淺談項(xiàng)目管理中的時(shí)間管理

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現(xiàn)在，我們必須給予時(shí)間管理以應(yīng)有的重視。因?yàn)樵谶^(guò)去，在組織的視線中，沒(méi)有時(shí)間管理，當(dāng)然思維中也沒(méi)有。時(shí)間管理被認(rèn)為是個(gè)人問(wèn)題，個(gè)人應(yīng)自己去進(jìn)行時(shí)間管理，自己去發(fā)展時(shí)間管理技能。

我們可以說(shuō)，時(shí)間管理的重要性至少等同于戰(zhàn)略、創(chuàng)新、領(lǐng)導(dǎo)力這些看似更為炫目的管理議題，甚至更為重要。 不論戰(zhàn)略、創(chuàng)新、運(yùn)營(yíng)都需要由人去做，也就是說(shuō)，投入他們的時(shí)間和精力。對(duì)于管理者和專(zhuān)業(yè)人士來(lái)說(shuō)，最大的約束就是時(shí)間，他們只有那么多時(shí)間。通常，我們沒(méi)法通過(guò)雇傭更多的人來(lái)獲得更多的時(shí)間。管理層如果太多的話，他們可能會(huì)相互妨礙工作，因而不得不花大量的時(shí)間去處理摩擦與沖突，管理層太多也會(huì)阻礙信息的流通。

　　瓶頸管理理論認(rèn)為，改善績(jī)效的最佳方法不是改進(jìn)每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)步驟，而是改進(jìn)“瓶頸”(最大的約束因素)，因?yàn)橄到y(tǒng)的整體績(jī)效取決于瓶頸。時(shí)間正是管理者和專(zhuān)業(yè)人士最大的約束因素，更重要的是，過(guò)分忙碌的管理者和專(zhuān)業(yè)人士可能陷入精疲力竭的狀態(tài)，可能忙得沒(méi)有時(shí)間思考，可能失去工作與生活的平衡……這些都可能最終導(dǎo)致嚴(yán)重的問(wèn)題——失去他們，離開(kāi)或變得“無(wú)能”。

　　對(duì)于專(zhuān)業(yè)人士來(lái)說(shuō)，更多的人意味著更多的溝通成本，在人數(shù)超過(guò)一個(gè)很小的數(shù)目時(shí)，就變得弊大于利了。工廠可以雇傭更多的工人來(lái)增加產(chǎn)量，數(shù)量可以是幾千甚至上萬(wàn)，但對(duì)于軟件開(kāi)發(fā)團(tuán)隊(duì)、咨詢(xún)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，十個(gè)人幾乎已經(jīng)是團(tuán)隊(duì)規(guī)模的極限(這里指的是為完成一個(gè)具體任務(wù)一起工作的團(tuán)隊(duì))。

　　在過(guò)去，在組織的視線中，沒(méi)有時(shí)間管理，當(dāng)然思維中也沒(méi)有。時(shí)間管理被認(rèn)為是個(gè)人問(wèn)題，個(gè)人應(yīng)自己去進(jìn)行時(shí)間管理，自己去發(fā)展時(shí)間管理技能。在現(xiàn)在，“除了任務(wù)目標(biāo)之外，讓知識(shí)工作者自己決定有關(guān)工作的一切”這一趨勢(shì)更使得組織放棄自己在時(shí)間管理上的職責(zé)。組織至多是在任務(wù)分配時(shí)會(huì)考慮一下每個(gè)人的時(shí)間應(yīng)用情況，這不僅和戰(zhàn)略無(wú)關(guān)，甚至被認(rèn)為是最低層次的問(wèn)題。對(duì)于技術(shù)知識(shí)、管理技能，組織從未持這樣的看法。在這些方面，它們采用內(nèi)部培訓(xùn)、輔導(dǎo)制度(coach)、派員工參加外部課程等方式幫助員工提升自身能力。瓶頸管理理論認(rèn)為，改善績(jī)效的最佳方法不是改進(jìn)每個(gè)環(huán)節(jié)、每個(gè)步驟，而是改進(jìn)“瓶頸”(最大的約束因素)，因?yàn)橄到y(tǒng)的整體績(jī)效取決于瓶頸。時(shí)間正是管理者和專(zhuān)業(yè)人士最大的約束因素，更重要的是，過(guò)分忙碌的管理者和專(zhuān)業(yè)人士可能陷入精疲力竭的狀態(tài)，可能忙得沒(méi)有時(shí)間思考，可能失去工作與生活的平衡……這些都可能最終導(dǎo)致嚴(yán)重的問(wèn)題——失去他們，離開(kāi)或變得“無(wú)能”。

　　那么，我們應(yīng)該如何進(jìn)行時(shí)間管理呢？

　　 給予應(yīng)有的重要地位，時(shí)間管理就已經(jīng)解決了一半。接下來(lái)，我們不是討論具體工具和細(xì)節(jié)，而是關(guān)注時(shí)間管理的一個(gè)重要前提準(zhǔn)備與三個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。實(shí)際上，由于時(shí)間管理是一個(gè)每天都要進(jìn)行的活動(dòng)，復(fù)雜的工具只會(huì)讓人們?cè)诙虝旱氖褂弥蠓艞?。瓶頸管理的提出者高德拉特對(duì)所有復(fù)雜的解決方案都心存懷疑：“復(fù)雜的解決方法是行不通的?！敝挥兄边_(dá)問(wèn)題核心，也就是聚焦于關(guān)鍵問(wèn)題，才能進(jìn)行有效的時(shí)間管理。時(shí)間管理的一個(gè)重要準(zhǔn)備任務(wù)是“了解你的時(shí)間是怎么花掉的”。為什么要這樣做不需解釋?zhuān)赡軙?huì)被認(rèn)為是一個(gè)非常簡(jiǎn)單的任務(wù)，認(rèn)為簡(jiǎn)單回想一下就可以了。需要強(qiáng)調(diào)它的原因正在于此，對(duì)于這個(gè)問(wèn)題，我們的“想象”和“現(xiàn)實(shí)”常常有很大的差異，甚至完全不同。

　　找出最重要的一件事，然后去做。有個(gè)比較接近的通俗化說(shuō)法是，“重要的事先做”(First Thing First)。在今年7月份的《哈佛商業(yè)評(píng)論》上，德魯克在最新的一篇文章以他96年的豐富經(jīng)歷非?？隙ǖ卣f(shuō)：“我還沒(méi)有碰到過(guò)哪位經(jīng)理人可以同時(shí)處理兩個(gè)以上的