淺談項(xiàng)目溝通的重要作用

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　 項(xiàng)目溝通管理的目的是使項(xiàng)目組內(nèi)部成員和項(xiàng)目干系人能及時(shí)、準(zhǔn)確地得到他所需要的信息，并能正確地理解相關(guān)信息，為項(xiàng)目的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)提供保證，起到協(xié)調(diào)多方關(guān)系的潤(rùn)滑劑作用。項(xiàng)目管理的核心是項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理要花費(fèi)75%-90%的時(shí)間用來溝通，那么溝通管理就是項(xiàng)目管理中的潤(rùn)滑劑。

　　良好的溝通機(jī)制和溝通技巧是項(xiàng)目各干系人之間思想交流的重要保障。通常，有效的項(xiàng)目溝通管理，使全體項(xiàng)目組成員的思想高度統(tǒng)一、步伐協(xié)調(diào)一致、一起行動(dòng)聽指揮、各項(xiàng)資料版本統(tǒng)一。因此，項(xiàng)目溝通是項(xiàng)目管理的一個(gè)重要組成部分，是體現(xiàn)項(xiàng)目管理溝通能力和管理能力的知識(shí)體系，也是項(xiàng)目管理成功與否及執(zhí)行好壞程度的一個(gè)關(guān)鍵問題。溝通建立和改善人際關(guān)系是必不可少的條件。信息溝通、意見交流，將許多獨(dú)立的個(gè)人、團(tuán)體、組織貫通起來，成為一個(gè)整體。信息溝通是人的一種重要的心理需要，是人們用以表達(dá)思想、感情與態(tài)度，尋求　　同情與友誼的重要手段。暢通的信息溝通，可以減少人與人的沖突，改善人與人、人與班子之間的關(guān)系。

　　項(xiàng)目是以項(xiàng)目組為單位進(jìn)行的臨時(shí)性、獨(dú)特性和漸進(jìn)明細(xì)性的努力，所以，溝通分為組內(nèi)溝通、組外溝通、組內(nèi)與組外溝通。項(xiàng)目組內(nèi)的溝通主要指項(xiàng)目組成員內(nèi)部的交流溝通。為了讓項(xiàng)目組每個(gè)成員都能很好地領(lǐng)會(huì)項(xiàng)目的目標(biāo)和下一步計(jì)劃，讓每位成員都清楚自己的任務(wù)和責(zé)任，項(xiàng)目經(jīng)理必須保持與項(xiàng)目組成員的日常溝通，聽取每位成員的工作心得及其工作進(jìn)展情況，激勵(lì)項(xiàng)目組成員的工作積極性。項(xiàng)目組外的溝通主要是與用戶之間的交流和溝通：此類溝通的目的是，使用戶及時(shí)了解項(xiàng)目進(jìn)展情況，保證項(xiàng)目按照計(jì)劃和用戶要求的方向推進(jìn)，使用戶認(rèn)同項(xiàng)目的進(jìn)度并建立預(yù)期。除了平時(shí)的口頭溝通，項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)根據(jù)項(xiàng)目管理規(guī)范中的溝通計(jì)劃(比如雙方定期的工作進(jìn)展報(bào)告、交流)，反映項(xiàng)目實(shí)施中出現(xiàn)的問題，并與用戶協(xié)商解決方案;正式提出需要用戶提供的支持或配合事項(xiàng)及需要用戶確定的業(yè)務(wù)流程等。在現(xiàn)場(chǎng)時(shí)，我們每周都會(huì)與用戶進(jìn)行周例會(huì)總結(jié)工作、制訂計(jì)劃，并配合解決工作中遇到的相關(guān)問題。

　　溝通的具體形式和做法：

　?、匐S時(shí)的交流與溝通：對(duì)于重大的工程，會(huì)不定期地或在每天下班后進(jìn)行一次針對(duì)當(dāng)天工作情況的小溝通，時(shí)間較短，通常在十幾分鐘內(nèi)，目的是為了及時(shí)發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目中出現(xiàn)的問題，并討論解決措施。一個(gè)項(xiàng)目涉及到的各種未知和target=_blank>風(fēng)險(xiǎn)因素很多，需要協(xié)調(diào)的事情也多。項(xiàng)目經(jīng)理的任務(wù)之一就是做好溝通和交流。這樣的溝通以用非正式的口頭溝通居多，有些時(shí)候也需要書面溝通和正式的口頭溝通。

　?、诙ㄆ诘臓顟B(tài)評(píng)審會(huì)議：每周項(xiàng)目組內(nèi)部有一個(gè)定期交流會(huì)，主題是互相交流一周內(nèi)的工作進(jìn)展情況;分析已經(jīng)出現(xiàn)和潛在的target=_blank>風(fēng)險(xiǎn)與問題;總結(jié)項(xiàng)目實(shí)施中取得好的經(jīng)驗(yàn)，以保證每一位項(xiàng)目成員在項(xiàng)目中都能發(fā)揮出良好的作用。特別是在項(xiàng)目開始和首尾階段，開會(huì)的頻率要高一些，可以是一周多次，根據(jù)具體的項(xiàng)目而定。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，一般一周一次就可以了。

　　每周的例會(huì)邀請(qǐng)用戶相關(guān)各部門的領(lǐng)導(dǎo)參加，有決定權(quán)的領(lǐng)導(dǎo)的出席，交流會(huì)才有效果。我們應(yīng)積極進(jìn)行協(xié)調(diào)，主動(dòng)邀請(qǐng)用戶主持此類的會(huì)議。通過增進(jìn)與用戶的溝通，分散和降低項(xiàng)目實(shí)施的風(fēng)險(xiǎn)，保證項(xiàng)目最終的順利割接和驗(yàn)收。所有與用戶之間的交流溝通、項(xiàng)目組內(nèi)部每周的例行溝通都要列入會(huì)議紀(jì)要，并統(tǒng)一作為項(xiàng)目管理的文檔輸出一部分。

　?、叟c上級(jí)主管的溝通：除了定期的周報(bào)和月報(bào)，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)與上級(jí)主管保持隨時(shí)的交流與溝通。如果發(fā)生突發(fā)事件或重要情況，項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)立即與上級(jí)主管聯(lián)系，使問題得到