項目溝通管理中的問與答

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  前言： 作為項目管理辦公室的工作人員和項目管理的咨詢人員, 我們常常聽到來自項目經理的有關項目溝通方面的很具體的問題, 在最近對北京一家公司項目工作人員的一個調查中,我們在收集到的三十幾個問題(項目溝通方面)中挑選了最具有代表性的九個問題, 運用我們在項目管理中的學習知識和工作經驗對上述九個問題進行了解答. 我們沒有把這九個問題進行綜合論述, 而是采取了最簡單的問與答的形式, 主要是為了讓文章更加直觀, 一是為了使讀者身歷其境, 希望我們的建議對于有同樣疑問的項目管理工作人員有一點幫助, 第二也是希望在和讀者交流的過程中充分聽取讀者的意見和反饋, 以達到拋磚引玉的目的.以這樣的形式寫文章對于我們來說還是第一次,不足之處還望大家多予指正.

    1) 針對超出我能力范圍的項目，我將如何與我的上司進行交流？

    建議：

    a） 說明我的困難之處
    b) 分析項目需求和項目面臨的狀況。我是否能夠完成此項目？我有哪些不足之處？我的不足是否會導致項目走向失?。?
    c) 針對這些挑戰(zhàn)，我應該如何制定風險管理計劃？

    分析：在管理一個超出能力范圍的項目前，首先需要對以下幾個方面進行考慮：
    從技術上來看，
    1.　此項目是否是公司的確認項目－－必須完成，不可更改
    2.　是否確認需要我來負責此項目－－公司沒有其他更加合適的人員來負責此項目
    3.　仔細分析項目需求及目前自己的能力水平－－看自己和項目還有哪些差距，這些差距是否可以彌補
    4.　確認自己超出能力范圍時，是否可以通過增加所缺能力的人員來為項目增加此項能力
    5.　要求公司請專家進行指導
    6.　對項目進行深入分析，將超出能力范圍的部分進行外包
    從計劃上來看，
    1.　對項目編制一個系統(tǒng)的計劃，并對此計劃進行評估
    2.　針對項目的難點問題，舉行項目會議進行深入的討論，評估難度系數(shù)
    3.　針對技術難點，分析技術難點，制定一個技術培訓計劃
    4.　制定一個完整的風險管理計劃，并要求全體項目成員進行評估

    2) 我制定的團隊交流計劃需要詳細到何種程度？（我需要和我的團隊成員針對我的計劃交流到何種程度）

    建議：你不需要對核心成員外的所有團隊成員來解釋你的每一條款。通常你只需要向你的團隊成員解釋以下幾點：
    a) 我們需要的交付成果是什么？
    b) 我們的項目如何完成公司的總體構想？
    c) 項目當前階段，我們團隊成員的應交付成果是什么？

    分析：一個項目的失敗，不是這個項目沒有計劃，而是項目的計劃沒有得到很好的實施。一個項目交流計劃要得到很好的貫徹，需要有以下的條件：
    1. 將制定的工作計劃在項目團隊會議中進行討論，有兩個好處：1、可以確定項目計劃的可行性，2、可以使每個團隊成員切實理解項目計劃，以便更好的實施
    2. 將項目計劃和個人結合，確保每個人都知道他在這個項目中所處的位置，讓每個人都知道其工作的重要性，提高大家的積極性
    3. 將我們在這些計劃中需要哪些工作成果，每個工作成果都要達到什么要求，在可能的情況下盡量作出模板
    4. 向團隊成員解釋時，需要讓每個人聽清楚并讓他們明白工作的期限和可交付物
    5. 讓每個團隊成員說明各自對自己需要完成的任務以及完成任務的期限的理解，

    3) 如何讓我的項目團隊成員明白項目文檔過程的重要性？

    建議：

    a）解釋我認為項目文檔重要性的原因，和項目成員不作項目文檔對項目可能造成的危害。
    b）告訴團隊成員整個團隊將工作在一個個性化文檔最小化的團隊中，確保項目文檔不會太混亂
    c）確信團隊領導在需要的時候才使用文檔。

    分析：讓團隊成員養(yǎng)成做項目文檔的習慣。一定時候就可以讓他們體會到編寫項目文檔的好處
    一個完善的項目文檔可以：
    1. 在完成的過程中，可以盡早