fèi)最多時(shí)間在什么部份呢？跟領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告工作進(jìn)度、跟客戶介紹產(chǎn)品及說明工作成果、跟項(xiàng)目成員交待工作、跟企業(yè)內(nèi)的其它人員爭取支持、跟合作廠商協(xié)調(diào)配合事項(xiàng)．．．對項(xiàng)目經(jīng)理來說，每天大部份的時(shí)間幾乎都是在跟人溝通。

    溝通，可以很簡單，也可以很復(fù)雜。對于部份人來說，反正溝通就是把我的意見表達(dá)出來嗎，有什么難的?？墒窃陧?xiàng)目過程中有那么多的人與項(xiàng)目有關(guān)，因此要考量的，不僅是把意見表達(dá)出來而已，而在于「在什么樣的時(shí)間，運(yùn)用什么樣的方式，將什么樣的信息，傳達(dá)給什么樣的人」。

    很多項(xiàng)目經(jīng)理都是屬于「被動(dòng)式的項(xiàng)目經(jīng)理」。就是「你先說你要什么項(xiàng)目信息，我想辦法去弄這些信息出來給你」。因此，信息整理的工作基本上是沒有列入工作管制的，只能夠見招拆招，抱著應(yīng)付的心態(tài)來面對信息的供應(yīng)。

    如果換個(gè)比較主動(dòng)的角度來看，項(xiàng)目經(jīng)理先了解每個(gè)與項(xiàng)目有關(guān)的人想要知道什么，這些信息一定有重復(fù)的地方，然后將這些信息做個(gè)整理歸類，不等你開口要，我就先提供給你，讓你對項(xiàng)目沒有疑惑，化被動(dòng)為主動(dòng)。這些信息整理歸類的動(dòng)作，直接就納入在項(xiàng)目經(jīng)理的工作管制之中，這樣對項(xiàng)目經(jīng)理而言，也沒有任何的「意外」。 

    講起來簡單，做起來其實(shí)也不難，二個(gè)小時(shí)就可以做好溝通計(jì)劃，幾個(gè)步驟掌握住就好：

    (1) 認(rèn)識(shí)項(xiàng)目干系人
    (2) 分析項(xiàng)目干系人的信息需求
    (3) 依照信息需求找出信息種類
    (4) 將信息種類歸類
    (5) 決定信息傳遞的周期
    (6) 決定信息傳遞方式
    (7) 搜集信息
    (8) 傳遞信息
    (9) 檢討信息傳遞成效